Organisationsændring i Syddjurs Kommune

Transkript

1 Organisationsændring i Syddjurs Kommune Sagsnr.: 17/36446 Sagen afgøres i: Direktionsmøde Resumé D. 20/ udsendte direktionen forslag til ændring af organisationen i Syddjurs Kommune. Forslaget har været til behandling i afdelingerne, og svar fra afdelingscheferne bilagt referater fra MEDbehandling er nu fremsendt. Denne indstilling samler op på de vigtigste tilbagemeldinger fra cheferne, og indstiller samtidig et samlet notat om organisationsændringen til direktionens tiltrædelse. Sagsfremstilling Direktionen har fremsendt forslag til ændring af organisationen i Syddjurs Kommune. Den foreslåede ændring skal træde i kraft pr 1/ Ved fremsendelsen af ændringsforslaget, fik cheferne for de berørte afdelinger følgende opgave: Drøftelse af direktionens oplæg til organisationsændring. Med involvering af dit område, bedes du forholde dig til direktionens oplæg til beskrivelsen af dit chefområde. Herunder bedes du specifikt forholde dig til følgende fra direktionens oplæg: 1. Den overordnede beskrivelse af chefområdet 2. Ledelsesstrukturen på chefområdet 3. Opgaver og snitflader på chefområdet 4. Konsekvenser og praktiske forhold på chefområdet Proces for udarbejdelse af ovenstående MUST DO: 1. Chefen skal som minimum sikre involvering af de ledere, der bliver tilknyttet området i den nye organisation. 2. Chefen skal sikre behandling i det eksisterende MED-system i løbet af processen. Følgende skal drøftes i MED-systemet: 1) Direktionens oplæg 2) Chefernes kommentarer til direktionens oplæg I MED-drøftelserne skal der fokuseres på: Arbejdsforhold, personaleforhold, samarbejdsforhold og arbejdsmiljøforhold i forbindelse med ændringen på chefområdet Deadline og produkt: Chefen bedes på baggrund af ovenstående ramme udarbejde et notat med ovenstående overskrifter som struktur. Efter drøftelser i OmrådeMEDAdm blev chefopgavens output præciseret til: 1. Den overordnede beskrivelse af chefområdet 2. Ledelsesstrukturen på chefområdet

2 3. Opgaver og snitflader på chefområdet 4. Konsekvenser og praktiske forhold på chefområdet 5. En beskrivelse af processen for involvering af egen organisation (ledere, medarbejdere og MED organisation) 6. En beskrivelse af de væsentligste temaer, som har været drøftet med organisationen i processen ( i overskriftsform). 7. Referater fra MED-møder på områdeniveau og lokal niveau som bilag Direktionen behandlede chefernes besvarelser d. 7/11. I behandlingen indgik endvidere referater fra MEDbehandlinger, lokalt såvel som områdemed og Hovedudvalget. Det kan samlet set konkluderes, at der har været ganske omfattende høringsaktiviteter i de fleste afdelinger. Nedenfor opsummeres dels de vigtigste dele af chefernes besvarelse. Processen herfra Den endelige organisationsændring udmeldes til medarbejdere og ledere i Syddjurs Kommune via medarbejderportalen d. 14/11, og planlægning af implementering af den nye organisation iværksættes. D. 15/11 efterrettes Økonomiudvalget i Syddjurs Kommune om den endelige organisationsændring. Der udarbejdes en powerpoint baseret på vedhæftede notat til efterretningen. Generelt i forhold til de indkomne notater: Vedrørende fysiske flytninger: Direktionen lægger ikke op til ændrede placeringer af afdelinger mellem husene i Ebeltoft og Hornslet. Sekretatariatschefen optager dialog med cheferne i Ebeltoft bl.a. med henblik på at sikre de fysiske rammer og den bedst mulige placering for afdelingerne (Kultur og Borger, Erhverv og Beskæftigelse, Teknik og Miljø, IT og Digitalisering) i forlængelse af organisationsændringen. Socialområdet: Nuværende placering i Ebeltoft opretholdes. Fra chefernes besvarelser: Social og Familie 1. I den direktionens forslag lægges der op til, at bevare en grundlæggende afdelingsstruktur med 7 afdelinger. I chefens besvarelse foreslås det, at der skabes en struktur med 6 afdelinger, i det der skabes et samlet myndighedsområde. Konsekvensen af forslaget ville være, at afdelingslederniveauet reduceres fra 7 til 6 ledere. Samlokalisering af myndighedsområdet i Hornslet ses i chefnotatet som en forudsætning for samling af myndighedsområde. 2. I direktionens forslag flyttes PPR under ét til Skole og Dagtilbud. Social- og Familiechefen foreslår, at de fire socialfaglige rådgivere forbliver i Social og Familie og forankres i Rådgivningscentret Tidlig Indsats. Dette forslag flugter med besvarelsen fra Skole og Dagtilbud. 3. Det foreslås, at der indføres ny teamstruktur i Rådgivningscentret, hvorved antallet af niveau- 5 ledere vokser fra 14 til 16. Der peges i svaret på, at de mange gode, nuværende samarbejder skal bevares eller styrkes i den ny organisation. Der ses samtidig muligheder for at forstærke beskæftigelsesperspektivet på familieområdet.

