Retningslinier for kompetencer m.v. vedrørende ansættelser og afskedigelser

Retningslinier for kompetencer m.v. vedrørende ansættelser og afskedigelser

Ansættelse af ledere og medarbejdere kompetenceregler Ansættelse af: 1. Kommunaldirektør og direktører: Ansættes af: kommunalbestyrelsen efter nærmere fastsatte retningslinier 2. Administrationen: 2.1. Afdelingschefer : Ansættelsesgruppe, der indstiller: Repræsentant for Direktionen Evt. repræsentant for eksterne institutionsledere (hvor der er tilknyttet eksterne institutioner). Direktionen 2.2. Teamledere og konsulenter: Ansættelsesgruppe, der indstiller: Afdelingschef Afdelingschef 2.3. Månedslønnet og timelønnet personale i administrationen, herunder ansatte i servicefunktioner og, ansatte i jobtilbud m.v. Afdelingschef/teamleder Afdelingschef/teamleder 2.3. Elever i administrationen - kontor HR-chef HR-afdelingen udvælger ansøgere til samtale. HR-chef 3. Ansatte i driftsenheder 3.1. Ledere af aftaleenheder Ansættelsesgruppe, der indstiller: Ved ansættelse af skoleledere skal der indhentes udtalelse fra skolebestyrelsen (de forældrevalgte skolebestyrelsesmedlemmer + 2 personalerepræsentanter). Dette sker ved at skolebestyrelsen og ansættelsesgruppen koordinerer ansættelsessamtaler på samme 2

dag, og således at skolebestyrelsen dernæst afgiver sin udtalelse via ansættelsesgruppen, som herved får kendskab til udtalelsen inden gruppen afgiver sin indstilling. Ansættelsessamtaler kan aftales som fælles samtale. Ved ansættelse af daginstitutionsledere og dagplejeleder deltager medlemmer af forældre-bestyrelsen. I Ungdomsskolen deltager medlemmer af ungdomsskolebestyrelsen. Direktør/afdelingschef Mellemledere(e) Direktør/afdelingschef 3.2. Månedslønnet personale i aftaleenheder, herunder viceskoleinspektører og afdelingsledere på skoler, ledere af skolefritidsordninger, souschefer og stedfortrædere samt afdelingsledere i daginstitutioner og skolefritidsordninger Ved ansættelse af viceinspektører m.v. skal der indhentes udtalelse fra skolebestyrelsen (de forældrevalgte skolebestyrelsesmedlemmer + 2 personalerepræsentanter). Dette sker ved at skolebestyrelsen og ansættelses-gruppen koordinerer ansættelsessamtaler på samme dag, og således at skolebestyrelsen dernæst afgiver sin udtalelse via ansættelsesgruppen, som herved får kendskab til udtalelsen inden gruppen afgiver sin indstilling. På daginstitutionsområdet og i dagplejen deltager medlemmer af forældrebestyrelse. Ansættelsessamtaler kan aftales om fælles samtale. I ungdomsskolen deltager medlemmer af ungdomsskolebestyrelsen. Aftaleenhedsleder Mellemleder/daglig personaleleder Aftaleenhedsleder 3.3. Timelønnet personale i aftaleenheder Aftaleenhedsleder eller daglig personaleleder Aftaleenhedsleder eller anden ansættelsesbemyndiget. 3.4. Dagplejere Teamleder for dagpleje Dagplejeassistent Teamleder 4. Ansættelse af personale generelt 4.1. Generelt 3

