Vejledning om tilskud fra Danskernes Digitale Biblioteks projektpulje (DDB s projektpulje) August 2018 1. Om vejledningen Denne vejledning gælder for tilskud fra Danskernes Digitale Biblioteks projektpulje (DDB s projektpulje) for ansøgningsåret 2018. Ud over de anvisninger for ansøgninger, der findes i denne vejledning, kan der i selve tilsagnsbrevet være fastsat yderligere vilkår for det enkelte projekt. 2. Formålet med tilskud fra DDB s projektpulje: DDB s projektpulje 2018 Midlerne i DDB s projektpulje er afsat til at fremme DDB-samarbejdet. Fra DDB s projektpulje ydes derfor tilskud til projekter og initiativer, der i overensstemmelse med DDB s mission bidrager til effektivisering, udvikling, synliggørelse og/eller øget anvendelse af folkebibliotekernes digitale tilbud, som kan sikre borgerne nem adgang til udvalgt, kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme (læs mere om DDB s mission her). Inden for denne ramme har DDB s projektpulje i 2018 følgende to fokusområder: Biblioteket tæt på borgerens digitale hverdag Nye teknologier til berigelse af biblioteksoplevelsen Derudover kan der søges inden for området Frie forsøg. 3. Uddybning af temaerne for DDB s projektpulje 2018 Biblioteket tæt på borgerens digitale hverdag Borgerne skal møde biblioteket i deres daglige, digitale rutiner, så de fortsat oplever biblioteket som et relevant tilbud om kultur og viden. DDB efterspørger derfor projekter, som vil gøre biblioteket synligt og nærværende i borgernes digitale hverdag.
Det kunne fx være: Projekter, som vil synliggøre bibliotekernes indhold og tilbud på andre sites dvs. dér, hvor brugerne (også) er. Vi ser særligt gerne projekter, som sætter fokus på bibliotekernes digitale materialer. Projekter, som vil synliggøre bibliotekernes indhold og tilbud på sociale medier. Ansøgere i denne kategori kan med fordel orientere sig i de to tidligere projekter: SoMe best practice og SoMe - next generation. Projekter, som fokuserer på børn som målgruppe og på at bringe biblioteket i spil i børns digitale hverdag, for eksempel gennem folkeskolerne. Vi efterspørger i denne kategori særligt projekter, som vil understøtte børns læselyst. Projekter, som opstiller gevinstpotentialer for biblioteket og søger at realisere dem ved at bringe biblioteket i spil på nye måder i borgernes digitale hverdag. Analyseprojekter, som undersøger bibliotekernes muligheder og potentialer ved at indgå i nye digitale sammenhænge. Nye teknologier til berigelse af biblioteksoplevelsen Nye teknologier udvider mulighederne for at formidle og facilitere alt dét, som et bibliotek rummer. Teknologien kan være med til at skabe nye oplevelser med bibliotekets værker, facilitere samtaler med andre besøgende og skabe ny viden om brugerne. Enkelte biblioteker anvender allerede nye teknologier, men der er behov for et bredere erfaringsgrundlag. DDB efterspørger derfor projekter, som afprøver, hvordan nye teknologier, som fx virtual reality, robotter, augmented reality og datasamlinger, fx via Smart City-løsninger, kan berige biblioteksoplevelsen, inddrage de besøgende på nye måder og/eller styrke bibliotekernes viden og kendskab til brugerne. Det kunne fx være: Projekter, som anvender ny teknologi til at facilitere nye møder mellem brugerne og bibliotekernes indhold og tilbud. Vi anser det for en styrke, hvis projektet samtidig genererer ny viden om brugerne, der kan leve videre efter selve projektets afslutning. Projekter, som ved hjælp af ny teknologi samler ny viden om brugerne, og som efterfølgende kan skabe værdi for bibliotek og brugere. Projekter, som ved hjælp af teknologi og nye oplevelser med læsning og litteratur fokuserer på at understøtte børns læselyst. Frie forsøg Under kategorien Frie forsøg kan der søges om midler til projekter, som ikke falder ind under de fastlagte temaer for projektpuljen, men som peger på væsentlige udviklingsmuligheder i forhold til at realisere DDB s mission. Projekter inden for de to temaer vil blive prioriteret højere end projekter i kategorien Frie forsøg.
