Møde den: 20. februar 2017 kl. 11.00-12.00 1918-129 Mødelokale stueetage Møde i LSU Økonomi og Bygninger Referat Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Linda N.K. Rasmussen, Marianne Maria Larsen Afbud: Charlotte Lyngholm, Jenny Oostwouder 1. Godkendelse af dagsordenen Niels Jørgen beklagede, at materialet til mødet blev udsendt i vinterferien, hvor flere havde fri. Årsagen hertil skyldes forskellige hensyn herunder ikke mindst hensynet til de direkte berørte medarbejdere. Dagsordenen blev godkendt. Dato: 20. februar 2017 Side 1/3 2. Orientering om ansættelse af teamledere og justeret organisering i Regnskab Arne gennemgik baggrunden for den planlagte justering af organiseringen i Regnskab (gennemgangen sket på baggrund af PowerPoints, som er vedlagt referatet): Gennem de senere år har en del medarbejdere erhvervet sig kompetencer, som kan anvendes i andre roller end de hidtil har varetaget. Den nuværende organisering er meget rollelåst, dette ønskes ændret. Opgavebelastningen i de enkelte teams varierer hen over året. Med justeringen er det hensigten, at der kan rokeres med ressourcerne der skabes mere smidighed. Øge specialiseringen en grad mere end den er i dag Skabe en mere stabil håndtering af driftsmæssige opgaver Udsigt til nye opgaver af mere rådgivende og understøttende karakter Der foretages ingen reducering i antallet af medarbejdere ved justering af organiseringen. Det er hensigten at fortsætte med fire teams og fire teamledere i Regnskab. Kreditor, Debitor og Rejser bibeholdes. Balancegruppen nedlægges og opgaverne fordeles på de øvrige teams. Der oprettes et nyt Serviceteam, der tilføres opgaver fra de andre teams, tværgående opgaver fra andre enheder i Økonomi og Bygninger, og som kan indgå som ekstra ressourcer i de øvrige teams i perioder med spidsbelastning. Anette gjorde opmærksom på, at man skal have understøttet funktionsadskillelse og systemrettigheder. Medarbejderne rokeres i forhold til placering af opgaver. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej 82-84 8000 Aarhus C
Niels Jørgen præciserede, at nedlæggelse af Balancegruppen ikke beror på at opgaveudførelsen ikke har været tilfredsstillende, tværtimod har de ydet en rigtig god indsats. Side 2/3 Hvorfor justeringen kommer nu, og ikke da vi flyttede ind, skyldes de to ledige teamlederstillinger i Regnskab. I rekrutteringen er det muligt at tage højde for de kompetencer og kvalifikationer, der vil gavne den nye organisering i Regnskab. Forslaget med et Serviceteam ses ikke som helt nyt, da der for godt 2 år siden i Regnskabs Fremtidscirkel kompetenceafklaringsprojekt blev talt om et flydende team, som kunne arbejde på tværs af grupperne i Regnskab. På daværende tidspunkt vidste man, at det ville komme før eller siden, når tiden var inde til det, oplyste Michael. Anders spurgte til antal af medarbejdere i hvert team. Følgende forventes: Serviceteam ca. 10 Kreditorteam ca. 23 Debitorteam ca. 17-18 Rejseteam ca. 17-18 Anette forslog, at de fire teams fik enslydende navne udadtil f.eks. Servicegruppen, Kreditorgruppen, Debitorgruppen, Rejsegruppen. Niels Jørgen præciserede, at drøftelserne og informationerne fra mødet er af fortrolig karakter indtil de berørte medarbejdere er orienteret. Den endelige placering af medarbejdere og opgaver er ikke endelig. Det skal drøftes i den kommende tid. Tidsplan 21. februar Berørte medarbejdere orienteres 22. februar Fællesmøde i Regnskab, hvor justeringerne drøftes 22. februar Mail til funktionscheferne om videreformidling til egne medarbejdere om den kommende justering 22. 24. februar Opfølgning i de enkelte teams, med elever og studentermedhjælpere brugerinddragelse 22. 28. februar Ændring af hjemmeside, kontaktoplysninger, placering af arbejdsdokumenter, IT-systemadgange, Forberedelse af flytninger 1. marts Flytning af medarbejdere til nye kontorer Anders spurgte til en situation, hvor en medarbejder gerne vil indgå i det nye serviceteam, men ikke er en af dem, der tiltænkt placering i teamet. Arne oplyste, at der orienteres på medarbejdermødet den 22. februar, hvad man gør i sådan en situation.
