Referat af skolebestyrelsesmøde onsdag d. 26. august 2015 kl. 18 20 31. august 2015 Til stede: Majken Linnemann Jensen, Jørn Haandbæk, Asger H. Nielsen, Kristian Kjeldsen, Michelle Persson Kihl, Steffen Bendorff Fallesen, Karen Almdal, Kristine Kjeldsen, Mette Luise Thomsen, Carl Asger Kjeldsen, Andreas Holst Fra ledelsen: Lars Baaring Hansen, Johan Egede Birkeland Afbud fra: Hanne L. Olsen, Mogens Bj. Andersen 1. Godkendelse af dagsorden Standardproces: Mulighed for at mødedeltagerne kort kan kommentere på evt. udeladelser eller forglemmelser, samt bede om præciseringer. Hvor det er muligt kan evt. ekstra punkter tages under punktet: Eventuelt. Ellers må ønsker om flere punkter programsættes til kommende skolebestyrelsesmøder. Dagsorden godkendt 2. Konstituering af bestyrelsen valg af ny formand Proces: Efter Mogens Lønborgs afgang skal der vælges en ny formand. Jørn Haandbæk Jensen skal som nestor i bestyrelsen lede mødet indtil en ny formand er valgt blandt de 7 forældrevalgte medlemmer, hvor Karen Almdal som 1. suppleant er indtrådt som det 7. medlem efter Mogens Lønborg. Når ny formand er valgt overtager formanden mødeledelsen. At udrette: Konstituering af bestyrelsen, så der vælges en ny formand. Den valgte formand vil sidde indtil 31.7.2016, hvorefter bestyrelsen igen skal konstituere sig efter det ordinære valg til skolebestyrelsen i foråret 2016. Indledningsvis foretog bestyrelsen en runde, hvor hvert medlem kunne melde sit kandidatur til formandsposten. Medlemmerne satte endvidere ved denne runde ord på forventninger til den kommende formand. Der var bred enighed om, at formanden skal arbejde for en god dialog i bestyrelsen og med ledelsen, så det bliver et konstruktivt skolebestyrelsesarbejde. Samtidig skal bestyrelsen og formanden finde et arbejdsniveau, så der kommer resultater ud af den mængde af indsatser, som sættes i gang. Der har tidligere været tendens til ukonstruktive diskussioner, som ikke har medført resultater. Bestyrelsen kan bruge ledelsen som sekretariat bestyrelse og ledelse finder et passende niveau. Tidligere har formanden varetaget alle opgaver der er nu et ønske om, at opgaverne delegeres ud blandt medlemmerne, så de forskellige kompetencer i bestyrelsen udnyttes. Elevrådet vil gerne have et tættere samarbejde med bestyrelsen og bestyrelsesformanden, så elevrådets ønsker om indsatser i højere grad bliver hørt og effektueret. Steffen Bendorff Fallesen blev efter runden enstemmigt valgt som formand for skolebestyrelsen. 1 af 6
3. Velkomst til nye medlemmer af bestyrelsen Proces: Formanden byder At udrette: Nye medlemmer velkommen, introducerer alle bliver klædt på til at varetage medlemmer, orienterer om de deres bestyrelseshverv og har væsentligste dokumenter. mulighed for at stille spm. Læringsgrundlag Forretningsorden Principper Håndbog for skolebestyrelsesmedlemmer Beslutning/Referat De lærere, som er tilknyttet elevrådet, vil sætte elevrådsformændene ind i skolens læringsgrundlag, forretningsorden og principper samt håndbogen for skolebestyrelsesmedlemmer. Elevrådet skal endvidere på kursus, hvor de sættes ind i proceduren. 4. Godkendelse af referat fra sidste skolebestyrelsesmøde Standardproces: Mulighed for at kommentere referatet fra sidste skolebestyrelsesmøde, såfremt der er behov for præciseringer, tilføjelser eller rettelser. Medlemmer bør have kontaktet formanden og vicelederen herom inden mødet. Der har været stillet spørgsmål til skolebestyrelsens møderække. Møderækken ændres ved årsskiftet, så skolebestyrelsesmøderne falder på forskellige ugedage. Bestyrelsesformanden og ledelsen fastsætter datoerne. 