I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Introduktion... 1 Skabeloner og stencils...2 Visio 2010 arbejdsskærmen... 4 Stencils...4 Sidens egenskaber...7 Faneblade og trykknapper i Visio 2010... 10 Quick Access Toolbar... 10 Linealer og hjælpelinjer... 11 Sider... 11 Statuslinjen... 13 Gitter, Fastgør og Fastklæb... 13 Gem... 16 Udskriv med Visio 2010... 18 Tegn med Visio 2010... 20 Tegn dine egne figurer... 23 Tegn flere figurer... 24 Kopiering af figurer... 24 Forbindelseslinjer... 25 Formater figurer... 28 Rediger tegning... 31 Tekst i Visio 2010... 35 Sådan skriver du tekst... 36 Arbejd med tekstblokke... 38 Indsæt felter... 39 Lag... 40 Opret og rediger din stencil... 42 Opret ny stencil... 42 Rediger master... 45 Dokumentstencil... 45 Opret FlowChart... 46 Opret et blokdiagram... 51 Opret organisationsdiagram... 54 Organisationsdiagram over flere sider... 59 Nogle vigtige FlowChart-figurer... 61 Genvejstaster... 62 Liste over genvejstaster... 63 Target Gruppen marts 2014 i
Introduktion De fleste virksomheder har brug for engang imellem at oprette diagrammer. Diagrammer kan være mange ting. For det gælder i mange sammenhænge, at billeder ofte siger mere end ord. Det kan være datadiagrammer som søjler, cirkler og linjer. Sådan nogen diagrammer kan Visio også lave - men hvis man har et regneark eller et almindeligt tegningsprogram, så er det klart en bedre udvej. Men der er andre typer diagrammer - og her er det, at programmer som Visio kommer til sin ret. For med Visio opretter man tekniske diagrammer af snart sagt hvilken som helst slags her er nogle af de anvendelsesmuligheder, du har af Visio 2010: Flowcharts det der på dansk kaldes for rutediagrammer viser f.eks. beslutningsprocesser og produktionsgange grafisk med figurer og pile. Eller du kan lave diagrammer til brug ved brainstorming. Organisationsdiagrammer her har du mulighed for at komme ud over de indbyggede begrænsninger, der ligger i tegningsprogrammer som f.eks. Microsoft PowerPoint. For systemet er ikke stift og firkantet bygget op. Du kan udfolde organisationen som du vil og ikke som programmet vil. Netværksdiagrammer skal du lave arbejdstegninger, der viser din tekniske installation, dit edb-systems opbygning eller kabeltrækningen på virksomheden, kan Visio tilbyde redskabet til det. Rumindretning du kan bruge Visio til at tegne dine kontorer, dagligstuer eller andre former for lokaler. Visio tilbyder mange gængse møbler og andre former for inventar til lokaleindretningen. Projektstyring Visio kan selvfølgelig ikke erstatte et program som Microsoft Project. Men du kan sagtens lave diagrammer over arbejdsprocesser, hvilket gør programmet til et udmærket supplement til dette projektstyringsprogram. Tegninger om ikke andet kan du altid oprette tegninger fra bunden af og så arbejde dig frem mod et helt andet mål, end Visio på forhånd er designet til. For redskaberne er jo frit tilgængelige for ethvert formål. Target Gruppen marts 2014 Side 1
Skabeloner og stencils Når man opretter et diagram med Visio, så tegner man ikke normalt som i andre programmer streger, cirkler og firkanter m.m. Man tegner med figurer - altså med det amerikanske udtryk: shapes. Disse "shapes" er organiseret i såkaldte stencils. Der er en lang række forskellige grundformer såvel som mere avancerede. Og der er virkelig stencils for enhver smag. Når du åbner Visio 2010, kommer følgende skærmbillede frem du befinder på fanebladet Filer, Nyt: Her kan du vælge at oprette diagrammer af de forskellige typer du vælger mellem de forskellige hovedgrupper kategorier - ude til venstre. Bemærk også ude til finder de sidst åbnede tegninger under Seneste. Når du så har valgt en hovedgruppe som her Netværk, ser skærmbilledet sådan ud og du kan vælge blandt de enkelte diagramtyper i kategorien. Target Gruppen marts 2014 Side 2
Som du kan se af ovenstående illustration, kan du for oven komme tilbage til hovedoversigten ved at klikke pil tilbage eller på knappen Startside. Når du vælger en af disse løsninger, åbnes en skabelon. Hvad en sådan skabelon indeholder får du allerede en idé om, når du klikker på en bestemt løsning til højre i dialogboksen ser du en kort beskrivelse samt en lille illustration af skabelonen. Target Gruppen marts 2014 Side 3
