Erhvervs- og Selskabsstyrelsen

Transkript

1 Ernst & Young 1 April 2012 Erhvervs- og Selskabsstyrelsen AMVAB Ex ante-måling af Bekendtgørelse om arbejdstid for selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Baggrund Om bekendtgørelsen Formål med ex ante-målingen 3 2. Identifikation af lovkrav og måleparametre Grundlag for kortlægning af lovkrav Segmentering Populationer Dataindsamling Omkostningsparametre Metodiske bemærkninger til målingen 7 3. Administrative konsekvenser Løbende administrative omkostninger 8 4. Kvalitative kommentarer og øvrige observationer fra de afholdte interviews 8 Bilag 1: Baggrunden for måling af administrative konsekvenser ved AMVAB-metoden 10 A.1.1 Ex ante og ex post målinger 10 A.1.2 Forskellige typer af administrative konsekvenser 11 Bilag 2. Nedbrydning af bekendtgørelse vedrørende registrering af arbejdstid for selvstændige vognmænd 12

3 1. Indledning Dette notat beskriver resultatet af den gennemførte AMVAB ex ante-måling af Bekendtgørelse om arbejdstid for selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter. Målingen viser, at der er løbende administrative byrder forbundet med bekendtgørelsen på ca. 83,7 mio. kr. årligt. Undersøgelsen er baseret på data fra et indledende møde med Erhvervsstyrelsen, Trafikstyrelsen, International Transport Danmark, Dansk Transport og Logistik (DTL) og Ernst & Young samt otte telefoninterviews med selvstændige vognmænd. Målingen er gennemført ultimo marts 2012 efter AMVAB-metoden, som er nærmere beskrevet i bilag Baggrund Bekendtgørelsen om arbejdstid for selvstændige vognmænd er en implementering af Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2002/15/EF af 11. marts 2002 om tilrettelæggelse af arbejdstid for personer, der udfører mobile vejtransportaktiviteter, som i sommeren 2010 blev omfattet til også at omfatte selvstændige vognmænd. Reglerne for selvstændige vognmænd implementeres nu i dansk ret. Målingen gennemføres idet, love og bekendtgørelser med et forventet administrativt tidsforbrug for erhvervslivet på timer eller derover skal gennemgå en ex ante-undersøgelse af de administrative konsekvenser. 1.2 Om bekendtgørelsen Bekendtgørelsen foreskriver, at de selvstændige vognmænd skal registrere deres arbejdstid, opbevare disse oplysninger i to år samt indsende oplysninger om registreret arbejdstid samt dokumentation i form af fartskriveroplysninger på anmodning fra Trafikstyrelsen. At leve op til oplysningskravet vedrørende registrering af arbejdstid vil medføre genbrug af den data, der stilles krav til i BEK nr. 328 af 28/03/2007 om køre- og hviletidsbestemmelserne i vejtransport, og som registreres på førerkortet/det digitale kontrolapparat. Ud over kravene til vognmændene i de eksisterende køre- og hviletidsbestemmelser kræver den nye bekendtgørelse, at de selvstændige vognmænd registrerer den tid, de anvender på administrativt arbejde, der er direkte afledt af den konkrete udførte kørsel. Dette kan fx være at skrive et tilbud eller en faktura. Denne tid er ikke registreret som følge af køre- og hviletidsbestemmelserne, og i denne undersøgelse opgøres det således, hvor meget tid de selvstændige vognmænd forventer at bruge på at opfylde oplysningskravene i forbindelse med de nye registreringsforpligtelser. Der vurderes ikke at være omstillingsomkostninger forbundet med bekendtgørelsen, idet vognmændene kan foretage registreringen (af det administrative tidsforbrug) på det digitale kontrolapparat eller manuelt ved siden af. 1.3 Formål med ex ante-målingen Formålet med nærværende ex ante-undersøgelse er at forhåndsvurdere de forventede administrative konsekvenser ved indførsel og drift af et krav om registrering af arbejdstid for selvstændige vognmænd, idet der er tale om en måling af de administrative konsekvenser inden disse får betydning for vognmændene. Ernst & Young 3

