GUIDE TIL TÅRNBY FORENINGSPORTAL - for foreninger
Tårnby Foreningsportal Tårnby Foreningsportal er foreningernes værktøj til booking af faciliteter, indsendelse af dokumentation samt kommunikation med Kultur og Fritid i Tårnby Kommune. Denne guide er en hjælp til at komme i gang med systemet. Du finder Tårnby Foreningsportal her: https://foreningsportalen-taarnby.kmd.dk Ny version af Interbook Systemet er en opgradering af det gamle Interbook, derfor er alle foreninger fra det "gamle" system er flyttet med. Hvis du er i tvivl om I er oprettet, så tryk på det blå ikon til venstre, "Foreningsregister" og søg jeres forening frem. Log ind Måden, hvorpå du skal logge ind på, er ændret i forhold til det gamle system. Det nye login giver både en større sikkerhed og nye muligheder for dig og din forening. Tidligere havde I som forening typisk ét login, der blev brugt af flere i foreningen. Det nye system bygger på princippet, at hver bruger har sit eget personlige login. Men til gengæld kan hver forening have flere brugere med forskellige rettigheder, som kan agere på foreningens vegne. I bestemmer selv hvem og hvor mange. Systemet følger således Digitaliseringsstyrelsens nye initiativ, hvor man ved login med privat NemID kan agere på vegne af fx en forening. Du eller din forening er allerede oprettet Du eller din forening er allerede oprettet i systemet med rollen Foreningsansvarlig. Hvis I vil have tilknyttet flere foreningsansvarlige med samme rettigheder som dig selv, kan I selv oprette disse brugere. Se mere på side 7-8 i denne guide. Du kan også tilknytte trænere eller holdledere til at være Foreningsbookere. Rollen Foreningsbooker giver kun adgang til at booke tider til foreningen. Rolle Rettigheder Foreningsansvarlig Adgang til booking og administration af foreningsoplysninger Administrerer hvem andre, der skal kunne logge på systemet i foreningens navn. Kan se/redigere alle foreningens bookinger. Foreningsbooker Adgang til at booke til foreningen Kan kun se egne bookinger Side 2 af 10
Sådan logger du på første gang 1) Klik på linket https://foreningsportalen-taarnby.kmd.dk 2) Klik Log ind 3) Du kommer nu til Log ind billedet Som brugernavn angiver du den e-mailadresse, som er anvendt til at sende dig/foreningen denne vejledning. 4) Klik på Nulstil adgangskode, og du får tilsendt en Direkte Login adgangskode 5) Find tilbage til Log ind billedet Angiv den samme e-mail som brugernavn. I Adgangskode skriver du den kode, du har fået tilsendt. Side 3 af 10
6) Klik på LOGIN VIA DIREKTE LOGIN 7) Du er nu logget på som foreningsansvarlig Klik på den grønne mand. 8) Her kan du ændre både fornavn og efternavn. Side 4 af 10
Hvis det ikke er dit navn, men fx foreningens navn, der står her, skal du ændre det til dit eget fornavn og efternavn. Hvis CPR-nummer ikke er udfyldt, kan du skrive dit CPR-nummer her. Fremover vil du så også kunne logge på med dit NemID. 9) Klik på menu-pilen Skift e-mail og kode Her anbefaler vi, at du ændrer den tilsendte adgangskode, til en kode som du har lettere ved at huske. Du har også mulighed for at ændre e-mail. Hvis det fx er foreningens kontaktmail, som står her, giver det god mening at ændre den til din egen. 10) Klik på menu-pilen Notifikationer Hvis du ønsker beskeder om fx bookingbekræftelser og afbookinger sendt pr. mail, skal du markere det her. 11) Du er nu klar til at anvende Tårnby Foreningsportal. Du kan booke, administrere foreningens oplysninger og tilføje nye brugere. Roller i andre foreninger, grundejerforening eller interne afdelinger Hvis du har eller skal have en rolle i systemet i en anden forening eller intern afdeling, kan du henvende dig til os. Vi kan sætte systemet op til at kunne håndtere flere roller via det samme login, således du ikke behøver flere e-mails eller skulle huske på flere koder, hvis du har flere roller på Tårnby Foreningsportal. Forsiden På forsiden finder du bokse: Besked og Information. Information er en fast tekst, her står lidt om systemet, et link til denne guide samt oplysninger om systemopdateringer, ændringer mv. Side 5 af 10