5. Meddelelser Proces: Meddelelser indleveres skriftligt inden udsendelse af dagorden, så de kan skrives ind i dagsorden og optimere tiden på møderne. At udrette: Punkter til orientering. Kan evt. lede til at der kommer ønske om nye punkter til kommende møder. Elever Elevrådet skal styrkes, så de får mulighed for at skabe resultater. Elevrådet vil gerne arbejde på at forbedre fællesskabet på skolen - herunder ryste sammen arrangement i elevrådet, fællesdage på tværs af årgange, lærere (og forældre) underviser på tværs af årgange i noget de interessere sig for uafhængig af fag og værksteder i faglig fordybelse, FF på tværs, som eleverne kan melde sig på. Endelig vil elevrådet gerne have fokus på genbrug og miljø på skolen. Medarbejdere Ingen meddelelse Ledelse Seks nye lærere er tiltrådt pr. 1. august jf. tidligere udsendte orientering. Den sidste sjette ansættelse er af Ida Haagen Hansen. Ida er knyttet til 2. årgang, hvor hun bl.a. er klasselærer, underviser i dansk og idræt. Desuden underviser Ida i engelsk i 9. årgang. Ida er uddannet cand.mag. og journalist. Ida har en bred undervisningserfaring, bl.a. fra universitetet i Edinburgh, diverse sprogskoler samt folkeskolen. 2 af 6
Næstformand Modtaget personfølsom klage d. 13.8. over kommunens uforsigtige behandling af personfølsomme data. Den fungerende formand har rettet henvendelse til relevante enheder i Forvaltningen og sendt svar til klager. Resten af bestyrelsen (ekskl. elever) og ledelsen er orienteret om sagens forløb. Andre Forældrene har et ønske om, at første skoledag begynder kl. 9 i stedet for kl. 10, så de har mulighed for at følge børn i skole før arbejde. 6. Nyt/status fra udvalg a. Principudvalget b. Kommunikationsudvalget c. Tilsynsudvalget d. Økonomiudvalget Proces: Kort orienteringspunkt (a.-d.), så alle er ajourført ift. status på udvalgenes arbejde Beslutning/Referat At udrette: Kommunikationsudvalget har i sidste skoleår arbejdet på velkomstfoldere èn folder vedr. skolens kommunikation, og én folder vedr. forventninger til forældre i forbindelse med børnenes skolegang. Udvalget ønsker at arbejde på en profilfolder for skolen skolens profil skal først falde på plads. Tilsynsudvalget har arbejdet med to typer tilsyn tilsyn, som kører automatisk og tilsyn, som kræver opsamling og fokus. Steffen følger op på udvalgets arbejde. Økonomiudvalget: Beskrivelse udeblev Principudvalget har arbejdet med en styringsmodel for, som skal synliggøre skolens værdier, profil, mål/målsætninger, indsatser, principper og praksis. Modellen skal hjælpe til at styrke kommunikationen. Derudover skal principudvalget gennemse og revurdere skolens principsamling. Rammeudvalget: Susanne Brentkjær færdiggør revision af forretningsordenen, så den ligger klar til næste bestyrelsesmøde den 22. september. 7. Bestyrelsens arbejdsdeling i forbindelse med afholdelse af forældremøder (årgangsmøder) og forældrerepræsentantskabsmøder Proces: At udrette: Drøftelse og beslutning Efter Susanne Brentkjærs udtræden udpeges ny ansvarlig for tilrettelæggelse af forældrerep.møder og dagsorden Aftale hvilke forældrevalgte medlemmer, der deltager på årets forældrerep.møder inkl. referatskrivning (afhænger også af valgte datoer) Michel og Karen Aftale overordnet koncept og emner for forældrerep.møder Aftale i hvilket omfang bestyrelsesmedlemmer evt. deltager i forældremøder på årgangene (se bilag) Liste over forældremøder på alle 10 årgange ved skolestart Liste over på hvilke årgange de forældrevalgte medlemmer har egne børn 3 af 6
