Referat til Økonomiudvalget

Transkript

1 TÅRNBY KOMMUNE Referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 8. maj 2013 Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: Medlemmer: 213, Mødelokale Henrik Zimino, Brian Franklin, Carsten Fuhr, Elise Andersen, Paw Karslund Ingen

2 Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Udbud af lastbil med fastmonteret kran Energiprojekt, belysning i Curlinghal, Korsvejsbadet & Pilegårdsbadet Henvendelse fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Betalinger via Internettet på Tårnby Kommunebiblioteker Børne- og Kulturforvaltningens forslag til budgetomplaceringer/tillægsbevillinger i 2013på Børne- og Skoleudvalgets budgetområde Frigivelse af anlægsbevilling til Vestamager Bibliotek Likviditetsoversigt - april kvartal Vilkår for leje af faciliteter i "Iværksættertårnet" Ansættelse af 7 kontorelever pr LUKKET SAG Ansøgt afsked adm LUKKET SAG Opsigelse fra tjenestemandsansat Souschef - LUKKET SAG Ansøgning om beboerindskud - LUKKET SAG Ansøgning om beboerindskud - LUKKET SAG Meddelelser

3 1. Udbud af lastbil med fastmonteret kran Åben sag Sagsnr.: 13/9684 Sagsansvarlig: pgy.tf RESUMÉ I henhold til udskiftningsplan for materiel i Tårnby kommune, indstilles det, at lastbil med internt vognnummer 7, tilhørende driftsområdet, udbydes. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Nuværende lastbil er indkøbt til Tårnby Kommune i 2005, afskrivningsperioden er sat til 7 år. Lastbilen bruges primært til firmakørsel for gartnervæsnet og den bruges også til vinterbekæmpelse. Med henblik på at vælge den leverandør, der kan fremkomme med det for kommunen mest fordelagtige tilbud, sendes kontrakten i offentligt udbud. Udbuddet gennemføres igennem kommunens udbudssystem Udbudsvagten Samhandel. LOVGRUNDLAG Tilbudslovens afsnit 2. ØKONOMI Vogn 7, Lastbil til gartnerafdelingen Ca Økonomiudvalget har den frigivet anlægsbevillingen. INDSTILLING Teknisk forvaltning anbefaler overfor Økonomiudvalget, - at indkøb af 1 stk. lastbil med fastmonteret kran sendes i offentligt udbud i henhold til Tilbudslovens afsnit 2. /BGR BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 2

4 2. Energiprojekt, belysning i Curlinghal, Korsvejsbadet & Pilegårdsbadet Åben sag Sagsnr.: 13/961 Sagsansvarlig: hts.tf RESUMÉ Lyskilderne i Curlinghallen, Korsvejsbadet og i Pilegårdsbadet er under udfasning og skal udskiftes. Økonomiudvalget skal tage stilling til, om belysningen skal udskiftes til ny energibesparende belysning. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Udkskiftningen af armaturer berører baneområdet i den kommunale del af curlighallen. I Korsvejsbadet er det udskiftning af armaturerne i bassinområdet. I Pilegårdsbadet er det udskiftning af belysningen i bassinområdet, mødelokalet, gangareal ved tilskuerpladser samt i omklædningsrum. ØKONOMI Det samlede projektet har et afkast på 18,6 %. De 3 projekter kan gennemføres for i alt kr. og har en årlig beregnet besparelse på el på kr. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, at energiprojektet tiltrædes, og at der frigives kr. fra energipuljen 2013 til konto nr at konto nr el curlinghal nedskrives med kr. fra 2014 og frem. at konto nr el Korsvejsbadet nedskrives med kr. fra 2014 og frem. at konto nr el Pilegårdsbadet nedskrives med kr. fra 2014 og frem. /BGR 3

5 BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Bevillingsskema /13 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 4

