Ledetråd til kommunikationsplan INTERREG-projekt

Transkript

1 Ledetråd til kmmunikatinsplan INTERREG-prjekt I den fra EU finansierede prjektperide er hvert INTERREG-prjekt frpligtet til at gennemføre kmmunikatins- g ffentlighedsarbejde. INTERREG-prgrammet finansieres til dels af ffentlige midler, det anses derfr sm nødvendighed at synliggøre den merværdi, sm ligger i prgrammidlerne. Af den grund er der klare frventninger til hvert enkelt INTERREG-prjekt m at frmidle g synliggøre prjektarbejdet samt prjektresultaterne verfr interessenter, den brede ffentlighed g beslutningstagere ved hjælp af udførlig g strategisk kmmunikatinsarbejde. Knkrete regler vedr. prjekternes kmmunikatinsarbejde, sm er fastlagt af Eurpa Kmmissinen, kan nærlæses på INTERREG-prgramhjemmesiden. Det er derfr yderst vigtigt, at prjektets ledelse g medarbejdere anser kmmunikatinsarbejdet sm et integreret arbejdsmråde i INTERREG-prjektet. Der skal arbejdes bevidst med prjektets markedsføring g synliggørelse af prjektets arbejde samt resultater. Dette prfiterer både prjektet g INTERREG-prgrammet af. Erfaringerne viser, at struktureret kmmunikatinsarbejde med en kmmunikatinsplan g/eller kmmunikatinsstrategi sm hjælpemidler, styrker både gennemførelsen af prjektet g prjektresultaterne. Prjekterne bærer på succeshistrier g har dermed ptentialet til at synliggøre INTERREG-reginen. Hver enkelt prjekts succeshistrie bidrager til reginens psitive udvikling g tydeliggør samarbejdet ver grænsen. Denne ledetråd g den heraf afledte skabeln bør anses sm hjælpemidler til gennemførelsen af prjektets kmmunikatinsarbejde. Redskaberne giver dig mulighed fr at reflektere ver prjektet samt tage beslutninger, sm vil lette kmmunikatins- g ffentlighedsarbejdet i prjektperiden. Ledetråden er beskrivende g udførlig, den kan med frdel bruges sm inspiratin. Selve skabelnen, sm gså ligger på INTERREG-prgramhjemmesiden, indehlder knkrete spørgsmål til udarbejdelsen af prjektets kmmunikatinsplan. Du er velkmmen til at tilføje relevante spørgsmål/afsnit. Hvis du har spørgsmål til kmmunikatins- g ffentlighedsarbejdet i prjektet, er du velkmmen til at tage kntakt til din kntaktpersn i INTERREG-sekretariatet. Bemærk venligst, at der på alle prducerede materialer skal placeres et INTERREG- g EU-lg g/eller en støttehenvisning. Knkrete regler g frskellige versiner af lgerne er til rådighed fr dwnlad på INTERREG-prgramhjemmesiden. 1

2 Prjektinfrmatiner (reflektere ver prjektet) Følgende spørgsmål vil hjælpe dig med at få tankerne til at rulle. Reflekter ver prjektet sm helhed. Gør dig ngle tanker ver, hvilken rlle prjektet g prjektets resultater kan spille fr reginen, g hvilke effekter prjektet tilføjer reginens psitive udvikling. Refleksinen kan fregå i fællesskab med kllegaerne eller, hvis der er behv fr det, med kntaktpersnen i INTERREG-sekretariatet. Prjektets titel: Prjektperide: Prjektindhld Hvad handler prjektet m? (krt beskrivelse) Hvrfr er prjektet relevant fr INTERREG-reginen? (krt beskrivelse) Officiel/frmel afsender på kmmunikatinen (f.eks. ansvarlig institutin/prjektledelse), evt. direkte/indirekte afsender (f.eks. prjekt/prjektpartnere/kmmunikatinsmedarbejder). Hvad er det fr et prjekt? Er det et videnskabeligt, erhvervsrienteret, teknisk eller kulturelt prjekt? Hvrdan vurderer du chancerne fr en succesrig synliggørelse af prjektet? Fr hvem er prjektet g prjektresultaterne relevant? Fr frskere, elever, studerende, bestemte brancheeller aldersgrupper, den brede ffentlighed? Kan resultaterne frmidles ppulærvidenskabeligt g frståeligt g evt. frembringe billeder g/eller frtælle histrier? Bemærk venligst, at følgende afsnit løbende kan frandre sig. Der kan dukke udfrdringer p, sm du ikke har regnet med. Ligeså kan nye ideer g muligheder vise sig. Det er blt vigtigt, at du justerer kmmunikatinsplanen til ændringerne, fr at undgå at miste verblikket Grundlæggende spørgsmål er: Mål Det er vigtigt, at du vervejer hvad du vil pnå med dine kmmunikatinstiltag, på den måde kan du målrettet anvende nyttige medier g gennemføre relevante aktiviteter. En indledende SWOT-analyse, sm viser prjektets styrker, svagheder, muligheder g trusler, kan være et relevant værktøj til verfladisk at skitsere prjektets mverden. Hvilke(t) mål har prjektet: Hvad er prduktet, sm prjektet skal resultere i? Kmmunikatinsmål hvad er realistisk: Ønsker prjektet at skabe pmærksmhed, infrmere, mtivere, mdtage feedback m.m.? 2

