(28. feb. 2013) Udkast til midlertidige vedtægter for Rotary E-klub 1480.

Transkript

1 (28. feb. 2013) Udkast til midlertidige vedtægter for Rotary E-klub Artikel 1 Paragraf 1 Navn: Klubbens danske navn er Rotary E-klub i Distrikt 1480, forkortet Rotary E-klub Navnets engelske version er Rotary E-Club of District 1480, forkortet Rotary E-Club (Klubben er medlem af Rotary International og er Danmarks første Rotary-E-klub). Paragraf 2 E-klubben afvikler sine møder med brug af computertelefoni og webcam. Et møde ca. hver fjerde eller femte uge skal foregå som et fysisk møde på en nærmere aftalt lokalitet og følge normen for almindelige Rotarymøder, men således, at medlemmer, der ikke kan være fysisk til stede, kan deltage via computertelefoni/webcam. Artikel 2 Paragraf 1 Formål: Klubbens formål er at fremme og styrke viljen til at tjene andre som en nødvendig forudsætning for al god virksomhed. Som medlem af Rotary International søger klubben at nå dette mål ved at opfordre og opmuntre den enkelte rotarianer til: at udvikle sine bekendtskaber for derved at kunne tjene andre; at lægge høje etiske normer til grund for det daglige virke; at anerkende ethvert nyttigt arbejdes værdi samt at højne sit eget arbejde til gavn for samfundet; at søge at virkeliggøre Rotary Internationals ideal om at tjene andre i sit personlige forhold, sit arbejde og sit samfundsvirke; at fremme international forståelse, venskab og fred gennem et verdensomspændende fællesskab af mennesker i alle livsstillinger, der mødes i ønsket om at tjene andre. Paragraf 2 Politik og religion: Rotary E-klub 1480 står som det pålægges af Rotary International - uden for enhver form for partipolitik og religion. Dette omfatter også sekteriske/forkyndende grupperinger. Forkyndelse eller agitation, åben eller skjult, må ikke forekomme hverken i skrift eller i tale ved klubbens arrangementer eller på anden vis distribueres, gratis eller forhandles, i medlemskredsen. Dette gælder også brugen af medlemmers -adresser og profiler på sociale medier. Overtrædelse kan af bestyrelsen medføre en irettesættelse, i yderste konsekvens bortvisning fra klubben. For procedure henvises til Grundlov for Rotary Klubber, artikel 11, sektion 6 og 7. Derimod kan emner som politik og religion, uden at agitere eller forkynde, naturligvis behandles i foredrag på klubbens møder på en objektiv og saglig måde. Artikel 3 Paragraf 1

2 Medlemmer: Stk. 1 Klubbens medlemmer er kvinder og mænd, som repræsenterer et bredt udsnit af brancher og erhverv og kommer ofte fra ledende stillinger. Stk. 2 Kandidatmedlemmer, også kendt som prospektive medlemmer eller vordende medlemmer, skal, inden optagelse kan gennemføres, svare på spørgsmål fra e-klubbens Medlemsudvalg (jævnfør paragraf 5, stk. 1). Derefter fremsender Medlemsudvalget en indstilling til klubbens bestyrelse. Indstillingen er fortrolig. Stk. 3 Navnet på en person, der foreslås af et aktivt medlem af klubben, skal afleveres skriftligt til bestyrelsen gennem klubbens sekretær. Et medlem, som er blevet forflyttet, eller et tidligere medlem af en anden klub, kan foreslås som aktivt medlem af den tidligere klub. Forslaget skal behandles fortroligt med undtagelse af, hvad der følger herunder. Stk. 4 Bestyrelsen skal sikre sig, at forslaget overholder alle klubgrundlovens krav med hensyn til klassifikation og medlemskab. Stk. 5 Bestyrelsen skal godkende eller afvise forslaget inden for 30 dage efter dets fremsættelse og skal orientere forslagsstilleren herom gennem klubbens sekretær. Stk. 6 Hvis