Der er afholdt 16 bestyrelsesmøder. Klubben har ca. 45 medlemmer og der er en fin tilgang af nye medlemmer.

Transkript

1 VSK , Bestyrelsens beretning Bestyrelsen konstituerede sig på følgende møde: Formand : Malene Iskov Næstformand : Vivian Letholm Sekretær : Hanne Lund Kasserer : Tove Danielsen Bestyrelsesmedlem : Olaf Prescher Suppleanter: Pia Stokholm og Charlotte Pløger Der er afholdt 16 bestyrelsesmøder. Klubben har ca. 45 medlemmer og der er en fin tilgang af nye medlemmer. Vi havde desværre en turbulent start på bestyrelsesarbejde. Samarbejdsmøder blev straks afholdt med klubbens daværende træner Julia og hjælpetræner Karina. Julia havde på forhånd sagt at hun ikke ønskede at samarbejde med en ny bestyrelse, så der lå et stort stykke arbejde i at opbygge tilliden til hende. Det lykkedes trods ihærdige forsøg desværre aldrig. Det blev en turbulent sæsonafslutning, som sluttede med at Julia gik og Hanne Lund overtog alle opgaverne omkring træningerne. En af de store udfordringer i den første tid var også at vi manglede indsigt i klubbens økonomi. Banken havde lukket for adgangen til netbank og der gik mindst 1 måned før vi havde den fulde indsigt i klubbens økonomi. I de første måneder dukkede ubetalte regninger op. (Depositum, varmeregning, Esbjerg der ikke var betalt osv) Julias lejlighed stod også pludselig tom og det gav klubben en huslejeudgift og klubbens indskud i lejligheden på kr ville forsvinde, hvis ikke vi selv istandsatte lejligheden. Olaf malede vægge og lofte i lejligheden malede Olaf lejligheden. Det lykkedes at få det hele tilbage. Der blev hurtigt igangsat en række initiativer i den nye bestyrelse. Dropbox blev oprettet og systematiseret, så bestyrelsen kan dele data. Det er også en god måde at sikre data når et bestyrelsesmedlem stopper arbejdet i bestyrelsen. Ny mailadresse blev oprettet således at alle bestyrelsesmedlemmer nu er koblet på samme mail og ingen personlige mailbokse bruges til skøjteklubbens post. Det har vist sig at være en stor fordel både af hensyn til orientering af hinanden i bestyrelsen, men også for at der ikke i fremtiden skal ændres mailadresser til kontakter ved udskiftning af bestyrelsesmedlemmer. Mailboxen er primært blevet passet af formand og sekretær. Det har været vigtigt for os at kunne give hurtigt svar tilbage på mails fra medlemmer og samarbejdspartnere. Løbende har vi aftalt hvem der besvarede hvilke mails og på den måde har det også været muligt at tage hensyn til at der kunne være perioder, hvor nogle bestyrelsesmedlemmer havde mindre tid til at besvare mails end andre. Vi har også lavet en ny hjemmeside, som hele tiden holdes opdateret af Hanne, Malene og Jens fra fejeudvalget. Hjemmesiden er blevet brugt meget aktivt til billeder, presseklip, invitationer, træningsændringer og meget mere. Det ændrer dog ikke ved, at der stadig har været brug for at udsende mange informationer til medlemmerne på mail. Det med at sende mails er en evig balancegang for lidt og for meget. Vores oplevelse er, at ikke alle altid får kikket på hjemmesiden og derfor er mails ofte nødvendige stadigvæk. En del mails kunne nok også sorteres fra, hvis alle altid fik reageret på den første mail der blev sendt fremfor at der skal sendes en reminder ud, men sådan er virkeligheden bare ikke. Vi

