Tlf.:

Transkript

1 Regionshuset Viborg Elbæk Højskole Elbækvej Horsens Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Uanmeldt tilsyn på Elbæk Bo og Aktivitetscenter, Afdeling Yding Gl. Skole Udført den 15. september 2011 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Side 1 Elbæk Bo og Aktivitetscenter Elbækvej 47, Elbæk 8700 Horsens Målgruppe Tlf.: hans.mikkelsen@ps.rm.dk Forstander: Hans Hølvig Mikkelsen Elbæk Bo og Aktivitetscenter er et tilbud til voksne med ADHD (Attention Deficit/Hyperactivity Disorder, dvs. forstyrrelser af opmærksomhed, aktivitet og impulsivitet). Elbæk Bo og Aktivitetscenter har 29 pladser fordelt på 3 afdelinger. Botilbuddet drives efter 107 i Lov om Social Service, aktivitetstilbuddet efter 104 og støtte i eget hjem ydes efter Afdelinger Driftscenter Elbæk Højskole, 9 pladser Opgangsfællesskabet Odder, 12 pladser Yding Gl. Skole, 8 pladser Center for Voksensocial Tingvej 15B, 3. sal 8800 Viborg VSA@rm.dk Afdelingsleder: Jens Olsen Afdelingsleder: Pia Algren Afdelingsleder: Morten Randløv

2 Tidligere tilsyn Listen omfatter tilsyn fra 2009 og senere. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Elbæk Yding Yding Odder Odder Elbæk Aktuelt tilsyn Grundlag for tilsynet Fokusområder for tilsynet Deltagere i tilsynet Program for tilsynet Uanmeldt tilsyn på Elbæk Bo og Aktivitetscenter, afdeling Yding Gl. Skole den 15. september 2011 Tilsynet havde forberedt sig ved at læse på tilbuddets hjemmeside, gennemgang i ESDH af relevant materiale samt ved tidligere tilsynsrapporter og sagsakter fra tidligere tilsyn Der var under tilsynsbesøget fokus på. Status målgruppe, belægning og udviklingstendenser Kvalitetsmodellens ydelsesspecifikke standarder: Individuelle planer, brugerinddragelse og kommunikation Dokumentation Magtanvendelse Medicinhåndtering Arbejdsmiljøaftale opfølgning på seneste tilsyn samt aktuelle udfordringer Ledelse: Morten Randløv, afdelingsleder Medarbejdere: Medarbejderne var udvalgt blandt de, der var tilstede under tilsynet. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten Brugere/beboere/pårørende: Der deltog ikke beboere og pårørende i det uanmeldte tilsyn. socialpædagog pædagog Tilsynet ankom kl og forlod tilbuddet igen kl Afdelingslederen forestod en rundvisning, og afslutningsvist var der en opsamling med ledelsen. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering Elbæk Bo og Aktivitetscenter henvender sig som hidtil til yngre mennesker med ADHD, ofte i kombination med andre udviklingsmæssige eller sociale problemer som fx autisme, misbrug eller psykisk sygdom. Der opleves vigende efterspørgsel, og på afdeling Yding Gl. Skole er der 11 lejligheder og 8 normerede pladser og heraf 6 beboere. Det har medført reduktion i medarbejderstaben og omlægning af strukturen, således at der er en afdeling med tre kontaktteams. Elbæk Bo og Aktivitetscenter har arbejdet med udformning af et pædagogisk koncept, som åbner mulighed for differentieret indskrivning med Side 2

