Indhold. Godkendelse af referat. Bestyrelsesmøde Referat - KREDSVERSION. kl KL. Sted:

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Referat - KREDSVERSION Møde/referat nr.: Sted: 3, 2012 fredag d. 8. juni kl KL Bestyrelse: Torben Nøhr TN Christian Bjerg CB Iben Koch IK Jørgen Lerhard JL Afbud Kjeld Bussborg Johansen KBJ Lene Jensen LJ Søren Gajs Kjeldsen SGK Øvrige: Ane Marie Clausen Lilli Marie Nielsen Jesper Hedegaard AMC LMN JH Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Godkendelse af referat... 1 Pkt. 2 Budgetopfølgning pr. 30. maj 2012 (lukket punkt)... 2 Pkt. 3 TEMA-drøftelse om KTCs udvikling og budget Pkt. 4 Evaluering af Natur & Miljø Pkt. 5 KTCs faggruppestruktur (Delvist lukket punkt)... 3 Pkt. 6 KTCs innovationspris. Udpegning af priskomite Pkt. 7 Den kommunale lederpris... 4 Pkt. 8 Udpegningssager (Lukket punkt)... 4 Pkt. 9 Revision af KTCs forretningsgangsprocedure... 4 Pkt. 10 KTC-bestyrelsens strategimøde september... 5 Pkt. 11 Punkter til KTC-UPDATE eller presse... 5 Pkt. 12 Eventuelt... 5 Pkt. 1 Godkendelse af referat Bilag 1: Referat fra 20. april 2012 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde 20. april 2012 Referatet godkendes. Referatet godkendt.

2 2 Pkt. 2 Budgetopfølgning pr. 30. maj 2012 (lukket punkt) Pkt. 3 TEMA-drøftelse om KTCs udvikling og budget 2013 Lilli Nielsen præsenterer et oplæg om udvikling af KTCs digitale kommunikation. Jesper Hedegaard præsenterer et oplæg om KTC Portalens udvikling. Hovedprincipper for budget 2013 lægges fast med udgangspunkt i, at de kendte aktiviteter skal videreføres. AMC præsenterer oplæg til videreførelse af Natur & Miljø-konferencen i Kontingent. På generalforsamlingen 2011 blev Budget 2012 godkendt som indstillet. Men følgende ønske blev ført til protokol: Fra salen blev rejst ønske om, at bestyrelsen i takt med konsolidering af foreningens økonomi overvejer kontingentnedsættelse, så flere kommuner vil tilmelde flere afdelingschefer. Ønsker og muligheder til budget 2013 drøftes med henblik på udarbejdelse af budgetforslag til vedtagelse i august. Der skal aftales et videomøde i august måned til vedtagelse af budgetforslag 2013, som ikke kan afvente det ordinære bestyrelsesmøde 7. september. Præsentation: LMN præsenterede sin vision for KTCs kommunikation, at Teknik & Miljø i højere grad skal sætte en dagsorden og dermed blive mere nyheds- og debatorienteret. Metoden vil være at lave flere nyhedsartikler på de faglige artikler og fremhæve nyhedselementerne ved en aktiv redigeringsproces, suppleret med flere udsagn med kant fra KTCs bestyrelse og faggruppeformænd. LMN foreslog en make-over af bladets layout sammen en opfriskning af KTCs logo og layout i en gennemgang af KTCs profilering sammen med den grafiker, der tiltræder som barselsvikar i løbet af august. Der ønskes en gennemgang af profileringen med ekstern konsulent og dette omfatter styrkelse af KTCs formidling gennem udvikling af et klart slogan for foreningen, som kan formidles klart og tydeligt på hjemmesiden, i pressemeddelelser, m.v. Der ønskes i den sammenhæng gennemført en læserundersøgelse. JH præsenterede forslag til at videreføre udviklingen af KTC Portalen med omlægning af flere dele til DRUPAL, det system KTCs nye projektrum er udviklet i. Desuden foreslås igangsat udvikling af et moderne redaktionsværktøj, så produktion af blad, WEB og nyhedsbreve kan effektiviseres. En mere fremtrædende nyhedsstrøm er iværksat, og det har allerede medført flere nyheder, brug af billeder på nyheder, m.v., men der ønskes gennemført en analyseproces og workshops for at styrke informationsarkitekturen med udvikling af kanalstrategier, brugerundersøgelse, m.v. v. ekstern konsulent. Der iværksættes redesign af KTC Portalens design og udtryk i sammenhæng med redsign af KTCs logo, samt udvikling af KTC Portalen i en mobilversion til I-PAD og Smartphone. Høringsmodulet fortsætter på den gamle KTC Portal indtil videre. De nye projektrum lanceres i sommerens løb, og JH lagde op til at gennemføre en række lokale netværksseminarer for at introducere de nye funktioner for netværksadministratorer og andre interesserede i KTCS kredse. (Model ERFA-event Nordjylland). Med de nye projektrum omdøbes KTC Viden til KTC Netværk. Der er indarbejdet funktioner som kendes fra de sociale medier JH præsenterede muligheden for at indarbejde videokonferencer, samt et møde- og projektstyringsværktøj i projektrummene. AMC lagde op til et budget 2013 med alm. løn- og prisfremskrivning, dog indarbejdes det højere huslejeniveau i det nye lejemål. AMC præsenterede videreførelse af Natur & Miljøkonferencen på et realistisk omkostningsniveau som en væsentlig fremtidig aktivitet for KTC. (lukket punkt)

