Regionshuset Viborg Bo-Hedensted Bygmarken 25 8722 Hedensted Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Anmeldt tilsyn på Bo-Hedensted, Afdeling Bækketoften Udført den 10.11 2011 Dato 19-12-2011 Camilla Rebekka Rask Tel. +45 7841 0191 Camilla.Rask@stab.rm.dk 1-51-73-7-08 Bo-Hedensted Bygmarken 25 8722 Hedensted Målgruppe Tlf.: 78476100 E-mail: bo-hedensted@ps.rm.dk Forstander: Karen Bro Bo-Hedensted har to målgrupper på henholdsvis Bækketoften og Bygmarken: - Voksne mennesker med varigt nedsat funktionsniveau på grund af diagnoser indenfor autismespektret - Voksne/ældre mennesker med væsentlig nedsat fysisk og/eller psykisk funktion Begge afdelinger har interne aktivitetstilbud i sammenhæng med boligerne. Side 1 Afdelinger Driftscenter Bækketoften Afdeling Øst/Vest, 10 pladser Afdeling Syd, 9 pladser Lov om Social Service 108 Aktivitetstilbud efter Lov om Social Service 104 Bygmarken Bygmarken 19, 21,23 24 pladser Bostøtte ydes efter Lov om Social Service 83-87 Aktivitetstilbud efter Lov om Social Service 104 Center for Voksensocial Tingvej 15B, 3. sal 8800 Viborg E-mail: VSA@rm.dk Afdelingsleder: Kim Madsen-Röschmann Pia Kjeldal Fælles med afdelingerne Afdelingsleder: Pia Graakjær Annette Sønderby Jensen Fælles med afdelingerne
Tidligere tilsyn 2011 2010 2009 Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt 10.11.2011 Bækketoften 3.11.2009 Bækketoften 05.06.2011 Bygmarken, Hus 19-21 30.9.2010 Bygmarken Hus 19-21 27.4.2010 Bækketoften Afdeling Øst/Vest 14.5.2009 Bygmarken Hus 23 Aktuelt tilsyn Anmeldt tilsyn på Bækketoften den 10.november 2011 Grundlag for tilsynet Tilsynsbesøget var varslet jf. vejledningen minimum 6 uger før besøget. Forud for tilsynsbesøget havde botilbuddet fremsendt relevante bilag til tilsynsteamet, som desuden har søgt informationer i ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) samt på hjemmesiden. Seneste tilsynsrapport fra et uanmeldt besøg den 05.06.2011 på Bygmarken, hus 23 ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var ingen opmærksomhedspunkter. Fokusområder for tilsynet Aktuel status, særlige forhold og organisatoriske udfordringer De ydelsesspecifikke forhold; individuel plan, brugerinddragelse og kommunikation Medicin samarbejde med behandlingspsykiatrien Magtanvendelser, viden, bearbejdning, forebyggelse og særlige udfordringer De organisatoriske forhold; ledelse, kompetenceudvikling og arbejdsmiljø Deltagere i tilsynet Program for tilsynet Ledelse: Medarbejdere: Alle medarbejdere var orienterede om tilsynet, og deltagerne var udvalgt AMO er arbejdsmiljørepræsentant, TR er tillidsrepræsentant. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten Brugere/beboere: Beboerne medvirkede i en kort samtale i egen bolig Pårørende: Alle pårørende var orienteret om tilsynet, og repræsentanterne havde tilmeldt sig. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Karen Bro, forstander Lise Degn Pia Kelddal Kim Madsen Omsorgsmedhjælper, AMO Socialpædagog,TR, Vest Socialpædagog AMR, Nord Socialpædagog, Ingen beboere deltog i tilsynet Forældrepar til en beboer Tilsynet ankom kl. 9.00 og forlod tilbuddet igen kl. 14.45 Tre medarbejdere forestod en rundvisning, og afslutningsvist var der en Side 2
Tilsynet er udført af opsamling med ledelsen. Trine K.Birkemose Tilsynskonsulent Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Tlf. 78410193 E-mail: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: 78410191 E-mail: camilla.rask@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering Der bor 19 beboere på Bækketoften, hvoraf to er flyttet over i afdeling Nord, som udgøres af to enkeltmands projekter. Der er ledig kapacitet på Bækketoften svarende til to pladser, hvilket har medført en tilpasning i medarbejderressourcerne. Der har været tre henvendelser på de to ledige pladser og der afventes afgørelse om kommunal visitation. Der er en stigende forespørgsel på pladser til borgere med komplekse lidelser og problemskabende adfærdsmønstre. Hele Bo-Hedensted, herunder Bækketoften, har gennemført en større organisatorisk omstrukturering. Målet med omstruktureringen har været at sikre en sammenhængende og kvalificeret indsats for