MEDindflydelse og MEDbestemmelse. MEDaftale A N S VA R

Transkript

1 MEDindflydelse og MEDbestemmelse MEDaftale VIDE N SPIL AM S A N S VA R

2 Vejle Kommunes MEDaftale Forord Vejle Kommunes grundlag for at løse vigtige samfundsmæssige opgaver er en tro på, at fremtidens velfærd skabes af motiverede og engagerede ansatte, der gennem samarbejde formår at udvikle og nytænke. Vejle Kommunes vision er Vejle med Vilje. MEDaftalen understøtter visionen ved at sikre rammerne for, at Vejle Kommune er en effektiv, udviklende og positiv arbejdsplads. MEDaftalen fastsætter et grundlæggende regelsæt for samarbejde, sikkerhed og sundhedsforhold i Vejle Kommune. Udvikling af et levende og positivt samarbejde er en løbende proces, der foregår på de enkelte arbejdspladser. Vejle Kommunes MEDaftale er indgået med henblik på en udmøntning af de centrale parters rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse, og for at sikre opfyldelse af lovkrav til arbejdsmiljøet. Vejle Kommunes MEDaftale træder i kraft 1. januar 2016 og erstatter MEDaftale i Vejle Kommune, underskrevet 29. september MEDaftalen bygger videre på den tidligere MEDaftale, dog er der foretaget en række mindre justeringer på baggrund af ny rammeaftale 2013 og november 2015 MEDaftale 1

3 INDHOLD Kapitel Område Formål Sikkerheds- og sundhedsarbejde Form og struktur Kompetence... 7 Kapitel Medindflydelse og medbestemmelse Information og drøftelse Retningslinjer Opgaver for HovedMED, FagMED og LokalMED/ MEDpersonalemøde Forhandlingsorgan HovedMED FagMED LokalMED/MEDpersonalemøde Kapitel Tillidsvalgte TR-struktur/Arbejdsmiljø-struktur Tillidsvalgtes vilkår Kapitel De centrale parters opgaver og kompetence Voldgift vedrørende 22, stk Godkendelse, opsigelse og ændringer Kapitel Ikrafttræden Bilag 1. Oversigt over MEDorganisationen * 2. Den tillidsvalgte en værdifuld samarbejdspartner 3. Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø 5. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 6. Procedureretningslinjer vedtaget af HovedMED * 7. Huskelister for MEDudvalg * 8. Oversigt over selvejende institutioner i Vejle Kommune* *) Bilag 1, 6, 7 og 8 opdateres løbende. Nyeste version af bilaget kan hentes på intranettet under Medindflydelse Note : Kapitelinddelingen i Vejle Kommunes MEDaftale svarer til MEDhåndbogen. 2 Vejle Kommune

4 KAPITEL 1 1. Område Stk. 1. Denne aftale gælder for alle ansatte i Vejle Kommune. Stk. 2. Aftalen gælder endvidere for alle ansatte ved selvejende dag- og døgninstitutioner, som Vejle Kommune har indgået driftsoverenskomst med (bilag 8). Stk. 3. Organisationer med tilknytning til Vejle Kommune kan efter aftale med Vejle Kommune tilslutte sig Vejle Kommunes MEDaftale. 2. Formål Stk. 1. Formålet med denne MEDaftale er en fortsat forbedring og udvikling af samarbejdet mellem politikere, ledere og medarbejdere i en åben, direkte og konstruktiv dialog med højt gensidigt informationsniveau. Vi ønsker en kommune præget af helhedstænkning og tværgående løsninger, som nås gennem motivation, engagement og involvering. Stk. 2. Alle ansatte skal gennem denne aftale have størst mulig medindflydelse og medbestemmelse på arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøforhold. Der skal herved gives de ansatte mulighed for at være medbestemmende ved arbejdets tilrettelæggelse og udformningen af deres egen arbejdssituation. Stk. 3. Alle ansatte er forpligtiget til at arbejde for, at Vejle Kommune er en arbejdsplads, hvor der er respekt om samarbejdet. Åbenhed, information og dialog skal på alle niveauer give reel medindflydelse, både kollektivt og for den enkelte. Stk. 4. Der skal anvendes ledelsesformer, der indebærer størst mulig delegation af ansvar og beføjelser til den enkelte medarbejder eller grupper af medarbejdere. Dette gøres for at styrke de ansattes arbejdstilfredshed, effektivitet og ansvarsbevidsthed for arbejdspladsens resultater. Samarbejdet omfatter også inddragelse på det strategiske plan for at sikre erfaringsudveksling og idéudvikling på arbejdspladsen. Stk. 5. I samarbejdet skal såvel ledelsen som medarbejderne respektere gældende love, regulativer og vedtægter, byrådsbeslutninger, administrative bestemmelser samt kollektive overenskomster og aftaler. 3. Sikkerheds- og sundhedsarbejde Stk. 1. Det er overordnet hensigten, at det lokale arbejde med sikkerhed og sundhed skal være offensivt og forebyggende. Vejle Kommune ønsker, at arbejdsmiljøarbejdet er på forkant med udviklingen. Stk. 2. Medindflydelses-, medbestemmelses-, sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Vejle Kommune udføres i en énstrenget MEDstruktur, hvor opgaver vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold foregår i samme udvalg. Stk. 3. Formålet med koblingen af samarbejds- samt sikkerheds- og sundhedsarbejdet er, at: a) styrke og effektivisere arbejdet med sikkerhed og sundhed, b) styrke det psykiske og fysiske arbejdsmiljø via en helhedsorienteret opgaveløsning, c) sætte særligt fokus på det forebyggende arbejde via en række konkrete initiativer, som er beskrevet i 9, MEDaftale 3

