Bølgeplan - Vejledning

Transkript

1 Bølgeplan - Vejledning Januar 2014

2 Indhld 1. HVAD ER BØLGEPLAN FORMÅL MED BØLGEPLAN HVEM MODTAGER BØLGEPLAN UDARBEJDELSE AF BØLGEPLAN SKABELON... 3

3 1. Hvad er bølgeplan Bølgeplanen angiver prgrambølgens knkrete leverance-, aktivitets-, ressurce- g tidsplaner, beskriver afhængigheder mellem prjektleverancer g viser den kritiske vej, dvs. hvilke aktiviteter g leverancer, sm ikke må blive frsinkede, hvis bølgen samlet set skal kunne gennemføres sm planlagt. 2. Frmål med bølgeplan Frmålet med bølgeplanen er at skabe verblik ver aktiviteter, milepæle, afhængigheder g ressurcer inden fr en enkelt bølge (tranche) i prgrammet. Planen er det styringsmæssige grundlag fr prgrambølgen g skal bruges til løbende styring g pfølgning ift. fremdrift. Med bølgeplanen kan prgrammet gså følge p på aktuelle risici, hændelser g kvalitet samt interne prjektafhængigheder i bølgen. 3. Hvem mdtager bølgeplan Bølgeplanen skal primært anvendes af prgramlederen (assisteret af prgramsekretariatet) sm værktøj til styring g ledelse af den enkelte bølge i prgrammet. Bølgeplanen skal kmmunikeres til interessenterne i den knkrete prgrambølge fr at sikre et fælles billede af aktiviteter, milepæle g afhængigheder i bølgen. 4. Udarbejdelse af bølgeplan Bølgeplanen udarbejdes af prgramlederen g gdkendes af prgramstyregruppen første gang, inden fasen ledelse af prgrambølger igangsættes. Prgrammet udarbejder en ny bølgeplan fr hver ny prgrambølge efter, at delfaserne levering af frandringsevne g realisering af gevinster er gennemført fr den frrige prgrambølge. 5. Skabeln Afsnit 2 - Milepælsplan fr prgram- g prjektleverancer Dette afsnit skal vise et verblik ver de centrale milepæle fr bølgens leverancer på både prgram- g prjektniveau. Overblikket bruges til prgramledelsens leveranceplanlægning g løbende styring g pfølgning på prjekt- g prgramleverancer. Milepælsplanen specificeres i en mere specifik MS Prject/Excel-tidsplan sm bilag. Tidsplanen giver flere detaljer fr de aktiviteter, der planlægges i de enkelte prgram- g prjektleverancer. Inputtet til den specifikke tidsplan kmmer fra de enkelte prjektledere g ansvarlige fr prgramleverancer. 1) I skabelnen indsættes et diagram fr prgrambølgen, der viser den tidsmæssige sammenhæng mellem prgramleverancer g prjekter. Diagrammet kan fx udarbejdes i PwerPint eller lign., der viser den tidsmæssige sammenhæng mellem prgram- g prjektleverancer. Ved prgramleverancer frstås fx leverancer der udspringer af prgramstrategierne dvs. fx leverancer ift. interessentstyring, ressurcestyring, styring af kvalitet eller hvrnår prgrammets gvernance er på plads, prgramdkumentatin er udarbejdet etc. Derudver kan prgramleverancer fte mfatte gennemførelse af udbud g tværgående implementeringsleverancer jf. prgrammets strategier fr udbud g implementering. Prjektleverancer er fx, hvrnår hvilke prdukter i et prjekt er klar til anvendelse. Den fællesstatslige prgrammdel 3