3 forskellige formål og længde. Konceptet har endnu ikke givet synlige effekter i forhold til efterspørgslen, idet ingen er indskrevet på kort, midlertidigt ophold, og de forespørgsler der er, fortsat er rettet mod længerevarende ophold. Elbæk Bo og Aktivitetscenter fusioneres ved årsskiftet 2001/2012 med 4 andre regionale tilbud, og der er dannet en fælles markedsføringsgruppe. På Yding Gl. Skole er arbejdet med individuelle planer med fokus på synlig sammenhæng mellem mål, delmål, dokumentation og indsats. Den pædagogiske tilgang hviler på bl.a. KRAP og stressprofiler, og tilbuddet er ved at implementere PAS. Det forventes at PAS profilerne på beboerne vil understøtte en tydeligere mål- og delmålsformulering samt en genkendelig struktur i de individuelle paner og i den pædagogiske indsats. Inddragelse af de unge/beboerne tager udgangspunkt i Ugesamtalerne, som gennemføres konsekvent og evt. under alternative former som fx under en aktivitet. Ved ugesamtalerne drøftes mål og delmål, der følges op samt drøftes andre forhold fx økonomi. På fælles niveau holdes husmøder hver uge. Der er varierende deltagelse af beboerne, men medarbejderne faciliterer møderne, fordi det giver mulighed for at beboerne kan træne i kommunikation og demokrati. Der er som nævnt udarbejdet lokale tilføjelser for standarderne Brugerinddragelse og Kommunikation i hht. DKM, men disse er endnu ikke implementeret ved tilsynets besøg. Pt. afdækkes Kommunikation implicit i forbindelse med indskrivning og indhentelse af sagsakter, ved PAS profilerne, ved visitation til jobcentrene mv. Det er tilsynets anbefaling at Elbæk Bo og Aktivitetscenter prioriterer implementeringen af standarderne for Brugerinddragelse og Kommunikation, dels fordi anvendelsen af standarderne kan kvalificere den faglige indsats yderligere og dels under hensyntagen til den kommende eksterne evaluering af DKM. På Elbæk Bo og Aktivitetscenter og herunder Yding Gl. Skole dokumenteres i såvel Bosted System som på fællesdrevet. Bosted system anvendes til den individuelle plan med mål og delmål samt dagbogsnotater. Referater af Ugesamtaler samt eventuelle ugeplaner opbevares på fællesdrevet i undermapper for Yding og de enkelte beboere. Ledelsen udtrykker ønske om en mere målrettet dokumentation i Bosted System fx under delmål, hvilket kunne understøtte udarbejdelse af statusrapporter. Der er blandt både ledelse og medarbejdere en vis skepsis overfor yderligere anvendelse af Bosted System til fx referater af Ugesamtalerne, men også en erkendelse af, at fællesdrevet er uoverskueligt og svært at finde rundt i. Det er tilsynets vurdering at de nuværende dokumentationsrutiner på Yding Gl. Skole ikke understøtter en sammenhængende indsats optimalt. Dokumentationen i Bosted System med individuelle planer, mål og delmål og dagbogsnotater opleves løsrevet fra Ugesamtalerne, som beskrives som omdrejningspunktet for inddragelse og samarbejde med beboerne. Side 3

4 Tilsynet vurderer tillige at opbevaring af fx referater af Ugesamtaler på fællesdreve er i konflikt med Persondatalovens regler om sikker opbevaring af personfølsomme oplysninger samt med kravene til logning. Tilsynet anbefaler at Elbæk Bo og Aktivitetscenter arbejder med en mere sammenhængende dokumentation til gavn for indsatsen samt sikrer sig, at personfølsomme oplysninger opbevares efter gældende lovgivning. Der forekommer få magtanvendelser på Yding Gl. Skole, og det er tilsynets vurdering, at der arbejdes struktureret med registrering, opfølgning og forebyggelse. Medicinhåndtering på Yding Gl. Skole er beskrevet i en medicinstruktur, hvor enkeltdele af medicinhåndteringen er beskrevet, herunder hvordan utilsigtede hændelser defineres, registreres og drøftes med henblik på læring og forebyggelse. Tilsynet vurderer at strukturen delvist lever op til Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af 30. juni 2006, men også er mangelfuld på flere områder, fx i forhold til modtagelse af telefonordinationer eller håndtering af pnmedicin og naturmedicin. Der forekommer vold og trusler på Yding Gl. Skole. Ledelsen er opsøgende i forhold til at alle episoder registreres og beskrives med henblik på at kunne følge op, drage læring og forebygge. Medarbejderne registrerer kun få tilfælde af vold og trusler, således er den seneste registrering fra maj måned Det er tilsynets vurdering at ledelsen i samarbejde med arbejdsmiljøgruppen med fordel overfor medarbejderne kan præcisere formålet med registrering af vold og trusler om vold, herunder gøre overvejelser om at registrere alle episoder i EASY. Opmærksomhedspunkter Dokumentation: Ledelsen skal tilse at personfølsomme oplysninger opbevares efter gældende lovgivning. Medicinhåndtering: Yding Gl. Skole og evt. Elbæk Bo og Aktivitetscenter som helhed bør udarbejde en sammenhængende instruks for medicinhåndtering, der beskriver medicinhåndtering fra ordination til bortskaffelse og lever op til Sundhedsstyrelsens vejledning. Det skal bemærkes at medicinhåndtering, herunder instruksen, har været genstand for opmærksomhedspunkter i tilsynene den , den samt den Side 4