5 d) der er overensstemmelse mellem medbestemmelses-, sikkerheds- og sundhedsarbejdet i Vejle Kommune. Stk. 4. Vejle Kommune har i sin MEDstruktur forudsat, at: a) arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser om arbejdsmiljøorganisationens opgaver, funktioner, pligter og rettigheder m.v. ikke kan fraviges, b) arbejdet med sikkerhed og sundhed forankres i MEDudvalgene. Dette gøres for at kunne træffe beslutningerne så tæt på den enkelte arbejdsplads som muligt og for at koble beslutningerne til den økonomisk ansvarlige ledelse, c) lederen og den valgte arbejdsmiljørepræsentant udgør arbejdsmiljøgruppen, d) MEDudvalgene fungerer som arbejdsmiljøudvalg, e) arbejdsmiljøgrupperne er repræsenteret i MEDudvalget, men samtidig fungerer de som daglige arbejdsmiljøgrupper, jf. Arbejdsmiljøloven, f) arbejdsmiljøgruppens ansvar for sikkerheds- og sundhedsarbejdet opretholdes på arbejdspladser med MEDpersonalemøder. Det forudsættes, at arbejdsmiljøgruppens arbejde koordineres med arbejdsmiljøindsatserne i MEDsystemet, g) Vejle Kommune fortsat vil benytte sagkyndige for at supplere, udvikle og højne arbejdet med sikkerhed og sundhed, h) der i sikkerheds- og sundhedsarbejdet fokuseres på systematisk vidensopsamling og effektmålinger for at optimere indsatsen. Stk. 5. For at styrke og effektivisere arbejdet med sikkerhed og sundhed, fordeles opgaver og funktioner på de forskellige niveauer i MEDorganisationen. Se Form og struktur Stk. 1. MEDstrukturen i Vejle Kommune har til formål at skabe en organisation, hvor ledelsen og medarbejdersiden på alle relevante niveauer kan drøfte spørgsmål om personale-, samarbejds-, arbejdsmiljøog sundhedsforhold. Målet er en effektiv og målrettet struktur, der til enhver tid matcher opgaverne og ledelsesstrukturen. Stk. 2. Medindflydelse og medbestemmelse udøves inden for det kompetenceområde, som ledelsen har mht. til personale-, samarbejds-, arbejdsmiljø- og sundhedsforhold. Stk. 3. I Vejle Kommune består MEDstrukturen af tre niveauer: HovedMED, FagMEDudvalg for de enkelte områder og lokale MEDudvalg eller MEDpersonalemøder på de enkelte arbejdspladser/grupperinger af arbejdspladser. I bilag 1 findes en oversigt over MEDstrukturen i Vejle Kommune. MEDstrukturen skal matche ledelsesstrukturen. Såfremt der sker ændringer af kommunens organisation og kompetenceplan tilpasses MEDstrukturen. Stk. 4. Udover den faste organisation med forud fastsatte møder lægges vægt på, at MEDorganisationen bliver en fleksibel organisation, der kan tilpasse sig aktuelle udfordringer. Det kan eksempelvis være, at: a) der efter behov afholdes møder på tværs af den faste organisation, b) udvalgene benytter sig af relevante mødeformer og metoder, eks. temamøder, fremtidsværksted, c) udvalgene får relevant inspiration, herunder indbyder fagpersoner til møderne, d) nærhedsprincippet anvendes, så sager behandles så langt nede i systemet og/eller så tæt på de involverede som muligt. Stk. 5. Arbejdspladsens ledelse udpeger af sin midte sine repræsentanter i MEDudvalget. Mindst en af ledelsesrepræsentanterne i MEDudvalget på alle niveauer skal være leder i en arbejdsmiljøgruppe. 4 Vejle Kommune

6 Den ansvarlige leder er formand for udvalget. Formandsposten følger dermed ledelseskompetencen, jf. 5, stk. 2. Stk. 6. Antallet af ledelsesrepræsentanter i MEDudvalget kan ikke overstige antallet af medarbejderrepræsentanter. Stk. 7. Direktøren er formand for eget FagMEDudvalg. I tilfælde, hvor den enkelte direktør har 2 eller flere FagMEDudvalg, kan det aftales i HovedMED, at fagchefen overtager formandskabet. Direktøren skal dog altid deltage i behandling af konkrete dagsordenpunkter, hvis enten medarbejder- eller ledelsessiden på forhånd har udtrykt ønske herom. Stk. 8a. Til HovedMED sker organisationsudpegning af medarbejdersidens repræsentanter blandt de ansatte i Vejle Kommune. I særlige tilfælde kan der ske udpegning blandt personer med en ansættelsesmæssig tilknytning til Vejle Kommune. Til FagMEDudvalgene sker organisationsudpegning af medarbejdersidens repræsentanter blandt de ansatte i institutionen. Til lokale MEDudvalg vælges medarbejdersidens repræsentanter af personalet blandt de ansatte i institutionen. For personalegrupper med valgte tillidsrepræsentanter sker valget blandt disse. Næstformanden vælges af og blandt MEDudvalgets medarbejderrepræsentanter. Hvor der afholdes MEDpersonalemøder vælges næstformanden af og blandt de ansatte i institutionen. Medarbejderrepræsentationen i udvalgsstrukturen skal som udgangspunkt baseres på hovedorganisationerne og afspejle personalesammensætningen. Bemærkning: Såfremt ikke samtlige personalegrupper i institutionen opnår repræsentation i MEDudvalget, kan der oprettes et kontaktudvalg bestående af MEDudvalgets personalerepræsentanter, samt en repræsentant for hver af de personalegrupper, der ikke er repræsenteret i MEDudvalget. Kontaktudvalgets opgave er at virke vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i MEDudvalget. Udvalget indkaldes forud for MEDudvalget. Stk. 8b. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter foretages af og blandt medarbejderne. Der vælges i videst muligt omfang repræsentanter, der repræsenterer alle personalegrupper på arbejdspladsen (f.eks. vagtskifte/ dele/områder). Dette princip er gældende for valg til samtlige 3 niveauer: a) Til lokale MEDudvalg vælges arbejdsmiljørepræsentanter af og blandt arbejdsmiljøgruppernes arbejdsmiljørepræsentanter. b) Til FagMEDudvalg vælges arbejdsmiljørepræsentanterne af og blandt de lokale MEDudvalgs arbejdsmiljørepræsentanter. c) Til HovedMED vælges arbejdsmiljørepræsentanterne af og blandt FagMEDudvalgenes arbejdsmiljørepræsentanter. d) Som hovedregel kan ingen arbejdsmiljørepræsentant repræsentere mere end 40 medarbejdere. Stk. 8c. For selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Vejle Kommune (oversigt i bilag 8) gælder følgende principper for inddragelsen i MEDorganisationen: a) FagMED med kun 1 selvejende institution med driftsoverenskomst, skal sikre plads til en ledelsesrepræsentant og en arbejdsmiljørepræsentant for den selvejende institution. b) Under FagMED med flere end 1 selvejende institution med driftsoverenskomst oprettes et fælles forum. I disse fora deltager ledelsesrepræsentanter og valgte arbejdsmiljørepræsentanter fra hver af de selvejende institutioner og ledelsesrepræsentanter og valgte arbejdsmiljørepræsentanter fra de tilsvarende kommunale institutioner. Formålet med de fælles fora er at give mulighed for at udveksle informationer og koordinere arbejdsmiljøanliggender af fælles betydning på tværs af institutionerne. c) I forbindelse med den årlige arbejdsmiljøkonference afsættes der hvert 2. år tid til et konstituerende møde for de selvejende institutioner, hvor der skal vælges 1 ledelsesrepræsentant og en 1 arbejdsmiljørepræsentant under hvert FagMED. MEDaftale 5