Visio 2010 arbejdsskærmen Når du har valgt en løsning her Standardnetværksdiagram deles skærmen op på denne måde: Stencils Dine stencils placeres i venstre side af skærmen, hvor selve arbejdsskærmen er placeret til højre. Det er Hurtige Figurer, der er den aktive stencil. Bemærk at der ovenover den aktive stencil er mulighed for at kalde andre stencils frem. Denne skabelon indeholder således på forhånd tre forskellige stencils. Hurtige Figurer er en særlig stencil, der kunne kaldes foretrukne figurer eller lignende, da den indeholder de mest almindelige figurer samt kan suppleres med figurer fra andre stencils, som du bruger tit. Højreklik på en figur og vælg Føj til hurtige figurer for at gøre dette. Target Gruppen marts 2014 Side 4
Klik på titelbjælken for de enkelte stencils for at se de andre. Og du lukker en stencil ved at højreklikke på stencilens titelbjælke og vælge Luk. Helt øverst står teksten Flere Figurer, hvorfra alle de andre stencils i Visio 2010 kan åbnes, ligesom du også kan oprette dine egne stencils herfra eller søge efter specifikke figurer herom senere: Du kan ændre, hvor meget din stencil fylder, ved med musen at trække i kanten mellem den og din tegning. Til højre på skærmen ser du din tegning eller snarere: din side. Som standard vises hele siden. Men du kan selvfølgelig zoome ind på en valgt figur med de almindelige zoom-redskaber i nederste højre hjørne. Du kan også bruge en lup den kommer frem, når du holder CTRL og SHIFT nede samtidig. Et klik med venstre knap med et plus forstørrer, medens et klik med højre går den modsatte vej. Du kan også indramme det område, du vil zoome ind på ved at trække med musen, mens luppen er valgt. Target Gruppen marts 2014 Side 5
Du kan også zoome op og ned ved at bruge CTRL sammen med hjulet på din mus, hvis den er forsynet med et sådant. Med SHIFT holdt nede ruller skærmbilledet mellem højre og venstre. I en forstørret visning, kan du bruge rullepaneler til at bladre men det er både nemmere og sundere at bruge tastaturet. Du kan bruge piletasterne til at bevæge skærmbilledet du skal dog ikke have valgt noget, for så er det det, der flyttes. Hvis du har valgt noget, kan du bruge Ctrl sammen med piletasterne for at flytte skærmbilledet. PageUp og PageDown kan også bruges. Endelig er der et særligt navigations-vindue, du kan kalde frem og få til at stå fast på skærmen ved at klikke på dette ikon nederst til højre: Du ser hele tegningen i vinduet. En rød ramme viser, hvad der lige nu er synligt på skærmen. Du skal dog zoome ind på tegningen, før den er synlig. Ved at trække i hjørnerne på denne firkant, kan du zoome ind eller ud på tegningen. Du kan også zoome ind og ud ved at trække op i håndtaget ude til højre. Og så kan du trække rundt med rammen eller sagt på en anden måde: panorere rundt. Fordelen ved redskabet er, at du på denne måde hurtigt kan flytte fokus rundt på dit diagram. Target Gruppen marts 2014 Side 6
NB! Bemærk at du kan have dine paletter liggende til højre på skærmen, hvor de kaldes frem ved blot at berøre dem med musen. Du henholdsvis folder paletten sammen og fastholder den på skærmen med den lille nipsenål nederst til højre lige over krydset, der lukker vinduet. Efter at have zoomet ind på siden, kan det være godt at få en oversigt over hele siden igen. Det gør du ved at trykke på denne knap blandt zoom-værktøjerne eller ved at trykke Ctrl+Shift+W: Du finder også disse værktøjer og et par stykker mere på Vis i gruppen Zoom: Sidens egenskaber Har du valgt et Standardnetværksdiagram, ligger siden ned. Du kan sagtens ændre i sidens dimensioner med Design, Sideopsætning Nogle af valgene kan du vælge at foretage direkte på knapperne Retning og Størrelse her førstnævnte: Target Gruppen marts 2014 Side 7
Knappen Automatisk Størrelse er en smart funktion, der automatisk udvider arbejdsområdet med en ny side, hvis du placerer figurer udenfor den valgte side. Arbejdsområdet udvider sig automatisk med en ny, synlig side. Klikker du på den lille pil nederst i gruppen Sideopsætning, åbnes den traditionelle dialogboks til sideopsætningen: Her kan du ændre følgende ting ved din side: Indstil printer bestemmer, hvordan din tegning kommer ud på papir du kan skifte mellem stående og liggende format, justere hele din tegning til siden m.m. Sidestørrelse bruges til at vælge sidestørrelser, liggende og stående format m.m. Læg mærke til, at siden sagtens kan stå til liggende her, medens den under printeropsætningen på det foregående faneblad står til stående. Så skal du til at rette på første faneblad. Læg her mærke til eksemplet til højre: Hvis der er skraverede områder uden for den hvide side med teksten Printerpapir svarer printer- og sideindstillinger ikke til hinanden. Bemærk også øverste punkt, der svarer til knappen Automatisk Størrelse Lad Visio udvide siden efter behov. Målestoksforhold vælg størrelsesforhold det kaldes også dimensionering - til din tegning. Target Gruppen marts 2014 Side 8