bestyrelsen går ind for forslaget, skal det foreslåede medlem informeres om Rotarys formål samt klubmedlemmernes privilegier og ansvar. Derefter skal det foreslåede medlem anmodes om at udfylde en medlemsansøgning og give tilladelse til, at hans/hendes navn og forslag til klassifikation (jævnfør Artikel 7 i Grundlov for Rotary Klubber) offentliggøres i klubben. Stk. 7 Medlemsklassifikationen kan afspejle enten vedkommendes hovedbeskæftigelse eller hovedaktiviteten i den virksomhed, den pågældende er beskæftiget i. Stk. 8 Hvis ingen skriftlig begrundet protest er modtaget af bestyrelsen fra et medlem af klubben (bortset fra honorære medlemmer) inden for syv dage efter offentliggørelsen af meddelelsen om det kommende medlem, er denne person efter at have betalt medlemskontingent i henhold til disse vedtægter (hvis det ikke drejer sig om et honorært medlem) at betragte som medlem. Hvis en protest er modtaget af bestyrelsen, skal den stemme om dette spørgsmål på sit næste møde. Hvis personen godkendes trods denne protest, skal den pågældende betragtes som medlem efter at have betalt medlemsgebyret ifølge disse vedtægter (bortset fra honorære medlemmer). Stk. 9

3 Når personen er blevet medlem, skal præsidenten sørge for at introducere det nye medlem i klubben, og at medlemmet får sit medlemsbevis og evt. litteratur om Rotary. Sekretæren skal indrapportere den nye rotarianers medlemsoplysninger til Rotary International. Præsidenten udpeger et medlem (mentor) til at hjælpe den nye rotarianer til rette i klubben og sørger desuden for, at medlemmet bliver optaget i et eller flere udvalg. Webmaster/dennes stedfortræder skal hjælpe det nye medlem i gang med at bruge Rotary Danmarks kommunikationssystem. Mødekoordinatoren/dennes stedfortræder skal sikre, at det nye medlem har en computer, der er udstyret med seneste version af det computertelefonisystem, som klubber anvender, samt gøres bekendt med andre forhold vedrørende de elektroniske klubmøder. Stk. 10 Hvis et medlem udviser uacceptabel adfærd i forhold til klubben eller andre klubmedlemmer, kan bestyrelsen give en irettesættelse til det pågældende medlem. Ved grove episoder eller ved gentagne overtrædelser af denne paragraf kan bestyrelsen skride til bortvisning fra klubben af det pågældende medlem. For procedure se Grundlov for Rotary Klubber, artikel 11, sektion seks og syv. Stk. 11 Klubben kan i overensstemmelse med grundlaget for Rotaryklubber vælge et honorært medlem, som er foreslået af bestyrelsen. Paragraf 2 Medlemskontingent: Stk. 1 Medlemskontingentet for det kommende Rotaryår fastsættes på klubbens årsmøde. Stk. 2 Medlemskontingentet forfalder halvårligt pr. 1. januar og 1. juli. Det samlede kontingent omfatter tillige de fastsatte bidrag til Rotary International, distriktet og for bladet Rotary Norden. Stk. 3 Kaffeklub: I betragtning af, at Rotary E-klub 1480 ligger i den laveste ende af udgiftsskalaen for medlemmer i distriktets Rotaryklubber, tilstræbes en ekstra indtjening til klubkassen med brug af en såkaldt kaffeklub. Her kan medlemmer efter eget valg lægge et beløb til side, svarende til prisen for en kop kaffe på en lokal café/restaurant og overføre det opsparede beløb til e-klubben en gang i f.eks. kvartalet. Der er dog ingen øvre grænse for, hvad man kan indbetale til Kaffeklubben. Pengene går til klubbens humanitære projektvirksomhed. Stk. 4 Kaffeklubben er også åben for gæster og andre interesserede. Stk. 5 Ikke noget indmeldelsesgebyr: Rotary E-klub 1480 opkræver ikke noget indmeldelsesgebyr.