3 Hvilket budskab har kmmunikatinen: ønsker prjektet f.eks. at finde deltagere til en spørgeskemaundersøgelse, at ffentliggøre nye resultater eller sæt kryds i kalenderen i frbindelse med en knference. Målgruppe(r) Dit prjekt kan have én eller flere målgrupper. Ngle målgrupper kan verlappe hinanden. Smmetider skal målgrupperne differentieres nøje, da grupperne har brug fr frskellige infrmatiner g nås ved brugen af frskellige medier. En interessentanalyse kunne være et relevant værktøj. En sådan analyse går ud på at definere, hvem der kunne have interesse i prjektet. Stil spørgsmål sm hvem deltager i prjektet, hvem har indflydelse m.m. Tænk gerne på følgende måde: Hvem er relevant fr prjektet g fr hvem er prjektet relevant? Husk altid, at gså INTERREG g beslutningstagere er vigtige målgrupper fr din indberetning jf. prjektarbejdet. Derudver bør du gså huske prjektets netværkspartnere g støttepartnere i kmmunikatinsarbejdet. Fr at få et verblik ver prjektets målgrupper kan en versigt, sm den i figur 1 på næste side, være behjælpelig. Indsæt prjektrelevante målgrupper g aktualiser figuren i løbet af prjektgennemførelsen. Visse målgrupper vil indtage mere plads end andre g i løbet af prjektgennemførelsen kan målgruppens relevans fr prjektet gså frandre sig. Følgende spørgsmål kan være til hjælp, når du skal definere din målgruppe: Hvem vil vi nå frem til? Hvem kan have interesse i prjektet? Undersøgelser: Hvilke deltagere har vi brug fr? Hvem prfiterer knkret af prjektet? Hvem er vigtig fr prjektet? Partnere, plitikere, pressen m.m. Hvem støtter prjektet? Netværkspartnere, plitiske beslutningstagere, INTERREG m.m. 3

4 INTERREG? Plitiske beslutningstagere F.eks. elever g undervisere i reginen Interesserede "Prjekt X" F.eks. virksmheder i reginen Netværkspartner e Presse Prjektpartnere Offentlighed Figur 1: Oversigt målgrupper Kmmunikatinskanaler Du har nu vervejet hvad du vil kmmunikere g hvem din målgruppe er, kmmunikatinsrammen er dermed sat (men kan til enhver tid frandres). Du har nået det punkt, hvr du skal beskæftige dig med, hvilke kmmunikatinskanaler du vil gøre brug af fr at nå din målgruppe. Offline medier/trykte medier (egne g andres): Aviser, magasiner, flyer, plakat, brchure, brev m.m. Online/elektrniske medier (egne g andres): Sciale medier, nyhedsbrev, hjemmeside, m.m. Massekmmunikatin eller persnlig kmmunikatin: Hvem vil du nå frem til g med hvilket frmål? 4