3 En af de helt store gevinster forventes at blive muligheden for at tænke borgerforløb fra Tilsvarende er der øget mulighed for at forebygge, at udsatte unge falder mellem stolene, når de forlader folkeskolen. Der henvises i øvrigt til svaret, side 5 for en oplistning af praktiske forhold vedr. referencer og kontering. Svaret peger på, at sammenlægningen kan afføde et behov for opnormering / omnormering i afdelingen. For så vidt angår lokaler og lokalisering, ønskes det at samle Rådgivningscentret under ét tag, i Hornslet. Der vil berøre i alt 13 medarbejdere. Sundhed og omsorg Sundhed og omsorg svarer, at den foreslåede ændring har været i proces allerede før det samlede forslag fra Direktionen forelå. Derfor kan eksisterende indsats fortsætte. Implementering af forslaget i henhold til direktionens forventninger, antages dog at kræve en større indsats. Dels i form af organisationsudvikling internt i Hjælpemiddelcentret, dels i form af udvikling af snitfladerne til den øvrige organisation. Det skal afklares, om udviklings- og innovationsledelse kan rummes i den eksisterende lederfunktion. Der peges i chefsvaret på, at Hjælpemiddelcentret kan få behov for yderligere medarbejderressourcer, hvis ambitionsniveauet med organisationsændringen skal indfries. Centret forventes at skulle arbejde tæt sammen med IT&Digitalisering en samlet afrapportering på en Rambøll-analyse fremsendes i løbet af efteråret. Skole og Dagtilbud Skole og Dagtilbud foreslår tre supplerende elementer til direktionens forslag: At Skole og Dagtilbud omdøbes til Børn og Uddannelse At de fire socialfaglige rådgivere forbliver i Familieafdelingen At lederen af PPR får status som selvstændig aftaleholder på linje med dagtilbudschefen Såfremt de socialfaglige rådgivere forbliver i Familieafdelingen, vil der være en vigtig snitflade mellem dem og PPR. Og der er i det hele taget vigtige snitflader mellem Skole- og Dagtilbudsområdet og Familieafdelingen. Det foreslås, at en enkelt snitflade sløjfes gennem overførslen af alle anliggender vedrørende fripladser til afdelingen fra Borgerservice. Erhverv og Beskæftigelse I svaret vedrørende Erhverv og Beskæftigelse foreslås nogle ændringer i forhold til direktionens forslag: En stab, der refererer direkte til afdelingschefen Der oprettes en ny afdeling for Erhvervsservice under ledelse af Chef for Job og Erhverv Stedfortræderfunktion fastholdes i form af chefen for job og Erhverv Projektcenter Syddjurs ændrer navn til Center for Arbejdsmarkedsindsats Syddjurs (CAS

