FRIVILLIGFOLDER 2018 TIL ALLE FRIVILLIGE PÅ MUSIK I LEJET

FRIVILLIGFOLDER 2018 TIL ALLE FRIVILLIGE PÅ MUSIK I LEJET

INDHOLDSFORTEGNELSE VELKOMMEN TIL MUSIK I LEJET 2018 KÆRE FRIVILLIG HVAD FORVENTER VI AF DIG? PLANLÆGNING AFVIKLING EVALUERING FESTIVALENS ÅBNINGSTIDER ÅBNINGSTIDER FOR FRIVILLIGKONTOR SPØRGSMÅL? 2 2 3 3 4 9 9 9 10 1

VELKOMMEN TIL MUSIK I LEJET 2018 Frivilligfolderen er din frivilligguide til Musik i Lejet. I denne guide finder du alle de nødvendige oplysninger, du har brug for som frivillig på Musik i Lejet. Derudover kan du læse om vores fokus på frivillighed, samt hvad du kan forvente af os, og hvilke forventninger vi har til dig som frivillig. Det er vigtigt, at du læser hele frivilligfolderen igennem, da der står vigtige oplysninger, som du skal være bekendt med som frivillig på Musik i Lejet. KÆRE FRIVILLIG Musik i Lejet er en tre dages non-profit-musikfestival, som løber af stablen i Tisvildelejes strandkant hvert år midt i juli. Festivalen er siden startskuddet i 2009 blevet skabt og drevet af frivillige hænder. I 2009 mødtes cirka 700 mennesker i sandet til dans, fest, øl og dejlig musik. Fem bands om dagen, tre dage i træk - kvit og frit. I 2013 sker et markant skift: Musik i Lejet tager nu entré og har hele 36 bands på plakaten, omkring 500 frivillige og 2.500 publikummer. I 2017 arbejdede 2.000 frivilligt og 10.000 gæster deltog i sommerfestivalen. Musik i Lejet er opstået af et ønske om at give noget tilbage til Tisvildeleje og give noget af Tisvildeleje videre. Drømmen, om at udvikle atmosfæren og skabe en anderledes, uventet kulturoplevelse, som overrasker publikum, er blevet til virkelighed. 2018 er festivalens 10 års jubilæum og afholdes fra torsdag den 19. juli til lørdag den 21. juli. Året rundt arbejder omkring 100 ildsjæle på at få stablet festivalen på benene. Sammen med godt 2.000 øvrige frivillige i år bidrager du med knofedt og gåpåmod. Musik i Lejet handler nemlig ikke kun om kolde fadøl og god musik, det er også et projekt om frivillighed. Frivillighed handler om at være drevet og motiveret af forskellige, individuelle interesser. Eftersom vores frivillige ikke er motiveret af løn, er der andre motivationsfaktorer i spil. Det kan være anerkendelse for et godt stykke arbejde, muligheden for at udvikle sine kompetencer, være en del af et stærkt fællesskab eller noget helt fjerde. Musik i Lejet har en vision om at samle mennesker, genforene gamle venner og lade nye mennesker møde hinanden, men det handler også om at samle en mangfoldig gruppe af mennesker i et fællesskab, som alle arbejder hen mod det samme mål. Det er et aktivt ønske om at samle forskelligheder, involvere og udvikle potentialet i disse, når mennesker med forskellig baggrund og forskellige kompetencer skal løse en opgave sammen. På den måde inspirerer vi hinanden til innovation, fornyelse og kreativitet. Denne forskellighed blandt Musik i Lejets frivillige er med til at skabe en mangfoldig festival, hvor alle er velkomne. Så tak fordi du som frivillig er med til at virkeliggøre dette års Musik i Lejet. Vi glæder os til at arbejde sammen med dig! De bedste hilsner Musik i Lejet 2

