Referat fra ordinært grupperådsmøde i DDS, Hjortespring Gruppe den 8. marts 2014 Godt 60 forældre, ledere og spejdere var med på forældreweekend på Høbjerghus, hvor rådsmødet foregik i forbindelse med middagen lørdag aften. Dagsorden jf. vedtægternes 13, dog tilpasset arrangementets rammer. Ad. punkt A. Valg af dirigent og referent. Frank Kofoed (far til Eruptor) blev valgt som dirigent og Ellen Sloth Wilhelmsen (mor til Tvebak) som referent. Dirigenten bekræftede, at invitationen, der var udsendt som del af Hjortetakken, var fremkommet til tiden. Ad. punkt B. Beretning fra bestyrelsen og ledergruppen Bestyrelsesarbejdet v/peter: Som formand for bestyrelsen er det mig, der har fornøjelsen af at berette om arbejdet i bestyrelsen det forgangne år. Jeg vil benytte lejligheden til som de forrige år at begynde med at fortælle jer om bestyrelsens rolle i gruppen. Bestyrelsesarbejdet En bestyrelse under DDS har det overordnede ansvar for gruppens virke og er sammensat af forældre, ledere og unge. I Hjortespring gruppe har forældrene i bestyrelsen også fået tildelt ansvaret for gruppens årligt tilbagevendende arrangementer. Da det daglige spejderarbejde kræver en stor indsats fra de frivillige ledere og unge, er indsatsen ved disse arrangementer speciel vigtig. Denne hjælp til de aktive ledere og unge, giver luft til det vigtigste her i DDS, nemlig børnene og spejderarbejdet, men det giver samtidigt de deltagende forældre en mulighed for at få indblik i og deltage aktivt omkring deres børns fritidsaktivitet. Disse arrangementer omfatter rådsmøde/forældre-weekenden, hyttevedligeholdelse, spejderfest og loppemarked.
Nu er det ikke sådan at man behøver at være med i bestyrelsen for at bidrage, tværtimod er alle velkommende til at give en hånd. Men når det er sagt, så er vi klar over at det kan være svært at vide, hvornår og hvordan man kan hjælpe. For at styrke fokus på forældreindsatsen fremlægger den afgående bestyrelse en indstilling om ændring af bestyrelsens sammensætning, som har til formål at styrke forældredeltagelsen. Ny struktur i bestyrelsen Bestyrelsen havde indtil sidste år været sammensat af 6 forældre, 6 ledere og 6 unge, samt 2 forældre suppleanter, i alt en 20 mand høj gruppe. Herudover havde alle ledere og unge, der ikke har haft en formel plads i bestyrelsen, mulighed for at deltage i møderne. Og selvom der ved de færreste møder var fuldtalligt fremmøde, har deltagelse mange gange været stor. Størrelsen og sammensætningen af mødedeltagere ved møderne betød, at det var svært alene at fokusere på bestyrelsesrelevante emner. For at afhjælpe dette og for at få større fokus på bestyrelsens opgaver, lagde bestyrelsen sidste år op til en ændring af sammensætningen, således at antallet af deltagende ledere blev reduceret. Denne ændring er nu gennemført. Erfaringer med den ny struktur Målet med den ny struktur var altså at få større fokus på bestyrelsens opgaver. Særligt var det ønsket, at bestyrelsens funktion som aflastning af lederne blev styrket. Selvom det har været vores fokus og bestyrelsens ansvarstagen omkring året arrangementer; Hyttevedligehold, Spejderfest og Loppemarkeder, er blevet større er vi ikke i mål endnu. Dette er et fortsat emne for bestyrelsen fremadrettet. Hytten De af jer, som har været med før, ved, at situationen omkring vores hytte Rudelen har været et tilbagevendende emne. Som de fleste af jer ved, har vi over flere år kæmpet en kamp med Herlev kommune om at støtte os med midler og hjælp til en ny hytte. Sidste år kunne jeg fortælle, at vi havde fået bevilliget 750.000 kr, på betingelse af, at vi som gruppe selv skaffer et tilsvarende beløb. Arbejdet omkring at få etableret det konkrete projekt samt afledt heraf at få søgt fonde om finansiering, vil Bo komme ind på under sin beretning.