4 2) Udfyld derefter tabellen med plysninger m prgrambølgens milepæle fr prgramleverancer g prjekter. Milepælsdater angiver tidspunktet fr relevante delleverancer fr prgram/prjektleverancerne. Der skal angives infrmatiner fr disse parametre: Leveranceniveau (prgram, gevinster, prjekter g transitin) Startdat hvrnår påbegyndes arbejdet med at udarbejde leverancen Slutdat hvrnår frventes den endelige leverance at være færdig Milepælsdat angiv milepælsdater fr relevante delleverancer Milepælsbeskrivelse beskriv hver milepæl, så det er klart, hvad den indebærer. Afsnit 3 Styring af afhængigheder I dette afsnit angives en: Oversigt ver indbyrdes afhængigheder i prgrambølgen Beskrivelse af den verrdnede plan fr styring af afhængigheder Oversigt ver 1-5 mest centrale afhængigheder i prgrambølgen Oversigten ver afhængigheder skal give et verblik ver hvilke leverancer, der verlapper eller er tidsmæssigt afhængige af hinanden i den knkrete prgrambølge. Oversigten skal anvendes til at planlægge, hvrdan frsinkelser frebygges, g hvrdan ressurcer kan allkeres til særligt vigtige leverancer, sm er nødvendige fr at andre leverancer kan igangsættes, ibrugtages m.v. Det handler både m at kunne styre tidsmæssige afhængigheder mellem leverancer g indhldsmæssige afhængigheder; dvs. sikre at alle brikkerne i sidste ende passer sammen. Beskrivelsen af den verrdnede plan fr styring af afhængigheder kan fx beskrive, hvilke aktiviteter prgrammet planlægger fr at sikre, at afhængigheder håndteres bedst muligt, evt. gennemførelse af krdinatinsmøder, fall back plan fr allkering af ekstra ressurcer til nødlidende prjekter, sm er vigtige fr, at andre aktiviteter/prjekter kan igangsættes, resultater kan pnås når systemer/løsninger eller nye rganisatiner er implementeret m.v., gevinster kan høstes eller m prjekter evt. sættes i ber i tilfælde af frsinkelser. Planen tager afsæt i afhængighedsstrategien i ledelsesprduktet prgramstrategier samt i prgramplanens afsnit 5 m styring af afhængigheder på tværs af prgrammets bølger. Oversigten ver de væsentligste afhængigheder navngiver den enkelte afhængighed i prgrambølgen g angiver håndtering, tidsplan g ansvarlig. Væsentlige afhængigheder kan fx være afhængigheder, hvr prgrammet i denne prgrambølge har mest på spil, hvis leverancer, frandringer, resultater g gevinster ikke kan leveres til aftalt tid, pris, mfang g kvalitet. Håndtering angiver, hvilke aktiviteter, der gennemføres fr at frhindre uønskede frsinkelser, øgede mkstninger, lavere eller udeblivende gevinster etc. Oversigten er retningsgivende fr, hvr ledelsen særligt skal dedikere tid, ressurcer, kmmunikatin m.v., så prgrambølgens verrdnede fremdrift kan frløbe planmæssigt. Afsnit 4 risici g emner Afsnittet skal give prgramledelsen et verblik ver de centrale elementer i planen fr at håndtere prgrammets risici g emner i frhld til leverancer, aktiviteter, tilhørende milepæle g ansvarsfrdeling i den knkrete prgrambølge. Risici,emneplaner g aktiviteter skal hldes inden fr de beskrevne rammer i prgrammets strategi fr risici g emner, hvr fx risikkategrier, frm g mfang af dkumentatin g håndtering på prgram- eller prjektniveau kan være angivet. Risici I skemaet m risici angives følgende plysninger: Navnet på risiken Den eller de mulige knsekvenser fr bølgeplanen (fx frsinkelse, dårlig kvalitet, ledelse, styring m.v.) Den eller de mitigerende aktiviteter, der gennemføres fr at håndtere risiken Den fællesstatslige prgrammdel 4