7 d) FagMED med flere end 1 selvejende institution med driftsoverenskomst skal således sikre plads til 1 ledelsesrepræsentant og 1 arbejdsmiljørepræsentant for de selvejende institutioner. e) Beslutninger truffet i MEDorganisationen formidles til de selvejende institutioner via Hoved- MED sekretæren. Stk. 9. MEDudvalgsmedlemmer, suppleanter og næstformænd ved MEDpersonalemøder er omfattet af reglerne om tillidsrepræsentantbeskyttelse. Stk. 10. Medlemmer og suppleanter vælges/udpeges for 2 år ad gangen. Hvervet ophører, såfremt en ledelsesrepræsentant forlader den stilling, der har begrundet udpegningen, eller en medarbejderrepræsentant forlader institutionen eller den afdeling af institutionen, hvorfra denne er valgt ind. For medarbejderrepræsentanter ophører hvervet ligeledes, hvis valggrundlaget eller grundlaget for udpegning ikke længere er til stede. Stk. 11. Alle MEDudvalgsmedlemmer er i fællesskab ansvarlige i forhold til alle emner, der behandles i udvalgene i medfør af MEDaftalen og Arbejdsmiljøloven. Stk. 12. Referater fra MEDudvalg skal være frit og let tilgængelige for alle ansatte i Vejle Kommune. HovedMED fastlægger retningslinjer for, hvordan dette sker. Stk. 13. Der påhviler formænd og næstformænd i såvel lokale MEDudvalg, FagMEDudvalg og Hoved- MED den særlige forpligtigelse at binde den samlede MEDorganisation sammen og sikre sammenhæng i opgavevaretagelsen. Stk. 14. MEDudvalg drøfter ikke personsager. Stk. 15. MEDudvalg kan, når der er enighed, nedsætte underudvalg, herunder også permanente udvalg til behandling af bestemte opgaver. Det enkelte MEDudvalg, der nedsætter underudvalget, bestemmer samtidig sammensætningen af underudvalget. Ved nedsættelse af underudvalg beskrives udvalgets kompetence og funktionsperiode. Stk. 16. De respektive MEDorganer kan, hvis en af parterne ønsker det, tilkalde én i kommunen/institutionen ansat særlig sagkyndig eller, hvis der er enighed om dette, andre sagkyndige. Stk. 17. Et MEDpersonalemøde er tillagt samme kompetence og opgaver som et LokalMED. Der arbejdes helhedsorienteret, selvom ansvaret for sikkerheds- og sundhedsarbejdet ligger i arbejdsmiljøgruppen. Stk. 18. Medarbejderne på arbejdspladser med MEDpersonalemøde vælger en næstformand. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderne. På arbejdspladser med tillidsrepræsentanter sker valget blandt disse. Stk. 19. Formanden og næstformanden fra MEDpersonalemøder gennemfører samme MEDuddannelse som medlemmer af MEDudvalg. Stk. 20. Mødeindkaldelser, dagsordener og mødeledelse aftales mellem formand og næstformand. Stk. 21. Møde afholdes, når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt, dog mindst 1 gang i kvartalet. Stk. 22. Møde afholdes endvidere, såfremt et flertal af personalerepræsentanterne over for formanden eller næstformanden, fremsætter anmodning om dette med angivelse af de spørgsmål, som ønskes behandlet. 6 Vejle Kommune

8 Stk. 23. Indkaldelse til møde skal normalt ske med 3 ugers varsel. Stk. 24. Forslag til dagsordenen skal være formanden eller næstformanden i hænde senest to uger før mødet. Stk. 25. Dagsordenen udarbejdes af formanden og næstformanden i fællesskab og udsendes senest 1 uge før mødet. Stk. 26. Fristerne i stk. 23, 24 og 25 kan i ganske særlige tilfælde fraviges, ligesom de kan fraviges, hvis der er enighed herom i MEDudvalget. Stk. 27. MEDudvalget aftaler i fællesskab en sekretær. Stk. 28. Sekretæren for udvalget tager referat af møderne. Referatet udsendes efter godkendelse af formanden og næstformanden, og forelægges til endelig godkendelse på næste møde. Sekretæren formidler referatet til relevante parter. Stk. 29. Udvalgenes omkostninger afholdes af den pågældende institution, der også er forpligtet til at stille passende lokale til rådighed for møderne. Stk. 30. Møderne afholdes fortrinsvis i arbejdstiden. Medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til MEDudvalgsarbejdet, og oppebærer herunder den sædvanlige løn. Stk. 31. Medlemmer af MEDudvalget oppebærer befordringsgodtgørelse efter de for tjenestemænd gældende regler. Særligt for skole- og daginstitutionsområdet: Stk. 32. På skole- og daginstitutionsområdet har alle institutioner som udgangspunkt et LokalMED. På arbejdspladser med færre end 15 fuldtidsbeskæftigede, kan LokalMED erstattes af et MEDpersonalemøde, hvis ledelsen og medarbejderne er enige om dette. 5. Kompetence Stk. 1. Medindflydelse og medbestemmelse udøves inden for det kompetenceområde, som ledelsen har med hensyn til arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af ledelseskompetencen, skal ledelsen klargøre grænserne herfor. Stk. 2. Elementer, som indgår i en konkret vurdering af ledelseskompetencen er, om der i ledelsesfunktionen indgår: a) Selvstændig ledelsesret b) Beslutnings- eller indstillingsret på ansættelser og afskedigelser c) Selvstændigt budgetansvar Stk. 3. Hvis der opstår uklarhed om ledelsens eller medarbejdersidens kompetence, skal denne uklarhed afklares inden en aftale indgås, eller aftalen skal indgås med forbehold for en efterfølgende kompetenceafklaring. MEDaftale 7