3. Hvad kan der søges projekttilskud til? Der ydes kun tilskud til projekter, der tager sigte på udvikling af løsninger og tiltag, som kan indgå i DDB-samarbejdet og komme flest mulige folkebiblioteker til gode. Der kan indgå elementer i et projekt, som angår det fysiske biblioteksrum, men projektet skal primært vedrøre effektivisering, udvikling, synliggørelse og/eller øget anvendelse af folkebibliotekernes fælles digitale tilbud. Det kan for eksempel være projekter, som resulterer i ny indholdsproduktion til digitale platforme, analyser af mulige digitale tiltag/ effektiviseringspotentialer, brugerundersøgelser eller forsøg med ny teknologi. Vi gør opmærksom på, at større digitale udviklingsprojekter og projekter, hvor formålet er at udvikle nye eller forbedre eksisterende funktioner til den fælles hjemmesideløsning, DDB CMS, app en Biblioteket og de fælles nettjenester skal søges gennem puljen for fælles brugergrænseflade. Næste ansøgningsrunde er i foråret 2019. Læs mere om puljen her. Der ydes ikke tilskud til projekter, hvor det må lægges til grund, at ansøgningen hovedsagelig tager sigte på udvikling af digitale ydelser med henblik på salg af ydelserne, herunder udvikling af særlige serviceydelser omfattet af biblioteksloven 20. Det bemærkes, at hvis et projekt, der har opnået tilskud fra DDB s projektpulje, måtte resultere i en ydelse, der med hjemmel i bibliotekslovens 20, i anden lovgivning eller i kommunalfuldmagtsreglerne, kan tilbydes mod betaling, kan der være fastsat krav om, at tilskuddet skal indgå som en omkostning ved prisfastsættelsen af ydelsen. Der ydes normalt ikke tilskud til it-udstyr og inventar, som kun kommer ansøger til gode lokalt. Der ydes ikke tilskud til drift af nettjenester. Denne type tilskud kan søges gennem DDB s driftspulje, som afvikles i forårshalvåret. 4. Hvad skal ansøgningen indeholde? Af den motiverede ansøgning skal det klart fremgå, hvordan projektet i overensstemmelse med DDB s mission kan bidrage til at skabe et bedre bibliotekstilbud til borgerne. Derfor skal alle ansøgninger indeholde en række oplysninger, der anvendes som grundlag for vurderingen af ansøgningen, herunder: Projektets formål og indhold Samarbejdspartnere Projektets målgruppe(r) Succeskriterier og projektets potentielle effekt(er) Projektets økonomi, herunder et specificeret budget for hovedposterne i eksterne og interne ydelser (eksempelvis timepriser for eksterne konsulentydelser, interne ydelser, transport) Overordnet projektplan, inkl. milepæle og tidsfrister.
5. Hvem kan søge? Det er alene folkebiblioteker, som er tilsluttet DDB-samarbejdet, der kan ansøge om projekttilskud fra DDB s projektpulje. Det er også muligt at ansøge om projekttilskud rettet imod en nettjeneste i de tilfælde, hvor nettjenesten er ejet og drevet af et eller flere biblioteker, der er tilsluttet DDB-samarbejdet, eller af et konsortium, en forening e.l., hvor et eller flere af bibliotekerne fra DDB-samarbejdet deltager. Ansøger skal i disse tilfælde være et eller flere af de biblioteker, som står bag nettjenesten. 6. Vurdering af ansøgningen Om der skal ydes tilskud til et projekt, beror på en samlet vurdering af ansøgningen under hensyn til DDB s mission, puljens fokus og under inddragelse af en række kriterier, som varierer afhængig af, hvilken type projekt, der er ansøgt om midler til. Kriterierne indgår i vurderingen med forskellig vægt. Der lægges således stor vægt på, at det i ansøgningen godtgøres, at projektet fremmer DDBsamarbejdet, og at det må anses for sandsynligt, at projektet kan opfylde de bevillingsforudsætninger, som DDB almindeligvis fastsætter (se nedenstående punkt 8 om bevillingsforudsætninger). Desuden lægges der vægt på et fyldestgørende og realistisk budget og, hvor det er relevant, et estimat for idriftsættelse, ligesom det er et krav, at ansøgningen sker i et samarbejde mellem to, helst flere biblioteker. Derudover benyttes følgende kriterier i forhold til vurderingen af ansøgningen: Projektets værdi for bibliotek og brugere Det skal i ansøgningen sandsynliggøres, at projektet vil understøtte DDB s mission om at styrke, effektivisere og synliggøre det samlede bibliotekstilbud, og at sikre borgerne nem adgang til kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme. I den forbindelse vil det blive vurderet positivt, at der i ansøgningen argumenteres for, at projektet vil have stor anvendelsesværdi for sin målgruppe og høj strategisk værdi for bibliotekerne. Projektets nationale værdi Det er DDB s mission at understøtte udviklingen af det samlede bibliotekstilbud, hvilket indebærer, at et projekt potentielt skal have værdi for alle eller en betydelig del af de i DDB-samarbejdet deltagende biblioteker. Derfor skal det i ansøgningen sandsynliggøres, at projektet vil have national værdi. Det betyder, at projektet skal tage sigte på den samlede bibliotekssektor, og projektets resultater skal have potentiale til at kunne udbredes til og tilpasses anvendelse af biblioteker af forskellig størrelse. Projektets realiserbarhed Med ansøgningen skal det sandsynliggøres, at projektet kan gennemføres inden for de i ansøgningen angivne rammer om målsætninger, tidsplaner, organisering og økonomi. De anførte kriterier kan være opfyldt i større eller mindre grad, og der foretages en samlet vurdering ud fra kriterierne.
