19. juni 2012 Til stede: Formand: Lars Hansen () Menigt medlem og kasserer: Kenneth Nielsen () Menigt medlem: Jens Rønne Pedersen () Referent: Kenneth Juul (KJ) (referent) Ikke til stede:. Dagsorden: Diverse emner og meddelelser fra og til Bestyrelsen Godkendelse af referat: Bestyrelsen godkendte referatet nr. 97 godkendes inden mødet d. 1. september. Diverse emner og meddelelser fra den nye bestyrelse: 1. Festivalen Kontrakten afleveres til Festivalen d. 20. juni med reservation for antallet af medarbejdere til vagterne. Der har skabt lidt problemer at der har været 2 forskellige mailadresser til folks tilmeldinger og kommunikationen med Festivalen. Der holdes informationsmøde i Klubhuset onsdag d. 27. juni kl. 19.00. Der udsendt foreløbig vagtplan som afspejler at man stadig mangler ca. 30 vagter. Planen reguleres efterhånden som der kommer flere tilmeldinger. Der blev delt foldere ud til lokale i Vor Frue og omegn i uge 23, og det har givet lidt respons. 2. Egenkontrol program for køkkenet i Klubhuset Håndbog for fødevare kontrol (egen kontrol) findes nu i køkkenskuffen. Denne bog skal udfyldes ifm. hvert arrangement. Programmet er ikke implementeret ifm. intern fest i Klubhuset d. 16. juni og det er sidste gang der ikke laves egen kontrol i Klubhuset. Det er ikke risikoen værd at lade andre bruge køkkenet, uden at programmet følges nøje. Lars følger op ifht. møde med Klubhus udvalget før sommerferien. Uddrag fra sidste referat Jeannie ringer Fødevarestyrelsen efter sommerferien. Vi skal have et egenkontrolprogram færdigt før Festivalen. Side 1
3. Fodbold Tillykke til førsteholdet i fodbold som fra næste sæson spiller i Serie 3. Dog mangler 8 aktive fodboldspiller fortsat at betale kontingent, ikke godt nok men en bedring siden mødet i maj. Målaktier: Der er udleveret 131 stk. målaktier og p.t. er ca. halvdelen betalt. Der er fortsat ikke aftalt en mødedato. Lars følger op. Uddrag fra sidste referat Der er aftalt nyt møde mellem Torben, Mogens og Lars før sommerferien, hvor det afklares hvad status er på første halvår, og hvad skal der ske i efteråret 2012. Dyrskue: Der var en del på vagt fra fodbold ifm. Dyrskuet. Vi afventer status fra Fodbold på afvikling og udbytte. 4. Rugby Der er p.t. 14 der har indbetalt kontingent og 7 mangler fortsat. Der har været yderligere positive tilkendegivelser, så det ser ud til at udviklingen fortsætter. Rugby har arrangeret en turnering d. 25. og 26. august. Fodbold flytter deres kampe for at give plads til turneringen. Forventet at 4 hold deltager. Bestyrelsen afventer at turneringen i august har været afholdt og indstiller pt. at 50% af omkostningen dækkes af VFI til en Rhino/Power slegde (uddrag fra forrige referat: Der er indlagt en ansøgning om en Power slegde til 2.600 til at øve klyngespil der er ansøgt om sponsorat hos Carlsberg og man vil senere ansøge Festivalen). Der mangler lidt opbakning til arrangementet under Roskilde Festivalen, men dead-line er ikke overskredet endnu. Uddrag fra forrige referat Onsdag d. 4. juli afholdes et lukket arrangement for Rugby spiller på Roskilde Festivalen, hvor der afholdes et lille stævne. Heineken sponserer arrangementet med 10 rammer øl. 5. Sommerfest udvalg Alex, Christian og Laila T, er sommerfest udvalg for 2012. Afholdelse af sommerfest er blevet ændret pga. Skanderborg Festival. Nye datoer fredag d. 17 og lørdag d. 18. august. Der kommer en DJ til festen, da jukeboxen ikke fungerede optimalt. Det skal understreges at Bestyrelsen forventer et samlet regnskab fra Sommerfesten og at der som minimum budgetteres med et nul resultat. Derudover må der ikke være tvivl om at sponsorater og bar udgifter er to adskilte ting. Side 2