5 En vigtig vervejelse ligger i, m din målgruppe skal have mulighed fr at reagere/svare på din kmmunikatin. Disse vervejelser hænger sammen med medievalget g med kmmunikatinens frmål, dvs. hvad du vil pnå. Trykte medier Det er en gd idé at prducere prjektrelevante brchurer eller flyers, pstkrt g plakater, sm bl.a. kan distribueres til arrangementer. Dette er nemlig en gd mulighed fr, tydeligt at gøre pmærksm på prjektet. At få en plads på andres trykte medier kan vise sig at være en udfrdring, brug prjektets netværk samt prjektpartnernes g netværkspartnernes netværk. I ngle tilfælde psøger jurnalisten prjektet g så må du gribe chancen. Mange kmmunikatinsaktiviteter kan fregå på flere frskellige platfrme på samme tidspunkt. Derudver kan mange tekster med ændringer i teksttypen, mdtager g kmmunikatinskanal genbruges: En pressemeddelelse f.eks. kan både publiceres i den trykte avis g i nlineavisen, g mskrives til et pslag på Facebk. Elektrniske medier Ved brugen af sciale medier er der mange muligheder med henblik på den frmelle g ufrmelle kmmunikatin. Overvej nøje, hvrdan du vil anvende de sciale medier g hvilken kmmunikatinsstil der er passende i det enkelte medie. Det er p til dig, hvilket medie du anvender fr at nå prjektets mål. Eksempelvis kan du bruge Facebk til en afslappet frmidling med sjve billeder g prjekthjemmesiden til en mere seriøs frmidling af prjektinfrmatiner g resultater. Hvis du er klar ver, hvilket behv det valgte medie skal dække, bliver det nemmere at vurdere dit publikum g tilpasse kmmunikatinsstilen. Massekmmunikatin persnlig kmmunikatin Vær pmærksm på, at kmmunikatinskulturen altså den måde at mgås med hinanden er frskellig i Danmark g Tyskland. Dette kmmer allerede til udtryk ved anvendelsen af du g Sie. Når du skriver en tekst, bør du tage højde fr dit frhld til mdtageren g tilpasse kmmunikatinen dette frhld. Både start- g sluthilsnen med tilhørende signatur har i f.eks. en mail eller et brev str betydning. Kmmunikatinsfrmen kan frandre sig i løbet af krrespndancen, fra den frmelle til den ufrmelle frm dette gælder i Danmark såvel sm i Tyskland. Medievervågning: Fr at få et verblik ver prjektets mediemtale er en regelmæssig medievervågning relevant. I Danmark er databasen Infmedia.dk et brugbart værktøj hertil. Medievervågningen kan på den ene side give dig et verblik ver i hvilke medier prjektet har været synlig g på den anden side er det en gd metde verfr INTERREG at dkumentere prjektets kmmunikatinsarbejde. 5

6 Aktiviteter Du har nu gjrt dig ngle tanke m, hvad prjektet vil kmmunikere, hvem der er prjektets målgruppe g hvrdan dette skal fregå. Det er på tide knkret at frmulere g planlægge, hvrdan disse vervejelser skal føre til ngle aktiviteter/tiltag. Vi er nået til det punkt, hvr vi skal finde ud af, hvad vi præcis ønsker at gøre fr at frmidle prjektet g resultaterne på bedste vis. Følgende beskrives relevante aktiviteter/tiltag, sm hvert prjekt abslut bør verveje i frbindelse med kmmunikatinsarbejdet. Visuel/grafisk identitet: vervej m det er relevant fr prjektet at designe eller få designet en visuel identitet. Indkalkuler evt. udgifter fr en prfessinel grafiker i prjektets budget. Det er ikke blt et psigtsvækkende prjektnavn, men gså et prjektlg g prjektfarver, sm bl.a. fungerer gdt på hjemmesiden, sm garanterer genkendelseseffekt. Billeder, tegninger, små illustratiner sv. gør kmmunikatinen mere levende. Det er et faktum, at frskellige tekstfrmer er relevant fr frskellige mdtagere. En synlig identitet kan skabe sammenhæng. Det er derudver vigtigt, at alle prjektets medarbejdere taler et fælles sprg (rd, vendinger) fr at frmidle et fælles prjektindhld. Dette sikrer, at alle medarbejdere indhldsmæssigt taler m ét prjekt. Prjekthjemmeside, sm løbende aktualiseres g tiltaler en bred målgruppe, da siden er tilgængelig fr alle. Siden kan være fagligt g indehlde prjektinfrmatiner, infrmatiner vedr. prcessen g prjektets resultater. En hjemmeside byder på meget spillerum g har egentlig ingen grænser. Nødvendige ressurcer: en hjemmeside er sm regel ikke særlig dyr, men bruger tid g medarbejderressurcer fr at frblive aktuel. Sciale medier sm Facebk, LinkedIn, Xing, Twitter, YuTube m.m. er et gdt supplement til en prfessinel hjemmeside. Har du et vist antal fllwers på de sciale medier, kan dette være psitivt med henblik på rekrutteringen af deltagere til prjektaktiviteter, sm eksempelvis en spørgeskemaundersøgelse. Derudver er det på de sciale medier nemt at kmme i kntakt med andre prjekter g aktører. Udnyt synergieffekter, sm pstår, når andre prjekter g interessenter beretter m dit prjekt (synes gdt m, dele, kmmentere) g dermed byder på en platfrm. Sciale medier medfører ingen ekstraudgifter, de kan dg sluge mange arbejdstimer. Denne frm fr kmmunikatin frdrer en målrettet g knstant anvendelse, g byder på mange muligheder sm hurtig kan føre til en genkendelseseffekt. Pressemeddelelser kan især i frbindelse med arrangementer være relevante. Bemærk, at frmen g indhldet af pressetekster i Danmark g Tyskland kan være frskellige. Husk: den gde histrie i Danmark er ikke nødvendigvis en gd histrie i Tyskland. 6