Sideegenskaber vælg egenskaber som titel, måleenhed og baggrunde. Layout og distribution her kan du vælge, hvordan Visio trækker sine forbindelseslinjer skal de f.eks. være med vinkelstreger eller sættes i lige linje. Det er også her, du vælger, hvordan krydsende linjer skal se ud skal der være en bue, et hul eller ingenting. Skygger - definer standarder for skygger på figurer. Target Gruppen marts 2014 Side 9
Tegn med Visio 2010 Der tegnes ved at en figur trækkes med musen fra dens plads i stencilen til den placering, den skal have i diagrammet. Figuren tegnes op, hvorefter du kan lave nye figurer eller redigere den, du lige har tegnet. I det efterfølgende bruges et Standard Rutediagram som eksempel. Her er der trukket en firkant også kaldet en proces ind på en tegning: Peger du på figuren med musen, kommer der pile omkring den. Klikker du på en af dem, placeres endnu en figur i den retning, forbundet med den første. NB! Denne funktionalitet kan være slået fra i nogle skabeloner eller ved en fejl. Du slår den til og fra på Vis, Opret forbindelse automatisk. Du kan endda vælge mellem nogle standardfigurer: Target Gruppen marts 2014 Side 20
Visio viser faktisk allerede den valgte figur, som nedenfor. Det kan være lidt forvirrende, men giver dig mulighed for at afprøve standardfigurerne. Bemærk endvidere at et klik på pilen alene altid indsætter den figur, der er valgt i din stencil. Når figuren er valgt, er der som udgangspunkt blå markeringsfirkanter omkring den med et rotationshåndtag for oven. Disse firkanter kan godt have andre farver, hvis du arbejder med flere lag i din tegning. Hvis en eller flere markeringsfirkanter er grå, betyder det, at der er dimensioner i figuren, der er beskyttet f.eks. højre-bredde forholdet eller placeringen se mere på side 33. Har du valgt flere figurer, markeres omkredsen af dem alle, mens de enkelte figurer vises med lilla rammer. En ramme er tykkere end de andre det er den ledende figur, som der evt. vil blive justeret efter: Target Gruppen marts 2014 Side 21
Når figuren er valgt, kan du Flytte figuren til en ny position med piletasterne eller med musen Ændre størrelsen ved at trække i selve firkanterne med musen ved nogle af figurerne skal du trække i hjørnerne for at fastholde proportionerne men ikke ved dem alle. I et særligt vindue Vis, Opgaveruder Størrelse og placering kan du placere, skalere figuren præcist samt rotere den. Særlig smart er det, at du kan gøre dette på flere figurer ad gangen, hvis du har valgt flere. Herved gøres det forholdsvist nemt at give flere figurer den samme størrelse. Mange figurer kan du arbejde videre med. De indeholder yderligere grønne markeringer, du med musen kan trække i for at ændre figuren her ser du en netværkstypologi Token Ring, hvor du ved at trække i de grønne punkter får oprettet linjer: Target Gruppen marts 2014 Side 22
Figurer har egenskaber. Disse egenskaber er forskellige fra figur til figur og fra stencil til stencil. Her ser du egenskaberne til en Flowchart-figur, som du kan åbne med Data, Vinduet Figurdata eller ved at højreklikke på en figur og vælge Data, Figurdata: Bemærk at du ofte vil have brug for selv at definere de felter, der indgår i egenskaberne. Du kan definere dine egne felter ved at højreklikke på en figur og vælge Data, Definer Figurdata. I ovenstående eksempel ser du egenskaber for en Proces i et flowchart. Disse egenskaber kan senere bruges i rapporter og opsummeringer af dine diagrammer. Tegn dine egne figurer Du kan også tegne andre figurer, end dem du finder i en stencil. Du kan bruge de traditionelle tegneredskaber, som Visio 2010 også indeholder. Klik på nedenstående ikon på Startside og der åbnes en liste over tegneredskaber: Target Gruppen marts 2014 Side 23