9 KAPITEL 2 6. Medindflydelse og medbestemmelse Stk. 1. Medindflydelse defineres overordnet som ledelsens beslutning, truffet på grundlag af åbne og grundige drøftelser mellem ledere og medarbejdere. Medindflydelse indebærer en gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds-, arbejdsmiljø- og teknologiforhold. Ved medindflydelse er der mulighed for, via drøftelser og argumenter at påvirke beslutningsgrundlaget, og derved sætte sit præg på den endelige beslutning. Dette gælder, hvad enten beslutningerne træffes af lederen/ledelsen på institutionen/afdelingen, på højere chefniveau eller i Byrådet/et politisk udvalg. Udtalelser/referater fra drøftelserne i MEDorganet skal indgå som en del af beslutningsgrundlaget i den konkrete sag, se endvidere 7, stk. 2. Stk. 2. Medbestemmelse defineres overordnet set som en fælles beslutning, truffet på grundlag af åbne og grundige drøftelser mellem ledere og medarbejdere. Medbestemmelse indebærer fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds-, arbejdsmiljø-, teknologi- og efter-/ videreuddannelsesforhold inden for ledelsens ansvars- og kompetenceområde. Stk. 3. Endelig er der mulighed for forhandling og indgåelse af aftaler, jf. 9, stk. 1. Uoverensstemmelser i MEDudvalg Stk. 4. Parterne skal bestræbe sig på at opnå enighed, og det betragtes som et brud på denne aftale, hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje. Stk. 5. I bestræbelserne på at opnå enighed kan det lokale MEDudvalg indhente bistand og vejledning fra pågældende FagMEDudvalg eller HovedMED. En sådan vejledning skal indhentes, når en af parterne i MEDudvalget ønsker det. Stk. 6. HovedMED kan, hvis der er enighed, nedsætte en særlig gruppe til at bistå med vejledning og fortolkning af Vejle Kommunes MEDaftale. Stk. 7. Opnås der ikke enighed i HovedMED, kan uoverensstemmelsen forelægges de centrale parter, jf. Rammeaftalens Information og drøftelse Stk. 1. Grundlaget for medindflydelse og medbestemmelse er, at der er gensidig informationspligt på alle niveauer. Dette indebærer en gensidig pligt til at give en god og tilstrækkelig information om forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Stk. 2. Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdernes og de tillidsvalgtes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller Byrådets beslutninger. Såfremt sager, der er omfattet af MEDaftalen, skal politisk behandles, sørger ledelsen for, at relevante referater/høringssvar tilgår Byrådet/det politiske udvalg. Stk. 3. I overensstemmelse med reglerne om information og drøftelse påhviler det ledelsen, at: a) informere om den seneste udvikling og den forventede udvikling i arbejdspladsens aktiviteter og økonomiske situation, 8 Vejle Kommune

10 b) informere og drøfte situationen, strukturen og den forventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen på arbejdspladsen, samt om alle planlagte forventede foranstaltninger, især når beskæftigelsen er truet, c) informere og drøfte de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. Stk. 4. Beslutninger i henhold til stk. 3, punkt c, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse træffes af Byrådet efter forudgående forhandling med de tillidsvalgte i MEDudvalget. Stk. 5. I tilfælde af at beslutninger, som nævnt i stk. 3, indebærer betydelige ændringer for en personalegruppes arbejds- og personaleforhold, og denne gruppe ikke direkte er repræsenteret i MEDudvalget, kan medarbejdersiden eller denne gruppe inden forhandlingen fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. Et sådant krav skal fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en drøftelse. Stk. 6. Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, hvis en af parterne ønsker det. Stk. 7. For så vidt angår indførelse og brug af ny samt ændring af bestående teknologi, påhviler det ledelsen at holde medarbejderne orienteret. Oplysningerne skal fremlægges skriftligt til drøftelse i MEDudvalgene og/eller i et nedsat teknologiudvalg. De påregnede konsekvenser ved indførelse og brug af teknologi drøftes i MEDudvalgene/på MEDpersonalemøderne. I drøftelserne skal der lægges vægt på at tilgodese medarbejdernes tryghed, både med hensyn til ansættelse og arbejdsopgaver samt fordelingen heraf. Der skal også i drøftelserne indgå behov for uddannelse ved indførelse af ny teknologi eller ændring af bestående teknologi. Stk. 8. Ledelsen skal informere om forslag til budgetter og regnskab samt løbende informere om væsentlige ændringer i de regnskabsmæssige og økonomiske forhold. Orienteringen skal ske således, at der kan ske drøftelse af de elementer, der vedrører arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Stk. 9. Det påhviler MEDudvalget at drage omsorg for, at medarbejderne, skriftligt eller mundtligt, løbende orienteres om udvalgets arbejde. Informationen skal være målrettet de faggrupper/målgrupper, den henvender sig til. MEDudvalget skal udvikle metoder, der gør information fra udvalget tilgængelig og anvendelig for alle ansatte. 8. Retningslinjer Stk. 1. Når én af parterne ønsker det, skal der snarest muligt indledes drøftelser med henblik på fastlæggelse af retningslinjer. Der skal fra begge parters side udvises positiv forhandlingsvilje og søges opnået enighed. Stk. 2. Ved positiv forhandlingsvilje forstår vi at udvise åbenhed og være lydhør samt aktivt forsøge at komme frem til et resultat, der kan opnås enighed om. Stk. 3. Der skal som minimum aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af: a) budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, b) kommunens personalepolitik, herunder ligestillingspolitik, c) de overordnede retningslinjer for efter- og videreuddannelse af medarbejdere, herunder generel uddannelsesplanlægning, d) større rationaliserings- og omstillingsprojekter. MEDaftale 9

11 Stk. 4. Ved retningslinjer forstår vi forpligtende aftaler mellem ledelse og medarbejdersiden i MEDsystemet. Retningslinjerne for proceduren efter 8, stk. 3 skal beskrive det enkelte lokale MEDudvalgs, FagMEDudvalgs og HovedMEDs medindflydelse. Stk. 5. Der aftales retningslinjer inden for de enkelte områder/den enkelte arbejdsplads, der sikrer, at MEDudvalgene løbende orienteres om budgetlægningen, dels inden for det område/den arbejdsplads deres MEDudvalg dækker, dels Vejle Kommune som en helhed. Retningslinjerne skal endvidere definere MEDudvalgenes opgaver i forbindelse med budgetlægning. Der aftales retningslinjer, der i nødvendigt omfang sikrer, at HovedMED er orienteret om budgetlægningen og budgetprocesser i Vejle Kommune, og budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder en tidsplan for MEDudvalgenes behandling af budgettet, jf. 9, stk. 3. Stk. 6. Jf. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne (bilag 5) skal der i MEDsystemet aftales retningslinjer for: a) indhold og opfølgning på trivselsmålinger b) sundhedsfremmende initiativer c) sygefravær, herunder sygefraværssamtaler og sygefraværsstatistik samt opfølgning på sygefravær d) handleplaner i forbindelse med APV e) arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress f) arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til forekomst af vold, mobning og chikane. Stk. 7. Hvis der ikke opnås enighed om retningslinjer på et givet område, skal ledelsen, hvis medarbejderne fremsætter ønske herom, redegøre for, hvorledes man derefter vil forholde sig på det pågældende område. Stk. 8. Aftalte retningslinjer er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem. Stk. 9. Alle retningslinjer skal udformes skriftligt. Aftaler om retningslinjer kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der søges gennemført ændringer af retningslinjerne ved forhandling mellem parterne. Stk. 10. Retningslinjer, som er aftalt i henhold til stk. 3, gælder, indtil der er opnået enighed om ændringer. Stk.11. Nedenfor angives eksempler på arbejds- og personaleforhold, som der kan udarbejdes retningslinjer for. Listerne er ikke udtømmende. Arbejdsforhold, herunder: a) placering af den daglige arbejdstid og pauser b) velfærdsforanstaltninger samt gennemførelse af disse c) forhold vedrørende medarbejdernes sikkerhed d) udarbejdelse af ordensregler e) arbejdstilrettelæggelse f) fastsættelse af arbejdsmetoder g) indretning af egnede arbejdslokaler h) fysiologisk rigtigt indrettede arbejdspladser i) hensigtsmæssig udnyttelse af anlæg, maskiner og materialer 10 Vejle Kommune