4 De forventede administrative konsekvenser dækker de krav, der findes i udkastet til bekendtgørelse om arbejdstid for selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter, fremsendt til Ernst & Young d. 24. februar Identifikation af lovkrav og måleparametre I dette kapitel præsenteres de lovkrav, der er genstand for målingen, samt de bagvedliggende måleparametre i form af segmenter, populationer, indsamling af data samt omkostningsparametre. Endvidere gennemgås de metodiske bemærkninger til målingen. 2.1 Grundlag for kortlægning af lovkrav Identifikation af informationsforpligtelser og oplysningskrav fremgår af udkastet til bekendtgørelsen om arbejdstid for selvstændige vognmænd. Boks 1. Arbejdstid for selvstændige vognmænd Arbejdstid 3. Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid må ikke overstige 48 timer beregnet over en periode på 6 måneder. Der kan desuden højst arbejdes 60 timer i en enkel uge, medmindre der er tale om vejtransporter, der er omfattet af artikel 8, stk. 6 a, i forordning (EF) 561/2006 eller, hvis denne ikke finder anvendelse, af AETR-overenskomsten. Stk. 2. Pauser, jf. 4, stk. 2, og hviletid, jf. forordning (EF) 561/2006 eller, hvis denne ikke finder anvendelse, i AETR-overenskomsten, medregnes ikke til arbejdstiden. Stk. 3. Den selvstændige vognmand skal registrere sin arbejdstid. Stk. 4. Den selvstændige vognmand skal opbevare de i stk. 3 nævnte oplysninger i 2 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af den selvstændige vognmands gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Stk. 5. Den selvstændige vognmand har pligt til efter anmodning fra Trafikstyrelsen at indsende oplysninger om registreret arbejdstid samt dokumentation i form af fartskriveroplysninger. 4. Selvstændige vognmænd må ikke arbejde mere end 6 timer i træk uden pauser. Stk. 2. Arbejdet skal afbrydes med en pause med en samlet længde på mindst 1) 30 minutter, hvis den samlede arbejdstid er på 6-9 timer. 2) 45 minutter, hvis den samlede arbejdstid er på mere end 9 timer. Stk. 3. Pauserne kan opdeles i perioder på mindst 15 minutter. Stk. 4. Bestemmelserne i forordning (EF) 561/2006 eller, hvis denne ikke finder anvendelse, i AETRoverenskomsten om pauser i kørslen for førere finder samtidig anvendelse. 5. Selvstændige vognmænds daglige arbejdstid må ikke overstige 10 timer inden for et tidsrum på 24 timer, hvor der udføres natarbejde. For bekendtgørelse om registrering af arbejdstid for selvstændige vognmænd ligger informationsforpligtelsen i, at de selvstændige vognmænd skal registrere deres arbejdstid og opbevare oplysningerne i to år. For at kunne fremsende dette kræver det, at man lever op til to oplysningskrav: At registrere sin arbejdstid og at opbevare disse registreringer i to år. Derudover kan Trafikstyrelsen anmode om, at vognmanden indsender oplysninger om registreret arbejdstid samt dokumentation i form af fartskriveroplysninger. De administrative byrder forbundet med denne opgave er dog ikke inkluderet i undersøgelsen, da Trafikstyrelsen ikke ønsker at oplyse, hvor mange gange årligt de forventer at anmode vognmænd om at indsende dokumentation. De interviewede vognmænd har dog oplyst at de generelt forventer, at de administrative byrder forbundet med denne opgave vil være relativ beskeden. Bekendtgørelsen er således nedbrudt som følger med en informationsforpligtelse og to tilhørende oplysningskrav: Ernst & Young 4

