Ønsket er noteret. Det er ikke muligt inden for de annoncerede tidsfrister at afholde spørgemøde. De dele af kosten, som leverandøren

Transkript

1 NOTAT Projekt Udbud af madservice Kunde Odder Kommune Dato Til Offentliggørelse på hjemmesiden Fra Odder Kommune 1. Spørgsmål svar Nr. Spørgsmål Svar Dato 1. Udbudsbetingelser 5.3 DDM kan ikke deltage den 25 og til præsentation Er det muligt at få tilsendt dato før? Er det muligt at afholde et spørgemøde til udbudsmaterialet? Ønsket er noteret Det er ikke muligt inden for de annoncerede tidsfrister at afholde spørgemøde. 2. Bilag 1. kravspecifikation 3.2 Hvilke dele af døgnkosten skal leverandøren levere næringsberegning til? Øl, vand og vin: Hvad ligger der i at det købes direkte? Hvor købes det? Er leverandør involveret heri? Er det korrekt forstået, at det ikke er en del af prisen? Hvem skal tilberede kaffen til korttid og daghjem? Vedr. lokale køb: Når der opstår behov for lokale køb af varer fra dag til dag- indgår disse varer så i den samlede pris eller har det ikke noget med leverandøren at gøre? Døgnkostprisen er det inkl. kolonialvarebudget? Hvis det er inkl. kolonialvarer ønskes der så en aftale med leverandør om bestilling og levering af kolonialvarer? Hvis den indgår: hvordan skal det- De dele af kosten, som leverandøren leverer. Øl, vand og vin er ikke omfattet af dette udbud. Kaffebønnerne er en del af leverencen. Odder kommune brygger selv kaffen. Afsnit 3.2 vedrører ikke døgnkostprisen men alene antal kostenheder. Køb af varer fra dag til dag er ikke omfattet af dette udbud. De opgjorte kostenheder er excl. kolonialvarer. 1/6 Rambøll Management Consulting A/S CVR-NR

2 te så administreres og afregnes? Er det korrekt forstået at mindstekravet om tre dages responstid gælder både delaftale 1. og 2.? Ja, med mindre der undtagelsesvis er konkrete forhold som betinger en hurtigere levering Hvad er minimumsmængden på de forskellige delkomponenter af døgnkosten der bestilles hos leverandøren pr. år? Hvem skal levere råvarer til Odder kommunes egenproduktion 3 dage om ugen? Appendiks 4 Hvor skal de produkter der ikke leveres fra leverandør komme fra? Er det rigtigt forstået at leverandøren ikke skal levere personale til korttid, daghjem og cafe? Korttid og daghjem: Da leverandøren ikke har personale på korttid og daghjem skal der så leveres råvare til morgenmad, formiddag, efter middag, aften og senaften? Hvem skal sluttilberede det varme måltid? Daghjem/aftensmad- hvem forestås den af? Og hvis det er leverandør er det så meningen at det er 5 gange om ugen og ikke skal forudbestilles? Daghjem middag- når der ikke forudbestilles, hvordan skal leverandøren så vide hvad der skal leveres? Hvad menes med at der kan bestilles alternative menuer?- hvor står praksis beskrevet? Er alternative menuer = merkøb? Skal der leveres til servicebygningen bronzealdervej 8 og Stens Der er ikke nogen egentlig minimumsmængde. Den forventede mængde opgjort i kostenheder fremgår af afsnit 3.2. Oplysningerne i tabellen i afsnit 5.1 kan sammenholdes med antal beboere jf Råvarer indkøbes i henhold til de af Odder Kommune indgåede indkøbsaftaler. Produkter indkøbes i henhold til de af Odder Kommune indgåede indkøbsaftaler. Ja. Ja. Middagsmaden ønskes leveret via cafeen. Daghjem: cafépersonalet OKKA: personalet i OKKA Daghjem: cafépersonalet OKKA: personalet i OKKA Spøgsmålet er ikke forstået. Der bedes evt. stillet et uddybede spørgsmål. Ønsket er at borgere i daghjem kan vælge blandt retter i cafeen samme dag, som den spises. Det kan være i forbindelse med en særlig begivenhed, f.eks. grillaften, husets fødselsdag o.lign. Alternative menuer vil erstatte den daglige menu og kan være omfattet af merkøb ved f.eks. festmenu. Der skal kunne leveres i hvert hus på hhv. Stenslund og Bronzeal- 2/6

