INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 21. december 2011 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes onsdag den 4. januar 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Velkomst (O) a) Velkomst b) Præsentation af bestyrelsens medlemmer 2. Arbejdsform a) Bestyrelsens strategiske rolle (D) b) Drøftelse af og beslutning om bestyrelsens arbejdsform (D/B) * c) Vedtagelse af forretningsorden for bestyrelsen (B) * d) Vedtagelse af årshjul for bestyrelsen (B) * e) Vedtagelse af mødeplan for bestyrelsen (B) * 3. Konstituering a) Valg af formand og næstformand (B) b) Nedsættelse af evt. forretningsudvalg (B) c) Nedsættelse af evt. byggeudvalg (B) d) Nedsættelse af organisationens udvalg (B) * e) Vedtagelse af overordnede kommissorier for organisationens udvalg (B) * f) Nedsættelse af arbejdsgruppe vedr. beboerdemokratiske og sociale arrangementer (B) 4. Økonomi a) Budget 2012 (B) * 5. Organisation a) Orientering fra administrationen (O) * i) Status på organisationen (O) * ii) Umiddelbare udfordringer for såvel organisationen som for bestyrelsen (D) b) Branding af Boligkontoret Århus (B) * c) Kontakt til afdelingerne, håndtering af afdelingsmøder m.m. (B) * 6. Næste møde a) Emner til næste møde, der holdes den 2. februar 2012 (B)

2 b) Evt. planlægning af bestyrelsesseminar den februar 2012 (B) 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

3 NOTAT TIL PKT 2 b) Professionel bestyrelsesservice, professionelt bestyrelsesarbejde DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Koncept for professionel betjening af bestyrelsen som forudsætning for bedre arbejdsvilkår for bestyrelsen. PROBLEMSTILLING Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering, jf. God almen ledelse. INDSTILLING Det indstilles, at konceptet anvendes i organisationsbestyrelsen fremover.

4 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godkendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

5 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen vælger en formand og en næstformand af sin egen kreds. Stk. 3. Konstituerende møde afholdes efter følgende retningslinjer: - Gennemgang af repræsentantskabsmødet. - Opsummering af resultatet og eventuelle pålagte opgaver. - Orientering om bestyrelsens pligter og arbejdsform, herunder en gennemgang af de faste udvalgs arbejdsområder. - Konstituering. - Fastlæggelse af mødefrekvens for det kommende år. - Gennemgang af forvaltningsrevisionen. Stk. 4. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 5. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 6. Forretningsudvalget består af formand, næstformand og ét yderligere medlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 7. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde.

6 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, - tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 8 Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt.

7 10 Seminar Bestyrelsen samles hvert år i første kvartal til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet.

8 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om valg af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 15 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 16 Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer denne forretningsorden kan foretages med den i 8 angivne stemmeflertal. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse.

9 NOTAT TIL PKT 2 d) Årshjul for bestyrelsens strategiske arbejde DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Til støtte for en mere strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan, der sikrer, at de nødvendige beslutninger og opfølgning herpå foretages rettidigt. PROBLEMSTILLING Til støtte for en mere strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er visionspapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Koncept for afdelingsmøder: Maj Repræsentantskabsmøde: Maj Opfølgning på forvaltningsrevision: Juni Budget og regnskab: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Opfølgning på visionspapirets strategiplan: Februar Justering af visionspapirets strategiplan: September Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: Oktober

10 Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde maj Bestyrelsesmøde juni Bestyrelsesmøde august Bestyrelsesmøde september Bestyrelsesmøde oktober Bestyrelsesmøde januar Bestyrelsesmøde februar Bestyrelsesmøde april Bestyrelsesmøde maj Handling Valg og evt. ændringer til visionspapirets overordnede mål. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første fem måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsen udmønter og udpeger på baggrund af indstilling fra administrationen indsatsområder og handlingsplaner i visionspapirets strategiplan. Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt den reviderede strategiplan justerer bestyrelsen mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsen vurderer, om der er behov for tilretning eller særlige initiativer for at realisere visionspapirets strategiplan. Bestyrelsen behandler budget for år + 1 samt regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender årshjulet.

11 NOTAT TIL PKT 2 e) Bestyrelsesmøder i Boligkontoret Århus DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen frem til ordinært repræsentantskabsmøde i maj PROBLEMSTILLING 4. januar 2012 Bestyrelsens strategiske rolle, drøftelse af arbejdsform og vedtagelse af forretningsorden Konstituering af næstformand Nedsættelse af forretningsudvalg Nedsættelse af byggeudvalg Formel nedsættelse af organisationens udvalg samt vedtagelse af overordnet kommissorium for disse Vedtagelse af mødeplan og årshjul Kontakt til afdelingerne, håndtering af afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder Nedsættelse af arbejdsgruppe vedr. fælles beboerdemokratiske og sociale arrangementer Budget 2012 Re-branding af Boligkontoret samt indledende overvejelser om kommunikationsstrategi Status på administration, personale, ejendomme, aktiviteter Umiddelbare udfordringer for såvel organisationen som for bestyrelsen 2. februar 2012 Kommunikationsmappe Digitaliseringsstrategi Iværksættelse af arbejde med modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement Politik for studieture Politik for bestyrelsesvederlag og refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde Politik for tilskud til beboerarrangementer og afdelinger ved jubilæer etc., samt gaveregulativ for beboervalgte Beløbsgrænser vedr. råderet Maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb

12 Bestyrelsesseminar februar 2012 Målsætninger ift. forvaltningsrevision Udmøntning af visionspapir 8. marts 2012 Kommunikations- og webstrategi, herunder logo og designlinje Emner til repræsentantskabsmøde Politik for ferieafløsning blandt ejendomsfunktionærer Politik for kapitalforvaltning 12. april 2012 Regnskab 2011 Budget 2013 Drøftelse af direkte eller indirekte valg af næstformand Indhold til repræsentantskabsmøde, beretning, vedtægtsjusteringer Ledelsesgrundlag og personalepolitik samt målsætningen om at være en attraktiv arbejdsplads 2. maj 2012 Afvikling af repræsentantskabsmøde Initiativer vedr. beboerdemokrati ad visionspapiret INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender mødeplanen.

13 NOTAT TIL PKT 3 d) Medlemmer af organisationens udvalg DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER 11094mh RESUME Notat beskriver besætningen af organisationens udvalg, som de var aftalt ved de ekstraordinære repræsentantskabsmøder i november PROBLEMSTILLING Kursusudvalg - Hans-Jørgen Krickhahn, VesterBo - Henrik Autzen, VesterBo (Ansvarlig) - Johnny Eriksen, VesterBo - Peter Lykke Nielsen, VesterBo - Helle H. Pedersen (Højbo) - (Torben Kjølhede, Bo83) - (Grethe Rasmussen, Bo83) - (Ulla Nielsen, Bo83) Arrangement af kurser til beboere og valgte Fritidsudvalg - Kaj Nielsen, VesterBo (Ansvarlig) - Inger Garde, VesterBo - Tom Thyrring, VesterBo - Joan Christiansen, VesterBo - Kirsten Wedel, Højbo - Kirsten Jensen, Højbo - Markus Lund, Bo83 - Freja Haarup, Bo83 Udvikling af fritidsaktiviteter i afdelingerne

14 Redaktionsudvalg - Robert Thorsen, VesterBo - Berit Jørgensen, VesterBo - Martin Westy Løvendahl, VesterBo - Tina Madsen (ad hoc medlem) VesterBo - Lise Ryde, Højbo - Elmer Pedersen, Højbo - Søren Høgsberg, Højbo (redaktør) - Peter Ebbesen, Bo83 Fotograf) - Jette Hjermitslev, Bo83 Redaktionen af boligorganisationens fælles blad. IT-udvalg (Multimedieudvalg) - Hans-Jørgen Krickhahn, VesterBo (Ansvarlig) - Anders Toft, VesterBo - Torben Ulrich Sørensen, VesterBo - Klaus Mark, Højbo - Mogens Carlsen, Bo83 - Stig Ramløv Frandsen, Bo83 Udvikling af visioner vedr. ITfaciliteter og medie Infrastruktur i afdelingerne Råderetsudvalg - Heidi Bindløv, VesterBo (Ansvarlig) - Kaj Nielsen, VesterBo - Dan Hjorth, VesterBo - Tom Thyrring, VesterBo - Malte Nielsen, VesterBo - Robert Thorsen, VesterBo - Mia Falck, Højbo - Brian Kristensen, Højbo - Helle H. Pedersen, Højbo - Keld Danielsen, Bo83 - Grethe Rasmussen, Bo83 - Kirsten Hillebrandt, Bo83 - Mogens Carlsen, Bo83 - Søren Nissen, Højbo Udbredelse af kendskabet til råderetten samt rådgive og evt. af organisationsbestyrelsen, jf. afsnit i fusionsgrundlag Udeområde (have, legeplads osv) udvalg Ungdomsboligudvalg - Lærke M. Pedersen, Bo83 - Mette M. Pedersen, Bo83 - Torben Kjølhede, Bo83 (Ansvarlig)