7 Nyhedsbrev: Du kan tidlig i prcessen fastlægge hvr tit g hvrnår du vil skrive et nyhedsbrev. Måske kan du endda verfladisk fastlægge de enkelte emner dette gør skriveprcessen nemmere. Husk at reklamere fr nyhedsbrevet på hjemmesiden g på andre måder, g muliggør en hurtig abnnering af nyhedsbrevet. Også INTERREG-sekretariatet byder på en platfrm (prgrammets hjemmeside g INTERREG-nyhedsbrev), sm prjektet abslut bør gøre brug af. Marketing i frm af pstkrt, brchurer, flyer, gadgets (kuglepenne, blsjer) m.m. Vær pmærksm på brugen af førnævnte lger/støttehenvisning g indkalkuler ligeledes behandlings- /leveringstiden. Arrangementer anses sm kmmunikatinstiltag. Deltagelsen i eksterne arrangementer, med f.eks. et fredrag eller en infstand, g gennemførelsen af egne arrangementer sm f.eks. en pstartseller afslutningsknference, prjekt-wrkshps, presseknferencer sv. Arrangementer kræver kmmunikatinsarbejde hele vejen igennem, inden afhldelsen, under arrangementet g efter arrangementet, hvr der infrmeres m selve arrangementet g rekrutteres deltagere, g afsluttende præsenteres resultaterne. - Deltage i arrangementer: prjektet inviteres til knferencer, wrkshps, netværksmøder sv. Derudver bør prjektet selv psøge muligheden fr at deltage i eksterne arrangementer, fr at præsentere prjektet. Udnyt dine chancer, frbered dig gdt g husk at have visitkrt g prjektets marketingsmateriale på dig. - Arrangere g gennemføre arrangementer g andre aktiviteter: eksempelvis en pstartsknference, presseknference, knkurrence, wrkshps, netværksmøder, afslutningsknference sv. Lav tilsvarende reklame fr de frskellige arrangementer g husk at tage højde fr frberedelsestiden til de enkelte arrangementer g til prduktinen af nødvendige materialer. Netværk: Gør brug af prjektets netværk g brug gså partnernes, interessenternes g netværkspartnernes netværk. Udnyttelsen af synergieffekter, hvr du lader andre skrive m prjektet, er guld værd! kmmunikatin: at kmmunikere via mail hører nærmest til hverdagen, både med henblik på den interne g eksterne kmmunikatin. Mailen er et hurtigt, hjælpsmt værktøj g alsidigt anvendelig. Enkelte regler skal der tages højde fr, det gælder både i Danmark g i Tyskland. Fr at undgå, at din mail ikke bliver læst, er et relevant emne i emnefeltet vigtigt. Også den indledende henvendelse må ikke undervurderes du vil ikke frnærme din mdtager g starter derfr mailkrrespndancen frmel. Du kan derefter afvente mdtagerens svar g evt. bevæge dig henimd en ufrmel tne. Starthilsnen, sm kan frmes individuel, g efterfølgende signatur med psitin, adresse g telefnnummer, evt. gså et link til hjemmesiden, runder en prfessinel mail af. 7