4 Jobcenter Syddjurs fastholdes som forvaltningsenhed, med afdelingslederne i direkte reference til chefen for Erhverv og Beskæftigelse Erhvervs- og beskæftigelseschefen får det overordnede ansvar for strategi, udvikling og resultatskabelse. Internt i afdelingen skabes ad hoc en række tværgående organiseringer med henblik på at koordinere sær-indsatser. Det drejer sig om: Erhvervsindsatsen Jobcenter Syddjurs (jf. ovenfor) Begge indsatser foreslås ledet af chef for Job og Erhverv. På aftaleholder-niveau foreslås det, at Ydelseskontoret, UU, Erhversservice og CAS bliver aftaleholdere. Pensionsnævnet foreslås fastholdt i Erhverv og Beskæftigelse. Der er en række opgaver i snitfladen mellem Erhverv-Beskæftigelse og Social-Familie. Det drejer sig om: Pensionsnævnets socialfaglige medlem Bostøtte/Mentor opgavesamarbejdet foreslås fastholdt. Det nuværende integrationsteam Der overflyttes en udviklingskonsulent til Social og Familie Der overføres en medarbejder til Social og Familie tilknyttet administrative opgaver på voksen-socialområdet. Det foreslås, at det nuværende team Erhverv og Vækst flyttes til stueetagen, og at stillingen som teamleder nedlægges. Det foreslås, at Socialcentret bliver i Ebeltoft. Teknik og Miljø Målet med den ny organisering i Teknik og Miljø er at skabe endnu bedre tværgående samarbejder og en fælles servicekultur. Der foreslås en afdelingsstruktur med 6 afdelinger (mod 7 i Direktionens oplæg). Samtidig er afdelingerne anderledes navngivet end i direktionens oplæg, hvilket afspejler en lidt anden sammensætning af opgaver i svaret. Der er vil være teamledelse i enkelte afdelinger. Der foreslås en afdelingsstruktur med følgende afdelinger: Natur og vej-service (identisk med direktionens oplæg) Sekretariat (inkl. grundsalg og dermed opgavemæssigt identisk med direktionens oplæg, hvor afdelingen hed Sekretariat og grundsalg) Ejendomme (identisk med afdelingen Ejendomme og Anlæg i direktionens oplæg) Byggeri og Landbrug (hed Byggeri i direktionens oplæg) Miljø og Klima (til dels identisk med Natur og Miljø i direktionens oplæg, men nu med en stærkere betoning af klimaindsatsen) Plan, Mobilitet og Udvikling (en samling af to afdelinger i direktionens oplæg, hhv. Planlægning og Veje og Infrastruktur).

5 Forslaget indebærer, at der skal ansættes en afdelingsleder til Byggeri og Landbrug. Der skal ses på ressourcer i forbindelse med afgang af medarbejdere til den ny afdeling for Kultur og Borger. Der forventes en tilpasningsfase i forhold til opgavesnittene omkring Miljø og Klima, da to selvledende teams er flyttet til andre afdelinger. Ejendomme forventes at skulle være ganske meget i samspil med mange andre områder i Syddjurs Kommune som følge af oprettelsen af ejendomsservice i afdelingen med Budget2018. Der påregnes nogen flytten rundt på medarbejdere inden for den eksisterende ramme, hvorfor afdelingen ønsker at fastholde den nuværende fysiske ramme efter udflytning af medarbejdere til Kultur og Borger og Erhverv og Beskæftigelse (godt 9 medarbejdere i alt). Kultur og Borger Afdelingen for Kultur og Borger foreslås organiseret i fire afdelinger, hvoraf de tre i store træk følger direktionens oplæg, mens den fjerde er et Kultursekretariat med opgaver inden for civilsamfund, landdistrikter, kultur og fritid. Stillingen som afdelingschef er pt vakant, og job- og personprofil er under udarbejdelse. Kultursekretariatet vil skulle varetage mange tværgående opgaver, såvel internt i Kultur og Borger som på tværs af Syddjurs Kommune. Sekretariatet har væsentlige snitflader mod planafdelingen, dette arbejde skal jf. også svar fra Teknik og Miljø beskrives nærmere i det efterfølgende implementeringsarbejde. Tilsvarende skal der finde en afstemning sted på kommunikationsområdet, hvor der skal koordineres med kommunikationsafdelingen i Ledelsessekretariatet. Borgerservice skal fastholde det eksisterende samarbejde med IT&Digitalisering. Dette samarbejde er allerede beskrevet i en matrixform. Internt skal Biblioteker og Borgerservice yderligere udbygge deres samarbejde. Biblioteker skal udvikle nye samarbejder og snitflader mod Maltfabrikken og Kolind+ - dette er under udvikling. Det forudsættes i forslaget, at afdelingernes bemanding fortsættes uændret, men at Kultursekretariatet opmandes til varetagelse af nye opgaver. Denne opmanding påregnes til dels at kunne finde sted gennem interne flytninger, blandt andet af distriktssamarbejdet. Det foreslås endvidere, at den lønsum, der blev tilvejebragt i Budget2018 til koordination af indsatsen for inddragelse af civilsamfundet og frivillighedsindsatsen tildeles Kultursekretariatet. Tilsvarende ønskes en permanentgørelse af den nuværende, midlertidige, kulturkonsulentstilling og en løsning på kommunikationsopgaven fra medio 2019 og frem. I forhold til afdelingens lokalisering fremhæves det, at afdelingerne vil være at finde på deres respektive (logiske) fysiske faciliteter. Sekretariat og afdelingschef foreslås placeret i administrationsbygningen i Ebeltoft. IT & Digitalisering Afdelingen fortsætter med den nuværende struktur og ledelse, men med et styrket samarbejde mellem hhv. drifts- og udviklingsdelen.

