Guide til medlemskartoteket

Transkript

1 Guide til medlemskartoteket Bliv klogere på Í Redigerer af foreningens medlemmer Í Oprettelse af nye medlemmer Í Udtræk af medlemslister Í Registrering af ansvarsområder Í Indberetning Í Kontingentsatser Í Kursustilskud 1 I guiden "Samlet guide til Portalen", kan du læse mere om hele Portalen.

2 Om medlemskartoteket I medlemskartoteket på Portalen er det muligt for dig, der er frivillig i en lokalforening, selv at se og redigere alle oplysninger om lokalforeningens medlemmer. Når du er logget ind på Portalen, har du direkte adgang til Landskontorets medlemskartotek. Dette kartotek kan du rette direkte i. Det er kun medlemmer i din egen forening, du kan se og rette. (Du kan få adgang til at se medlemmer i hele distriktet, men kan stadig kun rette i medlemmer i din egen forening). Alle ændringer, der foretages i kartoteket, træder i kraft med det samme og kan ses af både lokalforeningen og af landskontoret. Hvem har rettigheder til hvad? Alle bestyrelsesmedlemmer samt kontaktpersoner for foreningens klubber har adgang til at se og ændre i kontaktoplysningerne for foreningens medlemmer samt oprette nye medlemmer. Kun bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at slette medlemmer og flytte medlemmer til andre foreninger, samt ændre medlemmers ansvarsområder. Kun formand, kasserer og medlemsplejer kan foretage den årlige indberetning af medlemstal til landskontoret samt administrere kontingentsatser og kursustilskud. Øvrige ledere i foreningen kan se medlemsoplysninger, men ikke ændre i dem (bortset fra deres egne kontaktoplysninger). Alle ansatte i KFUM og KFUK kan se alle medlemmer i alle foreninger og rette medlemmers kontaktoplysninger og ansvarsområder. Sådan finder du medlemskartoteket Fra Portalens forside vælger du din egen lokalforening under Foreninger. Dernæst vælger du Medlemskartotek i menuen. 2

3 Medlemsoversigten Dette skærmbillede vises, når du har klikket dig ind på menupunktet Medlemskartotek : Her ses en oversigt over alle medlemmer i foreningen. I kolonnen Type vises M for ordinært medlem og E for eventmedlem. I kolonnen Medlemsnr. er det muligt at klikke sig ind på det enkelte medlems kontaktkort (se mere om dette nedenfor). Står der en dato i kolonnen Udmeldes, er det fordi medlemmet er udmeldt men først slettes helt fra listen den pågældende dag (det sker fx i de tilfælde, hvor et medlem har betalt kontingent for resten af kalenderåret). Alle kolonner kan sorteres ved klik på kolonneoverskrifterne. Eksporter medlemmerne til Excel Ved klik på er det muligt at udlæse en fil (i formatet csv) til Excel med alle oplysninger om de viste medlemmer. Denne fil kan fx bruges til at sortere medlemmerne efter bestemte kriterier, eller til at udskrive breve/sende mails fra Word med funktionen brevfletning. Du kan også let kopiere alle adresser ind i dit mailprogram og på den måde sende beskeder ud til alle i foreningen. (Nb: Husk at sætte adresserne i Bcc-feltet, hvormed de bliver skjult for modtagerne). (En anden mulighed er at få adgang til det nyhedsbrev-system, som landsbevægelsen anvender. Kontakt kommunikationskonsulenten for nærmere oplysninger). 3