15 Demokratiudvalg - Berit Jørgensen, VesterBo - Robert Thorsen, VesterBo (Ansvarlig) - Peter Lykke Nielsen, VesterBo - Johnny Eriksen, VesterBo - Lise Ryde, Højbo - Mia Falck, Højbo - Søren Høgsberg, Højbo - Olav Bertelsen, Bo83 - Kirsten Hillebrandt, Bo83 Udvikling af tiltag til at forbedre beboerdemokratiet og øge deltagelsen Miljø- (energi) og klimaudvalg - Michael Rud, Højbo - Hans Jørgen Riis, Højbo (Ansvarlig) - Elmer Pedersen, Højbo - (Robert Thorsen, VesterBo) - (Berit Jørgensen, VesterBo) - Anders Isaksen, Højbo - Lena Brønd, Bo83 - Micky Hansen, Bo83 Initiativer til reduktion af organisationens miljø- og klimabelastning, (samt energireducerende tiltag) Kommunikationsudvalg - Brian Kristensen, Højbo (Ansvarlig) - Helle M. Jensen, Højbo - Berit Jørgensen, VesterBo - Malte Nielsen, VesterBo - Hans-Jørgen Krickhahn, VesterBo - Johnny Eriksen, VesterBo - Bo83 indsættes senere Udvikle afdelingens interne kommunikation Nybyggeri - Keld Danielsen, Bo83 - Grethe Rasmussen, Bo83 (Ansvarlig) - Peter Nelson, Højbo Renoveringsopgaver - Keld Danielsen, Bo83 (Ansvarlig) - Grethe Rasmussen, Bo83 - Peter Nelson, Bo83 - Henrik Autzen, VesterBo Aarhusbo - Bestyrelsesmedlemmer

16 Århusbolig 3 medlemmer. Repræsentanterne skal udpeges blandt medlemmernes organisationsbestyrelser og administrativ ledelse Repr.skabet for højskole i Gellerup - Kaj Nielsen, VesterBo Styregruppen for Frydenlund - Heidi Bindløv, VesterBo Styregruppen for aarhusvest.dk - Heidi Bindløv, VesterBo Kredsdelegerede i alt 22 medl. - Bestyrelsen er født delegeret (13 medl.) - Robert Thorsen, VesterBo (kredsnæstformand) - Kaj Nielsen, VesterBo - Hans-Jørgen Krickhahn, VesterBo - Helle H. Pedersen, Højbo - Helle M. Jensen, Højbo - Mia Falck, Højbo - Ulla Nielsen, Bo83 - Stig R. Frandsen, Bo83 - Jon B. Hansen, Bo83 Der vil sandsynligvis blive 2 pos pr. org. Inkl. suppleanter Varmecentralen Århus Vest - Kaj Nielsen, VesterBo TV-Området - Kaj Nielsen, VesterBo - Hans-Jørgen Krickhahn, VesterBo Adm. Udvalg Frydenlund - Heidi Bindløv, VesterBo - Christian Jessen, Boligkontoret Århus Seniorklub - Nedsættes evt. senere

17 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen nedsætter udvalgene.

18 NOTAT TIL PKT 3 e) Overordnede kommissorier for organisationens udvalg DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet beskriver et overordnet kommissorium for arbejdet i organisationens udvalg frem til første repræsentantskabsmøde. PROBLEMSTILLING Udvalgene skal senest den 1. april sende et forslag til kommissorium til organisationsbestyrelsen. Kommissoriet skal beskrive: Anbefalet antal medlemmer i udvalget Udvalgets arbejdsområde og arbejdsopgaver, herunder hvilke positive effekter udvalgets arbejde vil have for beboerne Succeskriterier for udvalgets arbejde Konkrete arbejdsopgaver og milepæle for udvalget i perioden fra repræsentantskabsmødet maj 2012 til repræsentantskabsmødet maj 2013 Evt. budget for udvalgets arbejde Udvalgets arbejdsområde bør koordineres med evt. andre tilgrænsende udvalg, således at alle udvalg har et klart og entydigt ansvarsområde. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender det overordnede kommissorium for udvalgene.

19 NOTAT TIL PKT 4 a) Boligkontoret Århus - budget 2012 DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen RESUME Bestyrelsen skal godkende et budget for boligorganisationen for Et udkast hertil optræder i fusionsmaterialet, men der er behov for mindre justeringer heri. PROBLEMSTILLING Udgifter Budget 2012 Fusionsmat. 501 Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Kørsel + diæter bestyrelse Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Service edb Porto Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Blad

20 Udgifter Budget 2012 Fusionsmat Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat El Alarm Varme Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Afskrivning kontorinventar Afskrivning edb Revision Bruttoadministrationsudg Renteudgifter Renter afdelinger Renter pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Kurtage obligationer PM gebyr Renter trækningsret Disp.fond / LBF / trækningsret Udamort. lån - disp.fond Udamort. lån - LBF Trækningsret Ekstraordinære udgifter 0 0 Udgifter i alt Indtægter Budget 2012 Fusionsmat. 601 Administrationsbidrag

21 Indtægter Budget 2012 Fusionsmat. 602 Gebyrer Påkrav leje Antenneregnskab Øvrige Renteindtægter Renter udlån afdelinger Renter pengeinstitutter Renter obligationer Renter trækningsret Disp.fond / LBF / trækningsret Udamort. ydelse - disp.fond Udamort. ydelse - LBF Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter og bonus Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender det tilpassede budget.