5 Selvstændige vognmænd skal registrere deres arbejdstid og opbevare oplysninger i to år (informationsforpligtelse) o Registrering af arbejdstid (oplysningskrav, 3 stk. 3) o Opbevaring af registreret arbejdstid og dokumentation i 2 år (oplysningskrav, 3 stk. 4) 2.2 Segmentering Som udgangspunkt er der ét segment for målingen: selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter. Hvordan disse vognmænds arbejde er tilrettelagt varierer, hvilket kan give anledning til en variation i det tidsforbrug, der er forbundet med at leve op til oplysningskravene. Således har vi i dataindsamlingen forsøgt at afdække, hvorvidt tilrettelæggelsen af en vognmands arbejde giver anledning til en variation i det forventede tidsforbrug. Eksempelvis findes der vognmænd, som udelukkende kører på fastpriskontrakter eller for samme kunde, og en antagelse her var, at disse ville blive pålagt relativt beskedne byrder, idet de måtte formodes at have et relativt lavt tidsforbrug forbundet med administration som at skrive tilbud og fakturaer. I modsætning til disse findes vognmænd, der kører ad hoc kørsel eller speditionskørsel, og en antagelse var, at disse ville blive påført en større byrde. Dataindsamlingen bekræftede imidlertid ikke disse antagelser. Flere af de interviewede vognmænd, som kørte på faste kontrakter eller for samme kunder, berettede at de også havde et betragteligt tidsforbrug forbundet med administrative aktiviteter, der skal registreres som følge af oplysningskravene. Eksempelvis fordi kunderne ønskede en løbende indberetning om de foretagne kørsler. Dataindsamlingen har således ikke bekræftet, at de to grupper af vognmænd forventer at få væsentligt forskellige administrative byrder, som følge af de nye registreringskrav. Endeligt viste dataindsamlingen, at det ikke er muligt at foretage en skarp opdeling af vognmændene i de to ovenfor skitserede arbejdsformer, idet der er en stor gråzone imellem. Det er derfor vurderingen, at det er mest retvisende at operere med ét segment: selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter. 2.3 Populationer Ved typiske AMVAB-målinger udtrykker populationen antallet af virksomheder omfattet af den givne regulering. Efter Trafikstyrelsens oplysninger findes der ca selvstændige vognmænd i Danmark, som er omfattet af de nye krav. Tabel 1. Population Oplysningskrav Population Registrering af arbejdstid (oplysningskrav) Opbevaring af registreret arbejdstid og dokumentation (oplysningskrav) Dataindsamling Data er indsamlet ved telefoninterviews, hvor de adspurgte er blevet bedt om at estimere deres tidsforbrug forbundet med oplysningskravene. Ernst & Young 5

6 Vi har modtaget kontaktoplysninger på otte selvstændige vognmænd via Selvkørernetværket i regi af DTL, og vi har foretaget interviews med dem alle. Af de otte vognmænd, vi har interviewet, har vi både interviewet vognmænd, der kører på større fastpriskontakter og/eller for kun én eller få faste kunder samt vognmænd, der kører speditionskørsel eller generel ad hoc-kørsel. Endvidere har vi både interviewet vognmænd, der forventer at foretage registreringen på det digitale kontrolapparat, samt vognmænd der forventer at foretage registreringen manuelt. 2.5 Omkostningsparametre Tabel 2 nedenfor viser den anvendte timepris til beregning af virksomhedernes byrder. Her er anvendt kategorien leder i virksomhed med under 10 ansatte (herunder fiskere og landmænd) (312 kr./timen ekskl. overhead). Timepriserne baserer sig på Danmarks Statistiks lønindeks for den private sektor (LON02). Oveni timelønnen lægges en overhead på 25 pct. som dækker over omkostninger til husleje, administration, telefon mv. Timelønnen er baseret på AMVAB-modellens standardtimesats for kategorien. Ernst & Young 6

