Information til ansøgere vedr. stillingen som arrangementschef i Katuaq

Transkript

1 Information til ansøgere vedr. stillingen som arrangementschef i Katuaq Om virksomheden Katuaq er Grønlands Kulturhus. Vores aktiviteter spænder vidt fra biografforestillinger, teaterstykker, koncerter, kunstudstillinger og møder/konferencer samt cafédrift. Arrangementsafdelingen betragter vi som en meget væsentlig og succesbærende del af husets opfyldelse af sin mission som Grønlands kulturhus. Arrangementsafdelingen er normeret til i alt 3 faste stillinger. Arrangementsafdelingen omsatte i 2013 for ca. 4,3 mio. kr. Om ansøgningen Ansøgningen bedes fremsendt til Katuaq, fortrinsvis pr. mail til [email protected], ellers til Katuaq, Postbox 1622, 3900 Nuuk, att. direktør Julia Pars senest den 9. maj Ansøgningen skal indeholde et dokument der fortæller lidt om dig selv og hvorfor du har søgt stillingen i Katuaq. Desuden vedlægges et CV, der fortæller hvad du er uddannet, hvor du har arbejdet og hvor længe, hvilke kurser el. efteruddannelser du har taget og hvilke personlige karakteristika der kendetegner dig. Vi vil også gerne se referencer. Når du medsender uddannelsesbeviser, så send venligst kun de sidste relevante for ansøgningen. Om udvælgelse af ansøgere Dersom din ansøgning og dine kvalifikationer svarer til det vi vil have, kan du komme i betragtning til en indledende samtale af ca. 1 times varighed. Datoen bliver fastsat når alle ansøgninger er modtaget og du vil få besked pr. mail omkring dato, sted og klokkeslæt for samtalen. Ved denne første samtale vil vi fokusere på personlige egenskaber og kvalifikationer. Dersom du bliver udvalgt til en efterfølgende samtale, så vil vi have fokus på dine faglige kvalifikationer. Den efterfølgende samtale har også en varighed af ca. 1 time. I enkelte tilfælde finder vi det hensigtsmæssigt at holde én samtale med et interview vedr. alle kvalifikationer. Om stillingen Stillingen hedder arrangementschef og er placeret i arrangementsafdelingen. Til dig refererer en arrangementskoordinator og en informations- og projektkoordinator. Derudover vil arrangementschefen have overordnet ledelsesansvar for biograf og reception. Krav til ansøger Vi søger en selvstændig og resultatorienteret person med et bredt overblik, gode samarbejds- og kommunikationsevner og god erfaring med projektstyring og ledelse. Vi foretrækker en profil der både kan grønlandsk, dansk og engelsk skriftligt som mundtligt. Ansøgere med kendskab til kulturudvikling og kulturelt arbejde vil blive prioriteret. Yderligere oplysninger om stillingen kan indhentes ved henvendelse til direktør Julia Pars, Katuaq tlf. (+ 299) / (+ 299) , eller [email protected]

2 Stillingsbeskrivelsen ser således ud: 1.0 STILLINGSBETEGNELSE 1.1 Arrangementschef med ansvar for arrangementer, biograf- og reception i Katuaq 2.0 ORGANISATORISK INDPLACERING 2.1 Der henvises til vedhæftede organisationsplan 2.2 Arrangementschefen refererer til direktøren. 2.3 Arrangementschefen er en del af chefgruppen og deltager i møderne med direktionen én gang ugentligt. 2.4 Arrangementschefen deltager endvidere i arrangementsmøderne der afholdes 1 gang ugentligt. 3.0 ANSVARS- OG ARBEJDSOMRÅDE Udover nedenstående henvises der til personalehåndbogen under udarbejdelse: Medarbejderens A-Z 3.0 ANSVARS- OG ARBEJDSOMRÅDE 3.1. Arrangementschefens overordnede arbejdsområder Arrangementschefen har med reference til direktøren ansvaret for følgende opgaver: Varetage den daglige ledelse af arrangementsafdelingen, samt biograf og reception i henhold til vedtagne handlingsplan og budget. Arrangementschefens arbejdsopgaver omfatter specifikt i arrangementsafdelingen: Varetage den daglige ledelse af arrangementsafdelingen, herunder foretage den løbende planlægning og koordinering af afdelingens aktiviteter i henhold til den af bestyrelsen vedtagne handlingsplan og i forhold til de gældende budgetter. Senest den 01. november at forelægge en preliminær årskalender for efterfølgende år. Udarbejde projektbudgetter for hele arrangementsdelen efter vedtagne budgetskabeloner Varetage projektledelse for alle kulturarrangementer, herunder sparre, rådgive kontrollere og følge op på egne medarbejderes projekter Varetage fundraising til projekter som Katuaq står for og/eller i samarbejde med andre Aktivt forfølge strategien om at tilføre Katuaq nye sponsorer til at dække omkostninger til kulturaktiviteter i Katuaq Være ansvarlig for at der løbende udleveres relevante og korrekte informationer vedr. kulturarrangementer til andre afdelingers brug i Katuaq samt eksternt til kunder