5 Kvalitetsarbejdet Organisering af kvalitetsarbejdet DKM = Dansk Kvalitetsmodel på socialområdet Lokale tilføjelser På Elbæk Bo og Aktivitetscenter består kvalitetsorganisationen af en medarbejder fra hver afdeling samt en afdelingsleder. DKM er ikke præsenteret for medarbejderne i sin helhed udover en appetitvækker på personalemøde. Der er udarbejdet lokale tilføjelser til DKM. Kvalitetsgruppen skal på et møde den tilrette tilføjelserne samt fastlægge en proces for implementering. Tilsynet får kopi af de lokale tilføjelser til de tre ydelsesspecifikke standarder samt Arbejdsmiljøaftalen. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Målgruppe ADHD = Attention Deficit/Hyperactivity Disorder, det vil sige forstyrrelser af opmærksomhed, aktivitet og impulsivitet. Udviklingstendenser Målgruppen på Elbæk er fortsat yngre mennesker med ADHD i kombination med andre psykiske eller udviklingsmæssige problemer som fx autisme. Ved tilsynets besøg er der 6 beboere på afdelingen Yding Gl. Skole, og der er kontakt med to mulige nye beboere, mens en er ved at flytte ud. Der var tidligere to beboergrupper, som nu er sammenlagt til en, og der er tre kontaktteams med hver 3-5 medarbejdere. Der er udarbejdet et nyt pædagogisk koncept, som beskriver flere muligheder for ophold på Elbæk Bo og Aktivitetscenter, i form af tre koncepter. Koncept 1 er en socialpædagogisk udredning til brug ved videre forløb på Elbæk Bo og Aktivitetscenter eller en ny foranstaltning, Koncept 2 er socialpædagogisk behandling på baggrund af udredningen, og koncept 3 er længerevarende ophold med udgangspunkt i aftaler indgået ved visitationen. Indtil videre har det ikke givet effekt i form af forespørgsler eller aftaler om korte ophold mhp. udredning det er fortsat de længerevarende ophold, der efterspørges. På aktivitetsdelen arbejdes med udvikling af nye koncepter, bl.a. med inspiration fra andre regionale tilbud og Horsens Kommune, og i sammenhæng hermed opdyrkes nye samarbejdsrelationer i bl.a. kommunernes jobcentre. Elbæk fusioneres ved årsskiftet med 4 andre regionale tilbud, og der er oprettet en fælles markedsføringsgruppe. Individuel plan/ dokumentation Afdelingslederen fortæller at arbejdet med individuelle planer har fokus på at skabe synlighed i processen mellem mål, delmål og beskrivelser. Planerne udarbejdes i kontakt-teamene og forelægges og drøftes med de unge. Nogle af de unge er aktivt medvirkende, mens andre ikke vil eller kan forholde sig til indholdet. Alle unge læser planen, og datoen bliver Side 5

6 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold dokumenteret. KRAP = Kognitiv, ressourcefokuseret og anerkendende pædagogik PAS = Pædagogisk Analysesystem Bosted System =et socialfagligt itsystem til dokumentation Den metodiske tilgang på Elbæk Bo og Aktivitetscenter baserer sig på en anerkendende tilgang jf. efteruddannelsen i KRAP, og der arbejdes med stressprofiler og implementering af PAS. Der er taget hul på en drøftelse af dispositionen/skabelonen for den individuelle plan, så PAS og stressprofiler kan indarbejdes. Ved ugesamtalerne med beboerne drøftes mål og delmål, og der følges op. Målene tager udgangspunkt i de unges behov, drømme og ønsker for fremtiden. Derudover tages områder op af personalet efter en faglig vurdering af, hvad de unge har behov for at arbejde med. Det kan kræve en motivationsfase at opnå et samarbejde med de unge om dette. Der udarbejdes delmål efter KRAP-modellen, dvs. snublemål, som sikrer succes i målopfyldelsen. Afdelingslederen ønsker at arbejde med færre aktive delmål, da beboerne ikke kan magte at være under observation eller udvikling hele tiden. 2-3 mål ad gangen vil være passende. Medarbejderne viser under interviewene, hvorledes der dokumenteres i Bosted System og på fællesdrev. Handleplanerne er lagt ind i Bosted System med mål og delmål og angivelse af datoer for opfølgning. De aktive delmål fremgår af forsiden på hver beboer, og handleplanerne nummereres for hver gang de revideres. Der føres dagbogsnotater. På tilsynets spørgsmål til, at der (fortsat) opbevares dokumenter på tilbuddets fællesdrev, fortæller afdelingslederen at de vurderer at have bedre overblik over dokumenterne, fx de samlede referater af ugesamtalerne, når de ligger på fællesdrevet. På Elbæk Bo og Aktivitetscenter vurderes at Bosted System ikke er driftsikkert samt indeholder nogle uhensigtsmæssigheder. Det it-ansvarlige medarbejder mener at strukturen på fællesdrevet kan være uoverskuelig og vanskelig at finde rundt i, hvilket også fremgik af dokumentgennemgangen. Afdelingslederen oplyser at han gerne vil arbejde hen imod en udvidet brug af Bosted System i forhold til den daglige dokumentation, fx at der noteres under delmålene, således dokumentationen kan anvendes til status og i opfølgningsøjemed. Brugerinddragelse/ Kommunikation/ Dokumentation Ugesamtaler og husmøder er omdrejningspunkter i brugerinddragelsen på Yding Gl. Skole. Medarbejderne fortæller at beboerne ikke kan vælge ugesamtalen fra, og at medarbejderne påtager sig ansvar for at samtalerne afvikles under en eller anden form, fx under en fælles aktivitet. Ugesamtalerne dokumenteres på Elbæk Bo og Aktivitetscenters fællesdrev i en mappe for hver beboer. Ugesamtalerne holdes efter en fast skabelon med punkterne: Opfølgning, Siden sidst, Aftaler og Økonomi. Nogle beboere har tillige en ugeplan, hvor ugens aktiviteter fremgår. Referater af ugesamtaler og ugeskemaer opbevares tillige i kopi på personalekontoret og på de unges værelser. Hver tirsdag er der fællesspisning og husmøde med deltagelse af de be- Side 6

