Referat fra bestyrelsesmøde den 5. december 2013 kl. 18:30

Transkript

1 Der var afbud fra Claus Peter Christensen, Bente Hagbo Larssen og Preben Mylliin. 1. Godkendelse af referat fra den 14. oktober 2013 samt opfølgning. Referat godkendt. JS følger op på jubilæumsfest sammen med Svend Ebsen. PG har tilmeldt 2 kvalifikationshold til Danmarksturneringen. Formel godkendelse af bestyrelsens beslutning om at vi i 2014 deltager i Tee Time Kortet og Golfhæftet godkendt proforma af bestyrelsen via mail-korrespondance. Godkendt af bestyrelsen. Prisen for golfhæftet er 355 kr. for vores medlemmer. DGU`s regionalmøde den 30. oktober SEV har tidligere sendt en mail vedr. regionalmødet. Dagsordenen indeholdt bl.a. følgende punkter: Golfspilleren i centrum - DGU har udarbejdet et online dialog- og rapportværktøj, der skal medvirke til at optimere golfoplevelsen og tilfredsheden. Prisen er kr. eksklusiv moms pr. år. Drøftelse af, om det er noget vi skal engagere os i? Ingen interesse pt. Status på miljøområdet. Miljøstyrelsen arbejder på at få færdiggjort et indberetnings-system til pesticider. Indberetning senest den 15. marts Ultimo 2013 søges tilvejebragt en evaluering af golfklubbernes erfaringer med den nye bekendtgørelse. Orienteringen taget til efterretning vi udarbejder allerede grønt regnskab. Opgørelse over greenfee. Giver det anledning til bemærkninger? Ingen bemærkninger Afgørelse fra Vurderingsankenævnet. Hvad er næste skridt? Det koster 800 kr. at klage videre. Bestyrelsen besluttede at klage over afgørelsen. 2. Økonomi og medlemsstatus JS gennemgik økonomirapport og medlemsantal. Der er 3 medlemmer mindre pt. i forhold til samme tidspunkt som sidste år som har spilleret på den store bane. Der er flere medlemmer som har udmeldt sig pr. 31/ af forskellige årsager som alt andet lige betyder færre kontingent indtægter i 2014 på ca kr. JS gennemgik økonomirapport pr. 1/ som inden mødet var udsendt via mail. Det endelige regnskab vil når de resterende bogføringer bliver registret i løbet af december/januar udvise et tilfredsstillende resultat i forhold til det budgetterede. Indledende budgetøvelser det store budgetmøde er i januar. 1

2 Bestyrelsen skal indsende specielle budgetønsker til JS snarest. Budgetmøde afholdes den mandag den 20. januar 2014, kl. 18:00 hos Kontor Syd. Beslutning omkring valg af leasingudbyder vedr. Jacobsen rotorklipper jfr. JS s fremsendte materiale via mailkorrespondance. Bestyrelsen besluttede at vælge Sydbank som leasingudbyder. Beslutning om valg af betalingsløsning. Bestyrelsen valgte Probox24 som ny betalingsløsning. Sponsorudvalget skal kontakte Danske Bank med det formål at undersøge mulighederne for både en leasing løsning og for at få dækket en del af anskaffelsessummen via et sponsorat på et nyt betalingssystem. 3. Rapportering fra udvalgene a. Baneudvalget Intet nyt fra baneudvalget, der kommer blot en opdatering af seneste tiltag inden vinterferien. Seneste nyt på personalefronten er, at der i kommende uge er annonce i Budstikken, hvor vi søger en mekaniker/greenkeeperassistent pr. marts BW orienterede om ansøgningerne til stillingen. b. Sponsorudvalget Der er tilsagn fra 13 sponsorer på stor bane og 4 på par 3 banen. 3 hulsponsorer har meldt fra. Ny hulsponsor er Jyske Bank. Der arbejdes videre med opsøgning af potentielle sponsorer. Indspilsgreen ved Danbolig samt puttinggreen ved Sydbank fortsætter. Der forhandles p.t. med en hulkop sponsor. Drivingrange ved Fuglsang er også på plads. Der er aftalt turneringer med Thybo Proshop, Plantorama, Kontor Syd, Sønderborg Billed og Lydservice, Kreditbanken og Jutta sko. Øvrige mangler afklaring. Der kontaktes andre potentielle turneringssponsorer bl.a. til Skt. Hans og Nytår. Aftale med IHS er på plads. Der forventes ca. 200 kursister fordelt over 6-7 uger. Aftale med Ældresagen om afvikling af turnering. Der kommer 72 spillere d. 23. maj Der er fremsendt tilbud til Hamborg vedr. krydstogtsgæster. Annoncetegning er påbegyndt og afklares i løbet af januar. På grund af jobskifte er Jan Petersen udtrådt af udvalget. Selvom vi mangler at afslutte annoncedelen og 7 banesponsorer, må vi imødese en reduktion i sponsorindtægterne indtil videre. Der er forespurgt på telte til jubilæumsarrangementet og kulturnatten. Vi har modtaget tilbud på menu til jubilæumsfesten fra potentielle sponsorer. PG fik på mødet de afgivne tilbud.

