DOMI Bolig Orienteringsmøde torsdag den 8. december 2016.

DOMI Bolig Orienteringsmøde torsdag den 8. december 2016.

Orientering fra formanden og ledelsen. Formandens indlæg: Aarhus Kommune har fået en ny boligpolitik, det blev vedtaget på byrådsmødet den 8. juni 2016. Den Boligpolitiske vision er: Alle aarhusianere har mulighed for at bo i en god bolig i en by med social balance. For at realisere visionen vil de arbejde med tre indsatsområder: 1. Plads til flere aarhusianere nu og i fremtiden 2. Mangfoldighed dvs. boligtyper, boligstørrelser og ejerformer til alle behov 3. Velfungerende lokalsamfund og stærk social sammenhængskraft Jeg synes, det lyder som en fornuftig vision. Til dem der vil vide mere, så kan I læse om Aarhus Kommunes nye boligpolitik på Aarhus Kommunes hjemmeside. Sidst i august måned og i hele september måned blev der afholdt afdelingsmøder. Organisationsbestyrelsen, uden direktøren, har holdt et møde den 13. november, hvor vi kun evaluerede på afdelingsmøderne. Og overordnet set, der synes vi, at det var nogle gode møder, men der er mulighed for forbedringer. Odder kommune har anvisningsret på 273 boliger ud af de 1366 boliger, som Domi bolig har i Odder Kommune. Det svarer til ca. 20 % af boligerne i Odder kommune. Odder kommune kunne godt tænke sig at få anvisningsret over nogle flere boliger, det kunne måske være en fjerdedelsordning, som den de har i Aarhus kommune. Vi afventer et udspil fra Odder kommune. Vedr. Aarhus Bolig. Den 30. november 2016 er der 117.208 tilmeldte til Aarhus Bolig og ud af de tilmeldte er der 49.796 som er aktivt boligsøgende. Jeg var til bestyrelsesmøde i Aarhus Bolig den 27. oktober, hvor der kom en indstilling om lukning af brevtilbud til medlemmerne i Aarhus Bolig. Uffe og jeg var den 9. november til styringsdialogmøde med Tilsynet i Aarhus kommune. Det var et godt møde. I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i 2016 effektivisering af driften og energirenoveringer. Så det talte vi om. Og det kommer Uffe ind på i sit indlæg. Derudover talte vi også om beboerdemokrati. Vi vil fx rigtig gerne have, at alle afdelingsbestyrelserne tager mere ansvar for budgetfasen. Vi fortalte, at der er til samtlige beboere er udleveret en folder som i letforståelige vendinger informerer om arbejdet i boligorganisationen og giver et kort indblik i, hvordan beboerne kan præge deres afdeling. Sidstnævnte er belyst med eksempler. Vi har indført samrådsmøde, som er en mulighed for jer formænd, til at stille spørgsmål til organisationsbestyrelsen v/ Claes Jensen og administrationen v/ Uffe Vithen. Og der er også indført dialogmøder, hvor vi vil samle 2 til 4 afdelingsbestyrelser efter geografi og så kommer kontaktpersonerne fra organisationsbestyrelsen. Vi har ikke sendt invitationer ud dialogmøderne endnu, men det bliver gjort primo 2017. Og afslutningsvis, der kan jeg fortælle, at på mandag den 12. december, der skal vi til fælles styringsdialogmøde med Odder Kommune.

Ledelsens indlæg v/ Uffe Vithen: 1) Bemandingen i DOMI Bolig. 2) Styringsdialogmøder med Odder og Aarhus Kommune 3) Renoveringsprojekter 4) Nybyggeri 5) Flygtningeboliger / ungdomsboliger i Odder 6) Ny fordelingsnøgler fra budget 2018 7) Nyt affaldssystem i Aarhus Kommune 8) Budgetmøderne i 2017 9) Persondataloven 10) Nye retningslinjer for klagesager (anonymitet) 11) Digitalisering (Penneo). 1) Bemanding i DOMI Bolig. Organisationsplan

2) Styringsdialogmøder med Odder og Aarhus Kommune. Referaterne ligger nu på foreningens hjemmeside 3) Renoveringsprojekter Se særskilt bilag. 4) Nybyggeri og mulige kommende projekter. Se særskilt bilag. 5) Flygtningeboliger. Odder ønsker i 2018 at opføre 30 til 40 mindre almene boliger til flygtninge. DOMI Bolig var den xx. november inviteret til et møde med Social- og Kommunaldirektøren med henblik på, en første drøftelse om muligheder og holdninger til disse boliger. Alle tre organisationer i Kommunen er inviteret til individuelle møder og vi afventer Kommunens stillingtagen til hvilken boligorganisation der ønskes at der arbejdes videre med. 6) Ny fordelingsnøgle Ny fordelingsnøgle udearealer budget 2018: Elementgruppe Undergruppe Geometri Bemærkning Hæk mod fællesareal Linje Bænk Punkt Identificeres i marken Basketmål Punkt Identificeres i marken Fodboldmål Punkt Identificeres i marken Belysningsningstander Punkt Identificeres i marken Træ Punkt Asfaltbelægning Areal Asfaltbelægning Affaldsø Areal Identificeres i marken Bede Areal Vandbassin Areal Græs Areal Legeplads Areal Stenbelægning Affaldsø Areal Identificeres i marken Stenbelægning Grus Areal Identificeres i marken Stenbelægning Kompostdepot Areal Identificeres i marken Stenbelægning Ral Areal Identificeres i marken Stenbelægning Stenmel Areal Identificeres i marken Stenbelægning Storskrald Areal Identificeres i marken Stenbelægning Trappe Areal Identificeres i marken 18 Saloparken - Venneslaparken