12 Personaleforhold, herunder: a. ansættelser b. afskedigelser c. forfremmelser d. kompetenceudvikling af medarbejdere e. omplacering, omskoling og efteruddannelse af medarbejdere f. udformning og gennemførelse af introduktionsprogram g. stillingsbeskrivelse h. personalebedømmelse i. ligestilling mellem kønnene j. personalemæssige konsekvenser af at anvende udbud og udlicitering 9. Opgaver for Forhandlingsorgan, HovedMED, FagMED og Lokal-MED/ MEDpersonalemøde Forhandlingsorgan Stk. 1. Forhandlingsorganet har til opgave at forhandle og aftale form, indhold og struktur for den lokale medindflydelse og medbestemmelse. Stk. 2. Genforhandling af den lokale MEDaftales bestemmelser skal ske ved nedsættelse af et forhandlingsorgan, når a) den lokale MEDaftale er opsagt b) der i den lokale MEDaftale ønskes at ændre på en pligt til at behandle andet og mere end det, som MEDsystemet skal behandle (fx MEDrammeaftalen 6-9) eller c) det er formålet at nedlægge niveauer, fjerne eller reducere en formaliseret adgang til medindflydelse og medbestemmelse uden, at dette følger af ændringer i kommunens organisation og / eller ledelsesstruktur d) HovedMED er enige om, at aftalen skal genforhandles i forhandlingsorganet. For forhandling af ny MEDaftale gælder følgende frister: Efter afgivelse/modtagelse af anmodning om nedsættelse af forhandlingsorganet har parterne gensidig pligt til hurtigst muligt og senest efter 4 uger at meddele den anden part sammensætningen af sin side i forhandlingsorganet. Efter de 4 uger kan der indkaldes til møde blandt de udpegede. Dette gælder såvel ved indgåelse af en lokal MEDaftale som ved genforhandling af en eksisterende. Forhandlingsorganet skal på sit første møde foretage en præcisering af forhandlingstema(er). Forhandlingerne af lokal MEDaftale må (med mindre andet aftales) max. strække sig over 6 måneder, dette gælder såvel ved indgåelse af en lokal MEDaftale som ved genforhandling af en eksisterende. HovedMED HovedMED fungerer som overordnet MEDudvalg for hele Vejle Kommune og drøfter emner af generel betydning for medarbejdere på tværs af kommunens FagMEDområder. Stk. 3. HovedMED forhandler og indgår aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler/overenskomster i tilfælde, hvor aftaleretten er delegeret til de lokale repræsentanter (se oversigt over opgaver for HovedMED i bilag 7). MEDaftale 11

13 Stk. 4. HovedMED har kompetencen til at tilpasse MEDstrukturen/organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i øvrige tilfælde (udover dem i 9, stk. 2 nævnte), og HovedMED kan dermed også ændre ordlyden i Vejle Kommunes lokale MEDaftale som følge heraf. HovedMED kan ved enighed vælge at delegere denne kompetence til Forhandlingsorganet. Stk. 5. HovedMED har på det overordnede niveau til opgave, at: a) gensidigt informere, drøfte og udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds-, arbejdsmiljø- og teknologiforhold, der har betydning for hele kommunen, b) medvirke til at Aftale om Medindflydelse og Medbestemmelse i Vejle Kommune bliver kendt, implementeret og fungerer som arbejdsgrundlaget i MEDudvalgene, c) tage ansvar for, at samarbejdet i MEDorganisationen forløber konstruktivt og medvirke til løsning af generelle problemer i samarbejdet, d) fortolke aftalte retningslinjer, e) fortolke den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse og behandle uoverensstemmelser herom, f) indbringe uoverensstemmelser og fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen m.v. for de centrale forhandlingsparter, jf. 19, 20 og 21 g) sikre løbende uddannelse af MEDudvalgenes repræsentanter samt løbende evaluering heraf, jf. Protokollat om fremtidig uddannelse på medindflydelses- og medbestemmelsesområdet (bilag 11 i Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse), h) beskrive procedure for evaluering af MEDsamarbejdet, i) regelmæssigt evaluere anvendelsen af medarbejderudviklingssamtaler i kommunen, jf. Aftale om kompetenceudvikling 4. j) Varetage en række obligatoriske opgaver i henhold til generelle (ramme)aftaler. Opgaverne fremgår af rammeaftalens bilag 2 og Vejle Kommunes MEDaftale bilag 7. Bemærkning: HovedMED kan fravige rammeaftalens bilag 2, pkt. A, H og I, såfremt der er enighed i udvalget herom. Hvis én af parterne i HovedMED ikke længere ønsker at fravige et eller flere af de nævnte punkter, genindtræder forpligtelsen i forhold til disse. De opgaver der kan fraviges vedrører: aftaler om retningslinjer for indhold og opfølgning på trivselsmålinger regelmæssig evaluering af MUS i kommunen, og aftaler om retningslinjer om sundhed. Stk. 6. HovedMED og den politiske ledelse mødes mindst én gang om året. Som minimum drøftes den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i Vejle Kommune. Der udarbejdes en tidsplan for MEDudvalgenes behandling af budgettet. Tidsplanen udarbejdes under iagttagelse af 6. Stk. 7a. HovedMED følger den overordnede udvikling i kommunen i forhold til udvikling af motivation, engagement og involvering. Stk. 7b. HovedMED tager initiativ til tværgående arrangementer for at skabe udvikling, fremdrift, fælles forståelse og ejerskab. Dette kan f.eks. ske via fællesmøder for MEDudvalg. Arbejdspladser med MEDpersonalemøder repræsenteres ved formand og næstformand samt en arbejdsmiljørepræsentant. 12 Vejle Kommune