2 ønsker medlemmernes ideer til hvordan vi bedst gør i fremtiden og derfor er det sat på som punkt efter generalforsamlingen. Pressekontakter blev oprettet og det blev sat i system at få kontaktet medierne ved hver mulighed. På hjemmesiden ligger fra det forgangne år 25 presseklip og vi har helt sikkert glemt nogen undervejs. Der har været stor interesse fra pressens side i at følge skøjteklubben. Udfordringen er dog at pressen ikke altid vinkler artiklerne, som vi havde tænkt. Et par eksempler er vores Fun skate i Vojens som kom i avisen med overskriften Vojens skøjteklub har fået en mesterskabsløber eller forårsopvisningen som blev til skøjteprinsesser vil have junkfood. Vi synes dog at alt den omtale pressen har givet os har tegnet et positivt billede, så vi synes der er grundlag for at fortsætte samarbejdet med pressen, selv vi ikke altid selv bestemmer budskaberne. 26. februar 2012 blev der afholdt et forældremøde, hvor der var stor opbakning af forældrene og der blev nedsat en række udvalg: sponsorudvalg, festudvalg, fejeudvalg, håndværkerudvalg, gruppe til planlægning af sommerlejr i Odense og slibeudvalg. Det er første år der så systematisk er blevet nedsat udvalg og det har været en stor støtte til bestyrelsens arbejde. Vi vil gerne bruge anledningen til at takke udvalgene for deres arbejde i det forgangne år. Vi har I den forgangne sæson gjort os nogle erfaringer med at arbejde med udvalg og vi synes det nu må være tid til at lave status og finde ud af hvordan udvalgene i fremtiden skal fungere. Vi synes det er tid til at vi får talt om hvordan udvalg og bestyrelse skal arbejde sammen og støtte hinanden sådan at alle ressourcer udnyttes bedst muligt og alle får mest mulig anerkendelse for det arbejde de yder. 25. marts 2012 blev der holdt sæsonafslutning, hvor festudvalget arrangerede et fint arrrangement med spisning efterfølgende for forældre og søskende. Forårstræning 2012 blev afviklet med forældrekræfter. Der var god tilslutning til off ice tilbuddene, som blev sluttet af med familieaktivitet i hallen. Hanne Lund stod for træning på off ice skøjter i Hallen. Endnu et nyt initiativ. Da sæsonen var slut brugte vi tid på at få ryddet op i skøjterum, få lavet reolsystem til skøjter, male gulv i skøjterum, få ryddet op og indrettet kælderrum. Tak til Olaf, som lagde rigtig mange kræfter i det. En ihærdig tid på søgning af ny træner gik også i gang. Vi havde besøg af en italiensk træner, som sluttede med at takke nej fordi det var for stille i Vojens. Der var en russisk træner inde i billedet, som trænede i Sverige, men gerne ville et lidt varmere sted hen. Hanne fik skypet og mailet i stor stil og det lykkedes så til sidst at komme frem til klubbens nuværende træner Dimitriy Zyzak. Det viste sig at være et fantastisk valg. Diskussioner om holdopdeling og træningsplaner gik i gang og fyldte en del hen over sommeren. Sæsonen startede allerede i uge 32 hvor et nyt tiltag var at invitere nye børn til et par timer på isen. Tilbuddet blev annonceret i skolernes feriekatalog. Vi havde 30 tilmeldte børn og havde en rigtig god dag, der gav nye medlemmer i klubben og en indtægt til klubben. VSK deltog også i Sports og aktivitetsmessen i August hvor vi stod for træning på isen, havde en stand i foyeren og havde et par løbere til at deltage i eftermiddagens show, som blev lavet af løbere fra Skøjteklubben København. Også dette arrangement gav nye medlemmer selv om arrangementet generelt var besøgt af for få personer. Til Sports og aktivietetsmessen indviede vi også den nye fane, som bestyrelsen havde ansøgt om og fik bevilget af Danmarkssamfundet.

3 Slibemaskinen blev flyttet til kælderen og vi har selv slebet skøjter denne sæson. Kvaliteten har været lidt svingende. En ny slibesten importeret fra Schweiz hjalp, men der er stadig et stort ønske om en ny maskine fuldautomatisk og med udsugning. Prioriteringsmidlerne er ansøgt og svar afventes. Der er nye puljer der kan søges, hvis ikke det lykkes med denne pulje. Der er også søgt om I-pad til musikken, så trænerne ikke skal gå ind og ud af musikboksen for at skifte programmusik. Det har vi heller ikke fået besked på endnu. Der har været højt træningsniveau både på isen og udenfor isen. Dima har været ansvarlig for det meste træning, men det har været af stor betydning at Hanne hele vejen har kunnet hjælpe ham til at forstå de danske regler, den danske kultur, træningsmentalitet og meget mere. Der har været usædvanligt få aflysninger fordi Hanne har overtaget fuldt træningsprogram når Dima har været ude til konkurrencer. Det har været et stort privilegium for løberne og det kan vi ikke forvente gentager sig, når Hanne næste år er med til DSU konkurrencerne sammen med sin datter. Der har været en række nye initiativer i den forgangne sæson. Holdene har været opdelt på en ny måde som passer til DSU s konkurrenceopdeling, der har været programlektioner, voksenhold, showhold, solodans, off ice til alle hold og private lektioner er noget af det sidste der blev sat i gang som et forsøg i den sidste 1½ måned af sæsonen. Der er blevet afholdt påskelejr x 2 siden generalforsamlingen og der blev sidste sommer for første gang afhold Skøjtelejr i Odense med 12 løbere og familier. Ny sommerlejr er planlagt og denne gang besluttede bestyrelsen i samråd med trænerne at det skulle være en lejr uden forældre. 9 løbere deltager til sommer og det er primært de unge løbere. Et par gange nåede vi at bestille ispas i Esbjerg før sæsonen sluttede sidste år og vi håber, at vi får muligheden for is i Esbjerg for de interesserede i juni iår. Der er blevet lavet løbende klubmærkeprøver og rokering på holdene og det har givet anledning til gentagne diskussioner om hvordan vi informerer bedst, så alle forstår og ingen misforstår og at ingen forældre eller børn bliver kede af det eller vrede og at trænernes beslutninger også bliver behandlet med respekt. Det er en af de svære opgaver, som vi har talt meget om og som vi stadig har brug for at snakke om hvordan vi løser bedst. Et vigtigt tilbud i den sammenhæng har været forældre løber træner samtaler, som en del har valgt at benytte sig, men som vi håber, at endnu flere i fremtiden kan se formålet med. Mange misforståelser og dårlig stemning kan undgås, hvis de rette personer får talt sammen før tingene gøres til et problem. Vi har arbejdet en del med den gode kommunikation i foreningen og det var også et vigtigt emne på forældremødet i januar, hvor vi bla. havde sat foreningskultur på programmet. Vi er kommet et stykke af vejen, men vi synes stadig der er brug for at arbejde på den gode stemning og den gode kommunikation i klubben. Det er et arbejde, som kræver noget af alle parter! Vi har arbejdet på åbenhed og god kommunikation - bestyrelsens arbejde synliggøres på hjemmesiden ved at referater lægges ud løbende så alle kan se hvad der arbejdes med. - Forældremøder juni, september/oktober, januar - Løber træner samtaler november/december. Samtalerne blev lagt på et tidspunkt, hvor sæsonen var godt i gang, så børnene kunne se tilbage på det første halve års erfaring med at træne sammen med Dima og Dima kendte børnene så godt, at han både kunne evaluere på det første halve og snakke fremtidsplaner med dem. - Forældremødet i januar 2013 var et forsøg på at følge op på det visionsmøde der blev afholdt i slutningen af sidste sæson. Vi havde valgt Anton Niemann som ekstern proceskonsulent og nåede

4 nok ikke helt derhen med debatten og snakken som vi havde håbet, men vi havde alligevel fornemmelsen af at der blev vendt mange vigtige ting denne aften. VSK har deltaget i alle 4 Fun skate konkurrencer og har vundet medaljer som aldrig før. Derudover har VSK lagt beslag på klubpokalen allerede fra første Fun skate og holdt fast i den hele sæsonen for at slutte sæsonen af med at vinde den samlede klubkonkurrence for hele landet. Det er helt unikt at Vojens har vundet klubpokalen, da det aldrig er sket før og at VSK skulle vinde den landsdækkende klubkonkurrence havde ingen spået. Det skyldes en ualmindelig flot opbakning fra forældre og børn, flittig træning og et meget dygtigt teamsamarbejde mellem Dima og Hanne. Der blev vundet 68 medaljer af VSK iår. VSK startede sæsonen med 4 konkurrence løbere til DSU konkurrencerne og arbejdede sig op til at slutte sæsonen med 6 konkurrenceløbere og 1 mesterskabsløber. Også i konkurrencerækken og mesterskabsrækken blev der vundet medaljer og VSK var repræsenteret ved DM. Sæsonen 2013 sluttede igen af med en fantastisk påskelejr, som var planlagt af en gruppe forældre. Det var 3 fantastiske dage for vore egne løbere, de 2 besøgende fra Silkeborg, trænere og de forældre der var deltog. Tak til alle de forældre der involverede sig. Især en tak til Jette Landergren, som var tovholder både på planlægning og afvikling. Generalforsamlingen besluttede sidste år, at der skulle indføres differentieret kontingent for at kunne løfte opgaven med at feje efter alle ishockeykampe i arenaen. Ingen har valgt at betale den høje kontingentsats. Alle har valgt at bidrage ved at være med til at løfte opgaven og det vil vi gerne takke for. Det har fungeret fantastisk. Dog slap kapaciteten op til sidst og der er nogle medlemmer der i slutspillet har ydet en ekstra ordinær indsats for at få det til at hænge sammen. Den sidste fejning blev vi tilbudt med dags varsel. Vi fik på vores mail ingen tilbagemeldinger fra folk der kunne hjælpe før deadline var overskredet og derfor valgte vi at sælge fejeopgaven videre dog inden for egne rækker, da vi ville være meget kede af at få andre foreninger ind for at overtage opgaven. Fejeopgaven blev således løftet af de unge mennesker der skal afsted på sommerlejr i samarbejde med deres forældre og pengene følger med dem på lejren. Tak til alle for indsatsen med årets fejninger. Der har siden sidste generalforsamling været stort fokus på klubbens økonomi. Der blev budgetteret med et underskud og det har været nødvendigt at indføre større grad af brugerbetaling forskellige steder for at arbejde for at klubben også i fremtiden kan have ansat en professionel træner. Vi er ikke kommet i mål på det punkt endnu, men vi er på rette vej. Nogle af de initiativer der er igangsat er - Kontingent for off ice i forårssæsonen og tilbud om træning til andre end vore egne løbere - Der blev forhandlet højere pris for fejningerne for Sønderjyske. En prisstigning i 2 trin fra 1500 til 1750 kr til 2000 kr næste sæson. - Der blev lavet forsøg med støttebeviser ved sports og aktivitetsmesse og ved vores første åbent hus arrangement, men det initiativ druknede i de mange andre opgaver bestyrelsesopgaver. - Der kom styr på opkrævningerne. Tove indkøbte et bogførings og faktureringssystem og der bliver nu fulgt løbende op på indbetalinger - Der blev fastsat et Konkurrencegebyr på 30 kr til klubkassen ved deltagelse i konkurrencer - Vi begyndte selv at slibe skøjter. Her har Henrik Iskov og Olaf Prescher gjort en stor indsats. - Der blev solgt programmer, badges mv. til arrangementer. - Sponsorudvalget har også igangsat et stort og vigtigt arbejde med at finde sponsorer og foreløbig har Dansani tegnet en kontakt med VSK på 9000 kr og flere sponsorer skulle være på vej. Vi er spændte på at se hvad den kommende sæson vil bringe.