6 Afdelingen vil i 2018 udvikle yderligere styringsværktøjer til kommunikation og governance. Det forventes i svaret, at der vil skulle rekrutteres medarbejdere til såvel IT- og Digitalisering, da det er oplevelsen, at afdelingens opgave udvides ganske meget i kraft af direktionens oplæg. IT- og Digitalisering forventes at få styrkede samarbejder med de øvrige stabsafdelinger og påtænker derfor at etablere en satellit med 3-5 medarbejdere i administrationsbygningen i Ebeltoft. Svaret fra afdelingen opregener en række mulige samarbejdsindsatser med de øvrige stabsafdelinger, og peger samstemmende med høringssvarene fra Økonomisk Sekretariat og Ledelsessekretariatet på, at indsatsområderne skal drives og koordineres i et samspil mellem de tre stabschefer. I lighed med svaret fra Borgerservice, peger svaret fra IT & Digitalisering på, at der er stærke snitflader og samarbejder mellem de to afdelinger i forhold til udvikling af Syddjurs Kommunes borgerrettede, digitale flade, og at disse samarbejder skal fastholdes i den ny organisation. Svaret opregner en række eksempler på disse samarbejde og deres fremtidige forankring. Økonomisk Sekretariat og Ledelsessekretariatet De to afdelinger berøres ikke direkte af direktionens forslag, men forslaget har konsekvenser for afdelingernes samarbejder med den øvrige organisation og skaber mulighed for nye eller styrkede samarbejder. Begge afdelinger gør opmærksom på, at ændret ansvarsfordeling kan medføre ændringer i kontaktpersoner mellem stabsafdelingerne og de øvrige afdelinger, og at dette skal kommunikeres. Ledelsessekretariatet peger derudover navnlig på muligheden for udviklingen af nye styrings- og udviklingskoncepter, og gør opmærksom på at et øget kendskab til de øvrige afdelinger og deres indsatser er en forudsætning for udnyttelse af de nye muligheder. Beslutning i Direktionsmøde den Direktionen drøftede chefnotaterne og MEDbehandlingen på direktionsmødet d. 7/11 med nedenstående kommentarer og beslutninger til følge: JHJ orienterede kort om drøftelsen af sagen på HU-mødet d. 6/11-17; der var ingen kommentarer til det fremsendte, men til gengæld enkelte kommentarer / opmærksomhedspunkter til processen, hvor det blev foreslået, at processen fra budgetarbejdet også anvendes i forbindelse med organisationsændringer. Flere chefnotater lægger op til forøget ressource inden for de respektive chefområder. Direktionen fastslog i den forbindelse, at det forudsættes, at organisationsændringen skal gennemføres inden for den eksisterende ressource. Afklaringer af evt. lokaleønsker afventer endelig beslutning i direktionen, uge 46. Direktionen besluttede at tiltræde chefernes notater med følgende bemærkninger: Social og Familie Direktionen tiltræder forslaget om en samlet socialcenter. Men lige nu skal der ikke ske flytning af Socialcenteret. Evt. beslutning om flytning afventer dels gentænkning af ungeindsatsen, dels ny Erhverv- og Beskæftigelseschefs tiltræden. Sundhed og Omsorg Direktionen tiltrådte det fremsendte chefnotat.

