BESTYRELSESMØDE Sted: Værløse Dato: 12. april 2014 Deltagere: Steen, Lars, Anette, Ulla Ikke mødt: Afbud: Referent: Uffe Ulla Dagsorden 1.0 Valg af referent... 2 2.0 Kommentarer til sidste referat... 2 3.0 Generalforsamlingen 7. juni 2014... 2 3.1 Tidsplan... 2 3.2 Hvem er på valg... 2 3.3 Kandidater hvem har vi... 2 3.4 Ordstyrer... 2 3.5 Bespisning... 2 3.6 Formandens beretning... 2 3.7 Udvalgsberetninger... 2 3.8 Vedtægter... 3 4.0 Blad... 3 4.1 Grafiker til erstatning for Danny... 3 4.2 Samarbejde med Pernille og bladgruppen... 3 4.3 Bestyrelsens indhold til næste nummer... 3 5.0 Regnskab... 4 6.0 Årshjul... 4 7.0 Træf... 4 7.1 Træf generelt... 4 7.2 Vintræf rapport... 4 7.3 Forårstræf plan... 4 7.4 Sommertræf plan... 4 7.5 Efterårstræf plan... 4 8.0 Hjemmeside... 5 8.1 Webmaster... 5 8.2 Mere liv på hjemmesiden... 5 8.3 Betalingsmodul... 5 9.0 Eventuelt... 5 9.1 Dobbelthenvendelser fra medlemmer har fået os (bestyrelse og bladgruppe) til at bekymre os om at løse opgaver, som allerede VAR løst. Hvordan undgår vi det fremover?... 5 9.2 Karl Jeremiassen skal have en kontaktperson fra bestyrelsen til Efterårstræffet 2015 i Esbjerg.... 5 10.0 Næste møde... 5 Side 1 af 5
1.0 Valg af referent Ulla blev valgt som referent. 2.0 Kommentarer til sidste referat Ingen 3.0 Generalforsamlingen 7. juni 2014 3.1 Tidsplan Generalforsamling lørdag 7. juni 2014 kl. 19.00 med spisning inden kl. 18.30. Der indkaldes til generalforsamling senest 1 måned før. Indkaldelse via hjemmesiden mandag 5. maj 2014. Forslag fra medlemmer skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen, dvs. senest lørdag 17. maj 2014 kl. 23:59 3.2 Hvem er på valg Fungerende formand Steen Slot-Nielsen stiller op som formand. Bestyrelsesmedlem Uffe Witt er på valg - genopstiller ikke. Suppleant Hanne Haldan er på valg genopstiller ikke. Nyvalg af 3-4 bestyrelsesmedlemmer Nyvalg af 2 suppleanter Vi annoncerer efter medlemmer på hjemmeside og forum asap. 3.3 Kandidater hvem har vi Steen leder efter kandidater fra det jyske. 3.4 Ordstyrer Steen tager kontakt til nogle relevante emner. 3.5 Bespisning Ulla tager kontakt til forårstræfgruppen vedr. f.eks. chili con carne, gullashsuppe samt brød el. lign. Betales af foreningen. Regning sendes til kasserer. Foreningen giver en øl/sodavand. Lars køber drikkevarer. 3.6 Formandens beretning Bestyrelsen diskuterede, hvad beretningen skulle indeholde. 3.7 Udvalgsberetninger Karen Marie Iversen: Friluftsrådet Jørgen Møholt: Havkajaksamrådet Birger Elmedal: Rød/hvide bånd Steen kontakter vedr. deltagelse eller beretning Side 2 af 5
3.8 Vedtægter Bestyrelsen foreslår: Forslag til vedtægtsændring af 6, stk. 1, Pkt. a. Nuværende formulering: Formand, samt 1-2 bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år på ulige årstal, ændres til: 2-3 bestyrelsesmedlemmer vælges på ulige år. Pkt. b. Nuværende formulering: 3-4 bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år på lige årstal, ændres til: 3-4 bestyrelsesmedlemmer vælges på lige år. Pkt. c. Nuværende formulering: Bestyrelsen vælger af sin midte selv en kasserer og en sekretær, som bl.a. varetager medlems-registrering, ændres til: Bestyrelsen vælger af sin midte selv kasserer, sekretær og formand. 4.0 Blad 4.1 Grafiker til erstatning for Danny Vi skal finde en grafiker inden 15. maj. Vi forsøger igen at annoncere efter frivillige kræfter på hjemmesiden. 4.2 Samarbejde med Pernille og bladgruppen Pernille vil gerne fortsætte. Steen tager kontakt til Bladgruppen, mht hvordan de arbejder. Feedback til forfattere af artikler, videregivelse evt. til hjemmesiden, udgivelsesplan for artikler, interaktion mellem blad og hjemmeside. 