7 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold boere, der ønsker det, samt personale. Beboerdeltagelsen er skiftende, og der er ikke mødepligt. Medarbejderne fortæller at de faciliterer mødet, sørger for rammerne, kaffe og kage osv., samt støtter beboerne i at udtrykke sig. På møderne drøftes aktiviteter mv. Beboernes kommunikative funktioner er beskrevet flere steder, bl.a. i akter fra tidligere opholdssteder, undersøgelser osv., i den individuelle plan, i PAS-afdækningerne og i funktionsbeskrivelser fra Jobcentret. Den lokale tilføjelse for Brugerinddragelse beskriver, hvorledes der skal arbejdes med afdækning af forudsætninger for inddragelse samt omsætning i den daglige praksis. Den lokale tilføjelse for Kommunikation beskriver hvorledes, der skal arbejdes med afdækning af den enkeltes kommunikative ressourcer og barrierer samt omsætning i den daglige praksis. Som nævnt er de lokale tilføjelser endnu ikke implementeret, og der findes ikke særskilt dokumentation af brugerinddragelse på individuelt og fælles niveau eller for afdækning af kommunikation. Metodisk/ pædagogisk tilgang Elbæk Bo og Aktivitetscenter arbejder med implementering af PAS: Pædagogisk analysesystem, og der er uddannet 2 PAS konsulenter blandt medarbejderne på hver afdeling. Metoden giver overblik over de unges ressourcer og kompetencer og skal indgå i grundlaget for de individuelle planer. På Yding Gl. Skole er der gennemført 4 PAS afdækninger indtil nu. Arbejdet er tidskrævende, fordi metoden indebærer videooptagelser, og da ikke alle beboere ønsker at medvirke til dette, deltager to medarbejdere i stedet for. De gennemførte PAS udredninger er hidtil anvendt på statusmøder, hvor PAS konsulenterne har fremlagt dem, mens de endnu ikke er omsat i den pædagogiske praksis. Det er hensigten at PAS afdækningerne skal medvirke til en standardiseret og sammenlignelig udformning af individuelle planer og tilgang til beboerne. Tilsynet kan ikke få forevist en PAS afdækning, da medarbejderen ikke kan finde den på fællesdrevet i Yding-mappen. Efterfølgende oplyses til tilsynet, at PAS afdækningerne ikke er at finde på fællesdrevet, men kun ved PAS konsulenten og på papir i beboerens mappe i afdelingen. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser Der forekommer få magtanvendelser på afdeling Yding Gl. Skole, og indtil tilsynsbesøget er der registreret én magtanvendelse i Den daglige arbejdsmiljøleder på Elbæk Bo og Aktivitetscenter informerer om ændringer i lovgrundlag, procedurer osv. Afdelingslederen på Yding Gl. Skole samler materialet og gør det tilgængeligt på personalekontoret og ved opslag, og den konkrete episode har medført et brush up på Side 7