7 Tabel 2. Anvendt timesats Segment AMVAB-kategori Timepris inkl. overhead Selvstændige vognmænd Leder i virksomhed med under 10 ansatte 390,00 kr. 2.6 Metodiske bemærkninger til målingen Dette afsnit gennemgår nogle af de væsentligste udfordringer og forudsætninger forbundet med målingen. Der har ikke været betydelige udfordringer forbundet med at estimere omkostningerne. De aktiviteter og processer, der knytter sig til at leve op til oplysningskravene, er i et vidt omfang velkendte for de selvstændige vognmænd, idet de allerede registrerer deres tidsforbrug som følge af køreog hviletidsbestemmelserne, og den nye byrde udgør i høj grad blot en øget registrering af samme type. Arbejdstiden kan registreres på to måder: digitalt og manuelt. Arbejdstiden kan registreres digitalt på førerkortet/det digitale kontrolapparat sammen med de øvrige køre- og hviletidsregistreringer under kategorien andet arbejde (denne kategori indeholder også andet tidsforbrug, som fx aflæsning). Arbejdstiden kan også registreres manuelt (fx i en kalender, på et kontrolskema eller lign.). Observationerne viser, at de forskellige registreringsmetoder ikke giver anledning til en forskel i tidsforbrug, hvilket også bekræftes kvalitativt af de adspurgte vognmænd. Dette forhold er derfor ikke behandlet nærmere i undersøgelsen. I undersøgelsen har flere vognmænd beskrevet, at hvorvidt der registreres manuelt eller digitalt afhænger af vognmændenes arbejdsprocesser. Tilbringer vognmanden således meget tid i sin bil, fx med overnatning, vil registreringen forventeligt foretages digitalt, da vognmanden alligevel befinder sig i nærheden af det digitale kontrolapparat, når arbejdsdagen skal gøres op. Kører vognmanden til gengæld hjem hver dag efter arbejde, vil registreringen i højere grad foretages manuelt, da arbejdsdagen ofte vil blive opgjort på kontoret. Nogle af de interviewede vognmænd forventer at anvende mere tid end gennemsnittet blandt de interviewede på den daglige registrering (og fx taste denne ind på en computer) for eventuelt senere at skulle bruge mindre tid på at samle dokumentationen med henblik på indsendelse til Trafikstyrelsen. Der er således en relativt stor variation i det forventede tidsforbrug, der knytter sig til eventuelt at skulle sende dokumentation til Trafikstyrelsen. Det afhænger af, om vognmændene skal bruge tid på at samle oplysningerne, eller om de har brugt mere tid på at systematisere registreringen i første omgang. Dette indebærer eksempelvis at lave en mappestruktur med filer, som hurtigt kan sendes via mail. Denne type proces giver også anledning til en mindre variation i det forventede tidsforbrug forbundet med oplysningskravet vedrørende opbevaring af registreret arbejdstid og dokumentation. Endelig skal det bemærkes, at vognmændene har været velinformerede om bekendtgørelsen via deres brancheorganisation. Det har betydet, at der har været en god forståelse for, hvad bekendtgørelsen indebærer, og således hvilke aktiviteter, oplysningskravene giver anledning til. Ernst & Young 7

8 3. Administrative konsekvenser I dette kapitel præsenteres resultaterne af målingen i form af løbende administrative omkostninger for de selvstændige vognmænd Løbende administrative omkostninger De løbende omkostninger for de tre segmenter udgør på samfundsniveau ca. 83,7 mio. kr. årligt. De angivne omkostninger fremgår af nedenstående tabel. Tabel 3. Løbende administrative omkostninger forbundet med bekendtgørelse vedrørende registrering af arbejdstid for selvstændige vognmænd Segment Informationsforpligtelse Løbende administrative omkostninger Selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter Registrering af arbejdstid (oplysningskrav) Opbevaring af registreret arbejdstid og dokumentation (oplysningskrav) I alt Omkostningerne forbundet med oplysningskravet vedrørende registrering af arbejdstid dækker over et forventet tidsforbrug på 11 minutter pr. arbejdsdag og er beregnet ud fra et årligt antal arbejdsdage på 220. Det forventede tidsforbrug forbundet med oplysningskravet vedrørende opbevaring af registreret arbejdstid og dokumentation udgør 2 minutter pr. arbejdsdag. Der er således et forventet tidsforbrug på 13 minutter pr. arbejdsdag pr. selvstændig vognmand forbundet med efterlevelsen af bekendtgørelsen om arbejdstid for selvstændige vognmænd. 4. Kvalitative kommentarer og øvrige observationer fra de afholdte interviews De gennemførte interviews har givet anledning til følgende kvalitative kommentarer og observationer. Der er en udbredt opfattelse, at kravene til registrering af arbejdstid, som vognmændene har fået forklaret af deres brancheorganisation, udgør et minimum af byrder i forhold til, hvor store byrder vognmændene havde forventet. Der er dog skepsis overfor formålet med bekendtgørelsen blandt vognmændene, hvor flere er uforstående over for nødvendigheden af at lovgive om arbejdstiden for selvstændige, der ikke skal beskyttes mod en arbejdsgiver. Endvidere er der vognmænd, der anfører, at bekendtgørelsen vil skabe udfordringer i forhold til den måde, som vognmændene arbejder på. Det skyldes fx at visse vognmænds arbejde er meget sæsonbetonet med perioder, hvor der ikke er arbejdsopgaver, og perioder med spidsbelastning. Dermed kan der være perioder, hvor vognmændenes gennemsnitlige arbejdstid med den nye bekendtgørelse overstiger det tilladte, mens der kan være perioder, hvor den gennemsnitlige arbejdstid vil være relativt lav. Ernst & Young 8