22 NOTAT TIL PKT 5 a) Orientering fra administrationen DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUMÉ A. Alle administrative medarbejdere har arbejdet hårdt på at få såvel udskilningen af Fagbo som fusionen mellem Bo83, Højbo og VesterBo på plads til årsskiftet. I den forbindelse har vi også taget afsked med Lene Hansen, Mogens Truelsen, Pia Lund og Henriette Vestergård. Administrationen holder lukket for ekspeditioner den 5. januar af hensyn til konverteringen af data som en følge af fusionen. B. Administrationen har haft drøftelser med vores udlejer i forbindelse med administrationslokalerne, der bliver relativt for dyre, når Fagbo forlader os. Vores m 2 -leje er dog i forvejen ganske moderat. Vi har imidlertid forhandlet os frem til en ordning, hvor vores leje sænkes med ca. 15% i årene (i alt ekskl. moms om året). Til gengæld er vores lejemål uopsigeligt indtil udgangen af Vi har investeret rigtig mange penge i lejemålet, og der er yderligere mange omkostninger i at flytte. Vores kunder er begyndt at kende vores beliggenhed. Dertil kommer, at vi af hensyn til personalet vil have gavn af at skabe ro og fokus på andre udviklingsopgaver frem for uro omkring en flytning. På den her måde får vi ganske mange kvadratmeter til en meget fornuftig leje. C. Der er indgået aftale med TDC om indkøb af nyt telefonsystem. Systemet hostes hos TDC men kan sættes fleksibelt op fra administrationen og kan integrere og omstille fastnet og mobil for såvel administration som ejendomsfunktionærer. Det forventes implementeret primo 2. kvartal 2012 og indebærer en minimal driftsbesparelse. D. De tre organisationers faglige klubber for ejendomsfunktionærer er ophørt, og en ny fælles organisation med navnet Fagklub BKÅ forventes stiftet i uge 1. E. Virksomhedsnævnet for ejendomsfunktionærer har haft en drøftelse af placeringen af kontortid, der som udgangspunkt ligger fra 9-9:30. Det er langt fra alle steder, det er hensigtsmæssigt for beboerne. Med henblik på at skabe Byens bedste service, vil kontortiden fremover kunne flyttes, såfremt ejendomsfunktionær, inspektør og afdelingsbestyrelse er enige herom. F. Hver afdelings ejendomsfunktionær har fra 1. januar 2012 mailadressen ejdxx@bkaarhus.dk. Ejendomsfunktionærerne har tillige adgang til fælles kalender med administrationens medarbejdere, ligesom de får adgang til administrationssystemet EG Bolig. Endelig

23 er der implementeret et nyt onlineværktøj til ferie- og afløserplanlægning. Der er nedsat en superbrugergruppe af ejendomsfunktionærer, der bistår med implementering og support på varmemesterkontorerne. G. Administrationen har udarbejdet et oplæg til digitaliseringsstrategi med henblik på at bruge IT til at effektvisere og kvalitetssikre arbejdsgangene i Boligkontoret Århus. Strategien vil blive forelagt bestyrelsen til behandling i februar Der er imidlertid allerede iværksat initiativer, således at vi indenfor de nuværende rammer kan implementere et digitalt flow for rekvisitioner og fakturaer allerede i første halvår H. Virksomhedsnævnet har tilsluttet sig, at fraflytningssynet gradvist omorganiseres i begyndelsen af 2012, således at flere ejendomsfunktionærer varetager syn, både for at imødekomme ønsker fra ejendomsfunktionærerne, og for at mindste sårbarheden for inspektørerne ifbm. fx sygdom og ferie. Modellen indebærer, at inspektører fortsat har hovedansvaret for fraflytningssyn, men at de ejendomsfunktionærer, der har taget synskurset kan aftale med inspektøren at syne i egen afdeling eller syne i andre afdelinger på lige fod med inspektørerne. Alle medarbejdere, der varetager fraflytningssyn, deltager i mindst to årlige erfa-dage i Boligkontoret Århus regi med henblik på at udveksle erfaringer og gøre synet stadig mere ensartet. Planlægningen af fraflytningssyn foretages fra administrationen. Administrationen udarbejder ifbm. afløserpolitikken en model for at tilgodese de afdelinger, hvorfra der går ejendomsfunktionærtimer til syn i andre afdelinger. I. Virksomhedsnævnet har besluttet, at arbejdstøj for ejendomsfunktionærer fremover holdes i marineblå og sorte farver. J. Virksomhedsnævnet har besluttet at gennemføre endnu en virksomhedsdag for alle medarbejdere med fokus på fusion, gensidig læring og byens bedste service. Dagen bliver formentlig den 8. maj INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

