INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 1. december 2011 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet afholdes tirsdag den 13. december 2011, kl på Brendstrupgårdsvej med følgende dagsorden: 1. Organisationsanliggender a. Branding * b. Evaluering af professionel bestyrelsesservice, professionelt bestyrelsesarbejde jf. notat på juni mødet c. Opfølgning på fusionsbeslutningen 2. Efterretninger a. Orientering fra administrationen. * 3. Udvalg a. Kursusudvalg 4. Næste møde Onsdag den 4. januar 2012, kl på Brendstrupgårdsvej. 5. Eventuelt Bilag vedlagt * Med venlig hilsen Morten Homann Direktør

2 NOTAT TIL PKT 1.a Kommunikation og identitet for Boligkontoret Århus FORTROLIGT DATO 6. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME I lyset af fusionen mellem Bo83, Højbo og VesterBo besluttede bestyrelsen i november at iværksætte et arbejde med at brande Boligkontoret Århus i almindelighed og ambitionen om byens bedste service i særdeleshed overfor såvel nuværende beboere som offentligheden. Dette notat beskriver målsætningerne og initiativerne i denne proces. PROBLEMSTILLING Indledningsvis skal det bemærkes, at forhold omkring kommunikation på lige fod med forhold om jura, økonomi osv. kan og bør bygges på en faglig indsigt i, hvilke virkemidler, der virker for at opnå hvilke mål. Derfor har administrationen på baggrund af bestyrelsens beslutning på november-mødet samt foreliggende dokumenter, primært fusionsmaterialet og visionspapiret og med bistand fra professionelle reklame- og kommunikationsbureauer udarbejdet det nedenstående notat. Det er væsentligt, at bestyrelsen forholder sig til de overordnede og strategiske beslutninger i notatet, men overlader valget af de konkrete kommunikationsfaglige virkemidler til at nå de overordnede mål til udmøntningen af indsatsen. Baggrund Som administrationsselskab har identiteten og kommunikationen for Boligkontoret Århus været vanskelig, idet det langt hen ad vejen har været boligorganisationerne, der har skullet udfylde denne rolle. Resultatet har været, at såvel Boligkontoret som organisationerne har haft en svagere profil overfor beboere og omverdenen, end det kunne have været tilfældet. Denne forudsætning ændrer sig radikalt ved en fusion, hvor der nu vil være basis for at kommunikere en fælles identitet baseret på såvel fusionsgrundlagets værdier som på visionspapirets fem konkrete målsætninger. Her spiller ambitionen om byens bedste service den helt centrale rolle. Målet med indsatsen vil være at tegne det klarest mulige billede af Boligkontoret Århus identitet og strategi overfor nuværende beboere og kommende beboere fra alle samfundslag og -grupper. Indsatsen skal ydermere tegne en profil, der klart differentierer Boligkontoret Århus fra andre boligorganisationer.

3 Tidsplan Hvis indsatsen skal blive en succes, er det vigtigt, at vi så vidt muligt kommer i gang samtidig med den nye organisation den 1. januar Selve fusionen er en vigtig anledning til at fortælle historien om den nye organisation, dens ambitioner og sammenhængen til de tre (fire) tidligere organisationer. Derfor er der behov for en godkendelse i bestyrelsen allerede i december, fordi der forestår en del arbejde med at udvikle de grafiske elementer, kampagneevents mv., som vil være for sent at iværksætte i januar. Den øvrige del af kampagnen vil blive drøftet i den nye organisations bestyrelse allerede fra januar. Indhold Den nye organisation og dens identitet skal også beskrives mere indgående overfor nuværende og kommende beboere. Det sker med udgivelsen af et annoncefinansieret profilmagasin som det, der blev udgivet ved administrationsselskabets stiftelse i Magasinet vil dog have lidt færre annoncer, ligesom det vil fokusere skarpt på prioriteterne fra visionspapiret, særligt servicemålsætningen. Der vil desuden blive produceret en film om Boligkontoret Århus uden yderligere omkostninger. Visionspapirets gennemgående fokus på service skal danne rammen for initiativerne. Det vil ske gennem valg af en række gennemgående figurer og temaer, som kommer til at fylde i en længere periode, som minimum i hele Det er tanken at valget af en butler som en gennemgående figur skal personificere og anskueliggøre målsætningen om at yde byens bedste service. Butleren (inkl. univers og fortælling) kan bruges som et strategisk og genkendeligt element på tværs af medier. Det er en grundfortælling, der kan varieres i og med medie samt det, vi aktuelt vil formidle. Butleren, kampagnelogo, webelementer mv. vil blive præsenteret for alle medarbejdere medio januar, så medarbejdere - såvel administrativt personale som ejendomsfunktionærer - er helt indforstået med kampagnen og de øvrige aktiviteter. Beboere og presse præsenteres for målsætningen primo februar ved en event, hvor der deles morgenbrød ud til beboerne som en fysisk og symbolsk handling, der understreger serviceambitionen. Det vil være en begivenhed, der vil blive husket af både beboere og omverdenen. Butleruniverset vil ovenpå lanceringen så kunne bruges i flere events og i Boligkontoret Århus' kommunikation i almindelighed i de kommende minimum 12 måneder. Økonomi Der bør i første omgang afsættes et beløb på kl. ekskl. moms til indsatserne. Det beskrevne budget dækker de poster, der er væsentlige i første omgang, dvs. udarbejdelse af kommunikationsunivers til serviceidentitet herunder fotos, grafiske elementer, logo, web medarbejderarrangement om serviceidentitet, afvikling af serviceevent samt selvfølgelig produktion af profilmagasin.