4 Paragraf 3 Intet krav om tilhørsforhold: Selv om Rotary E-klub 1480 er hjemmehørende i Rotary Distrikt 1480, er der ikke noget krav om tilhørsforhold til området for at kunne være medlem af denne e-klub. Artikel 4 Paragraf 1 Stk. 1 Bestyrelse: Klubbens bestyrelse består af op til ni medlemmer af klubben, nemlig præsident, vicepræsident, præsidentelect, sekretær, kasserer, webmaster, mødekoordinator, klubmester og den umiddelbare pastpræsident. Stk. 2 Ordinære bestyrelsesmøder holdes hver måned. Ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes med nødvendigt varsel af præsidenten/dennes stedfortræder, når det anses for nødvendigt, eller når mindst to bestyrelsesmedlemmer anmoder om det. Stk. 3 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Paragraf 2 Valg af bestyrelse: Stk. 1. På et ordinært klubmøde ca. en måned før valget af bestyrelsesmedlemmer på det ordinære årsmøde i december efterlyser den siddende præsident eller dennes stedfortræder forslag blandt klubmedlemmerne til posterne som præsident, vicepræsident, sekretær, kasserer, mødekoordinator, webmaster og klubmester. Stk. 2 Årsmøde: Klubbens årsmøde til valg af bestyrelsesmedlemmer skal holdes senest den 20. december hvert år. Et triumvirat af den siddende præsident, den siddende præsidentelect og umiddelbare pastpræsident udgør nomineringskomiteen, som skal godkende de foreslåede kandidater og derefter sørge for en afstemning i klubben ved almindeligt flertal på årsmødet i tilfælde af flere godkendte kandidater til samme post. Der skal gives mulighed for, at kandidater til posten som nomineret præsidentelect i en kort tale kan fremlægge ideer for det pågældende rotaryår. Afstemningen om bestyrelsespladserne foregår skriftligt. De kandidater til posterne som præsident(nomineret præsidentelect), vicepræsident, sekretær, kasserer, webmaster, mødekoordinator og klubmester, som får et flertal af stemmerne, erklæres for valgt til de respektive poster. Klubben er beslutningsdygtig ved årsmødet, såfremt en tredjedel af medlemmerne er til stede. Den nominerede præsident, der vælges på denne måde, indtræder i bestyrelsen som præsidentelect i det år, som begynder den næste 1. juli efter valget, og

5 overtager posten som præsident på den første dag i juli, der følger umiddelbart efter det år, hvor vedkommende har været medlem af bestyrelsen som præsidentelect. Stk. 3. De valgte bestyrelsesmedlemmer: De bestyrelsesmedlemmer, der vælges på denne måde, udgør sammen med den umiddelbare pastpræsident klubbens bestyrelse for det pågældende Rotaryår. Stk. 4. Hvis et bestyrelsesmedlem afgår i utide: Afgår et bestyrelsesmedlem, som ikke er præsidentelecten eller nomineret præsidentelect, i løbet af året, udpeger bestyrelsen en afløser under præsidentens eller stedfortræders vejledning. Stk. 5. Hvis en præsidentelect/nomineret præsidentelect afgår: Afgår en præsidentelect eller nomineret præsidentelect, indkalder den siddende præsident/dennes stedfortræder forslag i klubben til ny kandidat. Hvis der er flere kandidater til posten, sendes kandidaternes navne ud til skriftlig afstemning blandt medlemmerne ved . På et ordinært klubmøde forinden gives kandidaterne mulighed for at fremlægge deres ideer som præsident for klubben. Hvis der kun er en kandidat, erklærer den siddende præsident/dennes stedfortræder den pågældende for valgt uden afstemning. Paragraf 3: Bestyrelsesmedlemmernes opgaver Stk. 1. Præsidenten. Det er præsidentens opgave at lede klubbens møder og at udføre sådanne andre opgaver, som almindeligvis påhviler en formand. Stk. 2. Præsidentelect. Det er præsidentelectens opgave at arbejde som bestyrelsesmedlem og udføre sådanne andre opgaver, som måtte blive foreskrevet af præsidenten. Stk. 3. Vicepræsidenten. Det er vicepræsidentens opgave at lede møder i klubben og i bestyrelsen i præsidentens fravær og at udføre sådanne andre opgaver, som almindeligvis påhviler en næstformand. Stk. 4. Sekretæren. Det er sekretærens opgave at påse, at klubbens medlemsdatabase på bliver vedligeholdt og hjælpe de medlemmer, der ikke selv har mulighed for at opdatere egne medlemsdata via internettet. Sekretæren skal også påse, at mødeindkaldelser bliver lagt på og at referater fra møderne bliver tilgængelige via nettet.