24 NOTAT TIL PKT 5 a) i) Status på organisationen DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet skal give bestyrelsen et overblik over den nye organisation. Det er inddelt i følgende afsnit: 1. Oversigt over organisationens boliger, afdelinger og deres beliggenhed. 2. Oversigt over igangværende nybyggerier og større renoveringer samt fremtidige projekter 3. Oversigt over administrationens organisering og personale 4. Oversigt over ejendomsfunktionærpersonale 5. Oversigt over boligsociale projekter og medarbejdere PROBLEMSTILLING 1. Afdelinger Boligkontoret Århus har knap boliger fordelt på: Familieboliger Ungdomsboliger boliger 88 Ældreboliger 30 I alt Boligerne er fordelt på 73 boligafdelinger inkl. afdeling under opførelse i Hjortshøj. Dertil kommer tre afdelinger bestående af institutioner og én af erhvervslejemål.

25 Afdelingerne fordeler sig geografisk således. Område Antal boliger Centrum Hallssti Istedgade Fredensgade Fredericiagade 8 52 Viborgvej Norsgade Høegh Guldbergsgade Herningvej Herningvej 42 Charlottehøj Majdalen Hammershusvej Hammershusvej Tamperdalsvej Paludan Müllersvej Chokoladen 80 Christiansbjerg Haugesundsvej/Kristianssundsvej/Stockholmsgade Dalstien/Hardangergade/Norddalsvej/Opdalsvej/Sæterstien Norgesparken Reginehøj Kalmargade Brendstrupvej Katrinebjergvej 36 Frydenlund Fuglebakkevej/Høgevej 195 Hammel Mosevænget Ryttervej 24

26 Område Antal boliger Herredsvang Rydevænget Kappelvænget/Torpevænget 88 Hinnerup Nørreskovvej Nørreskovvej Fredensgade Østergade 12 Hjortshøj Virupvej Virup Skovvej 65 Hårup Salonikivej Attikavej 35 Langenæs/Kongsvang Uffesvej/Rosenvangs Allé Kirkedammen 107 Løgten Hjelmagerparken 62 Møllevang Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej Viggo Stuckenbergsvej Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej Helge Rodes Vej Helge Rodes Vej 217 Mårslet Visbjerg Hegn Hørretløkken Damgårdstoften 20

27 Område Antal boliger Risskov Julsøvej Julsøvej Åvænget 47 Risvang Bethesdavej/Risvang Allé Bethesdavej 6 Sabro Vistoftparken Ranunkelvej Ranunkelvej Rønnevangen 23 Skejby Skelagervej Skejbyparken 48 Skæring Skæring Parkvej Skæring Parkvej Skæring Parkvej 14 Spørring Hjulby Hegn 32 Trøjborg Trøjborgvej Aldersrovej Trøjborgvej 46 Vestre Ringgade Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej Vestre Ringgade Finlandsgade 2 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 50

28 Område Antal boliger Vorrevang Illerupvej Nydamsparken Lindholmparken 216 Hovedtotal En række afdelinger drives sammen ift. såvel bestyrelser som ejendomsfunktionærer m.m. Det drejer sig om: 3-5 (Møllevang) (Charlottehøj) (Trøjborg) 2. Projekter Nybyggerier Pt. er der to nybyggerier i Boligkontoret Århus regi. Afdeling 71 på Damgårdstoften i Mårslet er netop under afslutning. Der er tale om 20 familieboliger udført næsten helt dækket af naturskifer. De første 7 husstande flyttede ind 9. december 2011, mens de resterende 13 flytter ind ca. 15. januar Der var første spadestik den 28. november 2011 til afdeling 73 på Virup Skovvej i Hjortshøj. Der opføres i alt 65 familieboliger med indflytning i løbet af Byggemodningsarbejdet med de sidste byggefelter vil være afsluttet i foråret 2012, og første del af byggeriet er påbegyndt i uge 50. Endelig er arbejdet med de 23 familieboliger i afdeling 72 på Rønnevangen i Sabro under afslutning. De første lejere flyttede ind den 15. juli 2011 og de sidste overtog boligen den 1. august Totalentreprenøren gik imidlertid konkurs samtidig med afslutningen, hvorfor der har været en lang række arbejder, der har skullet afsluttes eller laves om henover efteråret, sideløbende med konkursbehandlingen. Der resterer stadig udvendige arbejder, der først kan færdiggøres til foråret. Renoveringer og moderniseringer Der gennemføres løbende større renoveringer og moderniseringer i afdelingerne. Blandt de vigtigste kan nævnes: Afdeling 01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej Projekt Vinduesudskiftning 06 Bethesdavej/Risvang Allé Brandsikring af kældre og lovliggørelse af ikke anmeldte bade- og wc rum 07 Vestre Ringgade Køkken- og vinduesudskiftning, nye entredøre