4.3 Bestyrelsens indhold til næste nummer a. Leder: Bestyrelsen drøftede indhold. b. Aftale om kajakbeklædning og logo hos Løberen? Enighed om at lave aftale med Løberen. Lars kontakter Danny/bladgruppen for logo.hkr indgår samtidig rabataftale på 15% på alle ikke-nedsatte varer i Løberen. c. Træfomtaler klar / Forårstræf / Sommertræf / Efterårstræf Deadline for reportage vedr. forårstræf og generalforsamling skal lægges helt fast. d. Conventus og de nye muligheder Lars laver indlæg om dette. e. Selv-opdatering af adresse, tlf, osv. Hører under pkt. d f. Steen bliver interviewet vedr. begrundelse for at være medlem af Havkajakroerne. Side 3 af 5
5.0 Regnskab Kassereren fremlagde regnskabet for bestyrelsen. Kassereren vil informere om BetalingsService på generalforsamlingen ifm regnskabet. Kassereren demonstrerede Conventus. 6.0 Årshjul Bestyrelsen indsender punkter til årshjul til web-master. Aktiviteter og deadlines opdateres i kalenderen på hjemmesiden af web-master. 7.0 Træf 7.1 Træf generelt Bestyrelsens udgifter til træf dækkes fremover af foreningen og belaster således ikke træføkonomien. Den træfansvarlige fra bestyrelsen præsenterer tidligere træfregnskaber. Dette skal give forståelse for prissætningen. 7.2 Vintræf rapport Steen rapporterede fra vintertræffet. Der var fuldt hus. Den bedste tilbagemelding nogensinde fra deltagerne. Regnskabet er endnu ikke færdigt. Afviklingsplanen for træffet er efterhånden blev optimal. 7.3 Forårstræf plan Kassereren overfører nuværende beløb i det modtagne budget til ny budgetmaske, som sendes til træfgruppen, som arbejder videre i denne maske. Bestyrelsen imødeser div. kontrakter og underskrevne aftaler. Program er modtaget og ser fint ud. 7.4 Sommertræf plan Færgeaftale Spodsbjerg-Tårs. Bestyrelsen imødeser foromtale af træffet snarest, så det kan komme på hjemmesiden. Træffet mangler at finde frivillige til ture. Alternativt budget på 135 deltagere skal udarbejdes samt oversigt over evt. meromkostninger. Bestyrelsen imødeser div. kontrakter og underskrevne aftaler. 7.5 Efterårstræf plan Program og tilmelding er allerede på hjemmesiden. Bestyrelsen imødeser div. kontrakter og underskrevne aftaler. Budget er stadig ikke modtaget. Side 4 af 5
8.0 Hjemmeside 8.1 Webmaster a. Crash course v/liselotte eller Allan Daugaard Steen spørger Allan Daugaard mht. datoer (doodle). Helst så hurtigt som muligt. b. Allan Daugaard som frivillig overordnet webmaster c. Arbejdsfordeling mellem bestyrelsesmedlemmerne Hjemmesiden: Web-master. De træfansvarlige lægger foromtale og lign. op om egne træf. Bestyrelsen arbejder på at finde redaktører til specialområder, f.eks. gps, grej, kort, turplanlægning, reparationer etc. d. Træfgrupper afleverer omtale af deres træf til web-master, evt. indsatte fotos skal leveres separat. 8.2 Mere liv på hjemmesiden Flere billeder på hjemmesiden. Der skal oprettes billedgallerier. Medlemmer opfordres til at tage billeder, og at bestyrelsen kan få lov at få disse overført inden træffets afslutning. 8.3 Betalingsmodul Er gennemgået under regnskab. 9.0 Eventuelt 9.1 Dobbelthenvendelser fra medlemmer har fået os (bestyrelse og bladgruppe) til at bekymre os om at løse opgaver, som allerede VAR løst. Hvordan undgår vi det fremover? For at undgå dette må det tydeliggøres, hvem der er modtager. 9.2 Karl Jeremiassen skal have en kontaktperson fra bestyrelsen til Efterårstræffet 2015 i Esbjerg. Bestyrelsesmedlem tilknyttes senere. 10.0 Næste møde Aftales efter generalforsamlingen med de nye bestyrelsesmedlemmer. Side 5 af 5