Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service (november december 2016)

Transkript

1 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Dato: 31. oktober 2016 Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service (november december 2016) Efter afværgeforanstaltningsperioden står det klart, at det ikke er lykkedes at realisere det samlede besparelseskrav jf. bilag: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service, hvorfor afskedigelser desværre ikke kan undgås. Følgende procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service er drøftet på Det Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service. Procesplanen er desuden udarbejdet under hensyn til AAU s Retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold: Til jeres orientering vil alle medarbejdere i Fælles Service vil blive orienteret om resultatet af afværgeforanstaltningsperioden samt om den overordnede procesplan i en mail fra universitetsdirektøren om eftermiddagen torsdag den 3. november Udvælgelse af medarbejdere (frist den 4. november 2016) FS-lederne skal i den kommende periode i gang med at udvælge de medarbejdere, som skal påtænkes afskediget. Udvælgelse skal foretages med udgangspunkt i bilag: Udvælgelseskriterier for afskedigelser i AAU Fælles Service. Det er op til FS-lederen at anvende kriterierne ifm. en konkret udvælgelse. Udvælgelse af medarbejdere i Fælles Service skal i hvert tilfælde ske på et sagligt grundlag og ud fra en samlet vurdering af alle de fastlagte kriterier. Udvælgelse af medarbejdere kan således ikke ske på baggrund af forhold, som ikke fremgår af udvælgelseskriterierne. Senest fredag den 4. november skal HR-afdelingen modtage en samlet liste fra FS-lederne med angivelse af navnene på de medarbejdere, som er udvalgt iht. ovenstående og som ledelsen dermed påtænker at afskedige. Kvalificering af udvælgelse samt udarbejdelse af partshøringsbreve påtænkt uansøgt afsked ( november 2016) Når HR-afdelingen har modtaget navnene på de berørte medarbejdere, kvalificeres udvælgelsen i samarbejde med den relevante FS-leder. HR-afdelingen er i den forbindelse behjælpelig med at finde relevant information såsom opsigelsesvarsler, overenskomstmæssig indplacering samt eventuelle krav på aldersbetinget godtgørelse iht. funktionærlovens 2a. HR-afdelingen udarbejder en standardskrivelse for samtlige påtænkte uansøgte afskedigelser. Dette gøres for at sikre ensartethed ifm. afskedigelserne i Fælles Service. I brevet vedr. påtænkt uansøgt afsked vil fremgå Side 1 af 5

2 begrundelsen for iværksættelse af uansøgte afskedigelser i Fælles Service samt det overordnede grundlag på hvilken medarbejderne er udvalgt (kriterierne for udvælgelse). De enkelte breve vedr. påtænkt uansøgt afsked skal underskrives af afdelingens leder (FS-lederen). Overlevering af breve vedr. påtænkte uansøgte afskedigelser (uge 46) På Aalborg Universitet tilsigtes det, at en påtænkt uansøgt afsked, så vidt det er muligt, overleveres på et møde mellem leder, den berørte medarbejder og dennes eventuelle bisidder. Ligeledes tilsigtes det, at medarbejderen forinden mødet bliver formelt indkaldt med oplysning om, at medarbejderen har mulighed for at medbringe en bisidder til mødet, såfremt denne ønsker det. Det er medarbejderens eget valg, hvorvidt denne medbringer en bisidder eller ej og i så fald, hvem den pågældende bisidder er. Der opfordres til, at medarbejderen kontakter sin tillidsrepræsentant (eller dennes faglige organisation i de tilfælde, hvor der ikke findes en tillidsrepræsentant) med henblik på at medbringe denne på mødet som sin bisidder. Der er alene tale om et overleveringsmøde, hvor medarbejderen eller eventuelt dennes bisidder har mulighed for at stille spørgsmål til den kommende proces. Idet der på nuværende tidspunkt ikke er foretaget en udvælgelse af, hvilke medarbejdere som ledelsen påtænker at afskedige, er det ikke muligt at fastlægge en præcis plan for overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afsked i denne procesbeskrivelse. Indtil videre er det planlagt, at møderne finder sted i uge 46. Så snart der er foretaget udvælgelse af medarbejderne, vil en præcis plan for overlevering blive udarbejdet. Planen forventes udarbejdet umiddelbart efter den 4. november 2016, som er FS-ledernes frist for indlevering af navne på de personer, som påtænkes afskediget. Ved fastlæggelse af planen vil der blive taget hensyn til, at samme tillidsrepræsentant ikke kan være flere steder på én gang (se nærmere herunder), der tages dog forbehold for, at det kan være nødvendigt, at suppleanterne inddrages i processen ifm. overleveringsdagene. FS-ledelsen og tillidsrepræsentanter samt suppleanter bør tilstræbe at være til rådighed i uge 46. HR-afdelingen vil stå til rådighed samtlige dage, såfremt der bliver behov for at få afklaret konkrete spørgsmål i relation til processen. På baggrund af drøftelserne i FSA er det besluttet, at det er op til de lokale samarbejdsudvalg på mødet den 3. november 2016 at drøfte, hvordan de berørte medarbejdere orienteres altså hvordan indkaldelse af de berørte medarbejdere til møde vedr. påtænkt uansøgt afsked, kan ske bedst muligt, i den enkelte FS-afdeling. Denne drøftelse skal dog ske under hensyn til den plan for overlevering (plan for møderne) som jf. ovenstående fastlægges på et senere tidspunkt. Det betyder også, at indkaldelse af medarbejdere skal ske samme dag som møderne afholdes og at indkaldelse skal ske tids nok til, at medarbejderen kan nå at kontakte en eventuel bisidder. I forbindelse med indkaldelsen skal ledelsen endvidere overholde reglerne om fortrolighed (jf. herunder), hvorfor indkaldelse skal ske under hensyntagen til medarbejderens anonymitet. Et forslag til hvordan indkaldelse af berørte medarbejdere til møde vedr. påtænkt uansøgt afsked kan finde sted er, at alle medarbejdere bliver bedt om, at sidde klar ved deres mail, alternativt en telefon tidligt om morgenen på et givet klokkeslet eventuelt derhjemme. I løbet af nogle minutter fra det givne klokkeslet vil de medarbejdere, som ledelsen påtænker at afskedige, modtage en mail eller et opkald fra den respektive FS-leder med en orientering samt en mødeindkaldelse til et møde senere på dagen vedr. påtænkt uansøgt afsked. De pågældende medarbejdere bedes herefter bekræfte modtagelsen samt deres deltagelse. Såfremt ledelsen vælger at orientere de udvalgte medarbejdere pr. telefon, skal denne samtale følges op af en skriftlig mødeindkaldelse (pr. mail) umiddelbart. Uanset hvordan det besluttes, at mødeindkaldelsen skal finde sted, skal FS-lederen sørge for, hurtigst muligt, efter at alle de berørte medarbejdere er orienteret og har bekræftet dette, at orientere alle afdelingens øvrige medarbejdere om, at de berørte medarbejdere nu er orienteret. Der må ikke fremgå navne på de berørte medarbejdere i denne orientering, da dette er fortroligt (se nærmere herunder). Side 2 af 5

3 FS-lederne skal sørge for at orientere deres medarbejdere om hvilken dag medarbejderne i deres afdeling får besked, når der foreligger en endelig plan herfor fra HR-afdelingen, jf. ovenfor. Samtidig hermed skal ledelsen orientere deres medarbejdere om hvordan orienteringen (mødeindkaldelserne) af de berørte medarbejdere finder sted, på baggrund af drøftelserne i SA. Involvering af tillidsrepræsentanten I overensstemmelse med AAU s Retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold, skal ledelsen så tidligt som muligt opfordre medarbejderen til at lade sig bistå af tillidsrepræsentanten eller dennes faglige organisation, hvis der ikke er valgt en tillidsrepræsentant. Dette gennemføres i praksis i denne proces ifm. mødeindkaldelsen jf. ovenstående. AAU har derudover en særlig forpligtelse til at orientere tillidsrepræsentanten om en forestående afskedigelse af de medarbejdere, som denne repræsenterer. HR-afdelingen udarbejder en præcis plan