6 Når et ordinært klubmøde er overstået, skal sekretæren ajourføre medlemsfremmødet. Hvis distriktsguvernøren har ønsket det, fremsendes en gang månedligt klubbens mødestatistik til guvernøren. Sekretæren skal udfærdige og sende de foreskrevne rapporter til Rotary International inklusive de halvårlige rapporter om medlemstal. Det sker pr. 1. januar og 1. juli hvert år. Også den mellemliggende rapport pr. 1. oktober og 1. april omfattende antallet af nye medlemmer, som er blevet optaget i klubben siden rapporteringen i juli og januar, skal meddeles RI (kontoret i Zürich). Sekretæren skal endvidere udføre andre opgaver, der naturligt påhviler sekretariatsfunktionen. Sekretæren arbejder desuden tæt sammen med klubbens webkoordinator. Stk. 5. Kassereren. Det er kassererens opgave at styre klubbens økonomi og fremlægge regnskabet for klubbens medlemmer én gang årligt, eventuelt på årsmødet i december. Hvis bestyrelsen ønsker det, skal kassereren tillige i oversigtsform forelægge regnskabet ved bestyrelsesmøder. Kassereren skal udføre andre opgaver, som naturligt påhviler en kasserer. Når embedet fratrædes, skal alle midler, regnskabsbøger og alle andre klubejendele afleveres til den indkommende kasserer eller til præsidenten/dennes stedfortræder. Stk. 6. Mødekoordinatoren. Mødekoordinatoren/dennes stedfortræder er ansvarlig for den tekniske afvikling af de elektroniske klubmøder og de periodiske hybridmøder med både fysiske og elektroniske deltagere. Desuden er webkoordinatoren sammen med webmaster ansvarlig for ajourføring af klubbens hjemmeside og klubbens brug af sociale medier. En særlig ansvarlig for klubbens brug af sociale medier kan dog udnævnes. Stk. 7. Klubmesteren. Klubmesteren skal udføre alle de opgaver, som normalt påhviler et sådant hverv samt andre opgaver, der bliver pålagt vedkommende af præsidenten eller af bestyrelsen. Stk. 8. Umiddelbare pastpræsident. Den foregående præsident (IPP) giver vejledning og fungerer som en ressource t for klubbens bestyrelse og medlemmer. Han eller hun kan være formand for Medlemsudvalget (jævnfør paragraf 5, stk. 1) og bistår i udarbejdelsen af klubbens succesplan samt fremmer klubbens bestræbelser på at blive en Distinguished Club. Paragraf 4:

7 Klubmøder. Stk. 1. Det ordinære ugentlige møde i klubben kan efter aftale holdes på skiftende dage kl. 20:00-21:00 som elektronisk møde med brug af et nærmere aftalt computertelefonisystem, f.eks. Skype. Hvis betingelserne tillader det, kan webcam kobles til. Det pålægges medlemmer og gæster at følge anvisninger fra præsidenten/mødelederen om de særlige vilkår, hvorunder e-klubbens møder afvikles. Klubben er beslutningsdygtig ved ordinære møder, såfremt en tredjedel af medlemmerne er til stede. Alle spørgsmål i klubben, der ikke omhandler valg af bestyrelsesmedlemmer, afgøres ved mundtlig afstemning. Bestyrelsen kan dog beslutte, at en given afstemning skal afgøres skriftligt i stedet for mundtligt. Ca. hvert fjerde eller femte møde holdes som hybridmøde på et nærmere aftalt sted. Alle medlemmer har selv pligt til at orientere sig via klubbens hjemmeside på om der foreligger ændringer eller aflysninger af ordinære møder og har desuden også selv pligt til at til- eller framelde sig et møde via hjemmesiden. Alle, der er medlemmer på mødedagen undtagen honorære medlemmer og medlemmer, som udgår af mødestatistikken efter tilladelse fra bestyrelsen i overensstemmelse med paragraf 7, stk. 3 i Grundlov for Rotary klubber registreres som mødt eller fraværende. Fremmøde tæller