4 Når den nye organisations bestyrelse skal drøfte de videre initiativer, vi, der også skulle drøftes økonomi herfor. Øvrige indsatsområder fra visionspapiret Indsatsen stopper ikke med det skitserede her, men der vil blive fremlagt yderligere beslutningsoplæg for bestyrelsen i takt med, at vi bevæger os frem mod målsætningerne i visionspapiret. Det betyder bl.a.: Bestyrelsen skal iværksætte nye initiativer, der understøtter servicemålsætningen Bestyrelsen skal i foråret vedtage en ny kommunikationsstrategi Bestyrelsen skal i foråret vedtage en ny webstrategi Bestyrelsen skal i foråret særligt iværksætte en række initiativer om beboerdemokrati. Det kunne fx handle om inspirationsmøder, der skal skabe engagement om fællesskabet i afdelingen og organisationen, et inspirationshæfte til nye beboere om beboerindflydelse, fælles sociale aktiviteter, onlineredskaber til beslutningsprocesser osv. Bestyrelsen skal i foråret følge op på den attraktive arbejdsplads på indstilling fra virksomhedsnævnet INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig indstillingen om: at iværksætte initiativer som de beskrevne, der understøtter målene om at tegne det klarest mulige billede af Boligkontoret Århus identitet og strategi overfor nuværende beboere og kommende beboere fra alle samfundslag og grupper med en profil, der klart differentierer Boligkontoret Århus fra andre boligorganisationer at bevilge kr. ekskl. moms fra dispositionsfonden til finansiering af opstart af initiativerne at formanden og evt. andre bestyrelsesmedlemmer medvirker ved produktion af profilmagasin og evt. - film at lade den nye organisations bestyrelse følge op på og iværksætte nye initiativer som beskrevet i notatet

5 NOTAT TIL PKT Orientering fra administrationen DATO 1. december 2011 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME A. Der arbejdes på højttryk på implementering af fusionen. Ikke mindst på økonomisiden er der ganske mange omlægninger, der skal gennemføres. Den egentlige konvertering af databasen i forretningssystemet EG Bolig vil ske i uge 1, hvor der må forventes hel eller delvis lukning, da systemerne er utilgængelige. B. Ligeledes pågår et stort arbejde med at udskille Fagbo og overføre såvel data som fysisk materiale til Statsbo/Almenbo. Det trækker en del veksler på personalet at få flytningen på plads. C. Der er afrapporteret på de tre boligsociale helhedsplaner til Landsbyggefonden og for alles vedkommende gælder, at der er god fremdrift og målopfyldelse i projekterne. Primo januar vil administrationen sammen med de tre beboerrådgivere og det Boligsociale Fællessekretariat indlede arbejdet med at overveje, hvilke boligsociale initiativer, der skal ansøges om, når de nuværende projekter udløber med udgangen af D. Der er indgået aftale med TDC om indkøb af nyt telefonsystem. Systemet hostes hos TDC men kan sættes fleksibelt op fra administrationen og kan integrere og omstille fastnet og mobil for såvel administration som ejendomsfunktionærer. Det forventes implementeret primo 2. kvartal E. Der blev afholdt en vellykket fælles julefrokost for administrationspersonale og ejendomsfunktionærer den 25. november på Varna. Arrangementet gentages næste år. F. Overordnet overblik over nybyggerier de konkrete projekter følges i den relevante organisations bestyrelse: Rønnevangen, Sabro (Vesterbo): De væsentligste resterende arbejder nærmer sig deres afslutning. Der mangler dog nogen belægningsarbejder samt jord- og havearbejde, som først kan gennemføres til foråret. Der er indgået aftale med NIRAS om reduktion af deres honorar i lyset af forløbet af byggesagen, hvilket forbedrer den noget belastede økonomi en smule. Damgårdstoften, Mårslet (Bo83): Alle lejekontrakter til indflytning den 15. december er i hus, ligesom næsten alle til den 15. januar.

6 Virup Skovvej, Hjortshøj (Højbo): Der blev afviklet første spadestik den 28. november. Der er endnu en forsinkelse på byggemodningsarbejdet, men det forventes ikke at få nævneværdig betydning for den samlede tidsplan. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.