Den centrale stab organisering, indsatser og proces

Transkript

1 Arne Kristensen Direkte: Mail: Den centrale stab organisering, indsatser og proces Baggrund Direktionen har med Økonomiudvalgets godkendelse besluttet at ændre den administrative organisering fra 1. maj Som et led heri etableres en ny central stab ved sammenlægning af de nuværende tre stabsenheder. I dette notat beskrives overordnet hvilke mål, staben skal arbejde efter, hvordan staben organiseres og hvilke fokusområder, der er for stabens opgaveløsning. Notatet tager udgangspunkt i direktionens beskrivelser af organisering og tilpasning af den administrative organisation og beskrivelsen vedr. stillingen som økonomi- og stabschef. Herudover indeholder notatet oplæg til tidsplan, besættelse af lederstillinger og økonomiske rammer. Notatet er drøftet med kommunaldirektøren og med direktionen. Notatet er drøftet i MED- Rådhus den 4. maj og i MED-Adm. den 22. april. Mål På det helt overordnede niveau har formålet for organisationsjusteringen været på én gang at sikre et øget internt og tværgående samarbejde i og på tværs af den kommunale forvaltning og opgavevaretagelse, sikre en sammenhængende og helhedsorienteret opgaveløsning, frigøre ressourcer og samtidig realisere et spare- og effektiviseringskrav. I forhold til den centrale stab og samspillet med den restende af organisationen er det et mål for organisationsprojektet, at der skal arbejdes med udvikling af samspillet mellem de centralt placerede opgaver (IT, Personale, Løn, Økonomi, Sekretariat, Udvikling m.m.) og den øvrige organisation. Formålet med den nye centrale stab er at styrke og i højere grad koordinere understøttelsen af den samlede organisation med styringsværktøjer til økonomistyring, personale- og lønadministration, digitalisering og it mv. Den centrale stab er en støtte- og hjælpefunktion, der skal understøtte og betjene driftsorganisationen udadtil i forhold til de tre forvaltninger og opadtil i forhold til direktion, borgmester og økonomiudvalg. 1

2 Ved at samle alle stabsfunktionerne under én ledelse ønsker man at sikre en bedre koordinering af stabens samlede ressourcer og støttefunktioner i forhold til den øvrige organisation. Dette skal sikre en bedre og mere samordnet prioritering af de knappe ressourcer og medarbejdernes kompetencer. Opgaver og fokusområder Den nye centrale stab har de opgaver, der ligger i de tre nuværende stabe eksklusiv Fritids- og Kulturområdet. Det betyder, at følgende hovedopgaver skal løses i den centrale stab: Sekretariat, udvikling og kommunikation IT-drift og digitaliseringstiltag Borgerservice Løn- og personaleopgaver samt HR og arbejdsmiljø Central økonomifunktion og opkrævning Der er i arbejdet med den nye organisering peget på en række områder, hvor der skal ske en professionalisering og opkvalificering af indsatsen: 1. Etablere og fasholde et løbende overblik over de store og lange linjer i den kommunale økonomi, strategiske analyser og prognoser mv. Det lange lys i den økonomiske planlægning 2. Understøttelse af kommunens politiske og administrative ledelse, herunder stille udviklingsressourcer til rådighed for direktionens strategiske indsats- og fokusområder som kommunalbestyrelsen træffer beslutning om 3. Strategisk fokus på kommunikation af de gode historier fra hele den kommunale organisation og understøtte direktionens fokusering på kommunikation 4. Opprioritering af digitalisering og it-understøttelse, så brugerne oplever optimal it-service og understøttelse. Fokus på digital borgerbetjening, implementering af digitaliseringsprojekter og understøttelse af effektiviseringer 5. Udvikling af HR og det personalepolitiske fokus i hele organisationen, herunder trivsel og styrket indsats for at forebygge sygefravær 6. Udvikling af økonomifunktionen med fokus på et øget samspil mellem de centrale og decentrale økonomifunktioner, udvikling af budgetprocesser og metoder samt videreudvikling af LIS 7. Øget fokus på projektorganisering og udvikling af projektledere i staben og på tværs af den kommunale organisation, f.eks. i forhold til udviklingsprojekter, digitaliseringsprojekter, kampagner mv. Der er sat et klart udviklingsfokus for den nye stab. Det er dog afgørende, at dette afvejes i forhold til, at der er tale om en driftstung stab, hvor der samtidig skal være fokus på, at vi har sikker drift på de driftsområder, som staben er ansvarlig for. Det drejer sig eksempelvis om IT-drift, post og omstilling, kasse og økonomisystem, lønudbetaling, borgerbetjening og en lang række andre opgaver, som det vil føre for vidt at opliste 2