for møderne (jf. ovenfor) vedr. overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afskedigelse som skal foregå i uge 46, så snart FSlederne har meddelt HR-afdelingen, hvem de berørte medarbejdere er. HR-afdelingen orienterer herefter de relevante tillidsrepræsentanter iht. nedestående: De tillidsrepræsentanter, som repræsenterer berørte medarbejdere, vil blive orienteret om; hvor mange af de udvalgte medarbejdere, som de repræsenterer, i hvilke afdelinger de pågældende medarbejdere er ansat, samt hvornår (i uge 46), at møderne for de pågældende medarbejdere afholdes. Tillidsrepræsentanterne vil ikke blive oplyst om navne på de berørte medarbejdere, hvilket er i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens anbefaling på området 1. Såfremt medarbejderen ønsker at tillidsrepræsentanten skal deltage som dennes bisidder på mødet, er det op til medarbejderen selv at kontakte tillidsrepræsentanten, som i så fald forinden vil have fået mulighed for at reservere tidspunktet. HR-afdelingen vil orientere relevante tillidsrepræsentanter om ovenstående proces senest den 7. november 2016, hvor de også vil blive opfordret til, allerede nu, at reservere dagene i uge 46, således de kan stå til rådighed som bisidder, såfremt det bliver nødvendigt. Ligeledes opfordres de til at videreformidle orienteringen til deres suppleanter, såfremt det bliver nødvendigt at inddrage dem i processen. Øvrige foranstaltninger iværksat på overleveringsdagene I forbindelse med overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afsked vil medarbejderen få besked om, at der findes tilbud, som de kan vælge at benytte sig af, herunder tilbud om konkrete outplacementforløb samt muligheden for at anvende det psykologiske beredskab (der kan læses nærmere herom i AAU Håndbogen). Såfremt medarbejderen ønsker at gøre brug af tilbuddet vedr. outplacement skal medarbejderen orientere FSlederen herom inden partshøringsfristen er afsluttet. Tavshedspligt Ledelsen og tillidsrepræsenter skal være opmærksomme på, at der i denne type af proces er pålagt tavshedspligt. Indtil der er truffet en endelig afgørelse, dvs. at det endelige brev om afskedigelse er sendt, kan hverken ledere eller tillidsrepræsentanter mv. drøfte konkrete sager i relation til afskedigelsesprocessen, herunder navngivne personer, som er påtænkt afskediget mv. med udenforstående, medmindre den enkelte medarbejder tilkendegiver andet. 1 Se nærmere i Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrative Vejledning (PAV), afsnit Side 3 af 5

4 Når der er truffet endelig afgørelse om opsigelse, tilsigtes det endvidere, at der alene orienteres overordnet omkring opsigelserne, og at de konkrete sager ikke drøftes med udenforstående, medmindre der er særlige grunde hertil. Tavshedspligten gælder dog ikke den berørte medarbejder. Det er dennes eget valg, i hvilket omfang denne ønsker at drøfte forholdet med andre. Ledelse, medarbejder og tillidsrepræsentant kan med fordel drøfte rammerne for tavshedspligtens omfang på overleveringsmødet, ligesom det kan aftales efter endelige afgørelse om opsigelse, hvordan en generel orientering skal ske. Partshøringsperiode (14 dage fra overlevering af partshøringsbrevet, uge 46 uge 48) Efter ledelsen har afholdt møde med de medarbejdere, som er påtænkt afskediget, har medarbejderne herefter en periode, hvor de har mulighed for at komme med indsigelser til de faktiske forhold (partshøring). Perioden er angivet i brevet vedr. påtænkt uansøgt afsked med en frist for fremsendelse af indsigelser. Fristen er i denne proces 14 dage for alle de berørte medarbejdere. Fristen tælles fra overleveringsdagen. Medarbejderen har i denne periode mulighed for at komme med indsigelser til de faktiske forhold i den påtænkte uansøgte afsked. Det er vigtigt at nævne, at det alene er medarbejderen selv, som kan komme med indsigelser. Denne kan dog lade sig bistå af eksempelvis dennes tillidsrepræsentant, som kan være