beboerne, gennem en styrkelse af tilbuddets dokumentationsforpligtigelser og rutiner, nye tværgående teams med specialopgaver, opløsning af kontaktpersonordningen samt individualiserede aktivitetstilbud. Konsolideringen af den nye organisationsstruktur pågår fortsat, og medarbejderne er ved at finde sig til rette i de nye opgaver og rutiner. Der er kontinuerligt en række organisatoriske udfordringer, som skal håndteres. Særligt fremhævnes nednormeringen i aftenvagten fra tre til to medarbejdere i afdeling Øst/ Vest og en flyver, som deles mellem de to afdelinger som værende problematisk, idet den skaber en øget arbejdsbelastning, mere alenearbejde og en oplevelse af at medarbejdernes sikkerhed er truet, såfremt beboere udviser en udadreagerende adfærd. Der er en løbende dialog mellem medarbejdere og ledelse med henblik med at håndtere de udfordringer som den nye organisationsstruktur giver anledning til, ligesom der arrangeres temadage med henblik på at konsolidere den fortsatte implementering. Det er tilsynets vurdering, at den nye organisationsstruktur fremadrettet vil fremme en mere sammenhængende, systematisk og koordineret indsats, som understøtter en individualiseret og specialiseret støtte til gavn for beboerne. Tilsynet talte med to pårørende til en beboer. De pårørende er som udgangspunkt tilfredse med den hjælp og støtte deres familiemedlem ydes, men efterspørger at personalet med fordel kan rette opmærksomheden på den interne kommunikation, da de et par gange har oplevet at kommunikationen er svigtet i overgangen mellem ophold i hjemmet til ophold på tilbuddet. Bo-Hedensted har udformet lokale tilføjelser til de regionale retningsgivende dokumenter, så de efterlever de ydelsesspecifikke standarder (individuel plan, brugerinddragelse og kommunikation) under Dansk Kvalitetsmodel (DKM). Det er tilsynets vurdering, at de ydelsesspecifikke standarder er kendt og som udgangspunkt anvendes i organisationen samt har bidraget til en formalisering og forbedring af den eksisterende praksis. Det er samtidig tilsynets vurdering, at flere medarbejde- Side 3
re finder de nye dokumentationsrutiner udfordrende og fortsat skal støttes i at oparbejde kompetencer heri. Der har været 14 magtanvendelsesindberetninger, jf. reglerne i Serviceloven, i perioden 01.11.10 til 31.10.11 på Bækketoften. To af magtanvendelser har været ikke tilladte. Her holdt medarbejderne kortvarigt døren lukket ind til en beboers lejlighed for at forhindre at skulle fastholde pågældende, som var udadreagerende. Det er blevet påtalt overfor medarbejderne, at dette er en ikke tilladt magtanvendelse, og efterfølgende er alternative pædagogiske strategier med henblik på fremadrettet forebyggelse blevet drøftet. Antal og indhold i magtanvendelser drøftes løbende i ledelsesgruppen, i sikkerhedsgruppen og på LMU-møderne. Det er tilsynets vurdering, at medarbejderne har detaljerede drøftelser om den mest virksomme tilgang til de enkelte beboere, og at samtlige magtanvendelser registreres, bearbejdes og forebygges med fokus på at overholde etiske og lovgivningsmæssige rammer. Der er aktuelt et samarbejde i gang med driftscentret i forhold til ombygning af Bækketoften til handikapvenlige torumsboliger med plads til hjælpemidler og tilknyttet aktivitetstilbud. Tilsynet vurderer i lighed med Bo-Hedensted, at torumsboliger med afskærmede og individuelle aktivitetstilbud vil tilgodese beboernes særlige behov og forebygge magtanvendelser og trusler om vold og vold, når beboerne ikke udsættes for forstyrrelser og skal indgå i sociale fællesskaber, som de qua deres diagnose, ikke kan profitere af. Bo-Hedensted har et velfungerende samarbejde med tilknyttet psykiatrisk konsulent. Der foreligger en medicininstruks i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af den 30. juni 2006. Instruksen forholder sig til hele processen omkring håndteringen af medicin fra ordination til emballagen endeligt bortskaffes. Der er klare forholdsregler om utilsigtede hændelser, som kendes og anvendes. Tilsynet har i lighed med tilsynsrapporten fra den 07.juni 2011 ingen kommentarer til medicinhåndteringen, som er tilfredsstillende. Der er udformet et