VEJLEDNING TIL MØDEBOOKING PÅ

Transkript

1 Kære lejere. Som I nok alle ved, har vi - efter lejernes ønske om at kunne se, hvilke mødelokaler der er ledige - fået udviklet et booking-modul til Intranettet, hvorfra al booking af mødelokaler fremover vil foregå. De fleste af jer har allerede nu stiftet bekendtskab med systemet. Med denne løsning håber vi at kunne undgå misforståelser ved mundtlige henvendelser, så der ikke bliver tvivl om især bestilling af forplejning, tidspunkter, aflysninger osv. Med andre ord, denne løsning vil kunne gøre kommunikationen omkring lokale- og forplejningsbestilling mere effektiv, sikker og hurtig. Samtidig sparer denne løsning også sekretariatet for en del arbejde og tid. I det følgende er proceduren ved lokalebooking beskrevet. Det er samtidig illustreret med screen dumps. Håber I alle bliver glade for den nye løsning. Med venlig hilsen Sekretariatet Side 1 af 8

2 Booking af mødelokaler og forplejning Booking af mødelokaler og forplejning foregår via Intranettet på med login: Brugernavn: Din adresse Password: abp04 (eller andet password, hvis du har ændret det i din profil) Du kan altid ændre dit password. Dette gøres ved logge dig ind på Intranettet og klikke på det lille ikon yderst til højre i menubjælken på forsiden af Intranettet. Herefter klikker du på Rediger dine bruger informationer. Scrol ned i bunden og skift password. VIGTIGT!! Booking, der inkluderer forplejning, SKAL foretages allersenest kl dagen før dit møde. Grunden hertil er, at Eurest (kantinen på DJF) skal have mulighed for at planlægge indkøb og arbejdsgang, og rengøringspersonalet skal informeres om mødet for at kunne planlægge borddækning og afrydning. Bestilling af forplejning Vi beder dig være opmærksom på, at forplejning skal bestilles samtidig med, at du booker mødelokalet. Hvis du bestiller et mødelokale uden forplejning, og forplejning alligevel skal inkluderes, så skal reservationen slettes. Kun receptionen kan slette din forespørgsel derfor kontakt receptionen for at få bookingen slettet. Du skal herefter lave en ny booking med samme information INKLUSIV forplejningsoplysninger. HUSK at udfylde alle relevante felter! Ellers skal bestillingen slettes igen. Forhåndsreservation af lokale Ønsker du at forhåndsreservere et lokale, skal du lave en booking på Intranettet. Når tiden for mødet nærmer sig, og du skal bestille forplejning til mødet, skal du kontakte receptionen for sletning af din reservation, da der ikke kan tilføjes forplejning når først, du har sendt bestillingen afsted. Herefter laver du samme booking på ny INKLUSIV information om forplejning. Fakturering Vi beder dig venligst checke, at du har udfyldt samtlige faktureringsoplysninger korrekt (firma + faktureringsadresse). Så snart din booking er blevet godkendt af receptionen, bliver en med dine bookingoplysninger automatisk sendt til Eurest, som skal bruge faktureringsoplysningerne, hvorfor det er meget vigtigt, at disse oplysninger er korrekte. OBS! Det er IKKE Agro Business Park, der fakturerer dig for forplejning. Side 2 af 8

3 Fejl ved bestilling Hvis du opdager en fejl i din booking, skal du kontakte receptionen og bede dem slette din reservation. Herefter skal du selv lave en ny booking. Hvis din bookingforespørgsel er blevet godkendt af receptionen, kan kun tidspunktet for dit møde ændres. Receptionen har desværre ikke mulighed for at ændre tidspunktet for levering af forplejning, da der allerede er videresendt en til Eurest. Derfor - er der fejl i din bestilling, så er det dit eget ansvar at opdage det og få det rettet dvs. bede receptionen om at slette den forkerte booking. Samtidig sørger receptionen for at kontakte Eurest med henblik på eventuel afbestilling eller ændring af forplejning. Side 3 af 8

4 Gå ind på Agro Business Parks hjemmeside: og tryk på menupunktet ABP Intranet, som er det nederste menupunkt. Herefter indtaster du dine login informationer, som består af din adresse samt koden abp04 (med mindre du allerede har ændret din kode). Tryk herefter på LOGIN. Side 4 af 8

5 Herefter kommer du ind på Intranettets startside, som er Opslagstavlen. For at booke mødelokale skal du trykke på menupunktet Booking. Her har du mulighed for at gå direkte til bookingdelen ved enten at trykke på linket Booking formular eller ved at trykke på en dato i kalenderen. Side 5 af 8

6 I booking formularen mærker du af, hvilket lokale du ønsker at booke samt dato og tidspunkt. Tryk herefter på Check tidspunkt. OBS! Cursoren springer selv til næste felt ved tidspunkt. Udfyld de felter, som du har behov for og tryk OK. Ønsker du IKKE forplejning, skal du blot scrolle ned i bunden af formularen, når du har udfyldt de øverste felter, og trykke OK. Bemærk, de øverste fem felter SKAL udfyldes!! Det er meget vigtigt, at disse felter udfyldes korrekt, da faktureringen fra Eurest sker ud fra disse oplysninger. Faktura adresse : Den adresse, hvortil fakturaen fra Eurest skal sendes. Husk postnummer og by. Kontaktperson : For- og efternavn på den, der booker mødet. Vi beder dig være særlig opmærksom på at få bestilt rigeligt med drikkevarer, såfremt der skal bruges drikkevarer igennem hele mødet. Agro Business Park har kun i begrænset omfang øl/vand til rådighed fra eget lager i tilfælde af, at I bestiller for lidt og skal købe af os. Side 6 af 8

7 Eksempel på booking Eksempel fortsat Side 7 af 8

8 Din forespørgsel er sendt til receptionen, når du trykker OK ved din reservation og får dette skærmbillede frem. Receptionen vil behandle din forespørgsel hurtigst muligt, og så snart receptionen godkender din forespørgsel, modtager du en herom. Samtidig sendes automatisk en til Eurest med dine forplejningsoplysninger. Side 8 af 8