3 c. Turneringsudvalget Sønderborg Billede og Lyd Service s Cross Country turnering 2013 gik udmærket med max. deltagerantal turneringsudvalgsmøde blev fastsat til den 27. januar 2014 kl. 18:00 hos Kontor Syd. Allerede tegnede datoer for sponsorater for turneringer skal sendes til PG. Tilmelding til Regionsgolf er allerede foretaget. d. Begynderudvalget Orientering fra Begynderudvalgets møde 18. november i klubhuset. Udvalget består nu af 19 medlemmer plus 1 reserve. Alle nye er blevet orienteret om arbejdsgangene og vil blive taget med som "føl" en gang eller to i den nye sæson. Man ser frem til de ens jakker. Troels har ikke fundet den rigtige model endnu, men prisen på 100 kr. blev med glæde accepteret. Når sæsonen nærmer sig lægges alle turneringer for par-3-banen og Klub 37 ind på GolfBox. Hjemmesiden er allerede opdateret, så eventuelle potentielle begyndere 2014 kan finde de nødvendige oplysninger. Baneudvalget er blevet orienteret om manglende out of bounds markering på hul 1 og 2 på par-3-banen og er i gang med løsning. e. Husudvalget Der er ansat nyt rengøringsfirma. Dybbøl Rengøring A/S (Beyersdorf Rengøring A/S). Der er ansøgt om nyt tilbud på udluftningsarbejde i baderum. f. Eliteudvalget Der er automatisk tilmeldt ét 2. divisionshold og der er yderligere tilmeldt et kvalifikationshold så vi 2014 har to kvalifikationshold. g. Juniorudvalget Intet. 4. G9-samarbejdet Sønderjysk Mesterskab 2014: Med henvisning til DGUs turneringsplan 2014, er alle klubber opfordret til at der afvikles lokale klubmesterskaber i weekenden den september, således at vi i fælleskab kan afvikle de Sønderjyske mesterskaber søndag den 28. september. Hvis vi kan blive enige om dette vil vi kunne afvikle de Sønderjyske mesterskaber i en weekend hvor der ikke er ranglisteturneringer og de potentielle klubmestre (specielt de unge spillere) vil have mulighed for at deltage. Alternativt skal de sønderjyske mesterskaber afvikles i sidste halvdel af oktober. 3