6. Målsætninger for udvikling af VFIs hjemmeside: A. Offentlige udvalgs-/afdelingsregnskaber til de brugere der har adgang OK B. Restance lister over medlemmer der ikke har betalt kontingent OK C. Løbende nyhedsbreve OK D. Fremover up-loader regnskabsoversigt til Bestyrelsen før Bestyrelsesmøder OK E. E-mails og opsætning af disse OK F. Referater fra Bestyrelsesmøde up-loades og gemmes fremover på hjemmesiden OK G. CD-rommen udfases og alle informationer up-loades på hjemmesiden OK H. Integration til Facebook OK I. Etablering af fælles database på relevante kontakter Sep. 2012 J. Oprettede brugere på hjemmesiden OK I forbindelse med integrationen mellem hjemmesiden og Facebook gruppen Vor Frue IF, skal bestyrelsen opfordre til at medlemmerne tilmelder sig denne gruppe. 7. TDC internet og TV signal: Trådløst internet etableres d. 28. juni 10mb forbindelse til DKK 229 pr. måned. Det betyder hurtigere forbindelse. TDC kan ikke sælge TV signal så vi kan ikke bruge dem som leverandør. Vi undersøger prisen på en parabol til modtagelse af ukodede satellitsignaler. undersøger. 8. Regnskabet primo juni: 71 Medlemmer har totalt betalt pr. dags dato og status er pt.: Fodbold Senior: minus 6.000 Fodbold Junior: minus 1.100 Badminton Senior: 0 resultat Badminton Senior: minus 5.500 Basketball: 0 resultat Gymnastik Senior: minus 4.200 Gymnastik Senior: minus 6.000 Petanque: plus 3.200 Rugby senior: plus 6.500 Rugby ungdom: minus 1.800 VFI samlet set: minus 14.300 Det bemærkes at der mangler lageroptælling fra Klubhuset. Indestående på diverse VFI konti er p.t. 383.000 der mangler fortsat afregning fra Roskilde Kommune på køkkenombygningen. 9. Gymnastik Gymnastik udvalget vælger nedsætte deres ungdomskontingent til 500 kr. pr. sæson fra 550 kr. og håber det giver ekstra tilmelding i sæsonen 2012/2013. Side 3
10. Børneattester Der er kommet og skrappere regler for hvem der skal have børneattester ifm. frivilligt arbejde, bla. i Idrætsforeninger. Emnet tages op på udvalgsdagen d. 1. september, og den dag tages der fælles stilling til hvem der er omfattet af reglerne. Kommende opgaver: Opgaver som bestyrelsen vil arbejde med i den kommende tid: 1. Hjemmeside jf. punkt 9. i referat 97. Opdatering af interessenter og kontaktdata ifm. samarbejdet med Kommunen, SBU, DGI m.m. 2. Sognegården Baggrund og udvikling omkring samarbejdet 3. Banereservationer Styring og fælles opfattelse af Sognegården, omklædning, kunststofbaner m.m. Emne til udvalgsdag! bemærk at Jette Nielsen booker banerne i Sognegården hos RH. 4. BMX grund Kontakten til Roskilde Tekniske Skole Vilvoorde har ikke givet pote! 5. Udvalgsdag Emner og værdier, forslag til møde i september lørdag d. 1. 6. Køkkenrenovering vi afventer kommunen Næste møde datoer: 01. sep. Kl. 13.30 Bestyrelsesmøde 01. sep. Kl. 15.00 Udvalgsdag 27. sep. Kl. 19.00 Bestyrelsesmøde 09. okt. Kl. 19.00 Bestyrelsesmøde 20. nov. Kl. 19.00 Bestyrelsesmøde 23. nov. Kl. 18.30 Bestyrelsens julefrokost Ansvarsfordeling mellem de enkelte udvalg og Bestyrelsen: Basketball: Badminton: Rugby: Gymnastik: Fodbold: Petanque: Sommerfest udvalg: Festival udvalg: Klubhus udvalg: VFI hjemmeside: Hokus Krokus: Børneattester: Projekter: KJ KJ Efter behov Side 4
Udvalgsmedlemmer i respektive udvalg er følgende: Badminton: Jette Krebs, Jette Nielsen, Klaus Mikkelsen, Morten Brandenburg og Jeannie Olsen Gymnastik: Mark Stæhr, Mette Pedersen og Majken Larsen Rugby: Wayne Simmonds, Malcolm McGuugan, Andreas Liland og Kenneth Nielsen Fodbold: Mogens Olsen, Jørgen Christoffersen og Torben Algren-Pedersen Petanque: Finn Bruun, Rita Jensen, Mona Sørensen og Edy Nordahl Basket: Anne Sofie Wenningefeldt Festivalgruppen: Carl Christensen Hokus Krokus: Artin Laursen Godkendt af: Lars Hansen Jens Rønne Pedersen Kenneth Nielsen Kenneth Juul Side 5