29 Afdeling Projekt 22 Illerupvej Køkken- og vinduesudskiftning, udsugningsanlæg, nye entredøre, lyddæmpning af opgange 29 Kalmargade Køkkenudskiftning og etablering af emfang 38 Visbjerg Hegn Køkkenudskiftning 48 Skæring Parkvej Tagudskiftning Fremtidige projekter Derudover er der større forestående men uafklarede projekter: Afdeling Projekt 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé Facaderenovering, genindvindingsanlæg 23 Nydamsparken Større renovering, klimaskærm, køkkener, sammenlægning af lejligheder, ansøgning hos Landsbyggefonden inkl. ⅕ -ordning med Aarhus Kommune 29 Kalmargade Genindvindingsanlæg, ansøgning på vej til Landsbyggefonden (dette skal indbygges sammen med køkkenudskiftning, hvis der opnås tilskud) 41 Virupvej Byggeskade, tagudskiftning og VVS-arbejder 44 Hjulby Hegn Byggeskade, tagudskiftning 54 Norsgade Byggeskade, totalrenovering, fundamenter, fugtoptrængning, ansøgning hos Landsbyggefonden 57 Åvænget Byggeskade, udskiftning af træfacader 61 Chokoladen Tagrenovering, muligheden undersøges for byggeri af endnu en etage med ungdomsboliger, hvilket kræver både kvote og lokalplanændring 62 Skejbyparken Byggeskade, gulvudskiftning Lisbjerg Boligkontoret Århus har sammen med Almenbo ansøgt om kvote til i alt 300 boliger, når planlægningen i den nye bydel i Lisbjerg begynder. 3. Administration Der er ansat 29 medarbejdere i administrationen. Administrationen er pr. 1. september 2011 organiseret i fire afdelinger:

30 Udlejning Jette Bøttern Laursen Teamleder Linda Laursen Udlejningsassistent Rikke Laursen Udlejningsassistent Vibeke Andersen Udlejningsassistent (fratræder 30. september 2012) Charlotte Konrad Udlejningsassistent Lone Bak Christensen Udlejningsassistent Winnie Valler Udlejningsassistent (sygemeldt) Økonomi Carl Danielsen Peter Nielsen Elin Thorvaldsen Birgit Mow Helle Ikkala Josefine Kildahl Kira Andreasen Casper Bodholt Jens Dam Kofoed Administrationschef Økonomisk konsulent Bogholder Økonomiassistent Økonomiassistent Økonomiassistent (barselsorlov) Økonomiassistent Økonomiassistent Klagesagsbehandler Teknik Michael Andersen Kirsten Christiansen Margrethe Skou Finn Pedersen Ole Kleis Aksel Jensen Johnny Lillethorup Christian Jessen Chris Mikkelsen Teknisk chef Teknisk sekretær Teknisk sekretær Projektmedarbejder Inspektør Inspektør Inspektør Inspektør Inspektør

31 Ledelsessekretariat Morten Homann Direktør Mette Kjær Larsson Kommunikationsmedarbejder Mogens Bøgh Vindbjerg Kommunikationsrådgiver Per Pedersen Kontorbetjent (også ejendomsfunktionær i afdeling 56) 4. Ejendomsfunktionærer Der ansat 62 ejendomsfunktionærer i Boligkontoret Århus, heraf 8 afløsere. De refererer til inspektørerne. 42 afdelinger betjenes af kun én ejendomsfunktionær, mens 26 afdelinger betjenes af mere end én ejendomsfunktionær. Følgende afdelinger drives sammen ift. ejendomsfunktionærer, maskinpark m.m. ikke at forveksle med, at en del ejendomsfunktionærer betjener flere afdelinger: (Hårup) (Skæring) (Sabro, sammen med Almenbos afdelinger) Fire afdelinger drives uden ejendomsfunktionær, afdeling 2 og 10 (Christiansbjerg) samt 67 og 71 (Mårslet). De betjenes af administrationen, primært ejendomsinspektøren, vedr. ejendomsfunktionæropgaver. 5. Boligsociale projekter og medarbejdere Boligkontoret Århus er ansvarlig for tre boligsociale helhedsplaner, hvor der er ansat boligsociale medarbejdere. Det drejer sig om følgende: A. Møllevang Søren Høgsberg er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Boligkontoret Århus afdelinger omfatter projektet også Ringgårdens samt Murersvendenes Stiftelses afdelinger i Møllevang B. Frydenlund Per Wied Andersen er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Boligkontoret Århus afdeling 27 omfatter projektet også AAB s, Almenbos og Ringgårdens afdelinger i Frydenlund. C. Kalmargade Anne Jørgensen er ansat som boligsocial medarbejder i det nyeste boligsociale projekt. Projektet omfatter alene afdeling 29 Kalmargade. Boligsociale medarbejdere refererer til den tekniske chef. Alle tre helhedsplaner udløber den 31. december Derudover er afdelingerne 31 og 45 også omfattet af den boligsociale helhedsplan for Herredsvang.