3 Udarbejde ensartede rapporter vedr. eget ansvarsområde til direktionens brug for bestyrelsesmøder og årsberetninger Overvåge kulturudviklingen i Grønland, herunder levere input til direktøren om fremtidige indsatsområder og muligheder Være kontaktperson ift. arrangementer i andre byer, herunder den nye storkommune Sørge for at sponsorers og samarbejdsparters interesser bliver imødekommet af Katuaq jævnfør sponsoraftaler og samarbejdsaftaler Varetage tilrettelæggelse af ferieplaner i afdelingen, således at der sker en afvikling af ferie for personalet i afdelingen, der tilgodeser virksomhedens og servicebrugernes interesser i videst mulige omfang. Informere om kulturaktiviteter såvel eksternt som internt (presse, kulturprogrammer etc.) Modtage udenlandske gæster og presse der ønsker at høre om Katuaq og Grønland Deltage ved rekruttering og ansættelse af personale til afdelingen Deltage ved MUS og lønforhandling for eget personale Ansvar for ryddelig og forsvarlig arkivering af dokumenter under egne ansvarsområder Samarbejde med øvrige afdelinger i Katuaq, herunder specielt teknisk afdeling vedr. rettidig planlægning, kontrol, afvikling og evaluering af arrangementer Arrangementschefens overordnede arbejdsområder i biograf og reception Arrangementschefen har med reference til direktøren og i tæt samarbejde med afdelingerne i Katuaq følgende opgaver: Varetage den overordnede daglige ledelse af biografen og receptionen, herunder kiosken, samt foretage den løbende planlægning og koordinering af afdelingens aktiviteter og indsatsområder i henhold til den af bestyrelsen vedtagne handlingsplan, og under hensyn til de for afdelingen gældende budgetter Arrangementschefen er ansvarlig for uddelegering af opgaver til personer i afdelingen, tilrettelæggelse af ferieplaner i afdelingen, således at der sker en afvikling af ferie for personalet i afdelingen, der tilgodeser virksomhedens og servicebrugernes interesser i videst mulige omfang. Arrangementschefen har det daglige personaleansvar for ansatte i afdelingen, og kan uddelegere opgaver ifm. til bioleder og første receptionist efter aftale Arrangementschefens arbejdsopgaver omfatter specifikt:

4 Administrative opgaver budgetlægning og budgetopfølgning for afdelingen udarbejdelse af statusredegørelser i relation til handlingsplanen opdatering af handlingsplaner for afdelingen udarbejde ferieplaner for afdelingen udarbejde arbejdsplaner for afdelingen i samarbejde med afdelingens personale og lave opfølgning med de enkelte medarbejdere deltagelse i ledelsesmøder, samt sikre implementering og udførelse af de beslutninger der tages på ledelsesmøder gennemføre medarbejdersamtaler med afdelingens personale sammen med personalechefen minimum 1 gang årligt Specifikke ansvarsområder, som uddelegeres til bioleder/første receptionist: Ansvar for udvælgelse, bestilling og forsvarlig håndtering af film til biografen Ansvar for indhentning af information til filmprogram og levere til opsætning Ansvarlig for markedsføring af film i Katuaq s valgte medier; aviser, radio, plakater til ophæng Ansvar for indhentning af salgstal og rapportering af disse Ansvar for salgsarbejde og opfølgning på bioreklamer samt rapportering på salg Ansvarlig for udarbejdelse af arbejdsplaner for operatører, piccolo er og kioskpersonale Ansvarlig for udarbejdelse af arbejdsplaner for receptionistleder og receptionister Ansvarlig for bestilling af varer til biokiosk Ansvarlig for løbende opfølgning og udvikling af kulturbutikken Sørge for at arbejdet koordineres med øvrige afdelinger i Katuaq Rapportere om arbejds-og ansvarsområde ved informationsmøder Dokumentationsopgaver Udarbejde fakta fra biograf og besøgsstatistikker til virksomhedens årsrapport. 3.3 Arrangementschefen er bemyndiget til følgende: At indhente tilbud på anskaffelser til eget ansvarsområde efter forudgående godkendelse af direktør og/eller økonomichef.

5 3.4 Arrangementschefen er ikke bemyndiget til følgende: Kontraktligt eller på anden måde at binde selskabet øk. uden forudgående skriftlig godkendelse fra direktionen el. økonomichefen, Krav til ansøger Vi søger en selvstændig og resultatorienteret person med et bredt overblik, gode samarbejds- og kommunikationsevner og god erfaring med projektstyring og ledelse. Vi foretrækker en profil der både kan grønlandsk, dansk og engelsk skriftligt som mundtligt. Ansøgere med kendskab til kulturudvikling og kulturelt arbejde vil blive prioriteret. Yderligere oplysninger om stillingen kan indhentes ved henvendelse til direktør Julia Pars, Katuaq tlf. (+ 299) / (+ 299) , eller [email protected]