Borgmesteren og direktørerne er over alt i systemet berettigede til at indtræde i en ansættelsesgruppe, hvis de ønsker det. HR-chefen kan, såfremt en ansættelsesgruppe ønsker det, indtræde som rådgiver for gruppen. 4.2. Kompetence Sammensætningen af de enkelte ansættelsesudvalg er foretaget med henblik på at sikre såvel ledelse som direkte berørte personalegrupper medindflydelse på valg af kommende ledere hhv. personale. Dog er det til enhver tid ledelsens fulde og hele ansvar at besætte opslåede stillinger. Ansættelsesgrupper, der indstiller til Direktionen: Ansættelsesgruppen fremsender indstilling til Direktionen og indhenter godkendelse. Hvis der er delt indstilling skal dette fremgå. 4.3. Indsigelsesret HR-chefen kan ved modtagelse af en indstilling/beslutning om ansættelse gøre indsigelse mod denne, såfremt den strider mod gældende overenskomst/regler i øvrigt. Sagen drøftes med den ansættelsesbemyndigede og opnås der ikke enighed forelægges sagen for direktionen 4.4. Ligestilling Hvis det er muligt, skal det tilstræbes, at der i kommunens ansættelsesgrupper er både kvinder og mænd, således at ansøgere vurderes af begge køn. 4.5. Personalerepræsentation Når der i foranstående kompetenceregler anføres, at der i ansættelsesgrupperne deltager: personalerepræsentant skal dette forstås således, at der skal være personalerepræsentation i ansættelsesgrupperne, og at det ikke udelukker, at der kan deltage 2 personalerepræsentanter, hvor dette er hensigtsmæssigt, og hvor man er enige herom. Tillidsrepræsentanten er omdrejningspunktet i forbindelse med ansættelser og afskedigelser og skal ved forestående ansættelser og afskedigelser inden for den gruppe, han/hun repræsenterer, holdes bedst muligt orienteret. Tillidsrepræsentanten skal have mulighed for at deltage i hele ansættelsesforløbet, men kan uddelegere denne deltagelse til andre. Hvis der ikke er en tillidsrepræsentant deltager en medarbejderrepræsentant for den pågældende faggruppe. Personalerepræsentanterne deltager i ansættelsessamtalerne og afgiver indstilling sammen med de øvrige deltagere i ansættelses-gruppen jfr. foranstående pkt. 4.2., hvis der er enighed. 4.6. Habilitet Ved sammensætning af ansættelsesgruppe skal man være opmærksom på habilitetsspørgsmålet. Inhabilitet forligger, hvis et medlem af ansættelsesgruppen er nært beslægtet eller besvogret med en ansøger eller hvis man har væsentlige personlige interesser sammen med ansøgeren. 4

Hvis f.eks. en ansøger er nevø til medlem af ansættelsesgruppen, er dette medlem inhabil. Den, der er inhabil, har pligt til selv at meddele sin foresatte dette. Afskedigelse kompetencer og generelle retningslinier Kompetence: For så vidt angår uansøgte afskedigelser har de ansættelseskompetente ledere ligeledes kompetence til at træffe beslutning om afskedigelse jfr. ansættelse af personale - kompetenceregler. Afskedigelse af administrative afdelingschefer, teamledere og konsulenter og eksterne ledere af aftaleenheder (2.1., 2.2. og 3.1.jfr. ansættelseskompetencer) besluttes efter samråd i Direktionen. De endvidere 4.5. i foranstående. Tjenestemænd: For så vidt angår tjenestemænd træffes endelig beslutning om afskedigelse af kommunalbestyrelsen, idet der her kan være økonomiske konsekvenser i form af pensionsudbetaling, ligesom der er særlige regler i Tjenestemandsregulativet. Tillidsrepræsentanter m.v.: Hvis det er aktuelt at skulle afskedige en tillidsrepræsentant/samarbejdsudvalgsmedlem/ sikkerhedsrepræsentant kontaktes HR-afdelingen forinden der foretages noget, idet der her er særlige regler eksempelvis forudgående forhandling med pågældende organisation. Grundlag: Afskedigelse af medarbejdere skal være sagligt begrundet. Saglige begrundelser kan være: 1. Arbejdsmangel - herunder manglende økonomi til opretholdelse af stilling. 2. Medarbejderens manglende opfyldelse af kvalifikationskrav. 3. Langvarig sygdom (se retningslinier for fastholdelse) 4. Samarbejdsvanskeligheder 5. Misligholdelse af stilling I nogle situationer kan bortvisning være relevant, f.eks. i forbindelse med: 1. Udeblivelse fra arbejde 2. Beruselse på arbejdspladsen 3. Kriminelle forhold 5