Årets arrangementer Over året har vi haft afholdt de sædvanlige arrangementer; Hyttevedligehold, hvor vi I år fik malet, ryddet op i hytterne, trimmet området omkring hytterne og endeligt etableret et nyt brændeskur. Sidstnævnte blev ikke helt færdigt på selve dagen men ved hjælp fra flere villige forældre, lykkedes det os at runde projektet af i efteråret. En stor tak for hjælpen! Og så spejderfesten, som i år blev holdt lige efter sommerferien og i forlængelse af blå uge. Det kommende år Vi kommer til at fortsætte vores fokus på forældreinvolveringen. Hvis der er nogle af jer forældre, som har lyst og mulighed for at hjælpe ved diverse arrangementer og eventuelt det løbende vedligehold i og omkring hytterne f.eks. græsslåning eller at bruge et kvarter til oprydning/rengøring i hytterne, når børnene hentes, så må I endeligt tage fat i en leder eller en af os fra bestyrelsen og når I nu er i gang med at overveje, hvor I kan hjælpe til, så kan jeg afsløre, at der for dem, der kunne have lyst til det, vil der være mulighed lidt senere på aftenen under valg til bestyrelsen at blive en del af denne og dermed komme endnu tættere på gruppens arbejde. Gruppen v/bo: Gruppen består nu af ca. 90 spejdere og ledere og medlemstallet har vist en svagt stigende tendens i de seneste 5 år lige som for resten af divisionen og i DDS som helhed. Det er vi glade for, og den tendens vil vi forsøge at fastholde dog under den forudsætning, at vi vægter kvalitet frem for kvantitet, dvs. at der skal være leder- og voksenkapacitet og faciliteter til et godt spejderarbejde. Når vi har arrangementer og aktiviteter på tværs af grenene, så forsøger vi at arrangere dem, så der er noget for alle aldre, og når vi inviterer forældre med, så skal der også gerne være noget af interesse for dem (ud over at bidrage med arbejdskraft, kørsel og lignende ). Sammen med de aktiviteter, der gennemføres i grenene giver det en god balance mellem at være sammen i en mindre gruppe af jævnaldrene og så have følelsen af at være med i en større gruppe. Spejderårets arrangementer var i kronologisk rækkefølge: Lederweekend Familieweekend og Rådsmøde på Høbjerghus
Sct. Georgs arrangement Samt Skt Hansbål Sommerlejr for junior og trop Blå Uge, hvor temaet var Ild, Luft, Vand, Jord, og vi var til spejdermøde 3 gange på en uge med oprykning den sidste dag Spejderfest Skumringsaften Gys og Lygter (BUS arrangement) Fælles juleweekend Loppemarkeder Vedligeholdelsesdag og aftener Divisionsarrangementer Hente brænde ture Så der var mange muligheder for at lufte spejderuniformen sammen med hele gruppen. Mini v/hop: Miniernes beretning var blevet indspillet som en video og blev vist til stor jubel for alle. Hop supplerede med lidt yderligere om ledere og aktiviteter. I år har vi startet en mikrogren. Her er lederne Dorte og Linda. I minigrenen er lederne Janus, Hop, Termit og Sommerfugl. Ane stoppede før dette spejderår og Splint i efteråret begge efter at have været ledere i gruppen i mange år. Mikro- og minigrenen har samme mødedag og tid men laver ikke altid den samme aktivitet. Vi starter møderne med at hejse flaget, synge en sang (ny hver måned) og binde et knob. På møderne er emnerne ofte de samme for begge grene men de bliver gennemført på to forskellige niveauer. Der arbejdes i patruljer med forløb, Kniv/sav, Førstehjælp, Venskab, Håndværk og et forløb sker over flere møder. Der er naturligvis også tid til leg og bålrøg. Vi arbejder henimod mere opdelte møder for mikro- og minigrenene.