7. Ansøgning og ansøgningsfrist Ansøgere skal anvende web-ansøgningen på www.danskernesdigitalebibliotek.dk. Kravene til udformning af selve ansøgningen fremgår af den digitale ansøgningsblanket med tilhørende budgetskabelon og skabelon til løsningsbeskrivelse. Ansøgninger modtages udelukkende digitalt. Vær opmærksom på, at det er obligatorisk at anvende digital signatur i forbindelse med ansøgning om tilskud fra DDB s projektpulje. Det skal være projektets økonomisk/ juridisk ansvarlige, som underskriver ansøgningen med digital signatur (NemID). Læs mere her. Ansøgningsfristen er onsdag den 3. oktober 2018 kl. 12.00. Ansøgningen er rettidig, når den digitale ansøgning er modtaget inden for ansøgningsfristen. Der kan fastsættes ekstraordinære ansøgningsfrister. I så fald offentliggøres dette særskilt på DDB s hjemmeside. Bemærk, at for sent modtagne ansøgninger ikke tages i betragtning. Der afholdes to informationsmøder om ansøgning til DDB s projektpulje d. 4. og d.6. september 2018. Det sker i samarbejde med Slots- og Kulturstyrelsen, sådan at der ved samme arrangement informeres om ansøgning til Slots- og Kulturstyrelsens udviklingspulje. På mødet kan du få information om formål, fokus og ansøgningsforløb for de to puljer. Derudover vil der være mulighed for at stille spørgsmål til ansøgningsprocessen, tale projektideer med andre biblioteker og måske finde relevante samarbejdspartnere. Følg med på DDB s hjemmeside for flere oplysninger om informationsmødet. 8. Bevillingsforudsætninger Hvis et projekt får tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje, fastsættes der i tilsagnsbrevet bevillingsforudsætninger for tilskuddet. Et tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje ydes altid på betingelse af, 1) at de fastsatte bevillingsforudsætninger i tilsagnsbrevet bliver opfyldt, 2) at tilskuddet bliver anvendt i overensstemmelse med ansøgningens anførte om projektets økonomi, projektplan og det i øvrigt i ansøgningen anførte, 3) at DDB-sekretariatet informeres om væsentlige ændringer i projektet med henblik på godkendelse heraf, 4) at tilskuddet helt eller delvis kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt, hvis det ikke anvendes som anført i ansøgningen, i overensstemmelse med de fastsatte bevillingsforudsætninger eller i overensstemmelse med eventuelt senere godkendte ændringer. De bevillingsforudsætninger, der som minimum fastsættes i tilsagnsbrevet, er følgende: Dialog med DDB-sekretariatet Ansøgere og senere tilskudsmodtagere skal være indstillet på at indgå i løbende dialog med DDBsekretariatet. Eksempelvis kan DDB-sekretariatet i forbindelse med ansøgningsprocessen bede
ansøger om at præcisere eller give supplerende oplysninger eller afklare problemstillinger i ansøgningen, førend ansøgningen kan vurderes. Efter en eventuel tildeling af puljemidler vil en dialog mellem tilskudsmodtager og DDB-sekretariatet blive etableret, sådan at DDB-sekretariatet løbende er orienteret om projektets udvikling og eventuelle ændringer. Samspil med og integration til de øvrige komponenter i DDB-infrastrukturen I de tilfælde, hvor projektet i mindre omfang udvikler komponenter til de fælles it-løsninger, skal disse følge retningslinjerne for open source. Læs disse i vejledningen for puljen for fælles brugergrænseflader punkt 11 side 6. DDB som samarbejdspartner Ansøger forpligter sig ved modtagelse af tilskud fra DDB til i fremtidig kommunikation i egen organisation og udadtil om projektet og den færdige løsning at gøre opmærksom på, at der er tale om DDB-støttet aktivitet. Indholdsdeling Tilskudsmodtager skal levere en plan for fremtidig deling af indhold på tværs af folkebiblioteker, hvis dette er relevant. Fremtidssikring Tilskudsmodtager skal sikre, at der tilvejebringes nødvendig dokumentation med henblik på overdragelse af projektets resultater, fx i form af forretningsmodel, business case, dokumentation o.l., hvis der ønskes fremtidig drift i DDB-regi. Al it-udvikling skal som udgangspunkt følge T!NG kode-retningslinjer 1. Tilskudsmodtager kan foreslå alternative retningslinjer for kvalitet i den udviklede løsning, komponent e.l. til DDB s godkendelse. 