Elementregistrering: Elementgruppe Elementnavn Underelement Element Antal enheder Mængder m² lbm stk Andet Bænk 3 3 Andet Fodboldmål 2 2 Asfaltbelægning 8 6.842,7 Bede 79 11.023,0 Belysningsstander 80 80 Græs 69 36.508,3 Hæk 140 1.118,3 Legeplads 7 468,6 Stenbelægning 25 5.048,3 Stenbelægning Affaldsø 8 123,8 Stenbelægning Trappe 24 226,1 Træ 391 391 7) Nyt affaldssystem i Aarhus Kommune:

8) Budgetmøderne i 2017. I forbindelse med afdelingsmøderne i september måned 2017 vil administrationen være repræsenteret med 4 personer. (Anne Pilgaard, Heidi L. Padkjær, Ole Hvid Jensen og Uffe Vithen), derudover deltager organisationsbestyrelsen med afdelingens kontaktperson. 9 og 11) Persondataloven og digitalisering (Penneo). Reglerne og retningslinjerne i persondataloven skærpes fra maj 2018. Vi er derfor i gang med en omfattende oprydning af gamle data i DOMI Bolig. Vi har i organisationen besluttet at opbevare gamle sagsmapper i 5 år Denne beslutning således, at dato og bogføringsbilag følges ad. Debitorer med gæld til DOMI Bolig opbevares i 10 år således, at vi følger reglerne om forældelse. Alle sagsmapper indscannes og ligger nu kun digitalt i foreningen. Vi er meget opmærksomme på hvad der udsendes fra foreningen på mail idet vi ikke p.t. udsender krypterede data. Det arbejdes der selvfølgeligt videre med, og vi forventer, at få det på plads i 2017/2018. Alle nye indgåede lejeaftaler indgås med digital signatur via firmaet Penneo. 10) Nye retningslinjer for klagesager (anonymitet). Det kan være svært at undgå, at der kan opstå uoverensstemmelser, når man bor med naboer til alle sider. Det vil altid være at foretrække, at man selv løser de problemer, der kan opstå. Som regel løses de fleste uoverensstemmelser på fornuftig vis, ved at den enkelte lejer stille og roligt selv tager kontakt til naboen og gør opmærksom på f.eks. støj. Ofte kan det være en lille ting eller forkert adfærd, som nemt kan rettes, når naboen bliver gjort opmærksom herpå. Men bliver uoverensstemmelserne til en egentlig konflikt, og hjælper gentagne henvendelser ikke, kan du sende en skriftlig klage til boligforeningen. Vi vil herefter fremsende et brev til den pågældende lejer med klagepunkterne og henstilling om at overholde gældende ordensreglement. For at sikre at alle ved hvordan man skal gøre, har vi i DOMI Bolig udarbejdet en procedure for, hvordan vi behandler klagesager. Nedenfor kan du se, hvordan du indsender en klage, og hvad den skal indeholde for at blive sagsbehandlet: Hvis henvendelsen ikke sker skriftlig, vil klagen blive afvist. Hvis du vil klage over en nabo, skal klagen være skriftlig og sendes til DOMI Bolig, Tornøegade 12, 8300 Odder eller sendes på mail til mail@domibolig.dk. Klagebrevet skal indeholde fuldstændig navn og adresse på den/de beboere der klages over. I brevet skal det klart fremgå, hvad der klages over ligesom der, især ved støjklager, skal oplyses dato og klokkeslæt for, hvornår støjen/generne er foregået. Tidspunkterne er vigtige af hensyn til en eventuel videre sagsbehandling i Beboerklagenævnet. Klagebrevet skal være til at læse og underskrevet med afsenders fulde navn og adresse og gerne hvis muligt med flere beboers underskrifter.

Det skal du være opmærksom på når du klager. I henhold til Persondataloven har DOMI Bolig oplysningspligt overfor den lejer der klages over. Det betyder, at når vi har modtaget en klage, er vi forpligtiget til at oplyse sammen med klagen, hvem der har afsendt klagen med navn på klager. Dvs. at du ikke kan være anonym og dit navn vil blive oplyst til den du klager over. Kun i særlige tilfælde og efter en konkret vurdering, kan det være påkrævet at klagen fremsendes uden navns nævnelse. Vi vil også gøre opmærksom på, at boligforeningen repræsenterer begge parter i en klagesag. Hvis det skønnes, at en klage ikke er berettiget, f.eks. en klage over ting som må betragtes som almindelig støj/adfærd, vil henvendelsen blive afvist.