3 3 Pkt. 4 Evaluering af Natur & Miljø 2012 Bilag 3: Notat fra foreløbig evaluering i Styringskomiteen. Den foreløbige evaluering drøftes og planerne for konferencens gennemførelse i 2013 præsenteres med henblik på samarbejde med EnviNa om fastlæggelse af konferencetidspunkt. Der udarbejdes mandat til Styringskomiteen. Der træffes beslutning om KTCs medvirken i fremtidige konferencer. KTC ønsker, at Natur & Miljøkonferencen videreføres i Det er bestyrelsens opfattelse, at konferencen var en stor succes, som absolut skal føres videre. Der skal arbejdes med at få alle natur- og miljøchefer til at deltage, da de anses som en kernemålgruppe. Bestyrelsen er opmærksom på, at konferencen ikke kan gennemføres så billigt som i 2012, hvor der er trukket voldsomt på oplægsholderes goodwill, tovholderes frivillige arbejde og KTCs sekretariatsressourcer. Derfor skal budgettet indeholde en realistisk dækning af omkostningerne. Det er vigtigt for KTC at konferencen og de deltagende virksomheder også fremover profileres tydeligt i Teknik & Miljø. Det er ikke ultimativt for gennemførelsen, at alle parter fra 2012 står bag konferencen, men ideelt set er det ønskeligt at fortsætte samarbejdet med den brede opbakning. Pkt. 5 KTCs faggruppestruktur (Delvist lukket punkt) Sagsfremstilling: lukket punkt Forsyningsfaggruppen ændres til faggruppe for Klima, energi og ressourcer og får til opgave at varetage kommunernes faglige og strategiske interesse i klima, energi og forsyningsspørgsmål med behørig sammenhæng til forsyningsselskabernes interesser, som søges sikret ved at have et antal forsyningsselskabs-repræsentanter med i faggruppen. Affald fastholdes i faggruppens kompetenceområde, idet affald primært skal anskues som en ressource, frem for en myndighedsopgave, som det tidligere var overvejet. Faggruppeformanden skal være en stærk kommunal chefprofil med stor interesse for kommunernes strategiske interesse i klima- og energispørgsmål. Mikael Jentsch ophører som KTCs særlige klimarepræsentant pga. andre opgaver. Pkt. 6 KTCs innovationspris. Udpegning af priskomite. Bilag 4: Motivation for KTCs innovationspris 2012 KTC uddeler i 2012 sin innovationspris for anden gang. Temaet for dette års innovationspris er digitalisering, som følger årsmødetemaet. Der skal udpeges en jury, som sammen med redaktør Lilli Nielsen skal udvælge de kandidater, KTCs medlemmer skal stemme om for at udvælge vinderen. Innovationsprisen uddeles på KTCS årsmøde. Det foreslås at juryen ud over to bestyrelsesmedlemmer udvides med formanden for KTCs digitale faggruppe Eva Kanstrup. Tidsplan 8. juni 1. juli: KTCs medlemmer inviteres til at indstille kandidater til årets innovationspris.