HVAD FORVENTER VI AF DIG? Musik i Lejet er først og fremmest bygget på godt humør og lysten til at skabe en unik oplevelse for alle. Som frivillig repræsenterer du Musik i Lejet, og vi er afhængige af, at alle tager et fælles ansvar. Derfor stiller vi nogle krav til dig som frivillig. VI FORVENTER, AT - Du har læst og er indforstået med Musik i Lejets Regler & Vilkår. - Du har fået dit frivilligarmbånd på, når du møder på vagt. Vi anbefaler, at du henter dit frivilligarmbånd senest dagen før, du skal på vagt, hvis du arbejder under festivalen. - Du møder ind 15 minutter før påbegyndelse af din vagt og er orienteret om dit mødested. - Du tjekker ind på vagt hos din holdleder ved påbegyndelse af vagten, og at du tjekker ud, når du har fri. Ligeledes tager du her dit dags-papirarmbånd af og på. - Du ikke forlader din vagt, før du er blevet afløst og har talt med din holdleder. Din holdleder sørger for, at du får en planlagt pause. - Du bidrager med en positiv indstilling og er tilstede. Derfor tolerer vi ikke brug af mobiltelefoner og lignende, når du er på vagt. - Du bærer din udleverede frivillig t-shirt og dags-papirarmbånd, når du er på vagt og ligeledes tager det af, når du ikke er på vagt. Dertil forventer vi, at du har medbragt passende fodtøj og beklædning i forhold til vejret. - Du ikke indtager eller er påvirket af rusmidler eller alkohol på din vagt. Overtrædelse af dette resulterer i blacklisting og klipning af armbånd. - Du ser ordentlig ud, når du møder på vagt: Rent tøj, rene negle osv. Musik i Lejet er delt op i tre forskellige perioder: Planlægning (1. marts - 10. juli), afvikling (11. juli - 27. juli) og evaluering (28. juli - 31. august). Der følger nedenfor en guide til dig som frivillig inden for hver periode. Her kan du også få afklaret alle ubesvarede spørgsmål. PLANLÆGNING NÅR DU TILMELDER DIG Når du har tilmeldt dig som frivillig på Musik i Lejet, skal du ikke foretage dig mere, før vi kontakter dig. Du vil blive kontaktet pr. e-mail, når vi nærmer os vigtige datoer og informationer, som du skal være opmærksom på. Er du i en vennegruppe? Hvis I er en gruppe venner, der gerne vil arbejde sammen, kan I oprette et hold. I vælger i fællesskab et originalt navn til jeres hold og skal derefter sørge for at vælge samme periode og samme hold for at forøge mulighederne for at komme på vagt sammen. Afhængig af arbejdsopgaver varierer muligheden for at kunne arbejde sammen som ét hold. På nogle hold vil der kun være mulighed for at arbejde sammen med én ven. Vi gør selvfølgelig vores bedste 3

for at imødekomme jeres ønsker, men vi kan ikke garantere, at hele holdet kommer til at arbejde sammen. VAGTER OG VAGTPLAN Ved tilmelding som frivillig har du angivet en periode, hvori du kan arbejde. Denne periode er bindende, og vi forventer derfor, at du er til rådighed inden for hele den angivet periode. Din holdleder står for at oprette din vagtplan. Ligeledes bestemmer din holdleder, hvordan vagter fordeles mellem frivillige. Det er dit ansvar at gå ind og godkende dine vagter på din profil i frivilligportalen senest den 1. juni 2018. Bytning af vagter Skulle situationen opstå, hvor der kan være et behov for at bytte en vagt, skal du selv forsøge at få den byttet. For nogle hold vil byttebørsen være åben. Hvis den er åben for dit hold, kan du sætte din vagt til salg således, at andre frivillige kan byde på din vagt. Er byttebørsen ikke åben for dit hold eller kan du ikke få afsat din vagt, skal du kontakte din holdleder, som vil forsøge at hjælpe dig. Flyttet til andet hold Din tilmelding til et hold skal betragtes som et ønske, og der er mulighed for, at du vil blive rykket til et andet hold. Dette kan skyldes overbooking eller et krav om specifikke kompetencer eller erfaringer på det hold, du har ønsket. Du vil få besked, hvis der sker ændringer i din vagtplan. Du skal være forberedt på, at du i løbet af dine vagter kan blive omplaceret til et andet hold, hvor der er mere brug for din hjælp. Det er vigtigt, at vi løfter i flok og hjælper hinanden dér, hvor der er behov. AFVIKLING FRIVILLIGARMBÅND Alle frivillige skal bære et frivilligarmbånd for at kunne udføre sit arbejde og få adgang til festivalpladsen. Frivilligbilletterne frigives den 1. juli. Du finder frivilligbilletten på din personlige profil på Musik i Lejets frivilligportal: www.frivillig.musikilejet.dk. Er du i tvivl, skal du kontakte din holdleder. 4