3 Organisering og ledelse Staben organiseres med udgangspunkt i direktionens oplæg i fire afdelinger med selvstændig ledelse. I de enkelte afdelinger kan der etableres faglige teams. Processen mod etablering af de enkelte afdelinger og beskrivelse af deres mål og fokuspunkter sker sammen MED-udvalget og medarbejderne i de enkelte afdelinger. HR og personale Der er i beskrivelsen af ny administrativ organisation lagt vægt på, at en styrket HR-indsats skal sætte en klarere personalepolitisk og trivselsmæssig retning i hele organisationen. Det indebærer, at HR og arbejdsmiljøindsats tænkes sammen med personaleområdet, for at udnytte de optimeringsmuligheder, der er. Der rekrutteres en ny HR-leder, der får til opgave sammen med stabschefen at beskrive og udvikle dette fokus. Til dette formål udarbejdes en HR-strategi, og der udvikles projekter, der på tværs af organisationen sætter en HR- og arbejdsmiljødagsorden eksempelvis inden for fraværsindsatsen eller på trivselsområdet. HR-strategien skal understøtte og sætte direktionens og den samlede ledelses retning for HR-, arbejdsmiljø- og personaleindsatsen. Herudover skal rådgivning og understøtning af ledelsen i håndtering af personalesager styrkes. HR-lederen har personaleledelsen i hele afdelingen og ansvar for udvikling af løn- og personalefunktionen og særligt ansvar for HR-indsatsen. Derudover etableres en stilling som faglig leder/koordinator med ansvar for driften af løn- og personaleområdet. HR-lederen får tillagt funktionen som personalechef for de områder, der går på tværs af hele organisationen. Det kunne eksempelvis dreje sig om vedligeholdelse/udvikling af personalepolitikker eller retning i arbejdsmiljøindsatsen. HR og Personale skal i den sammenhæng understøtte direktionen og den øvrige ledelse ved udarbejdelse af prioriterede personalepolitiske oplæg og tiltag. Jf. den aftalte rolle- og ansvarsfordeling er det fortsat den enkelte direktør/ chef, der har personaleansvaret og -opgaven i forhold til deres forvaltninger/afdelinger og MED-organisation. Digitalisering og IT Der opbygges en ny afdeling med ansvar for digitalisering og IT med det mål at opprioritere digitalisering og IT-understøttelsen, så brugerne oplever optimal IT-service og -understøttelse. Opprioriteringen vil også indebære en proces med at øge paratheden i hele organisationen til at sætte fokus på mulighederne i at ændre arbejdsgange, herunder opkvalificering af ledernes og medarbejdernes digitale kompetencer. 3

4 Der rekrutteres en afdelingsleder for Digitalisering og IT til at stå i spidsen for afdelingen, og med særlig fokus på kompetencer, der kan øge og understøtte organisationens strategiske arbejde med digitalisering og effektivisering af arbejdsgange via IT og fagsystemer. Selve IT-driften lægges i et IT-driftsteam med en faglig leder/koordinator som har fokus på at tilrettelægge og drive IT-systemer, netværk, arbejdspladser mv. på en omkostningsbevidst måde der samtidigt sikrer høj oppetid og fokus på brugernes oplevelse af IT og service. Afdelingslederen indgår selv som en væsentlig ressource i et mindre Digitaliseringsenhed, der har til opgave at udvikle en langsigtet digitaliseringsstrategi og på baggrund heraf optimere og effektivisere IT-anvendelsen i opgaveløsningen. Der tages udgangspunkt i den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi , idet den skal omsættes til en lokal strategi og handlingsplan for Jammerbugt Kommune. Et projekt, der skal involvere især direktion og fagchefer, og som skal afsluttes inden årsskiftet. Det øgede fokus på digitalisering og IT forankres i denne afdeling, men også her har staben en central rolle med at understøtte og spille sammen med den øvrige organisation. Realisering af ambitionerne kan kun ske i et tæt samspil med den øvrige organisation og via et stærkt og stadigt ledelsesmæssigt fokus herpå ikke kun fra stabschefen og afdelingslederen, men fra hele topledelsen. Jf. tidligere aftale i direktionen skal den gældende prisstruktur for IT tages op til revision med henblik på vurdering af muligheder og udfordringer i en anden prisstruktur for Fællessekretariatet Fællessekretariatet etableres med to faglige enheder: Borgerservice og Sekretariat. Fællessekretariatet ledes af en sekretariatsleder. Borgerservice fortsætter som enhed uændret i forhold til i dag, dog forventes etableret en stilling som faglig leder/koordinator for Borgerservice. Den faglige leder/koordinator har ansvar for den daglige drift, organisering af opgaveløsningen og kvaliteten i sagsbehandlingen/servicen. Sekretariatsleder og borgerserviceleder har til opgave at få revideret og godkendt en ajourført og fremadrettet borgerservicestrategi inden udgangen af Sekretariatet får tilført nye opgaver vedr. kommunikation og udvikling, og derudover er indkøbsområdet i løbet 2014/15 opprioriteret. Det forventes at ejendomsområdet fra efteråret 2015 kommer til at indgå i en ny fælles ejendomsadministration. Sekretariatet ledes af sekretariatslederen. 4