4 Medlemsoplysninger Når man klikker sig ind på et medlem for at se flere oplysninger om dette medlem, får man et skærmbillede som dette: Her vises de kontaktoplysninger, der er registreret på medlemmet, inklusiv eventuelle ansvarsområder samt de kurser og events, medlemmer har deltaget i (der vises også kursus/events, som ikke er afholdt endnu, men hvor medlemmet er tilmeldt). Kontaktoplysninger Medlemmets grundlæggende data (adresseoplysninger, , medlemstype og ægtefælle) kan redigeres via knappen "Rediger" (knappen vises kun for dem, der har rettigheder til at redigere medlemmer). Husk at gemme. Ændringerne træder i kraft med det samme. I feltet Bemærkninger kan der skrives oplysninger til lokalforeningens eget brug (fx klub-tilknytning, kontingentbetaling eller andet). Feltet opdateres ikke af Landskontoret. Ansvarsområder Har medlemmet et eller flere ansvarsområder i foreningen, er de vist på kontaktkortet. 4 Med knappen "Tilføj ansvarsområde" registreres om medlemmet er bestyrelsesmedlem, leder, udvalgsmedlem mv. Der åbnes en ny sektion på siden, hvori ansvarsområdet findes og derefter tilføjes til medlemmet. Er der andre i foreningen,

5 der allerede besidder det samme ansvarsområde, vises dette, og disse kan evt. fjernes samtidig. Bemærk, at som "Lederkontakt" bør kun ét medlem pr. klub anføres. Og der skal kun anføres en Lederkontakt, hvis foreningen faktisk har en klub for den pågældende målgruppe. Har medlemmet ansvarsområder, man ønsker at fjerne, klikkes på Fjern ud for det pågældende ansvarsområde i listen Ansvarsområder i foreningen, der står under medlemmets kontaktoplysninger. Obs: Når et ansvarsområde tilføjes/fjernes, skal du afvente et skærmbillede, hvor det bekræftes, at ansvarsområdet nu er tilføjet/fjernet. Udmelde og flytte medlemmer Med knappen "Udmeld" kan medlemmet udmeldes af foreningen. Der skal vælges mellem en række årsager til udmeldelsen. Har medlemmet betalt minimum 75 kr. i indeværende år, skal årsagen "Har betalt i år" vælges. (Det betyder nemlig, at medlemmet tæller med i opgørelsen til bl.a. DUF og KFUM og KFUK i Danmark dermed kan opnå et større tilskud). Med knappen "Flyt" kan medlemmet flyttes til en anden forening. Kasserer og formand i den nye forening får automatisk besked. Obs: Du skal afvente et skærmbillede, hvor det bekræftes, at medlemmet nu er udmeldt/flyttet. Søgning I det hvide søgefelt øverst til venstre kan der søges efter bestemte medlemmer i foreningen. Der kan søges på Medlemsnummer Fornavn Efternavn Adresse Mit medlemskab I dette område vises dine egne medlemsoplysninger og du har mulighed for at opdatere dem. 5

6 Opret nyt medlem Fra dette menupunkt får du adgang til en formular, hvor nye medlemmer kan oprettes. Felter der er markeret med * er krævede felter, som skal udfyldes for at oprettelsen kan gennemføres. Udfyld desuden så mange af de øvrige felter som muligt. Særligt er vigtig, da størstedelen af KFUM og KFUKs medlemskommunikation foregår elektronisk. Dags dato foreslås som indmeldelsesdato, men det er muligt at ændre datoen, hvis det er ønskeligt. I feltet Bemærkninger kan der skrives oplysninger til eget brug (fx klubtilknytning, kontingentbetaling eller andet). Feltet opdateres ikke af Landskontoret. (Indmelder du flere efter hinanden, skal du huske at slette/ændre den tekst, du har skrevet i feltet til bemærkninger, da systemet desværre ikke selv gør det.) Husk, det ikke er tilladt at registrere oplysninger om medlemmets helbred, kriminelle forhold, politiske overbevisning eller andre personfølsomme oplysninger. Klik Gem og luk for at afslutte. Medlemmet er derefter registreret og kan ses på listen over foreningens medlemmer. Landskontoret får besked om det nye medlem og udsender en med velkomst samt et brev med medlemskort, medlemsblad og præsentationsfolder om KFUM og KFUK. Bemærk, at medlemmet kun kan indmeldes i den forening, du selv er medlem af. Husk dokumentation for medlemskabet Det er ikke et krav, at der foreligger en indmeldelsesblanket (kun navne, adresse, fødselsdato og dokumentation for betaling er nødvendig), men vi anbefaler, at medlemmerne har udfyldt en indmeldelsesblanket, der opbevares forsvarligt i foreningen. Blanketterne skal gemmes i fem år efter udmeldelse. Husk at indmeldelsen først er gyldig, når betaling har fundet sted. Læs mere på Portalen i området for kasserere. Få besked om nye/udmeldte/flyttede medlemmer Hver måned sender landskontoret en fil med oplysninger om hvilke medlemmer, der er blevet indmeldt, udmeldt, flyttet til/fra foreningen i løbet af den seneste måned. Oversigten sendes som en pdf-fil til mappen Fra Landskontoret i Foreningens dokumenter. 6 Under Handlinger i denne mappe kan du indstille Giv mig besked, så du automatisk får en mail, når der er kommet en ny fil i mappen.