9. Om sagsbehandlingen af ansøgningen Ved ansøgningsfristens udløb foretages følgende i DDB-sekretariatet: Når ansøgningen er modtaget, får ansøgere en elektronisk kvittering. Ansøgningerne fordeles derefter blandt sekretariatets faglige konsulenter, som forelægger ansøgningerne til vurdering i de relevante faggrupper. Faggruppernes og sekretariatets vurderinger af de enkelte ansøgninger danner baggrund for en indstilling til DDB s koordinationsgruppe, som træffer afgørelse om betinget tilsagn eller afslag på ansøgningerne. Det bliver offentliggjort på DDB s hjemmeside, hvornår der er møde i koordinationsgruppen, og hvornår der kan forventes svar på ansøgningen. I perioden frem til koordinationsgruppens afgørelse forbeholder DDB sig ret til at indhente yderligere oplysninger fra ansøger, som anses for at være findes nødvendige for at vurdere ansøgningen. 1 http://ting.dk/wiki/ding-code-guidelines
Se i øvrigt appendix 1 for tidsplan for ansøgning. 10. Delvist tilsagn Danskernes Digitale Bibliotek kan bevillige tilskud med et mindre beløb end det ansøgte. 11. Økonomi Der er ikke krav til egenfinansiering. Ramme for timepriser Det er muligt at søge midler til bl.a. at dække lønudgifterne på biblioteket i forbindelse med projektet. Timerne skal opgøres i effektive timer brugt på projektet. Dvs. ikke i hele dage inkl. pauser m.m. Derudover skal timepriserne som udgangspunkt afspejle de reelle lønomkostninger knyttet til de enkelte medarbejdere. De skal dog altid holde sig inden for følgende ramme: Intern projektdeltager Projektleder Projektdeltager IT-kyndig Maksimal timesats Maks. 450 kr. Maks. 400 kr. Maks. 450 kr. I tilfælde, hvor I på biblioteket har særlige specialistressourcer, der løser opgaver, som normalt varetages af konsulenter/leverandører - f.eks. interne udviklere, it-arkitekter eller lign. - kan disse anføres som udgifter til konsulenter til en evt. højere timepris. 12. Om forløbet efter tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje Statusrapporter Projekter, som har fået betinget tilsagn om tilskud fra DDB s projektpulje, vil i tilsagnsbrevet blive informeret om de nærmere betingelser for tilsagnet. Blandt andet skal der løbende indsendes rapporter med faglig og økonomisk status på projektet til DDB-sekretariatet. Rapporterne anvendes til at følge projektets udvikling og sikre, at de i tilsagnsbrevet aftalte rammer for tilskud fra DDB s projektpulje overholdes. For projekttilskud på op til kr. 500.000 skal der til DDB-sekretariatet indsendes rapport med faglig og økonomisk status halvårligt. For projekttilskud på kr. 500.000 og derover skal der til DDB-sekretariatet indsendes rapport med faglig og økonomisk status kvartalsvist. Regnskab og revision Senest fire måneder efter projektets afslutning (jf. projektplanen i ansøgningen) skal der indsendes et afsluttende regnskab for hele projektet til DDB-sekretariatet. Regnskabet skal opgøres således:
Opgørelse over alle projektets udgifter og indtægter Redegørelse for beløbsmæssige afvigelser mellem budget og regnskab. Bemærk at beløbsmæssige afvigelser skal være aftalt med DDB-sekretariatet på forhånd. Underskrift af den projektansvarlige og institutionens leder. Bemærk, at for projekttilskud på mellem 100.000 kr. og 500.000 kr. skal regnskabet underskrives af institutionens leder og som minimum af en regnskabskyndig person og for projektilskud over 500.000 kr. skal regnskabet underskrives af institutionens leder og en statsautoriseret eller registreret revisor. Regnskabet skal følge budgettet. Underskrevet