Samarbejdsudvalget tog det videre arbejde med justering af organiseringen i Regnskab til efterretning. Side 3/3 3. Eventuelt To medarbejdere fra Økonomisekretariatet deltager i en tværgående gruppe på, som skal afdække mulighederne for at anvende robotteknologi på. Det forventes at der i foråret udpeges 2-3 områder, hvor teknologien skal afprøves. Når der tales om robotteknologi, skal man tænke små kodninger i software, der kan spare nogle arbejdsgange f.eks. at der hver måned skal udskrives EUdokumentation og sendes en bestemt rapport til samme modtagerkreds. Godkendt 14. marts 2017
ORGANISERING - REGNSKAB
BAGGRUND FOR ÆNDRINGER Øget fokus på at få sat erhvervede kompetencer i spil. Ønske om at lave et team, der kan være understøttende for de andre grupper i Regnskab. Samle opgaver således, således at der er basis for en øget specialisering. Bistå andre funktioner i Ø&B, således at timer til basale, men vigtige, driftsopgaver varetages af nyt team, f.eks. Servicering af kopimaskiner, køkkenområder mv., således at de øvrige funktioner kan koncentrere sig om deres kerneopgaver. Mulighed for at udvise social ansvarlighed ved at nogle af opgaverne kan varetages af socialt udsatte flex job, revalidering, øget rekruttering af elever. Det er sigtet at ved at have større ledelsesmæssig fokus på de grundlæggende - men vigtigt, opgaver i Regnskab, at sikre en mere stabil drift.
NY ORGANISERING Service-desk Kreditorgruppen Debitorgruppen Rejseenheden Fakturafordeler Webshopgruppen Kontrol rejseafreg. Betalingsgruppen Rykkergruppen Kassen
ORGANISERING SERVICE DESK Teamets opgaver består som udgangspunkt af opgaver fra: Rejseendheden, funktionspostkasser, kreditkort adm., kørebøger mv. Kreditor, rykkerhåndtering, omspostringer, kreditorhotline, mv. Balance: Tilbagesøgning af EU-moms, kontrol af betalingsoplysninger, fuldmagtskartotek Debitor: Controlling af stamdata, Debitor hotline, indberetninger. Andet: Servicering af kopimaskiner og køkkenområder, tjenestebiler, journalisering, arkivering.
MEDARBEJDER/LOKALER Den nye organisering betyder flytninger som skal understøtte de nye grupperinger Balancegruppen Personerne i Balancegruppen flytter til følgende: Bodil: Debitorgruppen Jakob: Indkøb Tanja: Kreditor Ann-Lisa: Rejser. Fra træder 1. marts rekruttering påtænkes.
MEDARBEJDER/LOKALER Rejseenheden Pia: Service-desk Bente: Service-desk Kreditor Rykkergruppen og FA-gruppen bytter plads. Kirsten, Pia, Esther, Karina, Alice, Sinthia, Nataliia samt studentermedhjælpere flytter til Service-desken. Arne Flytter midlertidigt til Cecilies kontor frem til ny teamleder tiltræder.
MEDARBEJDER/LOKALER Service-desk Gruppen får placering i FA-gruppen og Balancegruppens kontorer. Service-desken består af følgende medarbejdere: Bente, Pia, Kirsten, Pia, Esther, Karina, Alice, Sinthia, Nataliia samt studentermedhjælpere. Samt en ubesat stilling (Søren)
TIDSPLAN 21. februar Berørte medarbejdere orienteres. 22. februar Orientering til alle medarbejdere i Regnskab ved fælles møde. 22. februar Mail til øvrige funktioner i Ø&B om ændring af org. i Regnskab samt at funktionscheferne orientere om betydning af ændring i forhold til opgavevaretagelse i forhold til konkrete opgaver. 22 24 Opfølgende møder i teams, Elever og studentermedhjælpere. 22 28. februar - Ændring af hjemmeside, kontaktoplysninger, placering af arbejdsdokumenter, IT-adgange samt forberedelse af flytninger. 1. marts Flytning af medarbejdere til nye kontorer.