6 3. Henvendelse fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Åben sag Sagsnr.: 13/5852 Sagsansvarlig: vmo.tf RESUMÉ Forvaltningen har modtaget en henvendelse fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, hvori det oplyses, at Ministeriet som tilsynsmyndighed på BBR-området har udvalgt Tårnby Kommune til et særligt BBR tilsyn. Tårnby Kommune skal gennemgå 737 ejendomme, hvor oplysningerne i BBR-registeret angiveligt er fejlagtige og meddele ministeriet, hvornår dette bliver gjort. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Ministeriet har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Tårnby Kommunes tekniske bygningskort (overflyvningsfotos) og har vurderet, at i alt 737 jordstykker har så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i kortet, at det overskrider metodens måleusikkerhed. Det svarer til, at ca. 7,8 % af de bebyggede jordstykker har en uoverensstemmelse imellem arealet i bygningskortet og det registrerede areal i BBR. Tårnby Kommune fik i oktober 2012 fremsendt en oversigt over de fundne fejl og uoverensstemmelser og ministeriet anmodede om, indenfor en 4 ugers frist, at modtage en redegørelse for, hvordan kommunen får rettet op på fejlene, samt hvordan kommunen fremadrettet undgår, at der sker lignende fejl. Forvaltningen svarede ministeriet, at der i forbindelse med byggesagsbehandlingen sker en faktisk eller retlig lovliggørelse af al bebyggelse på ejendommene, hvilket efterfølgende registreres i BBR. Det blev oplyst, at fejlene for en stor dels vedkommende, beror på, at der er foretaget ulovlige bebyggelser eller installationer uden kommunens godkendelse, idet kommunen ikke opsøger ulovligheder, og heller ikke er forpligtiget hertil. Ministeriet meddelte med henvisning til 3 stk. 2 i bekendtgørelse om ajourføring af BBR, at kommunalbestyrelsen er forpligtiget til at reagere aktivt ved mistanke om uoverensstemmelse mellem de i BBR registrerede forhold og de faktiske forhold og anmodede om at få en konkret plan for, hvornår og hvordan Tårnby Kommune planlægger at gennemføre BBR fejlrettelserne fremadrettet. Sagsbehandling af 737 sager er en voldsomt ressourcekrævende ekstraopgave, antallet svarer til indkomne byggesager på et år ( 6 årsværk). Forløbet af sagsbehandlingen vil være følgende: Gennemgang, screening af BBR-oplysninger, sammenholdt med oplysningerne i byggesagsarkivet. Oprettelse af sager i Structura/Acadre. Ny optælling af hvilke relevante sager, der skal gennemgås. Sagsbehandling påbegyndes, med partshøring af den enkelte ejendoms ejer. Lovliggørelse, retsligt eller fysisk. Opdatering af BBR-registeret. 5

7 Det er forvaltningens vurdering, at såfremt opgaven skal løses med de eksisterende ressourcer, vil det medføre en væsentlig forlængelse af sagsbehandlingstiden på den daglige byggesagsbehandling, der pt. er på 8 uger (undtagen de sager der iht. Bygningsreglementet skal besvares indenfor 14 dage). Det er vanskeligt på nuværende tidspunkt præcist at vurdere opgavens omfang og konsekvenser for sagsbehandlingstiden, idet det er forvaltningens forventning, at sagsmængden reduceres, når ministeriets oversigt sammenholdes med kommunens arkivoplysninger, ligesom det forventes, at der er en del overlapninger mellem ministeriets oversigt og igangværende lovliggørelsessager. Den af ministeriet oplyste sagsmængde svarer til 6 årsværk og tidsforbruget til løsningen af opgaven vil, uden tilførte ressourcer, formodentlig fordele sig således: Gennemgang, screening af BBR-oplysninger sammenholdt med oplysningerne i byggesagsarkivet ca. 2 år. Individuel sagsbehandling, herunder partshøring og lovliggørelse, opdatering af BBRregisteret ca. 3-4 år afhængig af, hvor mange sager der resterer. Herudover skal byggesagsbehandlerne varetage den almindelige daglige sagsbehandling, hvilket vil medføre, at det ikke er muligt at udmelde en tidsfrist på byggesagsbehandlingen. Såfremt opgaven ønskes løst hurtigere, eller såfremt den nuværende tidsfrist på behandling af byggesager ønskes opretholdt, vil det være nødvendigt at tilføre yderligere ressourcer til byggesagsbehandlingen. Dette kunne evt. løses ved indførelse af et gebyr på lovliggørelsessager f.eks kr. pr. sag, der ved en estimeret resterende sagsmængde på 500 sager kunne give en indtægt på kr. til delvis dækning af 1-2 byggesagsbehandlere i projektansættelse. LOVGRUNDLAG Bekendtgørelse om ajourføring af BBR (BEK nr.1010 af 24/10/2012) 3, stk. 2. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Bygge- og Ejendomsudvalget, hvorvidt at det meddeles ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, at Tårnby Kommune planlægger, at gennemføre BBR- fejlrettelserne som beskrevet over en 6-årig periode, eller at sagen oversendes til Økonomiudvalget med henblik på Økonomiudvalgets stillingtagen til problemstillingen. /BGR 6