14 Stk. 8. HovedMED skal løbende vurdere, om der på tværs af organisationen er behov for særlige indsatser inden for områderne arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Hvis det er tilfældet, kan HovedMED beslutte indsatsområder og handleplaner for hele organisationen. Stk. 9. For at sikre behandling af opgaver på de rigtige niveauer kan HovedMED udarbejde en opgaveliste, der sikrer, at opgaver løses så tæt på de involverede som muligt. Særligt vedr. arbejdsmiljø opgaver for HovedMED Organisering HovedMED sikrer den overordnede strategiske planlægning af sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Arbejdsmiljølederen deltager i HovedMEDmøder og indgår som rådgiver, vejleder og inspirator i forhold til arbejdsmiljøspørgsmål. Det samme gælder for FagMEDudvalgene i det omfang, det er relevant. Mindst én af ledelsesrepræsentanterne i samtlige MEDorganer med MEDstatus skal være leder i en arbejdsmiljøgruppe. Arbejdsmiljørepræsentant(er) indgår i samtlige MEDorganer med MEDstatus. Flg. strategiske opgaver varetages af HovedMED: Planlægning, ledelse, koordinering og evaluering af arbejdsmiljøområdet. Udarbejdelse af en plan over MEDorganisationen, herunder arbejdsmiljørepræsentanternes placering i MEDorganisationen. Vidensopsamling og vidensformidling til hele kommunen, herunder sikre, at Vejle Kommunes politikker om sikkerhed, sundhed og arbejdsmiljø altid er aktuelle. De danner et solidt grundlag for arbejdet med sikkerhed og sundhed. De skal sikre, at ledere og tillidsvalgte er orienteret om gældende regler, retningslinjer og nyudvikling på området. Sikring af rammer for oplæring og instruktion af de ansatte. Varetagelse af mulighederne for, at medlemmerne af udvalgene og arbejdsmiljørepræsentanter i øvrigt kan tilegne sig den fornødne viden inden for sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Gennemføre en årlig drøftelse af arbejdsmiljøet, hvor deltagerne: o Vurderer, om de metoder og aktiviteter, der anvendes i arbejdsmiljøarbejdet, har styrket og effektiviseret arbejdsmiljøarbejdet. o Tilrettelægger indholdet af samarbejdet om sikkerhed og sundhed for det kommende år. o Fastlægger, hvordan samarbejdet skal foregå, herunder samarbejdsformer og mødeintervaller. o Vurderer, om det foregående års mål er nået. o Fastlægger mål for det kommende års arbejde. Deltage i udarbejdelsen af virksomhedens arbejdspladsvurdering, herunder inddrage sygefravær, under iagttagelse af gældende forebyggelsesprincipper, jf. bekendtgørelse om arbejdets udførelse. Sørge for, at årsagerne til ulykker samt tilløb hertil undersøges, og sørge for at få gennemført foranstaltninger, der hindrer gentagelse. Medvirke aktivt til en samordning af arbejdet for sikkerhed og sundhed med andre virksomheder, når der udføres arbejde på samme arbejdssted. Metoder og bemærkninger: For at styrke og arbejde systematisk med sikkerheds- og sundhedsarbejdet, vil HovedMED anvende følgende metoder: I forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse i HovedMED, udarbejdes en årlig arbejdsmiljøberetning. MEDaftale 13

15 Synliggøre og sikre et konstruktivt samarbejde med eksterne aktører på arbejdsmiljøområdet, f.eks. Arbejdstilsynet og andre relevante faglige eksperter. Formidle mulighederne for økonomisk støtte til fremme af et bedre arbejdsmiljø. Følge udviklingen og niveauet i arbejdsskader, sygedage og ulykker løbende. Drøftelsen tager udgangspunkt i afrapportering om fravær, arbejdsskader, nærved ulykker samt skadelige påvirkninger. Sikre at der hvert år udarbejdes en samlet statistik over ulykker, forgiftninger og sundhedsskader. Aktiv indsats for, at FagMEDudvalg, lokale MEDudvalg og arbejdsmiljøgrupper arbejder for, at alle institutioner foretager en målrettet indsats i forhold til arbejdsmiljøet. Afholde temadage/opfølgningskurser. FagMED FagMEDudvalgene fungerer som overordnede MEDudvalg for fagområderne og drøfter emner af tværgående generel betydning for medarbejdere på fagområdet. Stk. 10. FagMEDudvalgene har til opgave at: a) gensidigt informere, drøfte og udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds-, arbejdsmiljø- og teknologiforhold af tværgående, generel karakter for det område Fag- MED dækker, b) drøfte forslag til budgetlægning og budgetændringer, som vurderes at have tværgående betydning for arbejds- og personalemæssige forhold på FagMEDs område, c) tage ansvar for, at samarbejdet i MEDorganisationen forløber konstruktivt og medvirke til løsning af generelle problemer i samarbejdet på FagMEDområdet, d) medvirke til at Aftale om Medindflydelse og Medbestemmelse i Vejle Kommune bliver kendt, implementeret og fungerer som arbejdsgrundlaget i det område FagMED dækker. FagMEDudvalgene har endvidere en række opgaver, som fremgår af en opgaveliste, som HovedMED udarbejder jf. 9, stk. 6 (se oversigt over opgaver for FagMED i bilag 7). FagMED kan, med mindre HovedMED træffer en anden beslutning, aftale at afvige opgaven vedr.: 1) aftale om retningslinjer for lokalt arbejde med sygefravær, 2) drøftelse af de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på FagMEDområdet, 3) drøftelse af sammenhængen mellem arbejdspladsens mål/strategier og kompetenceudvikling, og 4) drøftelse af hvordan arbejdet med kompetenceudvikling evalueres.. Bemærkning: Hvis én af parterne i FagMED ikke længere ønsker at fravige et eller flere af de nævnte punkter, genindtræder forpligtelsen i forhold til disse. Stk. 11. FagMEDudvalgene spiller en vigtig rolle i forhold til at sikre en sammenhængende MEDorganisation med en høj grad af videndeling mellem de forskellige niveauer i MEDstrukturen. 14 Vejle Kommune