behjælpelig med at udforme et svar. Afsenderen skal dog, medmindre der ligger en fuldmagt på andet, være medarbejderen selv. Det er som udgangspunkt FS-lederen i de enkelte afdelinger, som modtager eventuelle indsigelser. Det vil fremgå af brevet vedr. påtænkt uansøgt afsked, hvem der skal modtage eventuelle indsigelser. Afdelingerne (FS-lederne) skal løbende fremsende indkomne indsigelser til HR-afdelingen, med angivelse af deres vurdering af disse. Indsigelserne kan efter konkret behov drøftes med HR-afdelingen. Afgørelse om opsigelse (uge 48 og 49) Når fristen for partshøring er nået, skal FS-ledelsen gennemgå samtlige indsigelser og på baggrund af disse træffe endelig beslutning om, hvorvidt man ønsker at fastholde opsigelsen eller trække den tilbage. Har medarbejderen ikke fremsendt indsigelser eller er disse ikke fremsendt rettidigt, kan ledelsen træffe endelig afgørelse på baggrund af oplysningerne og begrundelsen i brev vedr. påtænkt uansøgt afsked. Dette kræver ikke en yderligere begrundelse. Hvis der er fremsendt indsigelser fra medarbejderen, skal FS-lederen i hvert enkelt tilfælde udarbejde en skriftlig begrundelse for, hvorfor man på baggrund af en indsigelse enten vælger at fastholde opsigelsen eller trække denne tilbage (svar på indsigelse). Begrundelsen anvendes i den endelige afgørelse til medarbejderen. I begge tilfælde skal FS-lederen udfylde et beslutningsskema, hvoraf det fremgår, hvorvidt ledelsen ønsker at fastholde opsigelsen og i så fald på hvilket grundlag (HR-afdelingen fremsender løbende relevante skabeloner mv. til FS-ledelsen). Beslutningsskemaet fremsendes til HR-afdelingen senest mandag den 5. december Det tilsigtes dog, at de fleste afgørelser om opsigelse vil blive truffet allerede i uge 48, hvor en opsigelse i så fald ligeledes vil blive fremsendt. Men såfremt der er fremsendt indsigelser, kan der være et behov for at få afklaret nogle forhold, hvilket kan medføre, at der først vil blive truffet endelig afgørelse og dermed fremsendt en endelig opsigelse i uge 49. Opsigelse (Uge 48 og 49) Såfremt FS-lederne beslutter at fastholde opsigelserne, fremsender HR-afdelingen individuelle opsigelsesbreve til medarbejderne hurtigst muligt efter, at FS-lederne har fremsendt deres beslutningsgrundlag. Side 4 af 5

5 HR-afdelingen udarbejder, på baggrund af beslutningsgrundlaget fra FS-lederne, de endelige opsigelser til medarbejderne samt underskriver og fremsender disse. Desuden fremsender HR-afdelingen en kopi af den endelige opsigelse til medarbejderens hovedorganisation, hvilket Aalborg Universitet er forpligtet til jf. de forskellige overenskomster. Seneste dato for fremsendelse af opsigelser tilsigtes at blive fredag den 9. december Derfor er det nødvendigt, at FS-lederne medvirker til en hurtig proces ifm. afslutning af partshøringsfristen og overholder fristen ifm. fremsendelse af det endelige beslutningsskema til HR-afdelingen, jf. ovenfor. En opsigelse har virkning med udgangen af den måned, hvor medarbejderen modtager opsigelsen. Det vil i dette tilfælde som udgangspunkt betyde, at medarbejdernes individuelle varsler løber fra 1. januar Eventuelle forhandlinger efter opsigelse Efter fremsendelse af opsigelsen har medarbejderens hovedorganisation én måned (for månedslønnede) fra afgivelse af opsigelsen, til at gøre indsigelser og kræve sagen forhandlet, såfremt de vurderer, at opsigelsen ikke er sagligt begrundet. Forhandling skal ske med inddragelse af HR-afdelingen. FS-lederen bedes således kontakte HR-afdelingen straks, såfremt der bliver rettet henvendelse direkte til dem med henblik på forhandling. Relevante drøftelser i de lokale SA er efter at processen er afsluttet FSA har drøftet, at de lokale samarbejdsudvalg på næstkommende SA-møde, når afskedigelsesprocesserne er endeligt afsluttet, bør sikre, at der på baggrund af den gennemførte besparelse sker en drøftelse af den fremtidige opgavevaretagelse i afdelingen. Side 5 af 5