8 BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Varsling af BBR-tilsyn - kopi af mail til worddokument /13 2 Åben BBR-tilsyn - Besvarelse på redegørelse - kopi af mail til /13 worddokument 3 Åben MBBL ønsker yderligere oplysninger - kopi af mail til /13 worddokument BESLUTNING I BYGGE- OG EJENDOMSUDVALGET DEN Sagen oversendes til Økonomiudvalget. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. Opgaven løses med seniorjob. 7

9 4. Betalinger via Internettet på Tårnby Kommunebiblioteker. Åben sag Sagsnr.: 13/9788 Sagsansvarlig: sol.uk RESUMÉ Biblioteket ønsker at implementere en betalingsløsning for lånerne via Internettet. Indbetalingerne vil være bøder, gebyrer og erstatninger genereret af Bibliotekssystemet. Systemet er klar til denne løsning, og flere biblioteker tilbyder denne service. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Implementeringen vil være i overensstemmelse med reglerne i Kasse- og Regnskabsregulativets bilag 7. Kontoen afstemmes hver 14. dag og overførsel sker til konto nr og Der må maksimalt stå kr. på kontoen. Det beløb, der på nuværende tidspunkt er budgetteret med for 2013 for bøder og gebyrer er kr. og for erstatninger er beløbet kr. Det forventes, at beløbet vil stige i forbindelse med regulering af bødetaksterne pr. 1. januar ØKONOMI Udgifter forbundet med denne ydelse vil afholdes indenfor bibliotekets eget driftsbudget. PÅTEGNING Fremsendes til Økonomiudvalget, idet ovennævnte ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. INDSTILLING Børne- og Kulturforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget at der implementeres en betalingsløsning via Internettet på Tårnby Kommunebiblioteker som beskrevet. /shj BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Kasse- og Regnskabsregulativets bilag /13 8

10 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 9

11 5. Børne- og Kulturforvaltningens forslag til budgetomplaceringer/tillægsbevillinger i 2013på Børne- og Skoleudvalgets budgetområde Åben sag Sagsnr.: 13/1336 Sagsansvarlig: asv.uk RESUMÉ På Børne- og Skoleudvalgets møde den 11. april 2013 besluttede udvalget med baggrund i det af Børne- og Kulturforvaltningens fremsendte dagsordenspunkt om forventet regnskab 2013, at forvaltningen til udvalgets næste møde skulle anmodes om, at udarbejde forslag til besparelser på 5,2 mio. kr. Børne- og Kulturforvaltningen har udarbejdet forslag til Børne- og Skoleudvalget til budgetomplaceringer/tillægsbevillinger i 2013, - med henblik på at sikre overholdelse af budget UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Forvaltningen har gennemgået alle 8 serviceområder og der er fundet mulighed for at udvise en vis tilbageholdenhed på enkelte områder under Børne- og Skoleudvalgets budgetramme i Børne- og Kulturforvaltningen vil til mødet stille forslag til reducering af konti under de enkelte serviceområder. Konti der er markeret med kursiv skrift er lønkonti, hvor det er Økonomiudvalget, der har beslutningskompetencen. I forlængelse af ovenstående har forvaltningen ikke stillet forslag om inddragelse af eventuelle mindreudgifter til løn i forbindelse med den igangværende lockout på lærerområdet, idet det ligeledes er Økonomiudvalgets kompetenceområde. Forvaltningen foreslår at budgetomplaceringerne samles i en pulje af hensyn til styringen. Såfremt det ikke viser sig nødvendigt med budgetomplaceringer vil midlerne kunne tilbageføres til de enkelte konti. 10