Virksomhedsgrundlag for Bo-Hedensted, som er blevet formuleret i 2008 og efterfølgende er blevet drøftet og videreudviklet på medarbejderkonferencer i 2009 og i 2010. I 2010 er omsætning af værdier i virksomhedsgrundlaget blevet lagt ud på de enkelte afdelinger med henblik på at understøtte en lokal og meningsfuld forankring. Virksomhedsgrundlaget er ikke blevet revideret i indeværende år. Aktuelt afventer Bo-Hedensted den kommende omorganisering i Psykiatri og Socialområdet i Region Midt. Der foreligger en skabelon for MUS (medarbejderudviklingssamtaler), som forventes revideret, så der i MUS inviteres til en drøftelse af omsætningen af tilbuddets aktuelle værdier, med henblik på at skabe vished for om og hvordan, værdierne er styrende for den indsats, som tilbydes borgerne, jf. kravene i den regionale retningslinje, som relaterer sig til standarden ledelse. Der foreligger en individuel kompetenceudviklingsplan for samtlige Side 4
medarbejdere, som fortløbende drøftes og revideres. I indeværende år har der ikke været afsat midler til kompetenceudvikling, dog undtaget kurser i plan 98. Medarbejderne er blevet ydet supervision på opgaveløsningen ved ekstern supervisor. I 2012 påbegynder 30 medarbejdere Autismepilot basisuddannelse, som udbydes af Hinnerup Kollegiet i samarbejde med Region Midt og Servicestyrelsen. Ledelsesgruppen overvejer ligeledes deltagelse i en fælles lederuddannelse sammen med Hinnerup Kollegiet og Gudenåkollegiet. Der foreligger en arbejdsmiljøaftale, som revideres en gang årligt, ligesom der for nyligt er blevet gennemført APV (ArbejdsPladsVudering) og TULE (Trivselsundersøgelse og Ledelsesvurdering). Svarprocenten har været relativt lav på begge, hvilket medarbejderne opfordrer ledelsen til at give særlig opmærksomhed. Det er tilsynets vurdering at Bo-Hedensted omsætter de lokale tilføjelser i henhold til de organisatoriske regionale retningsliner (ledelse, kompetenceudvikling og arbejdsmiljø) som relaterer sig til standarden ledelse under DKM og under behørig hensynstagen til kommende omorganisering inden for psykiatri og socialområdet i region Midt. Det er også tilsynets vurdering, at arbejdsmiljøet på Bækketoften over en periode har været påvirket af omstruktureringsprocessen, og at medarbejdere har følt sig frustrerede og sårbare, med et øget sygefravær til følge. Det er tilsynets vurdering, at ledelsen fortsat bør have særlig opmærksomhed på facilitering af det gode og virksomme arbejdsmiljø til gavn for den samlede opgaveløsning. Opmærksomhedspunkter Tilsynet blev ikke præsenteret for forhold som gav anledning til opmærksomhedspunkter. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Målgruppe og belægning Der bor 19 beboere på Bækketoften, hvoraf to er flyttet over i afdeling Nord, som udgøres af to enkeltmands projekter. Der er ledig kapacitet på Bækketoften svarende til to pladser. Der har været tre henvendelser på de to ledige pladser og der afventes afgørelse om kommunal visitation. Der er en stigende forespørgsel vedr. borgere med komplekse lidelser og problemskabende adfærdsmønstre. Omstrukturering Der er stor opmærksomhed på matchning af nye beboere til Bækketoften, som i foråret havde anbragt to borgere, som foruden en behandlingsdom havde psykiatrisk lidelse og udviste en særdeles problemskabende adfærd, hvorfor de fraflyttede Bækketoften. Hele Bo-Hedensted har gennemført en større organisatorisk omstrukturering. Målet med omstruktureringen har været at sikre en sammenhængende indsats for beboerne. Omstruktureringen har betydet at der er blevet nedsat seks tværgående teams. Et dokumentationsteam, et pædagogisk udviklingsteam, et aktivitetsteam, et økonomiteam, et forflytningsteam og et medicinteam. På Bækketoften er kontaktpersonordnin- Side 5
Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold gen blevet opløst, og der er blevet etableret teams, som refererer til to afdelingsledere for henholdsvis afdeling Øst/Vest/Nord og afdeling Syd. Den nye teamstruktur har også medført, at dag- og døgnvagter varetages af samtlige medarbejdere, samt at det fælles aktivitetstilbud er blevet organiseret således, at der er et aktivitetstilbud for henholdsvis Øst/ Vest og Syd. Ledelsen vurderer at den nye organisationsstruktur allerede nu afspejler sig i en øget kvalitet i opgaveløsningen, som understøtter den Røde tråd for beboerne. Der pågår et fortsat arbejde i forhold til at forankre den interne arbejdsdeling, som den nye teamstruktur og de tværgående teams har resulteret i. Nogle medarbejdere skal udvikle nye tilgange til beboere og afvikle andre samt både afgive og varetage vagter og arbejdsopgaver. Der tilrettelægges kontinuerligt temadage med henblik på at understøtte konsolideringen af den nye organisering. Udviklingstendenser Organisering af kvalitetsarbejdet Lokale tilføjelser Bo-Hedensted afventer den nye omorganisering af Psykiatri og socialområdet i Region Midt til fire forretningsområder. Den kommende omorganisering er en særlig udfordring for tilbuddet, som håndterer to forskellige målgrupper på henholdsvis Bygmarken og Bækketoften. To målgrupper som umiddelbart falder indenfor to forskellige forretningsområder. Bo- Hedensted har udarbejdet lokale tilføjelser til de retningsgivende dokumenter, som relaterer sig til henholdsvis de ydelsesspecifikke og organisatoriske standarder under Dansk Kvalitetsmodel (DKM). En gruppe bestående af den pædagogiske leder, arbejdsmiljøkoordinatoren og fire medarbejdere har arbejdet med DKM, Social Indikator projekt (SIP) og implementeringen af Bosted (elektronisk journaliseringssystem) på fuld tid i en måned i foråret 2011 med henblik på at skabe systematik og sammenhængskraft i tilbuddets dokumentationsforpligtigelser og rutiner. Der er blevet afholdt en række tema- og undervisningsdage i DKM og Bosted system for medarbejderne. Gruppen er efterfølgende blevet opløst, og arbejdet med DKM er udlagt til dokumentationsteamet og tre ressourcepersoner indenfor DKM. Aktuelt skal tilbuddet gennemføre en intern audit på trin 1 og 2 i henhold til de lokale tilføjelser, der relaterer sig til de ydelsesspecifikke retningsgivende dokumenter under DKM. Der er udpeget en gruppe af medarbejdere og ledere, der skal indgå i auditpanelet. Ledelsen vurderer at tilbuddet er nået langt i implementeringen af DKM. Der arbejdes aktuelt på at få alle beboernes dokumenter lagt ind i Bosted System. Ifølge medarbejderne er det hjælpsomt, at alt er samlet et sted, men den elektroniske journalisering stiller samtidigt også krav til at alle medarbejdere bruger Bosted aktivt og på samme måde, da informationer ellers går tabt. Individuel plan/ dokumentation Den lokale tilføjelse omfatter indhold og formål, beskrivelse, indsats og ansvarlig, kvalitetsmål samt evaluering ud fra otte forskellige områder af betydning for arbejdet med individuel plan. De individuelle planer udarbejdes af de pædagogiske teams. De individu- Side 6
Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold elle planer udgøres af et samlet koncept som består af: 1) Basisoplysninger (stamdata, helbredsmæssig beskrivelse, medicin, beboernes økonomi, samtykke). 2)Overblik over samarbejdspartnere. 3) Mål, indsatser og evaluering (borgernes foretrukne aktiviteter, social historie og tidligere indsatser, tilbuddets funktionsbeskrivelse og observationsskema vedr. kommunikation, pædagogisk handleplan og evt. 141 plan). 4) Supplerende aftaler og notater (forventningsafklaring, livskvalitetsskema og indflydelse på eget liv). 5) Testmateriale. 6) Referater. Konceptet er udmøntet i Bosted System. Der formuleres mål og delmål og der er adgang til hjælpetekster. Ifølge medarbejderne har de fået udleveret en liste over hvilke informationer, der skal indgå i mål og delmål, samt hvilke der skal indskrives i dagbogsnotaterne. Medarbejderne udtrykker en bekymring for om alle vigtige informationer medtages og er opmærksomme på, at der fortsat er forskellige dokumentationsrutiner og kompetencer i medarbejdergruppen. Tilsynet modtog forud for tilsynsbesøget to eksempler på individuelle planer. Den ene afspejler det nye samlede koncept, hvor den anden alene afspejler punkt 3 i det samlede koncept. Brugerinddragelse Den lokale tilføjelse omfatterindhold og formål, beskrivelse, indsats og ansvarlig, kvalitetsmål samt evaluering ud fra ni forskellige områder af betydning for arbejdet