Der planlægges weekender blandt andet Venskabs-weekend og mini-divi ud over gruppens juleweekend og familieweekend, og så er der selvfølgelig sommerlejren. Juniorberetning v/drejer: Juniorgrenen er begyndt at blive stor, og vi har i år haft en flok på mellem 24 og 26 juniorer. Gruppen er meget stabil, og der er kun enkelte tilfælde af børn, der er startet eller stoppet i den sidste periode. Stabiliteten er også at se på de daglige møder, hvor vi som oftest er mellem 20 og 24 børn, og oftest med afbud for de manglende. I vinterperioden var der til tider lidt færre børn, men med det lidt varmere vejr er vi igen begyndt at se stabilt fremmøde. Af gruppen er fordelingen på nuværende tidspunkt sådan, at hvis der ikke sker ændringer frem mod sommerferien vil vi have 12 børn, der rykker op til troppen. Med hensyn til ledersituationen er vi igen tre aktive juniorledere, hvilket er lige i underkanten til antallet af børn. Netop af denne grund er vores mål for året heller ikke at blive flere men blot at være i stand til at holde et stabilt medlemstal. De tre ledere på nuværende tidspunkt er de to gamle juniorledere Jonas og Drejer samt en ny juniorleder Tiger som samtidig også er et aktivt medlem i klanen. Grundet antallet af aktive spejderbørn og ledere har vi i juniorgrenen ikke haft meget overskud til at lave andre aktiviteter end de daglige møder. Vi har således været ret afhængige af fælles aktiviteter i gruppen eller divisionen og vil ligeledes fremadrettet basere store dele af vores program på fælles aktiviteter. Målsætningen for den kommende periode er at have 0.75 weekendtur om måneden, hvor den kommende periode vil komme til at byde på juniordivi, en hike, oak city rally og sommerlejren. Vores aktiviteter baserer sig i stor grad på patruljerne, hvor børnene skal lære at arbejde med deres patruljer og de ældste børn som patruljeledere og assistenter skal være med til at give deres viden videre til de yngre medlemmer af patruljerne. Dette er til tider en udfordring for enkelte deltagere, da samarbejde kan være svært for aldersgruppen. Vi prøver her efter bedste evne at balancere patruljerne passende og har enkelte gange været nødt til at ændre i patruljerne for at få alle med.
Trop v/jacob: I det forløbne år har troppen, som sædvanligt kørt med patruljesystem med 2 patruljer. Hver med en patruljeleder og én assistent. Dog har vi siden i sommers prøvet at ændre en smule på mødestrukturen, således at der er mere sammenhæng og forhåbentlig mere inspiration til troppen i forhold til planlægning af møderne. Vi har valgt, at vi på forhånd giver patruljerne et overordnet emne samt nogle læringsmål, som skal udfylde 2 møder, de selv planlægger. På tredje møde vil der så være en patruljedyst eller lignende til at teste spejderne i deres færdigheder inden for emnet. Udover dette køre årets program som det plejer med en årlig tropsdivi i foråret, diverse gruppeture og så ca. 2 tropsweekender i løbet af året. Derudover kan vi stærkt opfordre til deltagelse på diverse løb og kurser, som både giver en masse færdigheder men også nye venner og gode minder samt et godt netværk i spejdersammenhæng såvel som venskaber i det private. Tropsledelsen; Jacob Jeppson, Anders (Elmer) Elmue og Anders (Pingo) Wätjen Klanberetning v/tiger og Elmer: Klanen havde delt sin beretning i to. Tiger startede med at fortælle om det nye initiativ en unge klan. Den mødes hver mandag og har ambitioner om at blive en aktiv klan. Elmer fortalte om aktiviteter for aldersgruppen på tværs af divisionens grupper. Regnskab v/ole: Gruppens regnskab var ikke blevet revideret inden grupperådsmødet, så bestyrelsen stillede følgende forslag inden kasserens beretning. Vores revisor og revisorsuppleant har desværre fået forfald, så regnskabet for 2013 er ikke revideret. Bestyrelsen foreslår derfor at: 1. Regnskabet for 2013 godkendes under forudsætning af, at der under den efterfølgende revision ikke fremkommer væsentlige kommentarer. Sådanne revisionsbemærkninger vil blive offentliggjort sammen med referatet fra grupperådsmødet. 2. Regnskabet revideres af revisor for 2014, der vælges på årets grupperådsmøde.