Afhentning af frivilligarmbånd Før du kan hente dit armbånd, SKAL du have godkendt dine vagter i festivalens frivilligportal. Du får udleveret dit armbånd på frivilligkontoret (armbåndsudleveringen). OBS: Man får ikke udleveret sit armbånd uden gyldig FRIVILLIGBILLET og BILLED-ID. Du kan få udleveret dit frivilligarmbånd på frivilligkontoret i åbningstiderne eller til armbåndsfesten i København. Arbejder du UNDER festivalen anbefaler vi, at du henter det senest dagen før din vagt, da der kan opstå kø på frivilligkontoret. Vi gør opmærksom på, at armbåndet skal lukkes ved afhentning, og at vi derfor ikke udleverer løse armbånd. Man kan derfor heller ikke afhente armbånd for andre. Nærmere information om armbåndsfesten og afhentning af armbånd sendes ud, når vi nærmer os festivalen. Vent med at hente dit armbånd til du er sikker på, at du kan bære det til og med festivalens afvikling. Foreligger der forhold under festivalen, hvor du ikke kan bære dit armbånd, bedes du lave en aftale om udskiftning af dit armbånd på forhånd. Aftalen skal indgås ved afhentningen af dit armbånd på frivilligkontoret. Husk at du skal medbringe armbåndet ved påsætning af nyt armbånd, ellers kan du ikke få udleveret et nyt! Mistet frivilligarmbånd Mister du dit armbånd eller bliver det på anden måde beskadiget, skal du henvende dig ved armbåndsudleveringen på frivilligkontoret med det samme. Du skal medbringe det beskadigede armbånd. Ulovligt salg af frivilligarmbånd Vi gør opmærksom på, at det ifølge dansk lov ikke er tilladt at videresælge billetter til en højere pris end pålydende værdi. Derfor er det heller ikke tilladt at videresælge frivilligarmbånd, da disse udleveres uden beregning og dermed ikke har en værdi. Armbåndet er en forudsætning for, at du kan udføre dit frivillige arbejde under festivalen og må derfor ikke forveksles med løn. AFBUD/FRAMELDELSE Fra den 1. juli 2018 er din tilmelding som frivillig på Musik i Lejet bindende. Hvis du inden den 1. juli opdager, at du bliver forhindret i at arbejde som frivillig, skal du kontakte din holdleder hurtigst muligt. Hvis du ikke er tildelt et hold endnu, skal du sende en mail til frivillig@musikilejet.dk. Alle afbud efter den 1. juli skal sendes til frivillig@musikilejet.dk med det samme. Frivillige, der melder fra efter d. 1. juli, får tilsendt en bøde på 2.495 kr. 5