4 Afvikling af de sønderjyske mesterskaber søges afviklet i sidste halvdel af oktober jf. punktet om nedsættelse af nyt udvalg i Det Sønderjyske samarbejde. Greenfee samarbejde: Formandsmøde den 21. november. Referat udsendt. Samarbejdet mellem Aabenraa og Toftlund indebærer for 2014 at Aabenraa Golfklubs medlemmer betaler 400 kr. årligt for at spille frit på Toftlunds bane og Toftlunds medlemmer betaler 400 kr. for at spille på Aabenraa Golfklubs bane. Aftalen er indgået mellem Aabenraa Golfklub og baneejeren i Toftlund. Haderslev Golfklub har aftale med 4 andre klubber. Det koster 600 kr. for at være med i pakken. Hver klub afregner 100 kr. til hver af de øvrige klubber, og beholder selv 200 kr. Stort set forsætter alle klubber de greenfee aftaler, som har været gældende i 2013 dog er Rømø er udtrådt af samarbejdet. Det vil sige følgende for 2014: Haderslev kr. 200 alle dage overvejer mindre prisstigning i prime time Alssund - kr. 100 på gældende greenfee Brundtland - kr. 100 på gældende greenfee Nordborg - kr. 100 på gældende greenfee Tønder - kr. 100 på gældende greenfee Åbenrå - kr. 100 på gældende greenfee Benniksgaard varierende pris via GolfBox Sønderjylland varierende pris via GolfBox Nedsættelse af nyt udvalg i Det Sønderjyske samarbejdet. Lars S. Olesen, Sv. Erik Vad og Birgitte Bergmann blev udpeget som medlemmer i nyt udvalg, som skal arbejde med tiltag og initiativer for kommende sønderjyske mesterskaber, herunder præmier, betingelser og dato. Gratis greenfee-samarbejde Jonna Andersen og Lars S. Olesen orienterede om deres respektive klubbers erfaringer med gratis greenfeesamarbejde (medlemmer betaler et ekstra medlemsgebyr, som giver adgang til frit spil i én eller flere klubber). Fællesbetegnelsen G9 Det blev besluttet at fremadrettet anvendes Det sønderjyske samarbejde som fællesnavn for de 8 sønderjyske klubber. 5. Arbejdsgruppen (TT, SEV. AaMH, FGL) Medlems tilbud. Kan du skaffe et nyt medlem til Alssund Golfklub deltager du i en lodtrækning om et weekendophold med golf. Betingelsen for at deltage i lodtrækningen er, at de nye medlemmer har betalt kontingent til Alssund Golfklub. Tilmelding til konkurrencen foregår via Helene, sekretariatet. For medlemmer, der meldes ind og betaler kontingent inden den 1. juli for resten af 2014, foretages lodtrækningen pr. 1. juli. For medlemmer, der meldes ind efter den 1. juli og betaler kontingent for den resterende del af 2014, foretages lodtrækningen pr. 31. december Godkendt AMH og FGL udarbejder forslag til markedsføringen via evt. hjemmesiden. Godkendt som et forsøg Spil Golf med en ven. Gratis deltagelse. Mulighed for at købe mad og drikke. Spilleform Texas Scramble. Hold Præmier. Bagefter tilbud om prøvemedlemskab/oplysning om adresser. To gange om året i maj og august. Afklares om Spil Golf med en ven også kan gennemføres i juniorafdelingen.

5 Godkendt og Juniorafdelingen står for tilbuddet. Juniorudvalget har godkendt, at de også holder Spil Golf med en ven for juniorspillere. Gratis prøvemedlemskab for nye sponsorer. Gratis prøvemedlemskab for nye sponsorer samt ½ pris for ægtefæller og familiemedlemmer. Låne udstyr. Udsat. 6. Eventuelt Oplæg til ny profilering af Alssund GK (promomateriale, web etc.) I forbindelse med profilering af nyt design til ny hjemmeside skal bestyrelsen fremsende deres forslag til nyt logo for Alssund golfklub inden for en uge. Orientering fra SEV og FGL vedr. eventuel køb af jord til udvidelse af golfbanen på sigt. Orientering fra SEV og FGL vedr. møde med Projekt Zero/Sønderborg Kommunes planafdeling om solcelleanlæg og husvindmølle. Næste møde budget og regnskabsmøde - blev fastsat til den 20. januar 2014, kl. 18:00 hos Kontor Syd. 5