regnskab indsendes til DDB sekretariatet pr. mail. Bemærk, at der ikke skal sendes bilag for de afholdte udgifter sammen med regnskabet. Bilag for afholdte udgifter skal kun fremsendes på DDB-sekretariatets anmodning. Revision skal ske efter følgende regelsæt: For projekttilskud på i alt 100.000 kr. eller derunder skal regnskabet ikke være revideret og underskrives af institutionens leder. For projekttilskud på i alt mere end 100.000 kr., men højst 500.000 kr. skal regnskabet enten være gennemgået og underskrevet af en regnskabskyndig person eller være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner, og gennemgangen eller revisionen skal være udført i overensstemmelse med 10-14 i bekendtgørelse nr. 1479 af 22. december 2014 om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. For projekttilskud på i alt mere end 500.000 kr. skal regnskabet være revideret af statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner, i overensstemmelse med 10-14 i bekendtgørelse nr. 1479 af 22. december 2014 om regnskab og revision af projekt- og aktivitetstilskud fra Kulturministeriet. Regnskabsmateriale Der skal ikke til DDB fremsendes bilag eller kvitteringer sammen med regnskabet. Men DDB kan bede tilskudsmodtager om at indsende regnskabsmateriale i op til 5 år efter udgangen af det år, hvor projektet blev afsluttet. Afsluttende projektrapport Senest fire måneder efter projektets afslutning skal en samlet rapport (beretning) fremsendes til sekretariatet. Bemærk, at rapporten skal fremsendes sammen med det afsluttende regnskab. I rapporten skal der redegøres for, hvordan projektet er udført i overensstemmelse med det formål, tilskuddet er bevilget til og for opfyldelse af de eventuelle særlige bevillingsforudsætninger, der måtte være fastsat i tilsagnsbrevet. Rapporten skal endvidere opsummere projektet, beskrive dets resultater samt evaluere på projektprocessen, herunder de organisatoriske og økonomiske rammer. Rapporten skal desuden konkludere på erfaringerne fra projektprocessen og skal tydeliggøre, hvilken biblioteksmæssig værdi projektet har bidraget til at skabe - herunder potentielle nye projekter. Særligt for projekter, som har modtaget støtte til
projektmodning, er det væsentligt, at det fremgår af rapporten, om projektet har ført til et egentligt projekt hos ansøger og/eller andre biblioteker, eller hvad der er årsagen til, at projektmodningen ikke resulterede i et projekt. Rapporten skal dels indsendes elektronisk til projektets faglige konsulent i DDB, dels publiceres i projektbanken. Skabelon for afslutningsrapporten gøres tilgængelig på DDB s hjemmeside under rubrikken DDB s projektpulje. Udbetaling Som udgangspunkt udbetales det samlede projekttilskud, når DDB sekretariatet har modtaget en udbetalingsanmodning samt underskrevet regnskab og afrapportering. Det kan mellem DDB-sekretariatet og en tilskudsmodtager aftales, at der halvårligt udbetales projektilskud i henhold til den givne bevilling og efter sekretariatets modtagelse af økonomisk statusrapport fra tilskudsmodtager. Der gøres opmærksom på, at tilskuddet i særlige tilfælde helt eller delvist kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt. Dette kan ske i tilfælde af at tilskudsmodtager ikke, som det eventuelt måtte være aftalt, overdrager projektets resultater til DDB tilskudsmodtager ikke overholder bevillingsforudsætningerne Projektet bliver forsinket i forhold til den aftalte tidsplan. Se desuden afsnit 8 om bevillingsforudsætninger. Tilskudsmodtagers juridiske og økonomiske ansvar for projektet Vær opmærksom på, at tilskudsmodtager bærer det juridiske og økonomiske ansvar for gennemførelse af projektet. Det er således tilskudsmodtager, der har ansvaret for, at gældende retsregler, herunder de udbudsretslige regler, overholdes i forbindelse med gennemførelse af projektet.
Appendix 1