kun, hvis medlemmet er til stede i mindst 60 procent af den tid, der er afsat til mødet, enten i klubben eller i enhver anden Rotaryklub. Fremmøde er påbudt op til 50 procent af de månedlige møder. Fravær kan kompenseres med brug af e-klub 1480 s makeupprogram eller besøg på andre e- klubbers makeupalternativer eller deltagelse i et møde i en ordinær Rotaryklub. Ved besøg på fremmede websider for makeup eller i andre klubber skal dokumentation medbringes til e-klubbens sekretær. Paragraf 5 De fire tjenestegrene: Stk. 1 De fire tjenestegrene udgør de filosofiske og praktiske rammer for Rotary E-klub Disse tjenestegrene er Klubtjeneste, Erhvervstjeneste, Samfundstjeneste og International Tjeneste. Klubben skal tilstræbe at være aktiv i alle fire områder. Stk. 1 Udvalg Udvalgenes opgaver er med udgangspunkt i de fire tjenestegrene at arbejde for at nå klubbens mål og gennemføre langsigtede planer. Præsident, præsidentelect og den umiddelbare pastpræsident skal sammen sikre kontinuitet i ledelsen og videreførelsen. For at sikre kontinuitet i udvalgene skal udvalgsmedlemmer om muligt blive i samme udvalg i tre år. Præsidentelecten er ansvarlig for:

8 - at udnævne nye udvalgsmedlemmer i tilfælde af frafald fra udvalgene; - at udnævne ledere for udvalgene; - at holde planlægningsmøder med udvalgene inden arbejdsårets start. Det anbefales, at en formand af et udvalg tidligere har været medlem af samme udvalg. Permanente udvalg nedsættes efter følgende regler: Medlemsudvalg Dette udvalg skal udvikle og gennemføre en overordnet plan for rekruttering og bibeholdelse af medlemmer. Udvalget har desuden ansvar for at screene prospektive medlemmer, før det kommer til en afstemning i medlemskredsen om optagelse. (Jævnfør artikel 3, paragraf 1, stk. 2). Et nytiltrådt Medlemsudvalg skal som sin første opgave gennemgå den foreliggende liste over screeningsspørgsmål, eventuelt redigere den, og sende udvalgets liste til godkendelse i bestyrelsen. Dette udvalg består af pastpræsident eller præsidentelect samt endnu et medlem. Projektudvalg Dette udvalg udformer og gennemfører uddannelsesmæssige, humanitære og erhvervsrelaterede projekter i relation til lokale og internationale samfundsbehov. Projektudvalget skal tage hensyn til tjenestegrenene Virksomhedstjeneste, Samfundstjeneste og International tjeneste, når årets opgaver planlægges. Dette udvalg bør bestå af mindst tre medlemmer. PR-udvalg Dette udvalg skal udvikle og gennemføre planer for, hvordan offentligheden skal informeres om Rotary samt om klubbens projekter og aktiviteter. Dette udvalg bør bestå af mindst to medlemmer. Administrationsudvalg Dette udvalg gennemfører aktiviteter i forbindelse med effektiv drift af klubben. Dette udvalg bør bestå af mindst to medlemmer. Foundationudvalg Dette udvalg udformer og gennemfører planer for at støtte Rotary Foundation både med økonomiske bidrag og deltagelse i programmer. Dette udvalg består af klubbens bestyrelse. Opgaverne for samtlige udvalg fastlægges og revideres af præsidenten for hans eller hendes arbejdsår. Når der tildeles opgaver, skal præsidenten henvise til relevant RI-materiale. Præsidenten er født medlem i alle udvalg og oppebær som sådan alle de privilegier, dette medfører. Hvert udvalg skal have en specifik opgave, klart definerede mål og handlingsplaner, som fastlægges før arbejdsårets start og gennemføres i løbet af året. Uden speciel tilladelse fra bestyrelsen må udvalgene ikke påtage sig andre opgaver, før en rapport er leveret til og godkendt af bestyrelsen.