8 Multimedia: Kmmunikatin kan gså være i frm af lydptagelser, vide/film, TV g radi (interviews). I dag kan sådanne ptagelser realiseres med få midler. Eksterne undersøgelser: Hvem vil du nå frem til g hvrdan? Infrmatiner til en behvsanalyse, interviews, spørgeskemaundersøgelser m.m., hvr du har brug fr eksterne deltagere kan f.eks. spredes via sciale medier, interne/eksterne mailinglister, netværk eller ffline medier. Det anbefales at udfrme en administrativ g en indhldsmæssig køreplan fra prjektstart, hvr alle prjektets aktiviteter fasthldes g dkumenteres. Sådanne køreplaner er især egnet sm grundlag til den årlige/halvårlige indberetning til INTERREG g/eller verfr andre prjektdeltagere. Det er meget vigtigt, at du altid husker at placere de tidligere nævnte lger/støttehenvisning på alle kmmunikatinsmaterialer. Disse finder du på INTERREG-prgramhjemmesiden. Du kan med frdel angive de enkelte trin af din kmmunikatinsplanlægning i faser g skrive, hvrnår et trin er indledt hhv. afsluttet. Enkelte faser verlapper hinanden. Følgende tabel viser et eksempel på, hvrdan man i et skema kan skabe et verblik ver relevante kategrier i prjektkmmunikatinen: 8

9 Aktivitetsplan (Eksempel) Aktiviteter (Eksempelvis: Nyhedsbrev, hjemmeside, pressemeddelelse m.m.) Målgruppe (Hvem kmmunikerer vi med?) Budskab (Hvad kmmunikerer vi m?) Mål (Hvad ønsker vi at pnå?) Medier (Hvilke medier kan vi gøre brug af fr at nå målgruppen?) Tidsperide (Hvrnår vil vi kmmunikere?) Ansvarlig (Hvem er ansvarlig?) Budget (Finansielle midler fr aktiviteterne) Bemærk venligst, at enhver frm fr kmmunikatin i et INTERREG-prjekt fregår tsprget. Eventuelle ekstramkstninger til tlke eller versætter bør tilgdeses i prjektets budget, hvis der intern i prjektet ikke er ressurcer til at varetage disse arbejdspgaver. 9

10 Tidsplan fr kmmunikatinsaktiviteter Fr at skabe et verblik ver kmmunikatinstiltagenes tidsmanagement, kan en tabel være til str hjælp. Tabellen frneden er tænkt sm eksempel. Til venstre anføres de enkelte aktiviteter med en krt beskrivelse. Til højre markeres i hvilket tidsinterval de enkelte aktiviteter gennemføres. Ved frsinkelser eller andre ændringer aktualiseres tabellen løbende. År Budget Måned/kvartal Aktivitet 1: Aktivitet 2: Aktivitet 3: Aktivitet 4: Aktivitet 5: I tabellen er der plads til at ntere budgettet, men du kan selvfølgelig gså vælge at lave en separat budgetversigt. 10