7 Skole- og Dagtilbud Direktionen tiltrådte det fremsendte chefnotat, herunder navneændring til Børn og Unge. Dog afventer evt. beslutning om UUs organisatoriske indplacering afventer gentænkning af ungeindsatsen. Erhverv og Beskæftigelse Direktionen tiltrådte det fremsendte chefnotat. I forbindelse med den opståede vakance på afdelingschefniveau, vil direktionen konstituere job- og erhvervschefen i stillingen som chef for Erhverv og Beskæftigelse. Den kommende, blivende, chef vil få en nøglerolle i det fremtidige arbejde med udmøntningen af organisationsændringen. Denne chef vil i øvrigt have mulighed for at foretage egne justeringer af organisationen. Teknik og Miljø Direktionen tiltrådte oplægget. I det omfang, der skal rekrutteres afdelingsledere internt, skal disse stillinger slås op. Kultur og Borger Direktionen tiltrådte oplægget IT og Digitalisering Direktionen tiltrådte oplægget Indstilling At direktionen tiltræder bilaget samlede notat om organisationsændringen i Syddjurs Kommune, og at den ny organisation træder i effekt pr. 1/ Beslutning i Direktionsmøde den JHJ opsummerede kort processen for organisationsændringen, herunder MEDbehandlingen. Direktionen skal nu træffe beslutning på basis af tilbagemeldingerne fra cheferne, også i lyset af chefsituationen på Erhvervs- og Beskæftigelsesområdet. Direktionen tiltrådte de fremsendte chefnotater, og fremhævede følgende beslutninger: At SFR erne forankres i myndighedsområdet i Social og Familie i overensstemmelse med indstillingen fra cheferne for henholdsvis Familieafdelingen og Skole og Dagtilbud. Vedrørende fysiske flytninger skal indstillingsnotatet tilrettes som følger: Direktionen lægger ikke op til ændrede placeringer af afdelinger mellem husene i Ebeltoft og Hornslet. Sekretariatschefen optager dialog med cheferne i Ebeltoft bl.a. med henblik på at sikre de fysiske rammer og den bedst mulige placering for afdelingerne (Kultur og Borger, Erhverv og Beskæftigelse, Teknik og Miljø, IT og Digitalisering) i forlængelse af organisationsændringen. Socialområdet: Nuværende placering i Ebeltoft opretholdes. Da direktionen ikke lægger op til ændrede placeringer mellem Ebeltoft og Hornslet fastholdes to myndighedsområder på det sociale område Direktionen har endvidere besluttet, at jobcenterchef Bine Jenshøj konstitueres som chef for Erhverv og Beskæftigelse fra 1/ , og at hun i denne egenskab refererer til direktør Poul Møller fra 1/ , samt at direktør Jørgen Andersen varetager ledelsen af socialafdelingen i samarbejde med den nuværende leder af socialafdelingen og chef for Social og Familie Christina Kaae Simonsen, også fra 1/

8 At det afklares i den kommende afdeling for Teknik og Miljø, hvorvidt Sekretariatet skal ledes af en afdelingsleder, eller der skal være direkte reference til afdelingschefen. Organisationsændringen træder således i kraft pr. 1. januar Jf. tidligere sag udarbejdes oplæg til ny MED organisering til behandling i direktionen den 27. november og i HU den 7. december Bilag 1 Åben Organisationsændring samlet notat pr /17