12 ØKONOMI Børne- og Kulturforvaltningen foreslår, at de af Børne- og Skoleudvalget samt Økonomiudvalget vedtagne budgetomplaceringer/tillægsbevillinger, afsættes på en dertil oprettet konto under Børne- og Skoleudvalgets budgetområde. INDSTILLING Børne- og Kulturforvaltningen indstiller til Børne- og Skoleudvalget, at drøfte og godkende forvaltningens forslag (ekskl. forslag indeholdt lønmidler) til budgetomplaceringer og tillægsbevillinger i 2013 med baggrund i overholdelse af budgettet i at sagen i forhold til forslag om omplacering i relation til lønkonti fremsendes med anbefaling og endelig godkendelse i Økonomiudvalget /SHJ BESLUTNING I BØRNE- OG SKOLEUDVALGET DEN Udvalget gennemgik forvaltningens forslag til omplacering og tilbageholdelse af budgetmidler i Der var enighed om at omplacere/tilbageholde ca. 2,7 millioner kroner, der omplaceres i pulje. Bilaget tilrettes og fremsendes til endelig godkendelse i Økonomiudvalget. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Omplaceringerne godkendt. 11

13 6. Frigivelse af anlægsbevilling til Vestamager Bibliotek Åben sag Sagsnr.: 09/9266 Sagsansvarlig: lma.tf RESUMÉ I forbindelse med ombygningen af Vestamager Bibliotek søger Børne- og Kulturforvaltningen hermed om frigivelse af anlægsbevilling til gennemførelse af projektet. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på sit møde den indretningsforslaget vedr. Vestamager Bibliotek. Der ansøges nu om frigivelse af de budgetterede anlægsmidler på i alt kr som blev besluttet på mødet den 29. august Der er tale om en renovering og ombygning af det eksisterende bibliotek, således at de publikumsbetjente funktioner flyttes i stueetagen. Sal, avis- og tidsskriftslæselounge, et nyt læringsrum og personalefaciliteter placeres på 1. sal. Beløbet disponeres i henhold til budgettet og TF udarbejder efterfølgende anlægsregnskab. Der budgetteres med tilkøb af inventar og byggeledelse. En fortegnelse samt budget vedr. de forskellige delprojekter kan ses på bilag 1. 7 delprojekter kommer i indbudt licitation som fagentrepriser. Entrepriserne går til de laveste bydende. På grund af projektets karakter med bygge- og renoveringsarbejder både i stueetage og på 1. sal vil det blive nødvendigt med en lukkeperiode. Denne periode tilstræbes så begrænset som muligt og fastlægges i samarbejde med byggelederen. Projektet planlægges færdigt den 15. september Der henvises til tidsplanen, se bilag 2. ØKONOMI Den økonomiske fordeling af de budgetterede midler er som følger: ,00 kr. til bygningsmæssige ændringer ,00 kr. til indkøb af inventar. 12

14 PÅTEGNING Fremsendes til Økonomiudvalget, idet ovenstående ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. INDSTILLING Børne- og Kulturforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget at der frigives ,00 kr. til konto nr.: til gennemførelse af projektet. /shj BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Økonomi - Ombygning VAM /13 2 Åben Tidsplan - Ombygning af VAM bibliotek /13 3 Åben Vedrørende renovering og nyindretning af biblioteksfilialen i /13 Vestamager Centret 4 Åben Plantegninger for ombygning af vestamager bibliotek /13 5 Åben VB-stuen med zoner.ppt /13 6 Åben VB-1-sal-nyt.ppt /13 7 Åben FV 1sal.pdf /13 8 Åben FV stue.pdf /13 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 13

15 7. Likviditetsoversigt - april kvartal 2013 Åben sag Sagsnr.: 13/3881 Sagsansvarlig: heh.of RESUMÉ Likviditetsoversigt april kvartal INDSTILLING Økonomi- og Planlægningsafdelingen anbefaler overfor Økonomiudvalget, at likviditetsoversigten pr. 1. april 2013 tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Forside - april kvartal /13 2 Åben Endelig anlægsoversigt april /13 3 Åben Sammentællingsark anlæg - april kvartal /13 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 14

16 8. Vilkår for leje af faciliteter i "Iværksættertårnet" Åben sag Sagsnr.: 13/6068 Sagsansvarlig: cni.of RESUMÉ Økonomiudvalget besluttede på mødet den , at etablere iværksætterfaciliteter på 4. sal i vandtårnet på Oliefabriksvej Der blev samtidig godkendt et projektforslag for ombygningen, og foreløbig frigivet kr. til arbejdet. Ombygningsarbejdet forløber planmæssigt og det forventes at være afsluttet primo juni 2013, således at indflytning kan ske pr Af hensyn til annoncering efter lejere til de 6 kontorpladser, er der behov for at træffe beslutning om de overordnede vilkår for lejemålene. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Det skal anbefales, at der fastsættes følgende overordnede vilkår for de 6 lejemål: Leje kr. pr. måned. Lejen reguleres hvert år pr. 1. januar i forhold til udviklingen i nettoprisindekset fra oktober til oktober. Depositum fastsættes til 3 måneders leje. Hver iværksætter kan kun leje ét kontor. Lejemålene tidsbegrænses i 2 år, med mulighed for forlængelse med 1 år mere. Lejer kan opsige lejemålet med 3 måneders varsel. I øvrigt udlejes lejemålene på almindelige vilkår. Til orientering vedlægges information, der annonceres med se bilag 1. Indstilling om godkendelse af lejere vil blive fremsendt til Økonomiudvalget efterhånden som lejemålene bliver udlejet. ØKONOMI Det forudsættes, at lejen skal kunne dække de almindelige driftsudgifter for iværksætterfaciliteterne. Driftsudgifterne er anslået til følgende beløb: Rengøring kr. El kr. Varme kr. 15

17 Vand kr. Varmemester kr. TDC Bredbånd kr. Øvrige udgifter kr. I alt kr. Hvis lejen skal dække driftsudgifterne, skal lejen således fastsættes til kr. pr. måned for hvert lejemål. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat indstiller til Økonomiudvalget, at ovennævnte vilkår for de 6 lejemål i Iværksættertårnet godkendes. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben bilag 1 - annonce /13 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Tiltrådt. 16

18 9. Ansættelse af 7 kontorelever pr LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 12/3499 Sagsansvarlig: men.of 17

19 10. Ansøgt afsked adm LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 09/1275 Sagsansvarlig: afp.of 18

20 11. Opsigelse fra tjenestemandsansat Souschef - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 06/137 Sagsansvarlig: mth.of 19

21 12. Ansøgning om beboerindskud - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/9737 Sagsansvarlig: mja.of 20

22 13. Ansøgning om beboerindskud - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 13/9446 Sagsansvarlig: mja.of 21

23 14. Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 13/11020 Sagsansvarlig: cel.of BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN Henrik Zimino orienterede om formandsbeslutning vedrørende kompenserende undervisning. Til efterretning. 22