8 Den generelle faglige indsats magtanvendelser generelt. Afdelingslederen følger op på magtanvendelser; først ved samtale med de involverede medarbejdere, med støtte til registreringen og med tilbud om krisehjælp til medarbejderne. Magtanvendelsen er også drøftet på personalemøde med henblik på at drage læring; hvad kunne evt. være gjort anderledes i situationen både med hensyn til tilgangen til beboeren og i forhold til personalets sikkerhed. Sundhedsfaglige forhold Medarbejderrepræsentanten, som kom til stede i forbindelse med magtanvendelsen, fortæller at magtanvendelsen og forløbet før og efter er anderledes end den vanlige tilgang til beboerne, hvor personalet ofte trækker sig tilbage ved konflikter. Oplevelsen påvirkede tillige beboeren, som også er tilbudt efterbearbejdning af oplevelsen, herunder har fået klagevejledning. Medicinadministration Yding Gl. Skole har en Medicinstruktur, som jf. kopier udleveret til tilsynet, er beskrevet på flere løsark: Medicinstruktur på Yding til Håndbogen, Hvornår og hvordan udfylder man skema for utilsigtet hændelse Medicinstruktur på Yding samt Håndtering af medicin som er doseret op. Der henvises i Medicinstruktur til håndbogen, til Region Hovedstadens hjemmeside for yderligere uddybning af standarderne. Tilsynet gør opmærksom på at standarderne vedr. medicinhåndtering endnu ikke er endeligt besluttet samt afviger fra standarderne i region Hovedstadens projekt. Medicinstrukturen indeholder retningslinjer for: dosering, bestilling af medicin og introduktion af nye medarbejdere navn og CPR-nr. på dosetter og registrering i Bosted System håndtering af doseret medicin seponeret medicin hver beboers medicin, virkning og bivirkning samt udleveringsskema definition og registrering af utilsigtede hændelser kompetencer i forhold til medicinhåndtering for hver medarbejder Medicinstrukturen indeholder ikke beskrivelser af fx hvordan telefonordinationer behandles eller hvilke former for medicin instruksen omfatter, fx naturmedicin, kosttilskud og pn-medicin. Medicin opbevares på Yding Gl. Skole hhv. i et aflåst skab på personalekontoret (til afd. Huset) eller i et pengeskab i soverummet (til afd. Skolen), hvor også retningslinjerne er tilgængelige. Side 8

9 Sundhedsfaglige forhold Rygning, alkoholog stofmisbrug På Elbæk Bo og Aktivitetscenter er der klare regler for alkohol, som ikke må forefindes eller indtages på stedet af såvel beboere som medarbejdere. Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø LMU = Lokalt MEDudvalg EASY = Arbejdstilsynets Elektroniske AnmeldeSYstem Elbæk Bo og Aktivitetscenter har udarbejdet en lokal arbejdsmiljøaftale i forlængelse af Region Midtjyllands arbejdsmiljøaftale. Aftalen, som er tilpasset gældende lovgivning og DKM, blev udleveret til tilsynsteamet. I forhold til aktuelle udfordringer i arbejdsmiljøet, peger afdelingslederen på vold og trusler, der altid skal registreres. Registreringerne sendes til arbejdsmiljørepræsentanten og derefter til afdelingsledelsen. Ledelsen vurderer registreringerne med henblik på at genkende mønstre: om der er gentagelser i forhold til situationerne i tid og sted, samme beboere og personale osv. Såfremt der tegner sig mønstre, vil afdelingslederen tage det op gennem samtaler med medarbejdere og beboere. Afdelingslederen kan efter konkret vurdering tage registreringerne med på ledelsesmøde eller inddrage LMU, hvor arbejdsmiljørepræsentanterne deltager. Nogle registreringer indberettes til EASY efter en konkret vurdering, bl.a. om episoden afhjælpes alene ved en samtale med nærmeste leder, eller om der er sygefravær, behov for psykologhjælp osv. Afdelingslederen fortæller at han sammen med arbejdsmiljørepræsentanten i maj måned lavede et lille fremstød for at understøtte, at alle episoder med vold og trusler registreres. Baggrunden var et lavt antal registreringer og en bekymring for, at det skyldes en vis hårdhudethed, dvs. at medarbejderne tåler mere end de skal. Den seneste registrering er fra maj måned. Medarbejdere kan notere i Bosted System under vold og trusler, hvilket giver mulighed for at sortere og udskrive notaterne og dermed genkende evt. mønstre. Side 9