16 Særligt vedr. arbejdsmiljø opgaver for FagMED Organisering Følgende strategiske opgaver varetages af FagMEDudvalgene: Varetage sikkerheds- og sundhedsarbejdet i forhold til FagMEDs specifikke område. Sikre, at årsager til ulykker, sundhedsskader og nærved ulykker undersøges og gennemføre foranstaltninger, der kan hindre gentagelser. Samarbejde med eksterne rådgivere og løbende informere disse. Fremsætte forslag om nye opgaver for de eksterne rådgivere. Deltage i og samarbejde med Arbejdstilsynet ved besøg i området/på arbejdspladsen. Tilegne sig Arbejdstilsynets oplysninger om aktiviteter til beskyttelse og forebyggelse. På baggrund af HovedMEDs årlige arbejdsmiljødrøftelse og arbejdsmiljøberetningen for Vejle Kommune, gennemfører FagMED årligt en drøftelse af arbejdsmiljøet i forhold til FagMEDs specifikke område, hvor deltagerne: o Vurderer, om de metoder og aktiviteter, der anvendes i arbejdsmiljøarbejdet, har styrket og effektiviseret arbejdsmiljøarbejdet. o Tilrettelægger indholdet af samarbejdet om sikkerhed og sundhed for det kommende år. o Fastlægger, hvordan samarbejdet skal foregå, herunder samarbejdsformer og mødeintervaller. o Vurderer, om det foregående års mål er nået. o Fastlægger mål for det kommende års samarbejde. Metoder og bemærkninger: For at styrke og arbejde systematisk med sikkerheds- og sundhedsarbejdet, vil FagMED anvende følgende metoder: Indhente kvartalsvise/årlige rapporteringer fra lokale MEDudvalg/MEDpersonalemøder og arbejdsmiljøgrupper om ulykker, sundhedsskader og nærved ulykker. Etablere kontakt til og samarbejde med private samarbejdspartnere med henblik på forbedring af sikkerheds- og sundhedsforholdene inden for FagMEDs specifikke område. Iværksætte foranstaltninger inden for FagMEDs område, med henblik på en målrettet arbejdsmiljøindsats på institutioner og arbejdsområder, f.eks. certificering. LokalMED/MEDpersonalemøde LokalMED/MEDpersonalemøder udgør kernen i Vejle Kommunes MEDorganisation. De lokale MEDudvalg og MEDpersonalemøder drøfter emner af betydning for medarbejderne på den arbejdsplads/ de arbejdspladser, som det lokale MEDudvalg/MEDpersonalemøde dækker. Stk. 12. LokalMED og MEDpersonalemøder har til opgave, at: a) gensidigt at informere, drøfte og udarbejde retningslinjer, vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds-, arbejdsmiljø- og teknologiforhold af generel karakter for det område LokalMED/ MEDpersonalemødet dækker b) drøfte forslag til budgetlægning og budgetændringer, som vurderes at have betydning for arbejds-og personalemæssige forhold på LokalMEDs/MEDpersonalemødets område. LokalMED/MEDpersonalemøde har endvidere en række opgaver, som fremgår af en opgaveliste, som HovedMED udarbejder jf. 9, stk. 6 (se oversigt over opgaver for LokalMED i bilag 7). MEDaftale 15

17 LokalMED/MEDpersonalemøde kan, med mindre HovedMED træffer anden beslutning, aftale at fravige opgaven vedr.: 1) aftale om retningslinjer for lokalt arbejde med sygefravær, 2) drøftelse af de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på LokalMEDområdet/ MEDpersonaleområdet, 3) drøftelse af sammenhængen mellem arbejdspladsens mål/strategier og kompetenceudvikling, og 4) drøftelse af hvordan arbejdet med kompetenceudvikling evalueres. Bemærkning Hvis én af parterne i LokalMED/MEDpersonalemødet ikke længere ønsker at fravige et eller flere af de nævnte punkter, genindtræder forpligtelsen i forhold til disse. Stk. 13. LokalMED/MEDpersonalemøder bidrager aktivt til at skabe en sammenhængende MEDorganisation med en høj grad af videndeling mellem de forskellige niveauer i MEDstrukturen. Stk. 14. Personalemøder med MEDstatus er ikke tillagt samme kompetence som LokalMED i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Opgaven varetages af arbejdsmiljøgruppen med reference til FagMEDudvalget. Personalemøder med MEDstatus har dog samme opgaver, som LokalMED med hensyn til at informere og drøfte alle forhold af betydning for arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, samt motivere og engagere alle medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet. Stk. 15. På arbejdspladsniveau varetages arbejdsmiljøarbejdet af arbejdsmiljøgrupperne. Arbejdsmiljøgrupperne er krumtappen i arbejdsmiljøarbejdet. Det er arbejdsmiljøgrupperne, som gennem samarbejdsvilje og forebyggelse til stadighed sætter arbejdsmiljøet i fokus. Arbejdsmiljøgrupperne oprettes og nedlægges efter gældende regler i arbejdsmiljølovgivningen. Særligt vedr. arbejdsmiljø opgaver for LokalMED/Arbejdsmiljøgruppen Organisering Følgende operationelle, det vil sige daglige opgaver, varetages af LokalMED/Arbejdsmiljøgruppen: Kontrol med at arbejdsforholdene er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende arbejdsmiljølovgivning. Påvirke den enkelte og arbejdspladsen til en adfærd, der fremmer eget og andres arbejdsmiljø. Varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici. Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Kontrollere, at der gives effektiv oplæring og instruktion tilpasset de ansattes behov. Planlægge arbejdspladsens sikkerheds- og sundhedsarbejde. Sætte fokus på arbejdspladsvurdering (APV) som et brugbart redskab i sikkerheds- og sundhedsarbejdet lokalt og som central kilde til relevant information i HovedMED s arbejde. På baggrund af FagMED s årlige arbejdsmiljødrøftelse og arbejdsmiljøberetningen for Vejle Kommune, gennemfører LokalMED/Arbejdsmiljøgruppen årligt en drøftelse af arbejdsmiljøet i forhold til LokalMED/Arbejdsmiljøgruppens specifikke område, hvor deltagerne: o Vurderer, om det foregående års mål er nået. o Fastlægger mål for det kommende års arbejde. Deltage i undersøgelse af ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt tilløb hertil og anmelde dem til arbejdsgiveren eller dennes repræsentant. 16 Vejle Kommune

18 Sikre, at medlemmerne af udvalgene og arbejdsmiljøgrupperne har mulighed for at tilegne sig den fornødne viden inden for sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Varetage den lokale orientering af de ansatte om gældende bestemmelser, der er fastsat til fremme af sikkerhed og sundhed. Virke som kontaktled mellem de ansatte og LokalMED/FagMED. Holde FagMEDudvalg og HovedMED underrettet om de arbejdsmiljømæssige forhold på arbejdspladsen, og om MEDudvalgets/arbejdsmiljøgruppens arbejde. Forelægge sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, som arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse, eller som er generelle for virksomheden, for LokalMED/FagMED. Rådgive ved udvidelser eller ombygninger. Metoder og bemærkninger For at styrke og arbejde systematisk med sikkerheds- og sundhedsarbejdet, vil LokalMED/arbejdsmiljøgruppen anvende følgende metoder: LokalMED har til opgave at sætte sikkerhed og sundhed på dagsordenen. Opgaven består i at sætte Nyt om arbejdsmiljø fast på udvalgets dagsorden. I institutioner med MEDpersonalemøder og arbejdsmiljøgruppe etableres et fast samarbejde med regelmæssig orientering fra arbejdsmiljøgruppen på MEDpersonalemødet om sikkerheds- og sundhedsforhold. Indhente og drøfte kvartalsvise/årlige rapporteringer fra arbejdsmiljøgruppens område om ulykker, sundhedsskader og nærved ulykker. Videreformidle informationer om områdets sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold til det relevante FagMED. MEDaftale 17