3 lund 6 altså et sted pr. plejecenter eller på 6 steder pr. plejecenter? dervej. Reelt 7 steder pr. plejeboligenhed, når servicebygning tælles med Hvad er forskellen på færdigret, komponentniveau og bulk mad? Færdigret er tænkt som hele måltidet bestående af alle delkomponenter. F. eks. kød, sovs, kartofler, grøntsager. Komponetniveau er forsået som opsplitning af hele retten i dele f.eks. sovs for sig, kød for sig, grøntsager for sig osv. Bulkmad er forstået som flere portioner i samme emballage. Hvor skal maden leveres til korttid og daghjem? Morgenmad, middagsmad, aftensmad og mellemmåltider leveres efter faste bestillingslister hvilke tænkes der her på? Er det korrekt forstået at der skal leveres kølemad 1 gang og derudover opfyldning en gang ugentligt (dvs. leverings prisen gangens med to)? skal leverandøren levere fødselsdag menuer udover de der er på menukortet altså mere end 14 hovedretter eller vælger fødselaren blandt de 14 tilbudte retter eller laver afdelingen selv mad fra bunden den dag? Kan vi få en beskrivelse af adgangsforhold på leveringsadresserne? Hvor skal maden leveres? I modtagekøkken/kølerum, eller individuelt hos beboere? krav til udbringning. Hvordan sikres modtagelse af maden. Skal der forventes at der skal omdeles til afdelinger og hvor skal På henholdsvis korttidsafsnittet og for daghjemmets vedkommende i modtagerkøkkenet for cafeen. Der kan være tale om såvel delkomponenter for plejeboligernes vedkommende som døgnkostelementer for korttidsafsnit og daghjem. Bestillingsmetoden skal være elektronisk Der skal leveres kølemad minimum én gang ugentlig. Ja, der skal minimum leveres 2 gange ugentligt. For plejeboligområdet vil man kunne lave mad fra bunden denne dag, eller vælge blandt de 14 retter. For korttidsafsnit og daghjem skal der være valgmulighed ud over de 14 retter. Der er niveau fri adgang på alle leveringssteder. Maden leveres i modtagerkøkken/kølerum det enkelte sted. Leverandøren udarbejder en konkret udbringningsplan, hvori det fremgår, hvornår de kommunale plejeboliger/korttidsafsnit/ daghjem/cafe kan forvente at modta- 3/6

4 maden afleveres. Er der personale til modtagelse eller sættes maden på aftalt sted. ge leverancerne. Denne udarbejdes i samarbejde med de modtagende enheder Hvilket tidsrum og ugedage må maden leveres? Er det valgfrit for leverandøren efter nærmere aftale, og kan det f.eks. være i weekenden? Hvor lang tids forsinkelse vil udløse retten til anskaffelse af erstatningsmad, kan det nærmere defineres? Kan omfanget i vægt eller antal kasser nærmere beskrives? cafeen Ønske der daglig levering eller ugentlig levering til cafeen? Hvilke tilkøb ønskes der til cafeen? Hvis der ønskes smørrebrød og råkost skal der være daglig levering? I forhold til at angive pris dag og aften for ekstra udbringning, hvilken type udbringning tænkes der her. For at beregne prisen skal vi vide, hvad der køres med og tidsfrister. On- line bestillinger der det både de produkter der leveres fra leverandøren og dennes underleverandør (kolonialvarer)? Kan vi få en nærmere beskrivelse af forholdene for chauffør ved levering. Er der dedikeret parkering, kan vi køre ind med rullevogn, er der en person vi skal være i kontakt med, eller skal varerne blot placeres anvist sted mv.? Kan en frist for erstatningsmad angives? Hvad tid ønsker kommunen at maden leveres, frist inden åbning? Se svar pkt. 13. Leverandøren kan i sin redegørelse Tilbud 13 angive udsving i forventet leveringstidsrum. Spøgsmålet er ikke forstået. Der bedes evt. stillet et uddybede spørgsmål. Leverandøren skal i tilbuddet anføre hvorledes maden leveres Leverandøren skal i tilbuddet anføre hvad tilbuddet omfatter. Leverandøren udarbejder en konkret udbringningsplan, hvori det fremgår hvornår og hvordan cafeen kan forvente at modtage leverencerne. Denne udarbejdes i samarbejde med cafeen. Leverandøren kan i sin redegørelse Tilbud 13 angive udsving i forventet leveringstidsrum. Se pkt Delaftale 2 4/6

5 6.6. Hvorledes skal chaufføren forholde sig, hvis der ikke er plads i køleskab eller fryser? Det aftales med leverandøren ved aftalens indgåelse Skal kommune eller borgere kunne ringe direkte til chauffør i bilen? Skal denne registrering af hændelser indsendes med fast frekvens, eller blot opbevares og udleveres på forlangende? Hvad menes med at leverandøren skal stille et IT system til rådighed for bestilling og afbestilling af maden- det er jo den enkelte hjemmeboende kunder, der bestiller maden? Det samme gør sig gældende i forhold til fakturering? Er det korrekt forstået at leverandøren skal afregne merkøb direkte hos borgeren? 23. Bilag 5 priser og afregning I regneeksemplet står der ved kaffe: At en kaffekostenhed er 0,06, hvorimod der i appendiks 1 står at den udgør 0,045 dette skaber forvirring. 24. Er prisen på 7,50 pr. kop kaffe blot et eksempel og skal den reelle pris derfor udregnes ud fra de 0,045 som står på listen til beregning af kostenheder eller hvordan? Ostemaden er heller ikke med i skemaet, hvilket forvirrer yderligere? Hvordan kommer kostenheden på 1,6 frem? I forhold til pris på mad til korttid og daghjem er det ekskl. udkørsel siden der ikke står noget? Leverandøren afgør selv, hvorvidt kontaktperson til leverandøren er chaufføren eller en anden person fra leverandøren. Leverandøren beskriver i tilbud 31, hvordan der leves op til kravet. Fejl i udbuddet. Leverandøren skal ikke stille et IT-system til rådighed, men kan i tilbud beskrive om borgerne har mulighed for at bestille og afbestille på nettet. Fakturaen sendes elektronisk til Visitationsteamets EAN.nr.. Herudover skal medfølge en fil med data til opkrævningen hos de enkelte borgere. Data skal have et format, så de kan indlæses i KMD OPUS regningsdebitor. Ja Det er en fejl i regneeksemplet. Ja Det er en fejl i regneeksemplet. Der følger af Kost og Ernæringsforbundets redskab til beregning af priser for ældremad. Nej, det er en fejl. Der skulle have stået inklusiv udkørsel. 5/6

6 6/6