7 Derudover udsendes også følgende beskeder pr. Í Í Í Í Í Kassereren får besked, når medlemmer i foreningen har tilmeldt sig et kursus Kassereren, formanden og medlemsplejer får besked, når nye medlemmer er indmeldt i foreningen Kassereren, formanden og medlemsplejer får besked, når medlemmer er udmeldt af foreningen Formanden får besked, når medlemmer er godkendt som ledere (har indgået lederaftale) Formanden får besked, når en børneattest er godkendt for et medlem I alle ovenstående tilfælde får det pågældende medlem også selv besked. Foreningsinformation Fra dette menupunkt får du adgang til foreningens kontaktoplysninger samt en oversigt over hvilke medlemmer, der besidder ansvarsområder i foreningen. Formand/kasserer kan direkte rette visse af foreningens kontaktoplysninger (fx mødelokale og hjemmesideadresse). Foreningens postadresse er altid automatisk kassererens private adresse. Ændring af bestyrelsens sammensætning Ved at tilføje og slette ansvarsområder, som beskrevet ovenfor under kapitlet Medlemsoplysninger, kan I selv foretage de nødvendige opdateringer, når bestyrelsens sammensætning ændres. Registrering af ledere Alle foreningens ledere bør være registreret som ledere i medlemskartoteket. På den måde får de adgang til Portalen og modtager relevant materiale fra landsbevægelsen. I oversigten nederst på siden med foreningsinformation ses de medlemmer, der er registret med et ansvarsområde bl.a. ledere. Skal der tilføjes en leder, findes det pågældende medlem via menupunktet Foreningens medlemmer. Klik ind på medlemmet via medlemsnummeret og tilføj ansvarsområdet. Ligeledes skal ansvarsområder fjernes fra medlemmer, der ikke længere er ledere. Én leder i hver klub registreres som Lederkontakt, og de øvrige ledere i klubben registreres som Leder. Lederkontakten modtager eventuelle forsendelser fra landskontoret. 7