19 Kapitel 3 Tillidsvalgte Samarbejdet mellem ledelsen og de tillidsvalgte tager udgangspunkt i intentionerne i Den tillidsvalgte en værdifuld samarbejdspartner (bilag 2). Ved tillidsvalgte forstår vi i Vejle Kommune valgte medarbejderrepræsentanter, der indgår i arbejdet i et MEDudvalg eller et underudvalg til et MEDudvalg. Tillidsvalgte anvendes således som samlet betegnelse for arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter og andre medarbejderrepræsentanter, der varetager opgaver i relation til ovenstående udvalg. Vejle Kommunes arbejde for sikkerhed og sundhed organiseres i medfør af Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø (bilag 4). Både ledelsen og de tillidsvalgte skal vise ansvar og ejerskab i forhold til de overordnede værdier i Vejle Kommune ved at synliggøre og formidle Vejle Kommunes fælles mål. Selve samarbejdet mellem ledelsen og de tillidsvalgte bæres af tre nøgleværdier, som skal vise sig i konkrete handlinger i hverdagen: VIDEN SAMSPIL ANSVAR Ingen af de tre værdier kan ses uafhængigt af de andre. Værdierne skal indgå som en helhed, der gensidigt påvirker hinanden. Det medfører, at ledelsen aktivt skal støtte de tillidsvalgtes udvikling ved at holde et højt informationsniveau og give plads til uddannelse. De tillidsvalgte har samtidigt selv et ansvar for aktivt at søge information og viden. De tillidsvalgte skal tage medansvar og være aktive i forhold til hele tiden at udvikle og bruge deres viden og erfaring til gavn for arbejdspladsen og egen udvikling. De tillidsvalgte har en vigtig rolle som medarbejdernes talerør. De er ledelsens samarbejdspart og skal kunne håndtere forskellige roller i forbindelse med udvikling af arbejdspladsen. Dette sker ud fra en overbevisning om, at sparring og vidensdeling mellem ledelsen og medarbejdersidens tillidsvalgte, kvalificerer Vejle Kommunes beslutninger. Vejle Kommune ønsker, at de tillidsvalgte skal være medspillere og sparringspartnere i dagligdagen i forhold til den langsigtede og strategiske udvikling af Vejle Kommune. Vi ønsker, at de tillidsvalgte skal medvirke i den fortsatte udvikling af arbejdspladsen og kollegerne. 18 Vejle Kommune

20 Lederen og den tillidsvalgte har således et fælles ansvar for at udvikle personalepolitikken på den enkelte arbejdsplads gennem konkrete handlinger og adfærd. 10. TR-struktur/Arbejdsmiljø-struktur Stk.1. Vejle Kommune har en énstrenget MEDstruktur. Det vil sige, at opgaven vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold foregår i det/de samme udvalg. Den énstrengede MEDstruktur har 3 niveauer, henholdsvis lokale MEDudvalg/MEDpersonalemøder, FagMEDudvalg og HovedMED. Stk. 2. TR-strukturen fastlægges med afsæt i Rammeaftalen efter forhandling mellem den lokale ledelse og den forhandlingsberettigede organisation, jf. Rammeaftalens 10. Stk. 3. Arbejdsmiljøstrukturen organiseres, jf. Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø og MEDaftalens 3, stk. 2. Der henvises til i Rammeaftalen. 14. Tillidsvalgtes vilkår Stk. 1. Vejle Kommune ønsker at give de tillidsvalgte vilkår, der gør det muligt for dem at udføre deres hverv. Tillidsvalgte skal derfor have mulighed for og har pligt til at tilegne sig information, så de kan matche ledelsen. Stk. 2. Formænd og næstformænd i MEDorganisationen er forpligtet til at aftale, hvordan næstformandens vilkår skal tilrettelægges med henblik på at varetage hvervet som næstformand. Næstformandens vilkår skal matche det niveau i MEDorganisationen, som næstformandskabet varetages på. Stk. 3. Tillidsvalgte skal have adgang til nødvendige kontorfaciliteter og mødelokaler inden for normal arbejdstid. Arbejdspladsen skal sikre den enkelte tillidsvalgte adgang til IT-arbejdsplads med netadgang. Stk. 4. Arbejdet skal tilrettelægges, så den tillidsvalgte både kan udføre tillidshvervet og sit arbejde i den normale arbejdstid. Hvervet udføres sådan, at det medfører mindst mulig forstyrrelse af den tillidsvalgtes almindelige arbejde, og arbejdspladsens tilrettelæggelse af arbejdet. Der skal i tilrettelæggelsen af arbejdet tages hensyn til, at den tillidsvalgte skal varetage sit tillidshverv. Stk. 5. For tillidsrepræsentanter og medlemmer af MEDudvalg skal der mellem ledelsen og organisationen indgås en konkret aftale om tid til arbejdet på den enkelte arbejdsplads med følgende som udgangspunkt: a) arbejdspladsens størrelse, herunder i. hvor mange personer/faggrupper den pågældende repræsenterer, ii. den geografiske spredning af området, iii. og om pågældende repræsenterer medarbejdere, der arbejder på forskudt tid. b) denne aftales 2, stk. 2., hvor det fastlægges, at alle ansatte skal have størst mulig medindflydelse og medbestemmelse på arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøforhold. c) om den tillidsvalgte også varetager opgaven som arbejdsmiljørepræsentant og/eller fællestillidsrepræsentant. d) at den tillidsvalgte har mulighed for forberedelse og informationssøgning i forbindelse med møder o.l. og har mulighed for opfølgning herunder medarbejderkontakt. Stk. 6. Når organisationerne afholder udgifter forbundet med tillidsrepræsentanters og arbejdsmiljørepræsentanters fravær til uddannelse og møder, jf. Rammeaftalens 15 og 16 (f.eks. AKUT fondens mid- MEDaftale 19

21 ler), er det ledelsens og de tillidsvalgtes ansvar at synliggøre dette. Det sker dels ved at synliggøre, at der er søgt om midler til tillidshvervet, dels ved at synliggøre, at de penge man henter til afløsning, eller til på andre måder at skabe rum for den tillidsvalgtes arbejde, er anvendt i henhold til formålet. Stk. 7. Ved ophør af tillidshvervet vurderes det i et samarbejde mellem den lokale ledelse og den forhandlingsberettigede organisation, i hvilket omfang den tillidsvalgte har ret og pligt til at få faglig viden ajourført. For så vidt angår aflønning, honorering og godtgørelse af udgifter for medarbejderrepræsentanter henvises til 14 i Rammeaftalen. For så vidt angår aflønning af tillidsrepræsentanter henvises til bilag 1 i Rammeaftalen Protokollat om aflønning af tillidsrepræsentanter. Der henvises til i Rammeaftalen. Opmærksomheden henledes på Rammeaftalens 15, stk. 3 og 16, stk. 2, hvorefter der er hjemmel til, at personaleorganisationerne kan lade arbejdsmiljørepræsentanter deltage i kurser finansieret af AKUT fonden. 20 Vejle Kommune