Dokumentation: Påtale af forhold, som senere kan føre til afskedigelse, skal altid foreligge skriftligt. Gives en formel skriftlig advarsel sørges for kvittering fra medarbejderen for modtagelse af denne, ligesom medarbejderen skal have lejlighed til at udtale sig til indholdet i advarslen. Notatpligt: Der er i øvrigt notatpligt jfr. Forvaltningsloven om forhold, der er af betydning for en sags afgørelse. D.v.s. at f.eks. klager fra borgere eller andre vedrørende enkelte eller flere medarbejdere altid bør foreligge skriftligt - eller i form af notat, som modtageren af klagen er ansvarlig for. Procedure: Beslutning/indstilling om afskedigelse fremsendes til HR-afdelingen, der sørger for, at afskedigelsesproceduren er i overensstemmelse med gældende regler. Ved fremsendelse af anmodning om afskedigelse skal der tages højde for, at der skal foretages parts-høring, hvilket tager ca. 14 dage. HR-afdelingen sørger for, at afskedigelser, hvor kompetencen ligger hos Økonomiudvalg/ kommunalbestyrelse optages på dagsordenen i disse organer. HR-afdelingen sørger endvidere for, at de formelle krav omkring opsigelser overholdes - herunder f.eks. høring af faglig organisation m.v. Partshøring: I henhold til Forvaltningsloven skal der foretages partshøring omfattende såvel det faktiske som det retlige bedømmelsesgrundlag. Forvaltningslovens bestemmelser om partshøring omhandler den situation, hvor en part i en sag ikke kan antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger om sagens faktiske omstændigheder. For at undgå problemer omkring det formelle i forbindelse med en afskedigelse foretages der altid partshøring i forbindelse med afskedigelser. I tilfælde af bortvisning (som skal ske straks i forbindelse med medarbejderens brud på ansættelsesforholdet) sker partshøring på den måde, at medarbejdere i forbindelse med brevet om bortvisning samtidig tilskrives om, at pågældende har ret til at udtale sig til bortvisningen, men at denne, såfremt der ikke kommer væsentlige indsigelser, står ved magt. For tjenestemænd findes særlige bestemmelser i tjenestemandsregulativet. Opsigelse på grund af sygdom: For så vidt angår tjenestemænd er der her særlige regler jfr. tjenestemandsregulativet. 6

HR-afdelingen iværksætter for denne gruppe de fornødne foranstaltninger jfr. Tjenestemandsreglerne - bl.a. indhentning af lægeerklæring m.v., når dette er aftalt med den afskedigelsesbemyndigede Bemærkning: Begrundelse ved opsigelse: Når en medarbejder opsiges på grund af personalenedskæring, og ikke på baggrund af personlige forhold: samarbejdsvanskeligheder, sygdom o.a., skal der altid foreligge en personlig begrundelse, der tilkendegiver, hvorfor det er denne medarbejder, der skal opsiges og ikke en anden. Det er ikke nok at skrive eksempelvis: Efter en samlet vurdering af arbejdspladsens behov og af medarbejderne indstilles x til opsigelse". Da kommunen jo i henhold til Forvaltningslovens 19 skal foretage partshøring inden opsigelse finder sted, skal begrundelsen være af en sådan karakter, at den, der skal opsiges, kan forholde sig til begrundelsen. Det kan være vanskeligt at komme med disse personlige begrundelser, men det er en forudsætning for at kunne gennemføre afskedigelser indenfor de gældende forvaltningsretlige og personalejuridiske rammer. 7