8 Lederaftale og børneattest Alle ledere, der er fyldt 14 år, skal have en lederaftale og en børneattest. Oplysninger om dette vises på medlemmets kontaktkort. I dette tilfælde er der indgået en lederaftale i 1998 og børneattesten er senest blevet fornyet i Lederaftalen indgås kun én gang, mens børneattesten skal fornyes hvert tredje år. Det er foreningens ansvar at sikre, at alle i foreningen, der har en lederfunktion, har en gyldig børneattest. Læs mere og hent blanketter på hjemmesiden: Lederaftale og børneattest skal sendes til Landskontoret. Ved fornyelse af børneattest opdaterer landskontoret datoen i feltet Børneattest, når attesten er kommet retur fra Politiet uden anmærkninger. Distriktets foreninger og medlemmer Hvis du har en funktion i et distrikt, kan du også se menupunkterne Distriktets medlemmer og Distriktsinformation. Fra menupunktet Distriktets medlemmer vises en oversigt over alle medlemmer i de foreninger, der hører under distriktet. Denne liste kan også eksporteres til Excel, hvormed flere oplysninger (bl.a. adresse og postadresse) også vises. Fra menupunktet Distriktsinformation vises en oversigt over alle foreninger, der hører under distriktet. Det er muligt at klikke sig ind på foreningsnummeret og se flere oplysninger om hver forening. Desuden vises en oversigt over ansvarsområder i distriktet. Her er det også muligt at finde kontaktoplysninger på de personer, der bestrider de forskellige ansvarsområder i distriktet. Det er kun bestyrelsesmedlemmer i medlemmernes egne foreninger, der kan ændre ansvarsområderne. (Alternativt kan Landskontoret kontaktes. Skriv til portalen@kfum-kfuk.dk) Den årlige indberetning Alle foreninger skal i starten af januar sende en erklæring til Landskontoret om, at medlemskartoteket er ajourført og afspejler det faktiske antal medlemmer pr. 31/12. Formænd, kasserere og medlemsplejere har adgang til menupunktet Indberetning. Her vises foreningens medlemmer, og hvis der er medlemmer, der ikke har betalt kontingent i det år, der indberettes for, kan det angives med flueben. 8 Læs nærmere om indberetning på Portalen.

9 Kontingentsatser Formænd, kasserere og medlemsplejere har adgang til menupunktet Kontingentsatser. De kontingentsatser, der skrives her, anvendes, når nye medlemmer melder sig ind i foreningen via KFUM og KFUK i Danmarks hjemmeside. De nye medlemmer betaler da det fulde beløb med betalingskort på hjemmesiden samtidig med indmeldelsen. (Landsbevægelsen overfører derefter det fulde beløb til lokalforeningen). Hvis der ikke oprettes kontingentsatser her, betaler nye medlemmer i stedet et acontobeløb på kr (Landsbevægelsen overfører dette beløb til lokalforeningen og lokalforeningen skal selv opkræve nye medlemmer det resterende beløb, hvis prisen for medlemskabet reelt er højere end 125 kr.). Har lokalforeningen en aftale med landsbevægelsen om kontingentopkrævning af foreningens medlemmer, er det også de satser, der er oprettet her, der anvendes. Nye priser vil være gældende fra det øjeblik, de er tastet. 9

10 Kursustilskud Formænd, kasserere og medlemsplejere har adgang til menupunktet Kursustilskud. Ønsker lokalforeningen at give medlemmer tilskud til deltagelse i specifikke kurser, der afholdes af KFUM og KFUK, kan disse beløb tastes her. Vælg kurset i dropdown-listen. Når en person, der er medlem i jeres lokalforening, tilmelder sig et kursus via KFUM og KFUK i Danmarks hjemmeside, fratrækkes tilskuddet i forbindelse med online betaling for kurset. Det er ikke alle kurser, hvor det er muligt at betale online i forbindelse med tilmelding. Er det ikke muligt, figurerer kurset ikke på listen i medlemskartoteket, og der kan således ikke opsættes tilskud. Kasserere får besked, når der oprettes nye kurser, som der kan oprettes tilskud til. Landsbevægelsen sender opkrævning til lokalforeningen for de tilskud, der er givet til medlemmerne. Desuden modtager lokalforeningen en faktura på det fulde beløb, som fx kan anvendes, hvis man også søger kommunen om tilskud. Bemærk, at tilskudsbeløbet skal skrives med minustegn (-) foran. Fx "-250". 10

11 Har du spørgsmål eller forslag til forbedringer? Vi beder om, at du stiller dit spørgsmål i Portalens Helpdesk, som du kan klikke dig ind på fra Portalens forside. Så kan andre få glæde af det svar, der hurtigst muligt vil komme på dit spørgsmål samme sted. Du er dog også velkommen til at ringe til Landskontoret Nicolai Diemer på tlf eller portalen@kfum-kfuk.dk Har du idéer til forbedringer af medlemskartoteket eller opdager du fejl i systemet hører vi meget gerne fra dig. Skriv til portalen@kfum-kfuk.dk 11