Besked er en postkasse, her modtager du beskeder fra administratorerne. Dette er både generel information, fx når det er tid til bestemte ansøgninger eller lign. Når du har læst beskeden, kan du vælge at slette den. Foreningens grundoplysninger Nu hvor du er logget ind og har sat din konto op, samt sikret at du modtager notifikationer om nye beskeder og ændringer for foreningen, skal du ajourføre foreningens grundoplysninger. Du trykker på den røde knap Forening i menuen til venstre. Disse oplysninger er dem, der kan søges frem i det offentlige foreningsregister. Du skal desuden sikre at jeres aktiviteter stemmer overens med jeres foreninger i bunden af siden. Endvidere er det muligt at lægge et billede på. Husk at trykke Gem i bunden af billedet. Side 6 af 10
Kontaktoplysninger Under kontaktoplysninger skal du sikre at bestyrelsen er oprettet med navn, adresse, mail og telefon nummer, tryk Opret for at tilføje flere. Skal et eksisterende medlem rettes, trykkes i boksen til venstre for navnet og herefter på rediger. I vælger selv om disse informationer skal vises offentligt i foreningsregistret. Husk at ajourføre denne side, når der vælges nye medlemmer i bestyrelsen! Erklæring om børneattester Under fanen Erklæring om børneattest vil I årligt skulle acceptere en tro og love erklæring, om at I indhenter børneattester. Dette hører I mere om, når tiden herfor nærmer sig. Flere brugere Under fanen Bruger øverst i billedet, kan du som foreningsansvarlig oprette flere brugere fra jeres forening og tildele rollen som enten foreningsansvarlig på lige fod med dig eller foreningsbooker. En foreningsbooker kan kun booke faciliteter til foreningen og har ikke adgang til at se og rette foreningens oplysninger. Side 7 af 10
Tryk Opret for at tilføje en ny bruger til foreningen. Udfyld den nye brugers e-mailadresse, fornavn og efternavn. Vælg til sidst om brugeren skal tilføjes som Foreningsansvarlig eller Booker og send invitation. Den nye bruger skal så logge sig ind i Foreningsportalen og nulstille adgangskoden, som beskrevet først i denne guide. Side 8 af 10
Søg/Book Ved at trykke på den lyserøde knap Søg/Book i menuen til venstre har I mulighed for at booke lokaler til jeres aktiviteter. Under denne menu kan I booke lokaler til enkelte aktiviteter eller gentagende aktiviteter. Der kan søge ledig tider på to måder: Kalenderbooking og Søg ledig tid. Med Kalenderbooking vælges anlæg/lokale og herefter markeres det tidsrum, man ønsker at booke i kalenderen. Når et tidsrum er markeret med musen, trykkes der Book nederst på siden. Herefter spørger systemet om det er en enkeltstående booking eller gentagende. Såfremt der vælges gentagende vil systemet lægge bookinger ind på de dage der angives efterfølgende, såfremt der er ledigt i tidsrummet. På næste side udfyldes felterne, aktivitet, bestiller (hvem er til stede på stedet). Det er også muligt at skrive en besked til Kultur og Fritid under Bookingbesked, samt vælge tilbehør fx borde, stole, projektor mv., såfremt det er muligt i det valgte lokale. Side 9 af 10
Når alt er udfyldt trykkes der Tilføj til kurven nederst på siden. Herefter vises en Bookingoversigt. For at gennemføre skal du acceptere Bookingbetingelserne i bunden og trykke Gennemfør. OBS: En booking er først accepteret, når du har modtaget en bekræftelse på mail. Som udgangspunkt er alle faciliteter på forespørgsel, hvilket betyder at din booking skal godkendes af en administrator, før den er endeligt gennemført. Bookinger Under den grønne knap Bookinger kan du se foreningens bookinger, samt deres status. Når en booking er gennemført vil status være Booket. På denne side er det muligt at redigere, afbooke eller se bookingbekræftelsen. Dette ved at trykke i boksen til venstre for den enkelte booking og herefter rediger. Side 10 af 10