med brugerinddragelse. Brugerinddragelse beskrives via en oversigt over graden af indflydelse på eget liv og i fællesskabet. Der tages udgangspunkt i borgerens funktionsbeskrivelse, som omhandler 16 forskellige punkter. For hvert punkt vurderes om der er indflydelse på henholdsvis individuelt og fælles niveau. Ifølge en af medarbejderne bør der udvise særligt omhu i anvendelse af dette skema overfor beboergruppen, idet brugerinddragelse overfor nogle beboere vurderes kontraindiceret i forhold til deres udviklingsforstyrrelse. Kommunikation Den lokale tilføjelse omfatter indhold og formål, beskrivelse, indsats og ansvarlig, kvalitetsmål samt evaluering ud fra seks forskellige områder af betydning for arbejdet med kommunikation. Kommunikation afdækkes via kommunikations-observationsskemaet, som udreder og vurderer kommunikationen ud fra tre områder borgerens sprog og signaler i forhold til at udtrykke ja og nej, borgerens sprog og signaler i forhold til, hvad borgeren kan lide og ikke kan lide, og hvordan borgeren udtrykker grundfølelser. Skemaet udfyldes senest tre måneder efter indflytning. Ifølge medarbejderne er kommunikationsudredningen hjælpsom, men det opleves som frustrerende at Bosted ikke kan håndtere billedmateriale, som ofte anvendes i dokumentationsøjemed. Side 7
Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Den generelle faglige indsats Pårørendesamarbejde Bo-Hedensted har et pårørenderåd, som mødes med jævne mellemrum. Her orienterer om Bo-Hedensted, fx om belægning, budget, kost, omstruktureringer og ombygningsplaner. Herudover tilrettelægges tilgangen til samarbejdet med de pårørende individuelt og under hensyntagen til beboere, fx indgås ringeaftaler med de pårørende, såfremt disse har et behov for løbende orienteringer om beboernes trivsel. Ingen beboere er umyndiggjort på Bækketoften. Nogle beboere flytter fra forældrenes hjem til Bækketoften, og personalet er i denne forbindelse opmærksomme på at begge parter understøttes i nye samværsformer, som bidrager til en selvstændiggørelse af beboeren. Ledelsen har erfaring for at forældre og personale kan vurdere beboerens funktionsniveau og støttebehov forskelligt, og forsøger at møde denne oplevede forskellighed gennem dialog til gavn for beboeren. Tilsynet talte med et to pårørende, som er forældre til en mandlig beboer, som har boet på Bækketoften i godt ti år. De pårørende er som udgangspunkt tilfredse med den hjælp og støtte deres søn modtager, dog har de et ønske om, at de aktiviteter som sønnen modtager i aktivitetstilbuddet er mere meningsfulde end i dag. Forud for interviewet med tilsynet havde de pårørende deltaget i et statusmøde, hvor sønnen blandt andet blev bevilliget en ledsager. Forældrene ser frem til at sønnen får mulighed for at deltage i aktiviteter uden for tilbuddet, fx gåture og byture. De giver udtryk for en generel bekymring for, at sønnen socialt isoleres på Bækketoften, og mener at tilbuddet inden for de seneste år har reduceret i de udadgående aktiviteter, som beboerne tilbydes. De pårørende fremfører at tilbuddet med fordel kan forbedre den interne kommunikation, da de et par gange har oplevet at kommunikationen er svigtet i overgangen mellem ophold i hjemmet til ophold på tilbuddet. Omstruktureringen har haft negativ effekt på deres søn, som i en længere periode ikke trivedes. Sønnen blev mere urolig og ville ikke det han plejede. Tilbuddet ønskede efterfølgende at flytte sønnen igen til anden afdeling, hvilket forældrene modsatte sig og blev imødekommet på. Sønnen trives nu. De pårørende beklager at samarbejdet med sønnens kontaktperson, grundet en længere sygemelding, er ophørt. Aktuelt har de indgået faste ringeaftaler med personalet, således de løbende bliver orienteret om sønnens trivsel. Denne ordning vurderer de pårørende som velfungerende og de pårørende oplever i øvrigt at uenighed med personalet løses konstruktivt og til gavn for deres søn. Side 8