32 Endvidere drives Café Smilet i afdeling 23 Nydamsparken, hvor Henrik Autzen er ansat, med tilskud fra boligorganisationen og Aarhus Kommune. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning.

33 NOTAT TIL PKT 5 b) Kommunikation og identitet for Boligkontoret Århus DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME I lyset af fusionen mellem Bo83, Højbo og VesterBo besluttede bestyrelsen i november at iværksætte et arbejde med at brande Boligkontoret Århus i almindelighed og ambitionen om byens bedste service i særdeleshed overfor såvel nuværende beboere som offentligheden. Dette notat beskriver målsætningerne og initiativerne i denne proces. PROBLEMSTILLING Indledningsvis skal det bemærkes, at forhold omkring kommunikation på lige fod med forhold om jura, økonomi osv. kan og bør bygges på en faglig indsigt i, hvilke virkemidler, der virker for at opnå hvilke mål. Derfor har administrationen på baggrund af bestyrelsens beslutning på novembermødet samt foreliggende dokumenter, primært fusionsmaterialet og visionspapiret og med bistand fra professionelle reklame- og kommunikationsbureauer udarbejdet det nedenstående notat. Det er væsentligt, at bestyrelsen forholder sig til de overordnede og strategiske beslutninger i notatet, men overlader valget af de konkrete kommunikationsfaglige virkemidler til at nå de overordnede mål til udmøntningen af indsatsen. Baggrund Som administrationsselskab har identiteten og kommunikationen for Boligkontoret Århus været vanskelig, idet det langt hen ad vejen har været boligorganisationerne, der har skullet udfylde denne rolle. Resultatet har været, at såvel Boligkontoret som organisationerne har haft en svagere profil overfor beboere og omverdenen, end det kunne have været tilfældet. Denne forudsætning ændrer sig radikalt ved en fusion, hvor der nu vil være basis for at kommunikere en fælles identitet baseret på såvel fusionsgrundlagets værdier som på visionspapirets fem konkrete målsætninger. Her spiller ambitionen om byens bedste service den helt centrale rolle. Målet med indsatsen vil være at tegne det klarest mulige billede af Boligkontoret Århus identitet og strategi overfor nuværende beboere og kommende beboere fra alle samfundslag og -grupper. Indsatsen skal ydermere tegne en profil, der klart differentierer Boligkontoret Århus fra andre boligorganisationer.

34 Tidsplan Hvis indsatsen skal blive en succes, er det vigtigt, at vi så vidt muligt kommer i gang samtidig med den nye organisation den 1. januar Selve fusionen er en vigtig anledning til at fortælle historien om den nye organisation, dens ambitioner og sammenhængen til de tre (fire) tidligere organisationer. Derfor er der behov for en godkendelse i bestyrelsen allerede i december, fordi der forestår en del arbejde med at udvikle de grafiske elementer, kampagneevents mv., som vil være for sent at iværksætte i januar. Den øvrige del af kampagnen vil blive drøftet i den nye organisations bestyrelse allerede fra januar. Indhold Den nye organisation og dens identitet skal også beskrives mere indgående overfor nuværende og kommende beboere. Det sker med udgivelsen af et annoncefinansieret profilmagasin som det, der blev udgivet ved administrationsselskabets stiftelse i Magasinet vil dog have lidt færre annoncer, ligesom det vil fokusere skarpt på prioriteterne fra visionspapiret, særligt servicemålsætningen. Der vil desuden blive produceret en film om Boligkontoret Århus uden yderligere omkostninger. Visionspapirets gennemgående fokus på service skal danne rammen for initiativerne. Det vil ske gennem valg af en række gennemgående figurer og temaer, som kommer til at fylde i en længere periode, som minimum i hele Det er tanken at valget af en butler som en gennemgående figur skal personificere og anskueliggøre målsætningen om at yde byens bedste service. Butleren (inkl. univers og fortælling) kan bruges som et strategisk og genkendeligt element på tværs af medier. Det er en grundfortælling, der kan varieres i og med medie samt det, vi aktuelt vil formidle. Butleren, kampagnelogo, webelementer mv. vil blive præsenteret for alle medarbejdere medio januar, så medarbejdere - såvel administrativt personale som ejendomsfunktionærer - er helt indforstået med kampagnen og de øvrige aktiviteter. Beboere og presse præsenteres for målsætningen primo februar ved en event, hvor der deles morgenbrød ud til beboerne som en fysisk og symbolsk handling, der understreger serviceambitionen. Det vil være en begivenhed, der vil blive husket af både beboere og omverdenen. Butleruniverset vil ovenpå lanceringen så kunne bruges i flere events og i Boligkontoret Århus' kommunikation i almindelighed i de kommende minimum 12 måneder. Økonomi Der bør i første omgang afsættes et beløb på kl. ekskl. moms til indsatserne. Det beskrevne budget dækker de poster, der er væsentlige i første omgang, dvs. udarbejdelse af kommunikationsunivers til serviceidentitet herunder fotos, grafiske elementer, logo, web medarbejderarrangement om serviceidentitet, afvikling af serviceevent samt selvfølgelig produktion af profilmagasin.