9 Udvalgsformanden er ansvarlig for udvalgets ordinære møder og aktiviteter og leder og samordner udvalgets arbejde samt rapporterer til bestyrelsen om udvalgets aktiviteter. Klubben kan efter eget ønske nedsætte ad hoc-udvalg efter behov, og som præsidenten finder nødvendige for effektivt at kunne opfylde klubbens service- og kammeratskabsbehov samt med hensyntagen til klubbens medlemstal. Eksempler på sådanne alternative udvalg findes i The Club Committee Manual. Klubben kan selv udforme alternative udvalgsstrukturer efter behov. Den siddende præsidentelect skal inden sin tiltræden som præsident tilvejebringe det lederskab, som er nødvendigt for at udarbejde en anbefaling til klubudvalg, opgaver, mål og planer samt at præsentere dem for bestyrelsen inden årets afslutning som nævnt ovenfor. Paragraf 6 Orlov Efter skriftlig ansøgning til bestyrelsen kan et medlem få orlov og undlade at deltage i klubbens møder. Ansøgningen skal indeholde gode og tilstrækkelige grunde. En godkendt orlov skal straks tilføres klubbens hjemmeside ved det pågældende medlems navn. En sådan orlov gives, for at medlemmet ikke skal miste sit medlemskab i klubben. Paragraf 7 Økonomi Stk. 1. Ved begyndelsen af hvert regnskabsår, der begynder 1. juli, skal bestyrelsen udfærdige eller foranledige udfærdiget et budget over årets forventede indkomster og udgifter, som efter bestyrelsens godkendelse skal stå som grænser for omkostninger til de respektive formål, medmindre andet fastsættes ved bestyrelsesbeslutning. Budgettet skal være adskilt i poster, der viser klubbens drift, og i poster, der viser velgørenheds- og projektposter. Stk. 2. Kassereren deponerer alle klubbens midler i en bank, som udpeges af bestyrelsen. Der skal kræves dobbeltnøgle til godkendelse af betalinger fra banken. Stk. 3 Makeupprogrammet er tilkoblet PayPal. Stk. 4 Alle regninger må kun betales mod gyldige bilag godkendt af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være præsident eller i dennes fravær præsidentelect. Stk. 5 En grundig revision af alle klubbens økonomiske transaktioner skal gennemføres hvert år af en revisor eller en anden kvalificeret person. Stk. 6

10 Klubbens regnskabsår går fra 1. juli til 30. juni, og hvad angår opkrævning af medlemmernes kontingent opdeles det i to halvårlige perioder fra 1. juli til 31. december og fra 1. januar til 30. juni. Betaling af per capita kontingent og bladabonnementer til RI sker pr. 1. juli og 1. januar hvert år på baggrund af klubbens medlemstal på disse datoer. Paragraf 8 Beslutninger Ingen beslutninger eller forslag om at binde klubben i noget spørgsmål kan behandles i klubben, før bestyrelsen har overvejet det. Hvis der fremsættes forslag på et klubmøde, skal dette uden diskussion overføres til bestyrelsen. Paragraf 9: Forretnings- og dagsorden for klubmøder FORRETNINGSORDEN: E-klubbens møder begynder kl. 20:00 og slutter kl. 21:00 E-klub 1480 bruger computertelefoni til afvikling af sine møder. Hvis ikke andet er meddelt, er det Skype. Der tages højde for, at mødekoordinatoren eller dennes stedfortræder skal bruge nogle minutter til at få medlemmer og andre, der har meldt sig til mødet, lukket