5 Sekretariatet skal understøtte at der via oplæg til direktionen sættes ny fokus i den samlede strategiske ledergruppe (direktion, fag- og stabschefer) og i organisationen på eksempelvis følgende områder: ny planstrategi, kommunikation og tværgående projekter. Et mål i denne sammenhæng er endvidere at styrke udviklingsressourcerne, som kan være med til at understøtte en række prioriterede projekter jf. ovenfor og senere. Stabschefen og sekretariatslederen udarbejder inden 1. juli et oplæg til hvordan opgaverne organiseres, og der sættes fokus på og afsættes ressourcer til de indsatsområder, der er nævnt ovenfor. Oplægget drøftes med og godkendes af direktionen i september måned. Gennemgang af og ajourføring af kommunens kommunikationsstrategi indgår i arbejdet. Økonomiafdelingen I økonomiafdelingen organiseres i to teams. Økonomiafdelingen ledes af en afdelingsleder. Opkrævning fortsætter som et selvstændigt team i økonomiafdelingen. Tilrettelæggelse af den faglige indsats og sikring af kvaliteten af arbejdet varetages fortsat af faglig koordinator. Stabschef, afdelingsleder og faglig koordinator undersøger om opgaver vedr. afstemning, afvikling af driftsjob og administration af indbetalinger mv. med fordel organiseres anderledes i en ny økonomiafdeling. Økonomiafdelingen ledes af afdelingslederen. Stabschefen og afdelingslederen fortsætter den tætte dialog med teamlederne i forvaltningerne om udvikling af kommunens samlede økonomifunktion, så koordinering og udvikling optimeres. Stabschefen og afdelingslederen udvikler sammen med direktionen og forvaltningerne organiseringen af indsatsen omkring LIS og sikrer, at hele den kommunale forvaltning og de decentrale enheder får optimalt udbytte af de muligheder, der ligger i LIS. Økonomiafdelingen skal understøtte at direktionen altid har et godt og robust overblik over den samlede kommunale økonomi. Økonomiafdelingen skal sammen med forvaltningsservice i forvaltningerne/økonomifunktioner sikre en løbende og koordineret økonomiafrapportering og styrke kvaliteten i afrapporteringen og i budgetprocesserne, således at der sikres en godt samspil, og således at ambitionen om at levere et godt økonomisk beslutningsgrundlag til det politiske niveau kan efterleves. Der gennemføres i øvrigt i maj måned en evaluering af samspillet, rolle- og ansvarsfordelingen og samarbejdet mellem forvaltningernes økonomifunktion og den centrale økonomistab. Formålet er at vurdere om samarbejdet og rollefordelingen er optimal eller på hvilke områder, det med fordel kan justeres. Nærmere beskrivelse af evalueringen udsendes. Økonomi- og stabschefen er ansvarlig for koordinering og styring i forhold til direktionen og understøtter direktionen i forhold til betjening af den politiske organisation. 5

6 Ledelse og kultur Den nye ledelse i den centrale stab består af økonomi- og stabschefen og de fire afdelingsledere. Stabsledelsen får en central opgave i at få optimeret og tilpasset organisationen, ydelserne og kulturen, så den centrale stab kan leve op til de målsætninger og indsatser, direktionen har sat for den og de mål, stabens ledere og medarbejder selv sætter. Økonomi- og stabschefens første fokusområde er at få etableret en ledelsesmæssig og faglig bæredygtig ledergruppe, der kan være bærere i forhold til at få skabt den krævede samarbejdsorienterede og understøttende kultur såvel udadtil i forhold til forvaltningerne som indadtil i forhold til stabens afdelinger. Afdelingslederne har personaleansvaret og det budgetmæssige ansvar for deres afdelinger. 6