DIT ANSVAR Ind- og udtjekning på vagt Det er dit eget ansvar som frivillig at sikre, at du bliver registreret som værende tjekket ind og ud af din vagt. Hvis du ikke er registreret i systemet, vil det betragtes som udeblivelse fra vagt, hvilket er en overtrædelse af Musik i Lejets Regler og Vilkår. På din personlige profil på frivilligportalen fremgår det hvor, hvornår og på hvilket hold din(e) vagt(er) er. Indtjekning på vagt skal ske på dit mødested. Det er ligeledes vigtigt, at du tjekker ud, når din vagt er slut, da det ellers vil blive betragtet som, at vagten ikke er færdiggjort. UNDER festivalen Du tjekker ind hos din holdleder der, hvor du skal arbejde. Her får du udleveret et dagspapirarmbånd, som giver adgang til frivilligteltet. Dette armbånd skal tages af, når du tjekker ud hos din holdleder. FØR/EFTER festivalen Du tjekker ind ved skranken uden for frivilligteltet, hvor du bliver tjekket ind af en medarbejder. Du skal tjekke ud ved skranken igen, når din vagt slutter. Udeblivelse fra vagt Tænk på, at udeblivelse har konsekvenser for resten af dit hold og dermed for Musik i Lejet. Udebliver du fra én af dine vagter uden gyldig grund, vil Musik i Lejet efterfølgende opkræve en bødeafgift på 2.495 kr., registrere dig som uønsket frivillig på næste års festival og klippe dit frivilligarmbånd. Sygdom Bliver du syg eller er på anden vis forhindret i at fuldføre din vagt, skal du hurtigst muligt kontakte din holdleder OG frivilligkontoret. Du kan finde kontaktoplysninger på frivilligportalen og aflevere dit frivilligarmbånd på frivilligkontoret. Ved sygdom vil du blive bedt om at fremvise en lægeerklæring for at blive fritaget dit ansvar som frivillig og bødeafgiften. Du kan læse mere i Regler og Vilkår 2018 på www.musikilejet.dk/frivillig. FORPLEJNING Inden du møder på vagt skal du sørge for at have spist. I løbet af din vagt koordineres pauser med din holdleder. Der vil være en forplejning i løbet af en vagt, der varer mere end 6 timer. Under din vagt vil der desuden være vand, te, kaffe og frugt i frivilligteltet. 6

Frivilligteltet Din forplejning finder du i frivilligteltet, som er forbeholdt de frivillige, der er på vagt. For at få adgang skal du bære dit dags-papirarmbånd. I frivilligteltet kan du holde din pause med andre frivillige i rolige omgivelser, afhente din forplejning og nyde gratis kaffe, te, vand og saft. Det er ikke tilladt at indtage alkohol i frivilligområdet. Frivillige, der arbejder som kadet under festivalen, skal aftale med deres holdleder, hvor og hvornår pauser afholdes. FRIVILLIGPAKKER Som frivillig på Musik i Lejet modtager du visse goder, som er defineret ud fra din frivilligkategori. Vil du vide mere, kan du gå ind på www.musikilejet.dk/frivillig for nærmere information. Blød-bar-billetter Ved armbåndsudleveringen på frivilligkontoret kan Matroser og Sømænd tilkøbe 10 x blød-barbilletter udover de billetter, der udleveres i forbindelse med frivilligpakken. En blød-bar-billet kan KUN tilkøbes i forbindelse med afhentning af frivilligarmbåndet. Søens Folk Søens Folk er vores særlige frivilligområde og bar for de frivillige, der ligger et større frivilligt engagement i Musik i Lejet, dvs. frivillige, der arbejder mere end 40 timer for Musik i Lejet 2018. Her er der skabt hyggelige omgivelser, hvor man bl.a. kan nyde en fyraftensøl til favorable priser, få adgang til gode faste toiletfaciliteter og nyde den eksklusive udsigt til hovedscenen i rolige omgivelser i selskab med de andre Sømænd. FORSIKRING, OMSORG OG SIKKERHED Forsikring Musik i Lejet har en lovpligtig ansvars- og arbejdsskadeforsikring for alle frivillige. I nogle tilfælde er det dog din egen forsikring, der dækker. Hvis du er i tvivl om disse forhold, kan du henvende dig på frivillig@musikilejet.dk. Omsorg og sikkerhed Vi vil under hele festivalen have førstehjælp tilgængelig på pladsen. Det er vigtigt, at du orienterer dig om, hvor førstehjælp holder til, så du kan henvise dertil, hvis der bliver behov for det. Det er ligeledes vigtigt, at du orienterer dig om, hvor brandslukkere og nødudgange er placeret. Ved alvorlig tilskadekomst eller brand ring 112 og kontakt sikkerhedspersonalet med det samme. Du finder en oversigt samt instrukser i, hvordan du skal forholde dig i nødstilfælde og andre situationer i bl.a. frivilligteltet og barer. 7