indenfor. Mødekoordinatoren/dennes stedfortræder skal sikre, at medlemmer, foredragsholder og gæster har opdateret deres computer med seneste version af det computertelefonisystem, som e-klubben anvender. Ældre versioner kan afvises, idet sådanne kan ødelægge mødets tekniske kvalitet. Mødekoordinatoren/dennes stedfortræder skal sikre på forhånd, at den inviterede foredragsholder er fortrolig med klubbens computertelefoni. Længden af foredrag er ca. 20 minutter fulgt af ca. fem minutter til spørgsmål og svar. Foredrag kan foregå enten på dansk eller engelsk. Deltagere i e-klubbens møder skal respektere begrænsningerne ved mødeafvikling via computertelefoni/webcam og anvisninger herom fra mødelederen. Af hensyn til den tekniske kvalitet kan det være påkrævet, at medlemmernes brug af webcam indskrænkes under mødeafviklingen. E-klub 1480 tilstræber at holde fysiske klubmøder med et nærmere aftalt interval. Medlemmer, som ikke kan være fysisk til stede ved disse, kobles ind via klubbens cumputertelefoni. Der opstilles webcam og skærm af en vis størrelse i mødelokalet, så alle i bedste fald kan se alle. Fysiske møder kan inkludere fælles spisning eller kaffe/te og derved ligne klubmøder i de ordinære Rotaryklubber, dog med den undtagelse, at medlemmer også kan deltage via computertelefoni og webcam. Fysiske møder kan foregå som virksomhedsbesøg eller lignende. Det sikres på forhånd, at medlemmer, der ikke kan være fysisk til stede, vil kunne følge vigtige dele af sådanne møder via computertelefoni og webcam i det omfang, det er muligt. Klubmesteren og mødekoordinatoren/dennes stedfortræder er ansvarlige for afviklingen af de fysiske møder under reference til præsidenten/dennes stedfortræder. Den fysiske mødelokalitet kan aftales fra gang til gang.

11 Foredrag kan efter aftale optages med lyd og gøres tilgængelig på hjemmesiden. Efter aftale kan også andre dele af møder lægges ud på hjemmesiden. DAGSORDEN: Velkomst ved præsident eller dennes stedfortræder. Meddelelser fra præsidenten/dennes stedfortræder, inklusive udpegning af mødereferent og lykønskning af medlemmer, som har fødselsdag i ugen frem til næste klubmøde eller andre personlige mærkedage. Det meddeles også, hvis foredrag og andet under mødet optages på video/båndes til brug for klubbens hjemmeside. Kort præsentation af gæstende rotarianere, eventuelle prospektive medlemmer og andre besøgende. Kort præsentation af foredragsholder. Foredrag, fulgt af spørgsmål og svar. Tak ved præsidenten/dennes stedfortræder til foredragsholderen. Eventuelle udvalgsrapporter. Eventuelle nye sager. Medlemmernes tre minutter. Ordet frit. Afslutning ved præsidenten/dennes stedfortræder. Paragraf 10 Vedtægtsændringer Disse vedtægter kan ændres på et ordinært klubmøde, når et beslutningsmæssigt antal medlemmer er til stede, med to tredjedele af stemmerne fra alle tilstedeværende medlemmer, forudsat at varsel om de foreslåede ændringer er blevet sendt til hvert enkelt medlem pr. brev eller mindst 10 dage før det pågældende møde. Ingen ændring af eller tilføjelse til disse vedtægter kan besluttes, som ikke er i overensstemmelse med klubgrundloven eller med Rotary Internationals grundlov eller vedtægter.