Den generelle faglige indsats Medicinhåndteringen vurderes som værende tilfredsstillende. Klager Magtanvendelser Der er aktuelt ingen klager. Som udgangspunkt mødes klager med dialog. Der har været 14 magtanvendelsesindberetninger, jf. reglerne i Serviceloven, i perioden 01.11.10 til 31.10.11 på Bækketoften. To af magtanvendelser har været ikke tilladte. Her holdt medarbejderne kortvarigt døren lukket ind til en beboers lejlighed for at forhindre at skulle fastholde pågældende, som var udadreagerende. Det er blevet påtalt overfor medarbejderne, at dette er en ikke tilladt magtanvendelse, og efterfølgende er alternative pædagogiske strategier med henblik på fremadrettet forebyggelse blevet drøftet. Antal og indhold i magtanvendelser drøftes løbende i ledelsesgruppen, i sikkerhedsgruppen og på LMU-møderne. Generelt fremhæver medarbejderne at hele deres pædagogiske grundlag hviler på at forudse episoder, der kan føre til en magtanvendelse og forebygge disse. Dette sker blandt gennem strukturerede og individualiserede ugeskemaer og zig-zag- skemaer. I flere personalemødereferater fremgår det, at medarbejderne har detaljerede drøftelser om den mest virksomme tilgang til de enkelte beboere. Udgangspunktet er at såfremt beboerne frustreres eller mistrives, er tilgangen til beboerne ikke tilstrækkelig velbeskrevet, så medarbejderne kan udvise den adfærd som gavner beboeren. Ved ansættelse på Bækketoften undervises medarbejderne i magtbekendtgørelsen, men medarbejderne fremhæver at fortolkningen kan være forskellig fra medarbejder til medarbejder og opfordrer derfor til at der skabes mulighed for at medarbejdernes forskellige fortolkninger koordineres og samstemmes kontinuerligt. Fx har nogle medarbejdere været i tvivl om, hvorvidt det er guidning eller en magtanvendelse, når en beboer forhindres i at gå ud på vejen. Beboerøkonomi Bo-Hedensted har haft besøg af Intern kontrol den 10.maj 2011. Besøget gav ikke anledning til kritiske bemærkninger, herunder tilbuddets håndtering af beboermidler. Det er kun afdelingslederen og økonomiteamet der har en nøgle til skabet, hvor beboernes kontantkasser opbevares. Intern kontrol anbefaler at der opbevares en ekstra nøgle i administrationen, således at der til enhver tid kan gives adgang til beboernes pengekasser, hvis afdelinger eller økonomiteamet ikke er til stede på arbejdspladsen. Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer De væsentligste ændringer i de fysiske rammer er at samtlige beboere har fået individuelle aktivitetstilbud, som er indrettet i de tidligere værkstedsfaciliteter. Desuden er afdeling Nord blevet etableret. Afdeling Nord består af to projektpladser til to beboere, som har brug for en særlig skærmet indsats. Tilsynet så to lejligheder. Begge lejligheder har eget bad/toilet. Side 9
Fysiske rammer Lejlighederne var indrettet med udgangspunkt i beboernes særlige udfordringer. Både ledelse og medarbejdere vurderer at afskærmede og individuelle aktivitetstilbud tilgodeser beboernes særlige behov og forebygger magtanvendelser og trusler om vold og vold, fordi beboerne ikke udsættes for forstyrrelser og skal indgå i sociale fællesskaber, som de qua deres diagnose, ikke kan profitere af. Mange af beboere er bange for at gå over den fælles gårdsplads og møde hinanden. Etablering af afdeling Nord, bestående af to pavilloner forbundet af et fælles medarbejderkontor, har vist sig at være en hensigtsmæssig indretning med stor effekt for beboerne, som fx har udøvet meget lidt vold mod medarbejderne siden indflytning. Den stigende tilgang af beboere med komplekse lidelser og problemskabende adfærdsmønstre understøtter desuden behovet for en ombygning af bygningsmassen til handikapvenlige torumsboliger med plads til hjælpemidler og tilknyttet aktivitetstilbud. Der er aktuelt et samarbejde i gang med driftscentret i forhold til ombygning af Bækketoften i henhold til ovennævnte. Sundhedsfaglige forhold Psykiatrisk tilsyn og øvrige samarbejdsrelationer Bækketoften har et fast samarbejde med en psykiater, som kommer på tilbuddet, ser videoklip, deltager i pårørende samtaler og kan konsulteres telefonisk. Ifølge ledelsen fungerer ordningen tilfredsstillende. Ledelsen oplyser at samarbejdet med kommunerne er blevet intensiveret, som følge af de nye bestemmelser om handle- og betalingskommune ansvaret, der trådte i kraft medio 2010. Bestemmelserne indbefatter at betalingskommunen