9 Flere af de adspurgte vognmænd har ydermere en anderledes oplevelse af arbejdstid end den fortolkning, der anlægges i lovgivningen. Således er de af den opfattelse, at deres arbejdstid er, når de sidder bag rattet og at arbejdstid i vidt omfang er den tid, der er omfattet af køre- og hviletidsbestemmelserne. Tiden brugt på administration, som skal registreres som følge af den nye bekendtgørelse, opfattes således ikke som arbejdstid på samme niveau, som tiden brugt bag rettet. For at overholde lovgivningen frygter nogle vognmænd, at det er nødvendigt at skære ned på den tid, de tilbringer bag rattet, idet administrationen nu tæller med i deres samlede arbejdstid. Der var et udbredt ønske fra vognmændene om at få stillet en formular eller skabelon til rådighed, som kan anvendes til registreringen. Eksempelvis blev det nævnt, at brancheorganisationerne kan udforme en formular, der godkendes af Trafikstyrelsen, og som vognmændene kan anvende og hermed være sikre på, at de foretager en korrekt og tilstrækkelig registrering i henhold til reglerne.. Ernst & Young 9

10 Bilag 1: Baggrunden for måling af administrative konsekvenser ved AMVAB-metoden Introduktion Danske virksomheder er underlagt en række forskellige krav og pligter, som er fastsat i love og regler af offentlige myndigheder. Det offentlige fastsætter kravene for at regulere virksomhedernes adfærd, så overordnede samfundsmæssige hensyn tilgodeses. Men hvis virksomhederne pålægges unødvendige administrative byrder, er der tale om et samfundsmæssigt spild. Det er ofte muligt at regulere virksomhedernes adfærd på en mere optimal og for virksomhederne mindre ressourcekrævende måde, uden at de overordnede samfundsmæssige formål med reguleringen tilsidesættes. Erhvervsstyrelsen har af Regeringen fået til opgave at følge udviklingen i de administrative byrder ved målinger af ny erhvervsrettet lovgivning. Til den opgave anvender Erhvervsstyrelsen AMVAB-metoden til at måle, hvor mange ressourcer virksomhederne bruger på at efterkomme administrative krav i erhvervsrelevante love og bekendtgørelser. AMVAB står for Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder. Resultaterne fra AMVABmålinger anvendes til at følge udviklingen i de administrative byrder, til at forebygge nye byrder i forslag til ny regulering og til at identificere byrdefulde områder med henblik på regelforenkling af eksisterende regulering. AMVAB-målingerne gennemføres af eksterne konsulenter i samarbejde med ressortministeriet og Erhvervsstyrelsen. A.1 De administrative konsekvenser ved reguleringen Ved AMVAB-metoden gennemføres virksomhedsinterviews til undersøgelse af, hvor mange ressourcer virksomhederne bruger på at efterleve specifikke love, bekendtgørelser. Metoden indebærer, at man ved en nøje gennemgang af regelteksten i love og bekendtgørelser finder de steder, hvoraf det fremgår, at virksomhederne har pligt til at stille informationer til rådighed for myndigheder eller tredjepart. Disse informationsforpligtelser underopdeles i et antal oplysninger, som virksomhederne har pligt til at stille til rådighed disse betegnes oplysningskrav. For at kunne tilvejebringe de pågældende oplysninger skal virksomhederne gennemføre en række administrative aktiviteter. Disse aktiviteter kræver et internt ressourceforbrug i form af medarbejdernes tidsforbrug. I nogle tilfælde vil efterlevelse af oplysningskravene også kræve, at virksomhederne bruger ressourcer på anskaffelser enten i form af produkter og/eller anskaffelser i form af eksterne serviceydelser. Den administrative byrde måles efter formlen: P*O*H = Administrativ byrde P: Antal virksomheder omfattet af reguleringen. O: Omkostningsparametre i én omfattet virksomhed bestående af løn til administrative medarbejdere for pågået administrativ aktivitet og/eller eventuelle anskaffelser. H: Hyppigheden af hvor ofte information skal stilles til rådighed for myndighed eller tredjepart årligt. De målte løbende administrative byrder angives altid på samfundsniveau årligt. A.1.1 Ex ante og ex post målinger AMVAB-metoden anvendes til to typer af målinger: ex ante og ex post målinger. Ernst & Young 10