4 4 I samme periode gennemgår sekretariatet det seneste års udgivelser af Teknik & Miljø samt Teknologisk Indsigt for at finde mulige kandidater til innovationspriserne. 1. juli: Sekretariatet samler forslagene, som sendes til KTCs juryen juli: KTCs jury holder møde og udvælger 2-3 nominerede i hver kategori. 6. juli 3. august: De nominerede projekter og ledere interviewes til august-nummeret af Teknik & Miljø, som har deadline 3. august. 18. august: Nomineringslisten sendes forud for offentliggørelsen til relevante medier. 20. august: De nominerede portrætteres i T&M og på KTC Portalen. Nomineringslisten offentliggøres via pressemeddelelse. 20. august: Der udsendes en separat KTC-UPDATE med opfordring til KTCs medlemmer om at deltage i afstemningen om årets innovationspris. 20. august 10. september: Afstemning blandt KTCs medlemmer. 21. september: Prisen/erne overrækkes på KTCs årsmøde under årsmødemiddagen. 21. september: Der udsendes pressemeddelelse med offentliggørelse af vinderne. Juryens medlemmer udpeges. Tidsplanen ændres, således af juryen mødes primo august for at indstille kandidater. Til juryen udpeges Christian Bjerg, Iben Koch og Eva Kanstrup, samt redaktør Lilli Marie Nielsen, Teknik & Miljø. Profileringen af kandidaterne finder sted på web til KTCs medlemmer i august, således at afstemning kan foregå fra ca. 20. august til 10. september, som den oprindelige tidsplan angiver. Kandidaterne præsenteres i Teknik & Miljø i september, hvilket vil give en flottere profilering i sammenhæng med årsmødet. Pkt. 7 Den kommunale lederpris KTC har fået en henvendelse fra COK om foreningen vil medvirke til at der kommer rigtig mange indstillinger frem, af kommunale ledere i almindelighed og af kommunale topchefer i særdeleshed. For topcheferne gælder, at der skal være et bredt udsnit af indstillinger for at sikre, at prisen gives til den rette. KTCs bestyrelse drøftede sidste år nogle indstillinger, så det sikres, at der også er kommunaltekniske chefer med i feltet, så ikke kun velfærdsydelserne omtales i pressen. Kandidater til indstilling drøftes. KTCs medlemmer opfordres til at indstille kandidater for at få teknik og miljø repræsenteret i feltet. Pkt. 8 Udpegningssager (Lukket punkt) Pkt. 9 Revision af KTCs forretningsgangsprocedure Bilag 5 og 6: Revisionsprotokol + Forretningsgangsprocedure (eftersendes) KTCs revision har haft nogle bemærkninger til den foreliggende forretningsorden og efterlyst nærmere retningslinjer for sekretariatets administrative procedurer. Sagen blev drøftet på bestyrelsesmødet i april, hvor det blev vedtaget at bede om revisionens kommentarer til det udarbejdede udkast. Der er udarbejdet en tilføjelse til den eksisterende forretningsorden, som revisionen kommenterer inden denne forelægges til bestyrelsens godkendelse. Forretningsgangsbeskrivelsen indstilles til godkendelse.

5 5 Forretningsgangsbeskrivelsen godkendt. Pkt. 10 KTC-bestyrelsens strategimøde september Indhold og form for strategimødet i september drøftes og fastlægges. Programmet fastlægges. Strategimødet afholdes uden ekstern konsulentbistand og med god tid til interne faglige debatter i bestyrelsen fra fredag kl. 13 til lørdag kl. 13. Derfor uden ledsagerarrangement. Overnatning i Torbens og Jørgens sommerhuse på Møn. Pkt. 11 Punkter til KTC-UPDATE eller presse I henhold til beslutning på strategidagen sættes punktet PRESSE fast på dagsordenen. Pkt. 12 Eventuelt COKs advisory Board: Iben Koch overtager KTCs post i COKs Advisory Board efter Torben Nøhr NKS og IFME: Torben og Søren gav en tilbagemelding fra de gennemførte møder i Helsinki i sammenhæng med IFME-konferencen. Det var en stor fornøjelse for KTC-repræsentanterne at opleve, i hvor høj grad der er samklang og fælles synspunkter på kommunaltekniske udfordringer og handlinger imellem Norden og Australien/New Zealand/Canada. Flere danske repræsentanter deltog og gav oplæg om klimaindsats. Et andet stort fokusområde på konferencen var Infrastructure Asset Management, som er et redskab, der arbejdes meget på at udvikle fra de kendte områder veje og havne, til håndtering af samfundsværdier i alle kommunale anlæg, f.eks. også bygninger. Næste IFME-møde afvikles i november i New Zealand, hvor Torben Nøhr deltager.