automatisk er handlekommune, med mindre der træffes afgørelse om andet. For afdeling Øst/ Vest betyder det, at der samarbejdes med syv kommuner i forhold til de ti beboere, som bor på afdelingen, og at der udfolder sig forskellige praksisser for afholdelse af statusmøder og ønsker til dokumentation, fx individuel plan og ydelsesbeskrivelser. Kommunerne tolker også deres forpligtelse til at lave 141 planer for borgerne forskelligt. Fx er der en kommune, som opererer med at 141 plan er et tilbud til borgeren, hvorfor en 141 plan ikke foreligger. Medicinadministration Medicinhåndtering er ikke berørt ved dette tilsyn. Bækketoften har en fyldestgørende medicininstruks, der opfylder kravene i Sundhedsstyrelsens vejledning af 30.6.2006 og medicinhåndteringen har ikke givet anledning til opmærksomhedspunkter ved seneste tilsyn den 7.juni 2011. Organisatoriske forhold Side 10
Organisatoriske forhold Generelt, normering, rekruttering Ledelse Bækketoften har foretaget tilpasninger i medarbejdergruppen, således at der er fem medarbejdere på arbejde til ni beboere og tre medarbejdere på arbejde til otte beboere. Der er blevet etableret en såkaldt flyverordning i aftenvagten i afdeling Øst/ Vest, hvilket betyder at en medarbejder deles mellem to afdelinger, hvor der kun er en medarbejder til stede. Ifølge ledelsen er medarbejderne ressourcerne ikke blevet tilpasset fuldstændigt i forhold til den aktuelle belægningssituation, men såfremt dette skulle effektueres ville det ikke være muligt at deltage i udadgående aktiviteter med borgerne. Der er udformet en lokal tilføjelse til regionale retningslinje ledelse, som relaterer sig til standarden under DKM. Den lokale tilføjelse beskriver indhold og formål, indsatsen, ansvarlige, kvalitetsmål og evaluering. Der er udformet et Virksomhedsgrundlag for Bo-Hedensted, som er blevet formuleret i 2008 og efterfølgende er blevet drøftet og videreudviklet på medarbejderkonferencer i 2009 og i 2010. I 2010 er omsætning af værdier i virksomhedsgrundlaget blevet lagt ud på de enkelte afdelinger med henblik på at understøtte en lokal og meningsfuld forankring. Virksomhedsgrundlaget er ikke blevet revideret i indeværende år. Aktuelt afventer Bo-Hedensted den kommende omorganisering i Psykiatri og socialområdet. Der foreligger en skabelon for MUS, som forventes revideret, så der i MUS inviteres til en drøftelse af omsætningen af tilbuddets aktuelle værdier, så der skabes vished for om og hvordan, værdierne er styrende for den indsats, som tilbydes borgerne, jf. kravene i den regionale retningslinje, som relaterer sig til standarden ledelse. Kompetenceudvikling Der er udformet en lokal tilføjelse til den regionale retningslinje kompetenceudvikling, som relaterer sig til standarden under DKM. Den lokale tilføjelse beskriver indhold og formål, indsatsen, ansvarlige, kvalitetsmål og evaluering. Der foreligger en individuel kompetenceudviklingsplan for samtlige medarbejdere, som fortløbende drøftes og revideres. I indeværende år har der ikke været afsat midler til kompetenceudvikling, dog undtaget kurser i plan 98. Medarbejderne er blevet ydet supervision på opgaveløsningen ved ekstern supervisor. I 2011 påbegynder 30 medarbejdere Autismepilot basisuddannelse, som udbydes af Hinnerup Kollegiet i samarbejde med Region Midt og Servicestyrelsen. Ledelsesgruppen deltager ligeledes i en fælles lederuddannelse sammen med Hinnerup Kollegiet og Gudenåkollegiet. Der pågår aktuelt en revidering af tilbuddets uddannelsespolitik, så den er tidssvarende og der er en tydelig sammenhæng mellem opgaveløsningen og de kompetencer medarbejderne skal være i besiddelse af. En overordnet strategisk kompetenceudviklingsplan afventer tilbuddets forankring i de nye forretningsområder. Medarbejderne tilkendegiver at de ser frem til at påbegynde efteruddannelse i 2012, og ser kontinuerlig kompetenceudvikling som en forudsætning for at kunne løse deres opgaver på professionelt niveau. Side 11
Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Der er udformet en lokal tilføjelse til den regionale retningslinje Arbejdsmiljø, som relaterer sig til standarden under DKM. Den lokale tilføjelse beskriver indhold og formål, indsatsen, ansvarlige, kvalitetsmål og evaluering. Der foreligger en Arbejdsmiljøaftale, som evalueres en gang årligt. En episode med to truende og udadreagerende beboere i foråret 2011 medførte en arbejdsskade og en længerevarende sygemelding for en involveret medarbejder, samt foranledigede at arbejdstilsynet aflagde Bækketoften et besøg i juni måned. Udvalgte medarbejdere på Bækketoften blev interviewet, og arbejdstilsynet konstaterede at Bækketoftens beredskab fungerer. Tilsynet gav ikke anledning til påbud, men Bo-Hedensted har modtaget vejledende materiale til brug for den fortsatte implementering af omorganiseringsprocessen. Ledelsen oplyser at beredskabet revideres halvårligt. Ledelsen er opmærksom på at omstruktureringen har påvirket det psykiske arbejdsmiljø og søgt at imødekomme dette gennem løbende dialoger og temadage. Ledelsen anerkender at omorganiseringen har krævet en stor arbejdsindsats for medarbejderside og er opmærksomme på, at en tæt ledelsesopfølgning er påkrævet i den videre forankringsproces. Medarbejderne fremhæver at det interne samarbejde og det psykiske arbejdsmiljø har været udfordret i omorganiseringen, og beskriver medarbejdergruppen som lidt mere sårbare og skrøbelige. Særligt fremhævnes nednormeringen fra fire til tre medarbejdere i afdeling Øst/ Vest og en flyver, som deles mellem de to afdelinger som værende problematisk, idet den skaber en øget arbejdsbelastning, mere alenearbejde og en oplevelse af at medarbejdernes sikkerhed er truet, såfremt beboere udviser en udadreagerende adfærd. Medarbejdere, som varetager flyverfunktionen, kan ligeledes have svært ved at finde ud af hvor de hører hjemme. Der har ifølge medarbejderne været et højt sygefravær i en periode på Bækketoften, hvilket både har bevirket at medarbejdere har skullet varetage opgaver de ikke har følt sig klædt på til, og har skullet håndtere uforudsigelige situationer. Medarbejderne oplyser at flere vikarer er faldet fra, fordi arbejdsvilkårene opleves som ubehagelige. Flyverordningen og nednormeringen er løbende blevet drøftet med ledelsen. Etablering af nye teams og opgavefordelinger har medført at nogle medarbejdere har oplevet, at der ikke er blevet taget hånd om dem og de er blevet frataget arbejdsområder, som de haft en særlig interesse i. For nogle medarbejdere har det været en udfordring af skulle afgive deres kontaktperson rolle. Den nye arbejdstilrettelæggelse, hvor samtlige medarbejdere dækker døgn og dagvagter, beskrives ligeledes som en udfordring og har betydet at medarbejdere skal påtage sig et antal Øv-vagter, som de ikke finder attraktive. Medarbejderne har mulighed for at øve indflydelse på arbejdstilrettelæggelsen, dog således at de skal varetage et angivet antal dag- og døgnvagter. En enkelt medarbejdere har valgt at opsige sin stilling som Side 12
Organisatoriske forhold følge af de nye arbejdsvilkår. Opløsning af kontaktpersonordningen og etablering af nye teams har medført at de faglige tilgange har skullet afstemmes og fælles faglige beslutninger tages. Dette har betydet at beslutningsgangene er blevet tungere, men også mere koordinerede i forhold til den støtte som beboere modtager. Medarbejderne ser frem til at de nye arbejdsgange og rutiner bliver konsoliderede og der bliver tid til at fordybe sig i de pædagogiske udfordringer, som beboerne har. Omstruktureringen har medvirket til meget flytterod, og medarbejdere mener at særligt ledelsen på afdeling Øst/Vest med fordel kunne have planlagt omstruktureringen på en måde, så unødige gener for beboerne samt usikkerhed og frustration i medarbejdergruppen kunne have været forebygget. Medarbejderne har nyligt deltaget i den obligatoriske APV og TULE. Ifølge medarbejderne vurderes svarprocenten som værende relativ lav, og de mener at den manglende anonymitet kan være en mulig forklaring på den lave svarprocent. Medarbejdere mener ledelsen bør udvise særlig opmærksomhed på mulige forklaringer på den relativt lave svarprocent. Sygefraværet for Bo-Hedensted har i perioden august 2010 til august 2011 ligget på 4,11%. Afdeling Øst/ Vest har haft et gennemsnitligt sygefravær på 6,16 % i samme periode. Side 13