Michelle og Karen overtager ansvaret for tilrettelæggelsen af forældrerep.møder og dagsorden. Skolebestyrelsen skal sætte dagsordenen for møderne. Ved repræsentantskabsmøder skal forældregruppen aktiviseres, så møderne ikke tager form som et informationsmøde. Dagsordenen for møderne skal indeholde konkrete temaer til en konstruktiv dialog. Forældregruppen skal iagttages som en ressourcebank. Eksempelvis kan forældrerepræsentantskabet sammen med lærere/pædagoger på et møde arbejde sammen om at styrke som en åben skole med kontakter til virksomheder og institutioner. Fordelingen af skolebestyrelsesmedlemmer på de resterende forældremøder i august/september: 8.årgang: Karen 7. årgang og 3. årgang: Steffen Til de øvrige årgange udarbejder Steffen og Michelle et skriv, som beskriver skolebestyrelsens arbejde. Dette skriv lægges på ForældreIntra. Skolebestyrelsen ønsker at skabe interesse i forældregruppen for bestyrelsens arbejde. Skolebestyrelsen skal derfor finde en form for det indhold, som skal præsenteres for forældregruppen. Steffen og Michel udarbejder en plan, som kan bruges. 8. Drøftelse af og beslutning om fordeling af Bestyrelsens arbejdsopgaver, samt prioritering af disse Proces: Drøftelse og At udrette: beslutning. Med ny personsammensætning er der Ajourføre liste over medlemmer i bestående og fortsættende udvalg. 1. Oplæg til sammenstilling af behov for at prioritere de arbejdsopgaver, som blev adresseret i skoleår 2014-15, Prioritere de emner, som skal på dagsorden for de næste 2 temamøder (sep.+dec.). arbejdsopgaver 2. Oversigt over udvalg i 2014-15 og som på nuværende står Starte udarbejdelsen af og kommissorier som pending. Desuden sammenstilling af bestyrelsens for disse melder alle medlemmer ud mht. arbejdsopgaver for 2015-16 med interesseområder og opgaver, udgangspunkt i bilaget. Dette skal som man er indstillet på at ses i sammenhæng med varetage. udarbejdelse af et årshjul Medlemmerne fortsætter i udvalgene, og arbejdet i udvalgene fortsættes efter næste bestyrelsesmøde; styringsmodellen og skolens profil skal først udvikles og falde på plads. Ledelsen udarbejder en strategi og handleplan, som skolebestyrelsen kan forholde sig til - med synlige succeskriterier for skolens indsatser, kan skolebestyrelsen byde ind og tilspidse indsatserne. Bestyrelsesformanden udarbejder et årshjul, så bestyrelsens indsatser for året synliggøres. Årshjulet præsenteres på næste bestyrelsesmøde. 9. Beslutning om evt. udpegning og tilmelding af delegerede (max. 2) til Skole og Forældres landsmøde dem 20.-21. november 2015 på Hotel Nyborg Strand Proces: Næstformand en mindes ikke, at der har været At udrette: Afdække om der er SKB- Link til detaljeret info om landsmøde: http://www.conferencemanager.dk/soflandsmoede2015/arrange mentet.html 4 af 6
deltagelse på SOFs landsmøde i de sidste mange år, men det forhindrer ikke en ny praksis. medlemme r, der er interessere t i at deltage. Beslutning om evt. deltagere. Ingen tilmeldinger til arrangementet 10. Punkter til kommende Skolebestyrelsesmøder. Det næste møde (temamøde) er onsdag den 23. september: Til temamødet i september: Indsats på ordblindeområdet, herunder også s Læse- og Skrivepolitik (Majken + Lars) Revision af forretningsorden som følge af Rammeudvalgsarbejdet (gæstebesøg af Susanne Bentkjær) Opsamling på ny klassedannelse herunder