11 Ex ante målinger I forbindelse med ny lovgivning, som forventes at have administrative konsekvenser for danske virksomheder i et omfang der overstiger årligt på samfundsniveau, opgør Erhvervsstyrelsen de forventede administrative konsekvenser for virksomhederne ved lovforslaget eller bekendtgørelsesudkastet. En sådan opgørelse betegnes som en ex ante måling af de administrative konsekvenser, idet der er tale om en vurdering af de administrative konsekvenser ved en ny regel, inden denne får effekt for virksomhederne. Ex-post målinger Målinger af de administrative konsekvenser for danske virksomheder ved love, bekendtgørelser eller øvrige initiativer som f.eks. digitaliseringsinitiativer. Sådanne målinger betegnes som ex-post målinger af de administrative konsekvenser, idet målingen gennemføres efter, at reglen eller initiativet er trådt i kraft og kan mærkes ude i virksomhederne. En ex post måling foretages kun, når administrative konsekvenser ikke er blevet ex ante målt tidligere, eller når grundlaget for en ex ante måling er ændret siden ex ante målingen blev afsluttet. A.1.2 Forskellige typer af administrative konsekvenser I målingen sondres mellem omstillingsomkostninger og løbende byrder: Omstillingsomkostninger Omstillingsomkostninger er de omkostninger, som virksomhederne kun skal afholde én gang i forbindelse med, at de skal omstille sig til en ny eller ændret lovgivning/regulering. Omstillingsomkostningerne omfatter ikke de omkostninger, som en virksomhed måtte have i forhold til at overholde eksisterende regulering for første gang, fx som en konsekvens af stigende omsætning eller udvidelse med nye forretningsområder i virksomheden. Løbende byrder De løbende byrder består af de omkostninger, der løbende opstår som følge af regler/regulering. Der kan være tale om omkostninger, som opstår med faste mellemrum, f.eks. indberetning af moms. Der kan også være tale om omkostninger, der opstår sjældent eller endda er en engangsomkostning for den enkelte virksomhed (fx virksomhedsregistrering), men som gentages løbende af nye virksomheder (der registreres). Metoden er nærmere beskrevet i Manual til Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder (AMVAB), som findes på Ernst & Young 11

12 Bilag 2. Nedbrydning af bekendtgørelse vedrørende registrering af arbejdstid for selvstændige vognmænd 1. Bekendtgørelse om arbejdstid for selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter Oplysningskrav Ændr. type Kommentarer - EY Segment Selvstændige vognmænd, der udfører mobile vejtransportaktiviteter Informations- Forpligtelse Indsendelse af oplysninger om registreret arbejdstid samt dokumentation i form af fartskriveroplysninger Beskrivelse Hyppighed ABC Afgrænsning til anden lovgivning Population Populationskilde Registrering af arbejdstid B 4500 Trafikstyrelsen Opbevaring af registreret arbejdstid og dokumentation B 4500 Trafikstyrelsen Kommentarer - ressortmyndighed Ernst & Young 12