11 Evaluering Du kan løbende evaluere prjektets kmmunikatinsarbejde, dvs. når en aktivitet er afsluttet g i al fald når du skal skrive årsrapprten. Evalueringen baseres på dine (prjektmedarbejdernes) vurderinger g kan ligeledes indebære feedback fra udenfrstående f.eks. ved at lade knferencedeltagerne bedømme knferencen ved at udfylde et spørgeskema. Derudver kan frskellige statistikker indgå, eksempelvis en statistik der viser, hvr mange besøgende prjekthjemmesiden har haft. Sammenfatning Sammenfattet er følgende aspekter vigtig fr prjektets kmmunikatinsarbejde: en klar definitin af målgruppe, mål g budskab er yderst vigtig, fr at anvende de rette medier g gennemføre relevante aktiviteter. Selve planlægningen i kmmunikatinsarbejdet er gså meget vigtigt. Husk at tage højde fr hver frm fr frberedelse en hjemmeside pstår ikke på én dag. Enhver frm fr kmmunikatin udfrmes tsprget (dansk-tysk), da prjektet altid står verfr et dansk-tysk publikum. Af den grund er det vigtigt at indkalkulere eventuelle ekstraudgifter til tlke g versætter i prjektets budget, så kravene til tsprget kmmunikatin kan indfris. Tænk derudver på ligheder g frskelle i den interkulturelle kmmunikatin i Danmark g Tyskland. En succeshistrie i Danmark er ikke nødvendigvis en succeshistrie i Tyskland. Ligeledes er det vigtigt i givet fald at tage højde fr hierarkifrskellene i begge lande. Tag hensyn til sprglige g kulturelle vaner samt kulturspecifikke kmmunikatinsfrmer g anvendelsen af kmmunikatinsveje. 11

12 Følgende tabel kan med frdel bruges til at skabe et verblik ver de aktiviteter, sm prjektet selv planlægger/gennemfører men gså aktiviteter, sm prjektet deltager i. På den måde dkumenteres selve deltagelsen g effekten i at deltage i/gennemføre arrangementet. Det er altid en gd ide at evaluere arrangementerne. På den måde kan resultater g effekter fasthldes. Dette er både relevant fr prjektets medarbejdere g fr indberetningen til INTERREG. Tabellen kan tilpasses individuelt g suppleres med relevante afsnit. Et arrangement, sm prjektet er ansvarlig fr, har man mulighed fr at skrive mere m, end til et arrangement sm man har deltaget i sm gæst. Begrebet aktiviteter er her ensbetydende med arrangementer / events, sm f.eks. knferencer. Denne tabel må ikke frveksles med en aktivitetsplan, tabellen fungerer sm dkumentatinsværktøj. Infrmatiner til de enkelte arrangementer Evaluering af gennemført arrangement Arrangement Tidsrum/dat Sted Målgruppe Mål / Frventninger Ansvarlig Deltagere / rammerne Eget Feedback: Hvad har prjektet fået du af det? Feedback fra andre Presseknference 2. januar 2014 Flensbrg Presse, brede ffentlighed, bred målgruppe Præsentere prjektet Leadpartner g prjektpartner X Ca. 25 deltagere Heriblandt jurnalister fra danske g tyske aviser. Gd lcatin g dygtige tlke Kntakt til vigtige aktører, aftale til et interview med X Psitiv Feedback, især til PP præsentatiner ne 12

13 Tjekliste 1 Fremgår det tydeligt i hvilken kntekst kmmunikatinsplanen blev skrevet? (grænseverskridende dansk-tyske samarbejde / EU finansieret) Beskriver kmmunikatinsplanen prjektets muligheder g udfrdringer? Opfylder prjektet kravene til kmmunikatins g- ffentlighedsarbejdet, sm stilles fra prgrammet g Eurpa Kmmissinen? (transparens g synliggørelse) 2 Er prjektmålene tydeligt defineret? Er målgrupperne defineret? Er det tydeligt, hvrfr de valgte målgrupper er relevant fr prjektet? Er der taget højde fr INTERREG-reginen sm målgruppe? (brgere, beslutningstagere) 3 Er budskabet g kmmunikatinsfrm tilpasset den enkelte målgruppe? Er der planlagt kmmunikatinsaktiviteter til den samlede prjektperide? 4 Er der lavet et indikativt budget? Indehlder kmmunikatinsplanen en tidsplan med angivelse af aktiviteter g ansvarlig? Er der fastlagt en metde g et tidspunkt til evalueringen af kmmunikatinsarbejdet? Denne ledetråd er udarbejdet af frskningsprjektet Natinale steretyper g marketingstrategier i den dansk-tyske interkulturelle kmmunikatin, krt SMiK, ved Syddansk Universitet i Odense (2014). Prjektet er medfinansieret af INTERREG4A-prgrammet Syddanmark-Schleswig-K.E.R.N. med midler fra Den Eurpæiske Fnd fr Reginaludvikling. Materialet er udviklet af prjektmedarbejder Christina Ehlers. 13