35 Når den bestyrelsen skal drøfte de videre initiativer, vi, der også skulle drøftes økonomi herfor. Øvrige indsatsområder fra visionspapiret Indsatsen stopper ikke med det skitserede her, men der vil blive fremlagt yderligere beslutningsoplæg for bestyrelsen i takt med, at vi bevæger os frem mod målsætningerne i visionspapiret. Det betyder bl.a.: Bestyrelsen skal iværksætte nye initiativer, der understøtter servicemålsætningen Bestyrelsen skal i foråret vedtage en ny kommunikationsstrategi Bestyrelsen skal i foråret vedtage en ny webstrategi Bestyrelsen skal i foråret særligt iværksætte en række initiativer om beboerdemokrati. Det kunne fx handle om inspirationsmøder, der skal skabe engagement om fællesskabet i afdelingen og organisationen, et inspirationshæfte til nye beboere om beboerindflydelse, fælles sociale aktiviteter, onlineredskaber til beslutningsprocesser osv. Bestyrelsen skal i foråret følge op på den attraktive arbejdsplads på indstilling fra virksomhedsnævnet INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig indstillingen om: at iværksætte initiativer som de beskrevne, der understøtter målene om at tegne det klarest mulige billede af Boligkontoret Århus identitet og strategi overfor nuværende beboere og kommende beboere fra alle samfundslag og grupper med en profil, der klart differentierer Boligkontoret Århus fra andre boligorganisationer at bevilge kr. ekskl. moms fra dispositionsfonden til finansiering af opstart af initiativerne at formanden og evt. andre bestyrelsesmedlemmer medvirker ved produktion af profilmagasin og evt. -film at lade den nye organisations bestyrelse følge op på og iværksætte nye initiativer som beskrevet i notatet

36 NOTAT TIL PKT 5 c) Kontakt til afdelinger, håndtering af afdelingsmøder m.m. DATO 21. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Kontakten til og opfølgningen på afdelingerne skal tilrettelægges anderledes i den nye organisation sammenlignet med de tre gamle. PROBLEMSTILLING De overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. Disse formål forsøges realiseret med følgende initiativer: Der etableres en kontaktpersonordning, hvor hver afdeling knyttes op på et medlem af organisationsbestyrelsen. Kontaktpersonen præsenterer sig for afdelingen og tager jævnligt kontakt, ligesom vedkommende behandler henvendelser fra afdelingen. Kræver henvendelser fra afdelingen hele organisationsbestyrelsens stillingtagen, retter kontaktpersonen henvendelse til administrationen herom. Organisationsbestyrelsens medlemmer deltager i afdelingsmøder, hvis afdelingen ønsker det. Konflikter løses så vidt muligt efter først-til-mølle-princippet eller efter hensyn til organisationsbestyrelsens vurdering af, hvor der er størst behov. Så vidt muligt deltager kontaktpersonen for den pågældende afdeling. Det vil også være muligt at ønske administrationens deltagelse i møderne. Der oprettes en folder på administrationens R-drev til referater fra afdelingsbestyrelsesmø-

37 der for hvert organisationsbestyrelsesmøde og ligeledes til referater fra afdelingsmøder for hvert organisationsbestyrelsesmøde. Bestyrelsen får adgang til mappen, der publiceres via Google Docs én gang pr. måned. Kontaktpersonen og evt. andre kan orientere sig heri. Der udarbejdes et notat til hvert møde med forhold, der af inspektøren eller andre i administrationen er vurderet vigtige at orientere organisationsbestyrelsen om, eller som kræver dens beslutning, fx vedr. større projekter, relation til afdelingsbestyrelser, særlige bemærkninger i øvrigt. Det forventes at omhandle 3-5 afdelinger og vil være grundlag for bestyrelsens beslutninger vedr. konkrete afdelinger. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig indstillingen, samt at den på sit møde i februar 2012 vedtager en fordeling af afdelingerne for perioden frem til maj 2012.

38 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godkendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

39 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen vælger en formand og en næstformand af sin egen kreds. Stk. 3. Konstituerende møde afholdes efter følgende retningslinjer: - Gennemgang af repræsentantskabsmødet. - Opsummering af resultatet og eventuelle pålagte opgaver. - Orientering om bestyrelsens pligter og arbejdsform, herunder en gennemgang af de faste udvalgs arbejdsområder. - Konstituering. - Fastlæggelse af mødefrekvens for det kommende år. - Gennemgang af forvaltningsrevisionen. Stk. 4. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 5. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 6. Forretningsudvalget består af formand, næstformand og ét yderligere medlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 7. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde.