Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde D. 18. marts 2013 kl Til stede: Malene Brønd (MB), Frederik Cramer (FC), Marie Glud (MG), Tove Kruse (TK), Stig Bo Jensen (SBJ), Jan B. Larsen (JBL), Claus Niller Nielsen (CNN), Susan Nielsen (SN), Henrik Rasmussen (HR), Thomas Ulrik Stilling (TUS), Kasper Virklund (KV) Afbud: Lars Nielsen (LN) 1. Årsrapport og revisionsprotokollat. Til godkendelse og underskrift Bilag: Årsrapport, protokollat og uddybende nøgletal vedlagt. Revisor Søren Jensen, Deloitte gennemgik skolens årsrapport og roste som tidligere år rapporten, der viser, at skolen er en stor virksomhed med succes. Den økonomiske udvikling har været sund, og det er lykkedes at få meget ud af pengene. Årsrapporten indledes med en præsentation af skolen. Her fremgår bl.a. skolens strategi og en beskrivelse af, hvilke strategiske indsatsområder skolen fremadrettet skal fokusere på. CNN tilføjede, at afsnittet også indeholder årets faglige resultater samt en række nøgletal omkring søgetal, omkring udviklingen af ansatte, klassekvotienter mm. Der var enighed i bestyrelsen om, at ledelsesberetningen er så indholdsrig og af så stor betydning for skolens udvikling, at det er vigtigt, at alle medarbejdere er bekendte med beretningen. Årsregnskabet giver et retvisende billede af skolens aktiver, passiver og finansielle stilling pr , samt af skolens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret, som er i overensstemmelse med regnskabsbekendtgørelsen. FC stillede spørgsmål til forøgelsen af posten omkring markedsføring (resultatopgørelsen side 22). Hertil svarede CNN, at posten er øget pga. ansættelse af kommunikationschef og kommunikationsmedarbejder. CNN tilføjede, at overskriften "Markedsføring" er misvisende. Kommunikationschefens vigtigste opgave er at sikre den interne kommunikation på RKS. KV spurgte til studenternes samlede eksamensgennemsnit på 7,14 (side 6), som er steget siden sidste år. Indeholder gennemsnittet årskarakterer m.m.? Til det svarede CNN: ja. KV var imponeret over resultatet.

2 Bestyrelsen spurgte til SJs vurdering omkring belåning, som bestyrelsen skal drøfte under pkt. 9. Bestyrelsen gav udtryk for, at det er en kompleks virksomhed, der bestemt ikke er statisk. Der er mange usikre faktorer; dels de faldende ungdomsårgange, politiske indgreb, taxameternedsættelse, byggeri m.m. SJ var enig i bestyrelsens betragtninger. Der vil komme mange usikkerheder, bl.a. svingende statstilskud og lærerudgifter. SJ mente, det er en afvejning af, om man ønsker et 20 årigt lån frem for et 30 årigt lån. På den ene side er det risikabelt at lade sig begrænse af en lille likviditet, men samtidig er det også fornuftigt at afdrage, mens der er mange elever/sund økonomi. Bygningerne er her også om 30 år, og vi behøver ikke at være gældfri. Drøftelserne vil forsætte under pkt. 9. Dernæst blev Protokollatet gennemgået, og Søren Jensen fremhævede konklusionen " at det er revisionens vurdering, at skolens forvaltning er forsvarlig, og at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger". SJ tilføjede, at årsrapporten er så pæn, som den kan være ingen andre gymnasier kan fremvise bedre årsrapport. SJ indskød, at der i de kommende år vil være yderligere fokus på rektorernes resultatløn. SJ rådede skolen til at være særligt opmærksom på, at retningslinjer, frister m.m. overholdes. TK takkede Søren Jensen for gennemgangen og roste ledelsen og SN for den fine årsrapport. TK fastholdt, at det er vigtigt for bestyrelsen, at Sørens Jensen er til stede ved gennemgang af årsrapporten for at kunne besvare eventulle spørgsmål. Bestyrelsen og revisor underskrev årsrapport og protokollat. 2. Godkendelse af dagsorden. Godkendt. 3. Godkendelse og underskrift af referat fra møde d. 12. december Bilag: Referat fra møde 12/ vedlagt. Godkendt og underskrevet. 4. Meddelelser fra formanden, herunder midtvejsevaluering af resultatlønskontrakt, samt anmodning om udvidelse af rektors lønramme. V. TK Bilag: Midtvejsevaluering af resultatlønskontrakt og anmodning om udvidelse af rektors lønramme vedlagt. TK orientede kort om processen for midtvejsevalueringen. Resultatlønskontrakten blev indgået på

3 sidste bestyrelsesmøde i december Den sene indgåelse skyldes, at det var aftalt, at kontrakten først skulle udarbejdes efter strategiseminaret, som blev afholdt i oktober Bestyrelsen ønskede resultaterne fra strategiseminaret afspejlet i rektors resultatlønskontrakt. Formandsskabet er, med udgangspunkt i oplæg fra CNN, nået frem til en midtvejsevaluering med god fremdrift i forhold til kontrakten. Der var ikke yderligere bemærkninger til midtvejsevalueringen. Dernæst orienterede TK om status for forhandling af chefløn for rektorer. Emnet blev drøftet på sidste bestyrelsesmøde, hvor der var enighed om, at bestyrelsen tildeler CNN tillæg på 911 kr pr mdr. og søger om udvidelse af lønrammen. Bestyrelsen har som bilag fået udsendt anmodningen til Ministeriet, og TK pointerede, at oplysninger omkring beløbsstørrelse skal behandles fortroligt. 5. Meddelelser fra rektor. V. NL Personalia Der er modtaget i alt 30 ansøgninger til stillingen som HR chef, hvoraf 6 har været indkaldt til samtale. CNN kunne fortælle, at et enigt ansættelsesudvalg har fundet frem til en kandidat, men at ansøgerne endnu ikke er orienteret. MB spurgte til HR chefens opgaver. CNN forklarede, at udover almindelige HR opgaver er vi blevet en rigtig stor skole, med mange ansættelser og måske på et tidspunkt også afskedigelser. Derudover er opgaver som bl.a. kompentenceudvikling, trivsel og brobygning mellem ledelse og medarbejdere vigtige elementer. Nærmere beskrivelse af HR chefens opgaver vil blive defineret, når vedkommende er ansat. Der opslået stillingsopslag til lærerstillinger; fristen er torsdag d. 24/ Der er ansat en IT support elev, som fysisk sidder i IT afdelingen i Gymnasiefællesskabet. Sekretær, Hanne Hemsøe, har opsagt sin stilling med udgangen af skoleåret. Der vil blive udarbejdet stillingsopslag til ny sekretær, når AR tilbage d. 22/ Henvendelse fra RUC omkring gymnasiepraktik. RUC ønsker at tilbyde deres lærerstuderende et praktikophold, inden de slutter deres uddannelse. CNN er positiv over tiltaget og har tilbudt sig som koordinator i projektet. Møde med Forebygstress stresscoach Bjarne Toftegaard. Der har været afholdt et indledende møde med den hensigt at afsøge muligheden for at tilbyde medarbejdere stresscoachforløb. MG spurgte til stresscoach for elever. CNN henviste til de to coaches, der allerede er på skolen. Studievejlederne visiterer eleverne til coachene. Grunden til, at en ekstern coach konsulent tilbydes medarbejderne, er, at det ikke er hensigtsmæssigt, at medarbejdere skal til coach hos en kollega.

4 V teams (vertikale teams) starter op med version 1.0 pr 1. august Lærerne fordeles i team; hvert team tilknyttes en leder. Personalerejse. Det er besluttet at tage på studietur til Budapest september CNN inviterede de eksterne bestyrelsesmedlemmer med på turen. Benchmarkmøde d. 19/ CNN har sammen med kollegaer fra 6 andre gymnasier lavet et netværk for at benchmarke. Næste møde finder sted på RKS, hvor bl.a. Barbara Bertelsen fra Moderniseringsstyrelsen og Camilla Schaldemose fra Gymnasiefællesskabet er inviteret til at holde oplæg. Til mødet d. 19/4 er bestyrelsesformænd også inviteret med. Spejderhytten. RKS er stadig interesseret i et køb af spejdergrunden og afventer besked fra kommunen, når grunden skal sælges. 6. Opfølgning på strategiseminaret v. TK/CNN. Bilag: Noter fra strategiseminaret vedlagt TK og CNN har i samarbejde udarbejdet et notat, der dokumenterer strategiseminarets indhold, drøftelser og resultater. Hovedkonklusionen er, at fastholde den mission og de strategier, der blev udarbejdet i 2007, men med ændrede rammebetingelser. Der er ændringer i vilkårerne og dermed blev det aftalt, at fokusere på 4 særlige områder (side 19). Samme 4 områder er skrevet ind i rektors resultatlønskontrakt. Det blev foreslået at flytte afsnittet med sammenfatningen (side 19) frem til begyndelsen. Notatet skal på hjemmesiden, så interesserede kan kigge med. Derudover skal notatet lægges som et supplement til den eksisterende strategi. TUS sørger for, at dokumenterne bliver rettet til og lagt på hjemmesiden. 7. OK 13. v. CNN/TK. Bilag: 2 brev fra Moderniseringsstyrelsen omkring OK13 TK præciserede afsnittet fra de to udsendte breve fra Moderniseringsstyrelsen, der omhandler, hvordan skolen skal forholde sig til OK13. Det er afgørende, at rektorerne ikke indgår lokale aftaler eller andre former for bindende retningslinjer på skolen som genindfører en indskrænkning af ledelsesretten og dermed begrænser mulighederne for at anvende lærerressourcerne bedst muligt. MB indskød, at AC har skrevet et modsvar til Moderniseringsstyrelsen, hvor de fremhæver mulighed for at indgå lokale aftaler. Det er MBs vurdering, at medarbejdergruppen ønsker så klare aftaler som mulig altså en lokal aftale. Der er tale om 2 udlægninger af samme sag.

5 CNN refererede fra Rektorforeningen, hvor der er klar enighed om, at der ikke skal indgåes lokale aftaler. Med OK13 forsvinder forhandlingsretten, til gengæld får lærerene en pæn lønstigning på 6%, samtidig med overarbejdsbegrebet forsvinder. Man kan ikke forvente, at man samtidig med lønstigningerne, kan beholde aftaleretten. Fra at have en arbejdstid fordelt på skarpt opdelte kasser med meget tælleri, ændres udgangspunktet til en arbejdsuge på 37 timer (42 45 timer hvis skolernes lukkeuger trækkes fra) med løbende opgørelser og vurdering/dialog af/omkring arbejdsmængden. CNN kan godt forstå, at medarbejderne bliver utrygge, men fastholder, at ledelsen har til hensigt at fastholde samme ressource næste skoleår. Hvad fremtiden byder, er uvist for alle parter. TUS tilføjede, at ledelsen har en kæmpe opgave med klart at definere en ramme, der er så transparent, at utryghed kan imødekommes. CNN var enig i, at det er klart den største og mest krævende opgave i rektorernes arbejdsliv. Moderniseringsstyrelsen forventer, der kommer forandringer; samme ressourcer, men en anden opgavefordeling. TK mente, at aftalen var en revolutionerende nyhed. Og så samtidig muligheder i forlængelse af resultaterne fra strategiseminaret omkring innovation, nye undervisningsmetoder mm. Hvis vi skal i gang med at implementere disse tiltag, er det fint med opbrud i forhold til, hvad undervisning er det giver rum til nytænkning. KV tilføjede, at man ved, hvad man har, og ikke hvad man får. Det skaber utryghed. Men KV roste ledelsen for klart at melde ud, at ressourcen for næste skoleår ligner dette skoleår. Det skaber en fælles forståelse. TK afsluttede med at slå fast, at det kræver stort ledelsesarbejde, at få det til at blive god proces. 8. Søgetal og konsekvenser. Mundtlig orientering v. CNN. Frist for indsendelse af ansøgninger er d. 15. marts Status for antal modtagne ansøgere er d.d Det er et rigtig flot resultat, som alle kan være stolte af. De tre gymnasier i Roskilde har et samlet søgetal på 1102 ansøgere. Der er stadig ubekendte, fx overliggere og et antal ansøgere, der skal til optagelsesprøver. Efter drøftelser med RG og HG foreslår CNN, at vi optager 15, måske 16 klasser. Det sker med en formodning om, at vi sender elever videre til HG. Eleverne skal optages på et gymnasium i Roskilde, og da RKS allerede har en pavillon opstillet, vil det være mest hensigsmæssigt, at det er RKS, der udvider kapaciteten.

6 KV var glad og stolt over det flotte søgeresultat, der vidner om, at RKS er et godt gymnasium, som tiltrækker mange elever. KV mente dog, det forsat er vigtigt at fastholde og forbedre det, vi gør. Flere klasser vil lægge pres på vores ressourcer, såsom klasselokaler, kantine, bøger osv. Pt er studiecentre omlagt til midlertidige klasselokaler, og det er ikke optimalt. CNN var enig i betragtningerne og fortalte, at det er besluttet, at studiecentrene skal tilbage og fungere som studiecentre og ikke klasselokaler. Udover at fungere som studiecentre giver de også luft på gangene. Studiecentret på vestgangen vil blive udvidet med en glasvæg, så der kan lukkes af, hvis der bliver behov for at inddrage rummet til undervisning. Efter drøftelser blev bestyrelsen enig om at være åben over for et klasseoptag på 15, måske 16 klasser. 9. Belåning. V. CNN. Bilag: note fra CNN samt tilbud fra Nordea vedlagt Med baggrund i udsendt materiale drøftede bestyrelsen de to låneforslag fra Nordea på hhv. 20 årigt lån med en rentesats på 2½ % og 30 årigt lån med en rentesats på 3 %. Forskellen er omkring kr det første år. CNN indstiller til bestyrelsen at vælge det 20 årige lån. CNN vurderer, at skolens økonomi kan bære afdrag på nuværende tidspunkt. Hvis situationen ændrer sig, må bestyrelsen drøfte andre løsninger. SBJ indledte drøftelserne med at tilkendegive, at det er meget svært at træffe et valg, når man ikke kender vilkårerne. Der er mange scenarier, der kan spille ind, men SBJ var enig med CNN i, at uanset, hvilke lån man vælger, kan lånet altid omlægges. SBJ indstillede, at NL/SN foretager vurderingen, og at bestyrelsen herefter bakker op. Efter drøftelser omkring råderum og usikkerheder var der enighed i bestyrelsen om, at skolen udarbejder en worst case beregning på 5 år, med de fremskrivninger og forventninger/forandringer man kan forestille sig. Herefter træffer ledelsen det valg, som viser sig bedst for skolen. Bestyrelsen bakker op om ledelsens valg. (Efterfølgende har ledelsen besluttet sig for et 30 årigt lån). 10. Økonomi. Budgetopfølgning pr. 31/ Bilag: Budgetopfølgning pr. 31/ vedlagt SN henledte til gennemgangen af årsrapporten, hvori samme tal indgår. 11. Elevtrivselsundersøgelse Orientering ved Elisabeth Lollike (ELØ).

7 Bilag: Slides vedlagt Punktet udskydes til næste bestyrelsesmøde d. 18/ Nyt fra kommunikationschefen, ved Thomas Ulrik Stilling (TUS). TUS fortalte, at han har haft fokus på skolens facebookside med det formål at styrke skolens ånd ved at formidle informationer, der er nice to know. Samtidig har han fokus på at skabe "trafik" mellem facebook og hjemmeside. TUS uddelte folder udarbejdet af Velux og fortalte, at samme fotograf vil komme og tage stemningsbilleder af skolen til brug for hjemmeside/facebook og foldere. TUS fortalte kort om Amanda, der har deltaget i X factor, og som er elev på skolen. Elevugenyt skal evalueres, og målet er, at flere skal læse Elevugenyt. KIT udvalget medvirker til evalueringen, og der skal udarbejdes kampagner, der får eleverne til at læse nyhedsbrevet. TUS afsluttede med at takke af i bestyrelsen. AR vil være tilbage til bestyrelsesmødet i juni. TK mindede om folderne "Den gode lærer.." m.fl. TUS fortalte, at folderne er ved at blive udarbejdet i MIO, og at folderne vil blive præsenteret på bestyrelsesmødet i juni. 13. Evt. Intet. Malene Brønd Frederik Cramer Marie Glud Stig Bo Jensen Tove Kruse Jan B. Larsen Lars Nielsen Henrik Rasmussen Kasper Virklund