5 - Vi sendte også i marts en besked ud til medlemmerne om mulighed for indtjening ved salg af Lillebror lotteri da der ved det afholdte forældremøde var stemning for at prøve igen. Der var dog ingen der meldte sig som tovholder for opgaven og dermed blev det ikke til noget. Vi skylder også lige her at nævne vore sponsorer i denne sæson: Dansani der har sponoset 8000 kr DiætistTeamet som har betalt modulerne på vores hjemmeside Skov skating og sport, Skateboutique og Sportswear4kids som har sponsoreret skøjteudstyr og tøj NP. Sørensen som har sponsoreret maling til gulvet I sæsonen der er gået har vi afholdt følgende arrangementer: Fun skate Mærkeprøve Opvisning I Sønderborg Adventsopvisning i Vojens Forårsopvisning i marts i Vojens Træning i april, hvor interesserede kunne tilmelde sig pr. time. Påskelejr med 15 børn 2 børn udefra Træning for Almind SFO Sommerlejr i Odense sidste år og ny planlagt for denne sommer Opvisning for Børnehaver og SFOer hvor vi havde besøg af 100 børn. VSK har haft 2 til træningssamling i Tårnby og 2 til træningssamling i Herning. Vi har haft stort fokus på medlemsrekruttering Sommerferieaktivitet, Sports og aktivitesmesse, Høtte, Ny hjemmeside, Åbent hus, tag en kammerat med på isen, Almind SFO, opvisning for Børnehaver og SFO er Ved sidste års generalforsamling skiftede klubben navn fra Skøjteklubben Sønderjylland til Vojens skøjteklub. Det betød, at vi skulle have nyt logo. Der blev sat en logokonkurrence i gang og vi endte med at få tegnet et flot logo af Pernille Matthiesen, som havde et barn på pingvinholdet. Med det nye logo i hånden fik vi sat et samarbejde i gang med SportsWear4kids, hvor der nu kan købes klubtrøjer, diverse træningstøj og logo til jakker til lave priser. I DSU er der også sket mange ting og vi vil blot nævne de vigtigste ting her. DSU startede med at melde ud, at vi skulle komme med 2 Fun skate dommere for at kunne deltage ved årets fun skate konkurrencer. Pernille Simonsen og Anette Felber Olsen lod sig overtale og har gjort et stort stykke arbejde for VSK på den måde. Tak til Pernille og Anette. DSU er også trængt på økonomien og priserne for Fun skate steg. DSU havde 100 års jubilæum og der blev sat et stort Jubilæumsshow op hvor vi havde 5 løbere med Der har været afholdt en dialogmøder, som vi har deltaget i og desværre sluttede året lidt turbulent med en ekstra ordinær generalforsamling pga mistillid til bestyrelsen. Der er nu valgt en ny bestyrelse for DSU og der er igangsat en række arbejdsgrupper der arbejder frem mod den ordinære generalforsamling i DSU i juni. Det gode der er kommet ud af processen er, at klubberne er blevet opmærksomme på hvor vigtigt det er at samarbejde og vi er indkaldt til ideudvekslingsmøde i foråret i Ålborg.

6 Trænerkontrakt Vi har valgt at forhandle ny kontrakt med Dima og denne gang for 2 nye sæsoner. Vi er rigtig glade for at det lykkedes og vi glæder os til den kontinuitet og udvikling som det helt sikker vil føre med sig. Vi er i bestyrelsen begyndt at arbejde frem mod den nye sæson - Kontrakten er forhandlet, så trænerkapaciteten er der styr på. Hanne har også lovet at fortsætte sit frivillige trænerarbejde, så det giver den nye bestyrelse en ro til at arbejde med andre ting. - VSK er 7. maj indkaldt til møde med hallen for evaluere sæsonen og rette blikket mod næste sæson. Istiderne kender vi stadig ikke, så træningsplanen kan vi endnu ikke fremlægge - Vi har is fra uge 31 og sommerferieaktivitet vil blive planlagt igen. - Vi har et 50 års jubilæum i november, hvor vi arbejder på at lave et stort show og en træningscamp. Dette kan dog kun lykkes hvis hele klubben bakker op om det. Derfor er det på programmet i dag. - Vi får desværre ikke næste år lov at afholde en Fun skate konkurrence for DSU - Til gengæld har vi fået tilbudt at afholde en Fun skate træningssamling. Der er dog en række praktiske ting der skal afklares for at det evt. kan blive virkelighed. VSK skal i den kommende tid i nærmere dialog med DSU med det og hvad VSK kan tilbyde afhænger bla af den snak vi får om det i dag. - Vi er i gang med at ansøge puljemidler til udstyr mv. - Vi har et ønske om I den kommende sæson at arbejde med at få lavet en forretningsorden, hvor der skrives en række ting ned omkring foreningens daglige drift f.eks. regler for udbetaling af kørepenge, fejeaftaler og lederpleje. Vi har haft et fantastisk samarbejde i bestyrelsen og det vidner de mange løste opgaver og initiativer også om. Vi har en klub hvor frivillighed og lønnet arbejde skal gå hånd i hånd. Vi har en lønnet træner, som får rigtig meget frivillig hjælp af vores assistent træner Hanne Lund og en bestyrelse som bruger rigtig meget af deres fritid på at løse en række opgaver for klubben. Der er mange gode timer i det arbejde, men der er desværre også episoder, der gør at det frivillige arbejde i bestyrelsen og som hjælpetræner giver søvnløse nætter. Spørgsmålet om det er rimeligt, når man yder et frivilligt arbejde? Vi har arbejdet målrettet med at få styr på klubbens økonomi. Vi har arbejdet med åbenhed, dialog og god træning til alle, som er nogle af de punkter vi lovede ved sidste generalforsamling at tage hul på. Vi nåede et stykke og der er efter vores mening givet et fantastisk grundlag for at arbejde videre i samme retning, hvis det er hvad medlemmerne ønsker. Men vi er ikke i mål og ja, der var ting vi ikke nåede undervejs. Men kritik skal forstumme og så må vi tage et fælles ansvar for at initiativer som vi ønsker gennemført bliver til virkelig. Der er til generalforsamlingen blevet indsendt 26 spørgsmål til bestyrelsen. Bestyrelsen betragter spørgsmålene som mistillid til bestyrelsens og hjælpetrænerens arbejde på en meget ubehagelig måde. Det næste afsnit har bestyrelsen skrevet uden Hanne. Dog er hun bekendt med at det bliver sagt Bestyrelsens største bekymring er den mistillid der gives udtryk for overfor klubbens frivillige hjælpetræner. Dima er ny i Dansk skøjteverden og har haft brug for rigtig meget hjælp den forgangne sæson. Den hjælp har han fået af Hanne og vi ved, at det har været en uvurderlig stor hjælp for Dima. Vi er dog også klar over at Hanne pga. de sproglige og kulturelle forskelle har været mest dominerende i samtaler med forældrene. Set i bagspejlet har vi måske ikke været gode nok til at forklare denne

7 sammenhæng, og det har desværre haft den uheldige konsekvens at nogle har fået indtryk af, at Hanne har overtaget styringen. Det er ikke tilfældet og vi er kede af den misforståelse, som nu ender som en række kritiske spørgsmål til hende som træner, hvor hun skal forsvare sin position som hjælpetræner. Vi mener, at alle medlemmer bør rose og anerkende Hanne for det store arbejde hun yder som hjælpetræner i stedet for at bede hende om at forsvare sig. Vi mener ikke, at VSK kan tåle at miste endnu en dygtig hjælpetræner og det kan desværre meget nemt blive resultatet af den kritik en gruppe medlemmer har indsendt til dagsordenen. At være frivillig i en forening skal give anerkendelse, respekt og en masse gode oplevelser. Ellers så tror vi ikke på at de frivillige kræfter holder ret længe. Der er klart et fokusområde for VSK i den kommende sæson. Vi håber at vi i fremtiden kan have fokus på det positive samarbejde fremfor at der skal kridtes fronter op mellem forskellige grupper. Vi skal glæde os over hinanden og hinandens børn. Der skal være plads til alle og der skal være plads til forskelligheder og at vi engagerer os forskelligt, men det kræver rummelighed og at man tager helikopterperspektivet på og kikker på hele klubben i stedet for kun at kikke på eget barn. Noget som de fleste heldigvis er rigtig gode til. Vi vil rigtig gerne fortsætte bestyrelsesarbejdet fordi vi brænder for det og fordi vi føler vi gør en forskel og fordi der bare er sat så mange gode initiativer i gang i denne sæson som vi glæder os til at følge op på. Jeg vil gerne takke for godt samarbejde i bestyrelsen og takke for alt den positive opbakning vi har fået til bestyrelsesarbejdet og afvikling af aktiviteter i den forgange sæson. Tak for de indsendte forslag til dagens dagsorden. Det er dejligt at være i en forening hvor folk engagerer sig i foreningens virke og interesserer sig for bestyrelsens arbejde.