procedure for følgegruppens rolle. Strukturen for bestyrelsens møder med forældreinvolvering (forældremøder, forældrerepræsentantskab mm) Til senere møder: Indsatsen over for børn med særlige forudsætninger Skolens og GFCs brug af sociale medier Opsamling på udrulning og implementering af de digitale læreplaner, herunder opfølgning på skolens princip herom Håndtering af forældres bekymringer og kritik: Hvem går man til og hvordan gribes det an? Klasseledelse Skolebestyrelsens og skoleledelsens behandling af forældretilfredshedsundersøgelse gennemført i foråret 2015 Skolebestyrelsens og skoleledelsens behandling af den summariske kommunale kvalitetsrapport for 2013-2014 + den kommende, mere omfattende kvalitetsrapport for 2015-2016 (til sidstnævnte skal bestyrelsen komme med en udtalelse) Forberedelse af efterårets møde med BUF og BOS Håndtering af valg til skolebestyrelsen til afvikling i foråret 2016 Proces: Baseret på referater fra tidligere møder og ønsker fra bestyrelse/ledelse opdateres listen over punkter til kommende møder i forbindelse med udsendelse af dagsorden. Om muligt påføres ansvarlig(e) person(er). Formålet er at bidrage bedst muligt til bevarelse af overblikket over bestyrelsens arbejdsopgaver. At udrette: På mødet aftales evt. tilføjelser, sletninger, tidsmæssige omprioriteringer, så en ny opdateret oversigt fremgår af referatet. 5 af 6
Tema for næste bestyrelsesmøde er s styringsmodel og profil. Tema for skolebestyrelsesmødet i december er specialområdet, herunder indsats på ordblindeområdet. Formand og skoleledelse vurderer, hvornår de øvrige punkter herover skal på dagsorden. Ledelsen skal udsende information om medlemmer i følgegrupperne på 6., 7., 8. og 9. årgang. 11. Eventuelt: Bestyrelsesformand og ledelse sender en tak til afgående bestyrelsesformand. Forplejningen ved korte møder bliver frugt ved længere møder er der den sædvanlige forplejning. Næste skolebestyrelsesmøde flyttes fra den 23. september til den 22. september. Asger og Majken indgår i samarbejdet med tennisklubben omkring en ny hal. Ledelsen indkalder til et nyt møde. Den administrative procedure skal støves af. Alle dokumenter (opdaterede principsamlinger mv.) skal være tilgængelige. Ledelsen skal ved næste skolebestyrelsesmøde vise, hvor de forskellige dokumenter kan findes. Fra næstformanden: Ændringer i skolebestyrelsen: Mogens Lønborg har pr. 11. august 2015 trukket sig fra skolebestyrelsen og dermed også som formand. Den ledige plads i bestyrelsen besættes med 1. suppleanten, som er Karen Almdal Jensen (fra valget i 2014). Derefter rykker Kristine Kjeldsen op som 1. suppleant. Med starten på dette skoleår forlader både Susanne Brentkjær og Mette Kjærsgaard deres rolle som suppleanter (siden valget i 2014), da de ikke længere har børn på. Der vil være mulighed for at rekruttere flere suppleanter ved det kommende valg til skolebestyrelsen i foråret 2016 for perioden august 2016 juli 2020. Aftalte Skolebestyrelsesmøder for skoleåret 2015: Møderne ligger på onsdage på disse datoer: 26. august 2015 Almindeligt møde 22. september 2015 Temamøde 28. oktober 2015 Almindeligt møde 2. december 2015 Temamøde Afsæt som hovedregel 2 timer til de almindelige møder (kl. 18-20) og 3 timer til temamøderne (kl. 18-21). Aftalte Forældrerepræsentantskabsmøder for skoleåret 2015-2016: Inden udgangen af september 2015 aftales datoer for årets forældrerepræsentantskabsmøder mellem skoleleder og skolebestyrelsesformand og meldes ud til alle forældre. 6 af 6