Det blev fremhævet, at Finn Jeppson er kandidat som revisor. Forslaget blev godkendt, hvorefter Ole gennemgik regnskabet. Driftsregnskabet 2013: Vores indtægtskilde er medlemmernes egen indbetaling, aktivitets-timetilskud fra Herlev Kommune, tilskud til køb af materiel fra folkeoplysningsudvalget og Klausdal loppemarked. Vi har modtaget 6000 kr. Fra udviklingspuljen til et projekt blå boks 2014. Tilskud fra off. myndigheder er lokaletilskud (75%) og kursustilskud. Deltager betaling er for ture og sommerlejre, der har været lidt færre ture og ingen mikro/minisommerlejr i 2013. Diverse indtægter er tilbagebetaling fra DONG 2012 på 5104 kr. og udlæg for samråd o.a. på 3544 kr. Udgifterne: Udgifter til medlemsskab af DDS og lignende er delvis afhængig af medlemstal. Direkte udgifter er ture og arrangementer, vi planlægger med et overskud af de fleste af vores ture på ca. 10%, så der er mulighed for særligt fokus på udvalgte ture. Færre ledere på kursus i 2013, men Dorte har været på mikroleder kursus super. Materiel er primært indkøb for tilskud fra folkeoplysningsudvalget (11.525 kr). Hyttebyggeri, er udgiften til jordbundsundersøgelse og tilladelser. Hytte uden refusion er det nye brændeskur. Drift af huse mv. refunderes med 75 % næste år (budget 2014). Balance 2013: Aktiver: Bank, giro og kasse er kontante midler. Tilgodehavender er stort set modtaget i januar 2014 og er mellemregninger fra leder til kasserer. Inventar, afskrives med en 10-del hvert år med tillæg af indkøb. Hus, hytte mv. vedr. kun Rudelen, og vi har nu fået en rettet BBR. Der udestår nu at få rettet ejendomsskatten og nedskrevet hytten til den faktiske værdi.
Passiver: Prioritetsgæld hvor 176.000 vedrører den nedrevne del af Rudelen. Her mangler vi svar fra Herlev Kommune, om de frafalder krav om tilbagebetaling af lånet. De 243.000 vedrører tilbygningen. Vores indtægter stammer fra tilskud fra Herlev Kommune, direkte betaling fra forældre, dels kontingent og dels betaling for ture samt loppemarkeder. Loppemarkederne er vores vigtigste (og eneste) indtægtskilde, som gruppen står for, og det er derfor vigtigt at alle bakker op om dem. Regnskabet adskiller sig ikke i det væsentlige fra de seneste år, men udgiften til Spejdernes Lejr 2012 er væsentlig for sidste år. Det kommunale tilskud modtager vi først i 2013. Vi har haft færre ledere på kursus. Regnskabet blev godkendt af rådet. Note: Regnskabet er siden blevet revideret og godkendt uden anmærkninger. Revisors bemærkninger er uploadet på hjemmesiden sammen med referat, regnskab og budget. Ad. punkt D. Behandling af indkomne forslag Ingen indkomne forslag ud over forslaget om revision. Ad. punkt E. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid, herunder 1. Forelæggelse af planer for indeværende år v/bo I det kommende år er temaerne de samme som i det foregående, men mange af dem er under konstant udvikling, så der bliver også noget nyt. Vi skifter over årene mellem at holde sommerlejr for hele gruppen, at deltage på større lejre som Spejdernes Lejr i 2012 og at holde sommerlejr grenvis. I år tager vi på lejr for hele gruppen til Tolv Ege ved Frederikssund og vil denne gang give mulighed for forældre og andre til at deltage i en familielejr. Spejderfesten kommer også i år til at ligge i forlængelse af Blå Uge. Vi har nu haft gang i vores hjemmeside i et par år, og den er som oftest opdateret, så jeg vil opfordre jer til at følge med her abonner eventuelt på nyheder på siden. Såfremt der er forslag eller spørgsmål, så kontakt os. 2. Beslutninger i øvrigt om gruppens udvikling, spejderarbejde mv. Dette emne var i det væsentlige dækket af beretningerne.