5 Daten fr hvrnår de mitigerende aktiviteter udføres Den ansvarlige fr at udføre aktiviteten Overblikket ver de væsentligste risici er et udpluk af de mest centrale risici, sm er angivet i prgrammets risikregister. Relevante aktiviteter fr at håndtere risici kan fx være afhldelse af en wrkshp mellem prgramleder g den ansvarlige fr styring af risici fr at knkretisere, hvad der skal til fr at indfri strategiske mål, principper g styring af prgrammets arbejde med risici. En aktivitet kan gså være et møde mellem alle, der har ansvaret fr at håndtere knkrete risici, m mitigeringsplanerne er gde nk. En aktivitet kan gså være sikring af prcedurer fr identificering, vurdering, planlægning g implementering af risici. Emner I skemaet m emner angives følgende plysninger: Navnet på emnet Den eller de mulige knsekvenser fr prgramplanen (fx frsinkelse, dårlig kvalitet, ledelse, styring m.v.) Den eller de mitigerende aktiviteter, der gennemføres fr at håndtere emnet Daten fr hvrnår de mitigerende aktiviteter udføres Den ansvarlige fr at udføre aktiviteten Indsæt prgrambølgens mest vigtige emner, sm allerede er frekmmet. Inputtet til skemaet kmmer fra prgrammets emnelg. Herefter angives, hvrdan de indtrufne emner påtænkes at blive håndteret, så negative knsekvenser fr prgrambølgens gennemførelse minimeres bedst. Beskriv fx hvem, der inddrages på hvilket niveau g på hvilken måde. Der kan være frskel på niveau g måde, alt efter hvr alvrlig emnet er fr bølgen. Afsnit 5 - Kntrl g pfølgning På baggrund af prgramstrategierne angives milepæle fr gennemførelse af kntrl- g pfølgningsaktiviteter i den knkrete prgrambølge. Milepæle skal særligt mfatte kntrller g pfølgning ift. gevinster, interessenter g kvalitet samt kntrl- g pfølgning på henhldsvis prgrambølgens tidsplaner g prgrambølgens øknmi. Milepælsplanen fr kntrl g pfølgning kan evt. suppleres af en detaljeret kntrl- g pfølgningsplan (fx specificeret i Micrsft Prject) hvr aktiviteter er nøjere beskrevet, g hvraf det fremgår, hvem der udfører hvilken aktivitet g hvrnår i bølgen. Beskriv følgende: Milepæle - fr kntrller g pfølgning hvilke kntrl- g pfølgningsaktivitet udføres Dat - hvrnår gennemføres aktiviteten i prgrambølgen Ansvarlig - hvem er ansvarlig fr, at aktiviteten gennemføres sm planlagt Den fællesstatslige prgrammdel 5

6 Afsnit 6 Review(s) ved afslutning af prgrambølgen Sm angivet i ledelsesprduktets skabeln angives eventuelle interne g/eller eksterne reviews, sm gennemføres fr at undersøge, m prgrambølgen følger de retningslinjer g de planer, sm er besluttet. Review efter afsluttet prgrambølge er frivilligt men anbefalet i den fællesstatslige prgrammdel. Risikvurdering i Statens IT-prjektråd ved vergangen til fasen ledelse af prgrambølger kan give anledning til review i frbindelse med gennemførelse af prgrammets bølger. I skemaet angives: Frmål hvrfr gennemføres reviewet hvem ønsker reviewet gennemført, hvad er årsagen, hvad skal det bidrage til m.v.? Omfang hvad er kmmissriet fr reviewet, hvr mange mråder, rller m.v. skal undersøges, fx m prcedurer g kvalitetsplitikker følges, m transitin g implementering frløber sm planlagt, m gevinstrealiseringen følger planen, eller m prgramrganisatinen stadig er frmålstjenstlig fr at pnå de ønskede frandringer. Tidspunkt hvrnår gennemføres reviewet, evt. frdelt på frskellige delmråder af prgrambølgen? Deltagere - hvem deltager i reviewet g hvilke rller g pgaver har de? Afsnit 7 - Ressurcebehv Dette afsnit indehlder et estimat fr prgrambølgens ressurcebehv. Estimatet skal både dække ressurcebehvet fr prjekter g fr prgramledelse, prgramsekretariat, løsningsfrum, styregruppe etc. Strategien fr anvendelse af prgrammets ressurcer er beskrevet i ledelsesprduktet prgramstrategier. I skabelnens skema estimeres ressurcebehvet fr den knkrete bølge pdelt på følgende kategrier: Prjekt/prgramaktivitet angiv til hvilken prjekt- eller prgramaktivitet, at ressurcen skal anvendes Hvedleverance angiv hvilken leverance, sm ressurcen skal arbejde på. Start g slutdat angiv start- g slutdat fr, hvrnår ressurcen skal anvendes Ressurcekategrier angiv hvilke af følgende kategrier, sm ressurcen hører under: Prgramledelse (antal årsværk) Prgramsekretariat (pdelt på prfiler g antal årsværk) Løsningsfrum (pdelt på prfiler) (antal årsværk) Prjektledere (antal årsværk) Prjektdeltagere (antal årsværk) Frretningsspecialister (antal årsværk) Den fællesstatslige prgrammdel 6

7 It-arkitekter (antal årsværk) Øvrige specialister pdelt på typer (antal årsværk) Ressurcer i alt Den fællesstatslige prgrammdel 7