Du vil inden din vagt blive briefet om dine arbejdsopgaver og sikkerhedsforhold af din holdleder. Husk at handle med omtanke og sund fornuft. Du må ikke udtale dig til pressen eller andre udefrakommende om sikkerhedsforhold vedrørende Musik i Lejet. Er du i tvivl om en situation, kontakt da nærmeste leder eller sikkerhed direkte. PRAKTISK Opbevaring af tøj og personlige ejendele Hvis du har en taske eller andet, du gerne vil have opbevaret under din vagt (før og efter festivalen), kan du opbevare det i et hertil indrettet rum i frivilligområdet. Det er dog på eget ansvar. Under festivalen kan du benytte dig af Musik i Lejets gæstegarderobe på samme vilkår som festivalens gæster, hvis der ikke er mulighed for det der, hvor du arbejder. Mistede genstande/hittegods Mister du noget på Musik i Lejet, der bliver til hittegods, vil vi gøre alt for at passe godt på det. Hittegods indleveres i garderoben, som er placeret på festivalpladsen. Efter festivalens sidste dag kan det afhentes indtil tirsdag den 24. juli kl. 17.00 i frivilligområdet placeret på festivalpladsen. Efter d. 24. juli tages det med tilbage på vores hovedkontor i København, som du kan kontakte på mail: frivillig@musikilejet.dk. Det vil være muligt at afhente det efter aftale. Vi opbevarer hittegods til og med d. 6 august. Herefter indleverer vi alt af værdi (punge, mobiler, nøgler, kontanter, smykker, tasker og lignende) til Nordsjællands Hittegodskontor. Alt form for beklædning udleveres til almennyttige eller velgørende formål efter d. 6. august. Overnatning Musik i Lejet åbnede i 2016 sin egen Ren & Rolig campingplads ved Tisvilde idrætshus. På denne campingplads er der reserveret et teltområde til +Skipper frivillige. For at få gratis adgang til dette frivillig-teltområdeunder festivalen, skal du være +Skipper frivillig (dvs. lægge min. 24 timers arbejde), medbringe dit eget telt og have tilmeldt dig frivilligcamping hos din holdleder, når der sendes et tilmeldingslink ud. Vær opmærksom på, at tilmelding til festivalens Ren & Rolig frivilligcampingområde følger først til mølle-princippet. Mere information om tilmelding til Ren & Rolig frivillig-camping følger. Arbejder du UNDER eller EFTER festivalen (som Kadet: 12 timer eller Matros: 16 timer) henviser vi til campingområdet på Sankt Helene Feriecenter. Teltplads på Sankt Helene kan bookes her: www.bit.ly/2odymva. Matroser har mulighed for en gratis teltplads, de to dage de er på vagt efter festivalen, på Ren & Rolig-camping ved Tisvilde idrætshus. 8

EVALUERING FORVENTNINGER TIL DIG Når festivalen er overstået, har du med garanti gjort dig en masse tanker om dit arbejde som frivillig. Vi i Musik i Lejet vil være meget taknemmelige, hvis du vil dele dine tanker med os, så vi hele tiden kan forbedre os og vilkårene for vores frivillige. Du vil få tilsendt et evalueringsskema af din holdleder senest den 25. juli, så du har mulighed for at sætte ord på dine oplevelser som frivillig. FESTIVALENS ÅBNINGSTIDER Torsdag d. 20. juli, kl. 14.00-05.00 Fredag d. 21. juli, kl. 14.00-05.00 Lørdag d. 22. juli, kl. 14.00-05.00 ÅBNINGSTIDER FOR FRIVILLIGKONTOR FØR FESTIVALEN 12. - 18. juli: Kl. 08.00-22.00 UNDER FESTIVALEN 19. juli: Døgnåbent (åbner kl. 07.00) 20. juli: Døgnåbent 21. juli: Døgnåbent EFTER FESTIVALEN 22. juli: Lukker kl. 22.00 23. - 26. juli: Kl. 08.00-22.00 (i frivilligteltet) FRIVILLIGTELEFON Døgnbemandet 11. - 26. juli 9

SPØRGSMÅL? Gå ind på frivilligportalen: www.frivillig.musikilejet.dk eller vores hjemmeside: www.musikilejet.dk/frivillig Kontakt din holdleder. Yderligere spørgsmål Inden festivalen bedes du kontakte os på: frivillig@musikilejet.dk. I festivalperioden (12.-22. juli) bedes du henvende dig på frivilligkontoret inden for åbningstiderne eller kontakte os på frivilligtelefonen. 10