Bo redegjorde for den opdaterede udviklingsplan. Hovedpunkterne er: 1. Byggeri af ny hytte afklares i løbet af 2014 og kan forhåbentlig igangsættes sidst på året (se nedenfor). 2. Ledere skal have deltaget på et lederkursus indenfor en 3-års periode 3. Organiseringen af spejderarbejdet skal medvirke til at grenlederne primært kan koncentrere sig om møder og ture. 4. Alle spejdere i gruppen skal opleve at være spejder i mindst 2 grene (f.eks. mini og junior eller junior og trop). 5. Vi ønsker at være mindst 60 spejdere i mini, junior og tropsgrenen til sammen 1. Til at støtte disse mål har vi en række indsatsområder, som vi vil arbejde med i det kommende år. Hyttesituationen: Det viste sig i løbet af 2013, at det var vanskeligt at få et projekt op at stå. Sidst på efteråret havde vi så et godt og konstruktivt møde med borgmesteren og kan nu igen se lys forude. Modellen er en hytte, hvor kommunen og vi er fælles om udgifter og brug. Kommunens fritidsaktiviteter har fortrinsvis behov i dagtimerne, mens vi har behovet i de sene eftermiddagstimer, om aftenen og i weekenderne, så det vil kunne blive et rigtigt godt match. Et ændret projekt vil blandt andet kræve flere midler fra kommunen, og da de ikke er på budgettet for 2014, vil projektet formentlig ikke kunne igangsættes i 2014, men forhåbentlig kan det blive besluttet. Herefter har gruppen en opgave med at skaffe de midler, som vi skal skyde ind i projektet. Vi har indikeret for kommunen, at vi vil kunne skaffe 5-600.000 kr. Bestyrelsen ønsker grupperådets opbakning til at fortsætte planerne med hyttebyggeriet baseret for dette forslag. Dette blev godkendt. 3. Vedtagelse af budget for indeværende år, herunder fastsættelse af kontingent (v/ Ole) Budgettet viser 250.048,00 kr. i indtægt og 223.582,00 kr. i udgift dvs. et overskud på 25.466,00 kr. 1 Scenariet er 30 mikro/minispejdere hvoraf 10 rykker op til junior. I juniorgrenen mister vi netto 2 spejdere pr. årgang pr. år dvs. 8+6=14 spejdere hvoraf 5 rykker op til trop. I troppen mister vi netto 1 spejder pr. årgang pr. år dvs. 5+4+3+2=14 spejdere hvoraf 2 rykker op til klan.
Kontingentet foreslås uændret halvårligt 350 kr. dvs. til ialt 700 kr/år. Herefter blev budget og kontingentforslag sat til afstemning og blev enstemmigt vedtaget. Ad. punkt F. Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer under hensyntagen til 14.5 Den afgående bestyrelse foreslog at fastholde sammensætning af bestyrelsen således: Bestyrelsen består af 12 ordinære medlemmer. Bestyrelsen sammensættes af tre grupper hhv. 6 forældre, 4 ledere (en gruppeleder, 3 grenledere) og 2 unge heraf mindst 1 repræsentant fra klanen. Dette blev vedtaget. 1. Forældre (for 2 år): Jens Lauridsen og Steen Elmue (far til Tiger og Elmer) var ikke på valg i 2014. Marian Byrholdt Lund (mor til Delfin) var trådt ud af bestyrelsen i løbet af året og erstattet af Jens Ole. Ole Iversen og Peter Krag-Sander var på valg i 2014 og blev genvalgt. Nyvalgt til bestyrelsen blev Jens Ole Madsen (far til Skumfidus og Dino) og Tanja Mikkelsen (mor til Panda) Jens Ole blev valgt til formand for bestyrelsen. 2. Unge mellem 15 og 24 år: Valgt for 2 år blev: Pingo Anders P Wätjen (på valg i 2014 og blev genvalgt) Elmer Anders Elmue (ikke på valg i 2014) 3. Ledere, herunder mindst en gruppeleder. Valgt for 2 år blev: Bo (ikke på valg i 2014) Janus valgt i 2012 trådte ud. Drejer (valgt i 2012, genvalgt i 2014) Dorte (valgt i 2014) Jacob (ikke på valg i 2013) Som gruppeleder valgtes Bo Wilhelmsen (valgt i 2013)
4. Evt. søkyndigt medlem er ikke relevant 5. Nyvalgt til bestyrelsen (1. år som suppleanter) blev: Lotte Jensen blev valgt som suppleant. På mødet var der ikke flere som umiddelbart ønskede at stille op som suppleant, og det blev opfordret til, at man efterfølgende meldte sig. Anders Dupont (far til Gravhund) har siden meldt sig som suppleant. Ad. punkt H. Valg af gruppens to medlemmer af Korpsrådet (for 1 år) Valgt blev Rasmus Rank Nielsen (Tikki) og Jacob Elmue (Tiger). Ad. punkt L. Valg af gruppens fem medlemmer af divisionsrådet (for 1 år) Valgt blev Ole, Bo, Jacob, Hop, Tiger Ad. punkt J. Valg af revisor og en revisorsuppleant (for 1 år) Valgt som revisor blev Finn Jeppson Valgt som revisorsuppleant blev Lejf Rasmussen Referent: Dirigent: Ellen Sloth Wilhelmsen Frank Kofoed
Bilag: Regnskab for 2013 Balance for 2013 Budget for 2014 Bestyrelsens underskrifter samt revisionspåtegning findes hos kasseren. Referatet kan også findes på hjemmesiden (se under Om Gruppen / Bestyrelsen)