Du kan tegne almindelige firkanter og ellipser. Med Shift holdt nede, tegner du kvadrater og cirkler. Tegn flere figurer Og du kan tegne streger af forskellig slags. Med Shift holdt nede, tegner du lodrette, vandrette og diagonale linjer. Du tegner altså figurer ved at trække dem ind på din side og placere dem der. Der er dog en genvej til at tegne flere figurer af samme type, uden at det bliver nødvendigt at trække dem ind på siden enkeltvis nemlig stempel-redskabet. Måske er der ikke en sådan knap på nogen af dine faneblade. Klik da i enden af værktøjslinjen Hurtig Adgang på den lille pil, der peger nedad. Under Flere Kommandoer kan du finde den under Kommandoer der ikke er på båndet træk den over mod højre og placer den på din Hurtig Adgang. Vælg en figur fra din stencil. Klik derefter blot der, hvor den nye figur skal placeres og den er på plads. Du slukker for funktionen igen ved at vælge det almindelige markeringsværktøj pilen. Kopiering af figurer Du kan også kopiere figurer, du allerede har tegnet og evt. ændret i. Det kan du gøre på tre forskellige måder: Du kan kopiere på samme måde som i alle andre programmer ved at bruge Startside, Kopier, Ctrl+C eller højreklik og Kopier for at kopiere. Dernæst vælger du, hvor kopien skal sættes ind det kunne være på en anden tegning eller i et helt andet Target Gruppen marts 2014 Side 24
program og vælger Startside, Sæt ind, Ctrl+V eller højreklik og Paste. NB! Bemærk at du kopierer hele tegningen, hvis du intet har valgt. Dette er en fordel, hvis du f.eks. vil bruge din tegning i et andet program. Du kan også bruge Dupliker under Sæt ind eller Ctrl+D, der umiddelbart indsætter en kopi lettere forskudt i forhold til originalen. Endelig kan du holde Ctrl nede, medens du med musen trækker en figur til en ny position og den er kopieret. Forbindelseslinjer Når figurerne først er tegnet, skal de som regel forbindes. Ofte vil du bruge de automatiske muligheder, som er gennemgået ovenfor på side 20. Men der er naturligvis også andre måder at forbinde figurer på. Her skal du selv tegne forbindelseslinjer med dette redskab: Det sker ikke ved at tegne en tilfældig streg for den holder ikke fast i figurerne den benytter altså ikke det, der hedder glue. Du kan lave alle typer streger, det er blot vigtigt, at de hænger fast i forbindelsespunkter i begge ender. Når du har valgt ovenstående redskab og peger på en figur, kan du se nogle små kryds på strategisk velanbragte steder: Target Gruppen marts 2014 Side 25
Det er forbindelsespunkter. Træk med musen fra et sådant punkt til en anden figur og vælg der ligeledes et forbindelsespunkt. Bemærk at linjens ender nu er markeret med rødt. De røde punkter er forbindelsespunkterne på figurerne. Ved med musen at trække her, kan du flytte til et andet forbindelsespunkt. De blå punkter kan du trække i for at ændre forbindelseslinjens rute fra figur til figur, hvis den ikke passer dig. Hver figur har et fast antal forbindelsespunkter, når du tegner dem. Men du kan selv tilføje nye punkter. Det sker med følgende redskab - - som du finder samme sted som forbindelseslinjer til højre for dette redskab. Klik med redskabet først på den figur, der skal have tilføjet et forbindelsespunkt og hold derefter Ctrl nede og klik på det sted, hvor det nye punkt skal placeres. Du kan se, at det er sket, når der vises et lilla kryds i modsætning til de sædvanlige blå. Når du skifter redskab tilbage til f.eks. pilen bliver det nye forbindelsespunkt også blåt og valgbart ved nye forbindelser. Target Gruppen marts 2014 Side 26
Bemærk at nogle figurer faktisk også er eller indeholder forbindelseslinjer f.eks. ovenfor viste netværkstypologi en såkaldt Token Ring. Du kan også vælge at lave forbindelser fra figur til figur (eller kombinationer mellem figur og punkt). Hvis du flytter din musemarkør ind i figuren, kommer der en rød ramme omkring hele figuren. Trækker du herfra til en anden figur, kan du også her vælge, at forbindelsen skal gå til hele figuren ved at flytte musen helt ind i figuren. Igen vises en rød ramme omkring den. Som regel laver Visio vinklede forbindelseslinjer, der slå et knæk, hvis figurerne ikke står direkte overfor hinanden. Du kan dog også vælge at lave direkte eller buede forbindelser mellem figurerne. Det gør du enten ved at vælge blandt mulighederne på fanebladet Design og Forbindelser: Eller du kan højreklikke på en forbindelseslinje og skifte mellem mulighederne. Target Gruppen marts 2014 Side 27