Institutledelsesmøde Den 13. maj 2015 Kl. 10-12 KOP seminarrum Referat Deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Ellen Frandsen Lau, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Kaja Torjusen, Mariann Bøje, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Susie Esmann, Vibeke Bælum Gæster: Søren Meldgaard, Lene Baad-Hansen Afbud: Helle Tolboe, Kaja Torjusen, Peter Svensson, David Kraft, Mariann Bøje, Pia Lind Lunau Kristensen Referent: Winnie Friis Johnsen Dato: 29. april 2015 Ref: wfj@odont.au.dk Ellen indledte mødet med at byde velkommen til Susie Esmann, og herefter var der en kort præsentationsrunde i kredsen. Side 1/6 1. Opfølgning på beslutninger fra foregående institutledelsesmøde Ellen opremsede de beslutninger, der blev truffet på det foregående institutledelsesmøde. Der var ingen bemærkninger hertil. 2. Opfølgning på stress- og trivselsundersøgelsen Indledningsvist mindede Ellen om baggrunden for temaet Tværfaglig ledelse: På strategiseminaret i december blev der blandt andet givet udtryk for, at der var behov for en revidering af instituttets forskningsprofiler på hjemmesiden samt for en genopfriskning af den faglige identitet. Ledergruppens forslag om at arbejde med instituttets forskningsprojekter på dagens møde udsprang heraf. Ellen kvitterede for de indmeldte lister over forskningsprojekter, der var kommet fra sektionerne. Resultatet var overvældende: I alt var der 116 forskningsprojekter, hvilket virkede uoverskueligt at arbejde med på mødet. Ellen foreslog derfor at droppe den oprindelige plan, hvor kredsen skulle gruppere forskningsprojekterne, og i stedet drøfte ideer til den videre proces. Bente tilsluttede sig Ellens forslag og tilføjede, at arbejdet burde starte med at Institut for Odontologi Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard 9 8000 Aarhus C Tlf.: 87167400 Fax: 86196029 E-mail: odont@au.dk odontologi.au.dk/
fastlægge overskrifterne, og at det er sektionslederne, der har overblik over deres respektive områder, der kan gøre dette. Side 2/6 Flemming foreslog, at kredsen skulle starte med at overveje, om der overhovedet skulle laves noget om på den aktuelle fremstilling på hjemmesiden. Paolo var for så vidt enig, men pegede også på behovet for at få synliggjort interdisciplinære forskningsaktiviteter, som var et formål med dagens tema. Han foreslog, at det måske kunne være en løsning blot at revidere titlerne på hjemmesiden - og i hvert fald sikre at de stadig var aktuelle. Ellen konstaterede, at der skulle arbejdes videre på emneplan med at formulere overskrifter/ titler, ikke på enkeltprojektplan. Ellen slog herefter op på hjemmesiden med beskrivelsen af instituttets forskningsområder. Hun mente umiddelbart, at de eksisterende overskrifter var lidt gumpetunge, og der var enighed om, at de kunne peppes op. Rodrigo pointerede, at det allerførst skulle besluttes, hvad formålet med hjemmesiden er, og hvem målgruppen er: Markedsføring, nationale institutioner (f.eks. Sundhedsstyrelsen), potentielle udenlandske samarbejdspartnere eller mere indadvendt mod instituttet selv? Målgrupperne har forskellige interesser, og dette bør hjemmesiden afspejle. Ellen opsummerede ønskerne til en revideret beskrivelse af instituttets forskning: Nye versioner af områder Engelsk version af siden Interdisciplinaritet synliggøres Personhenvisninger (via PURE) Og formålet/ målgrupper: En engelsk version målrettet internationale samarbejdspartnere og mhp. rekruttering En dansk version målrettet danske institutioner og befolkningen Lene opfordrede til at tænke på, at jo mere tekst, der kommer på hjemmesiden, desto større arbejde er der med at holde oplysningerne opdaterede. Hun mente også, at man typisk googler sig frem til oplysninger, og at der derfor ikke er behov for at lægge så meget information på hjemmesiden. Paolo supplerede, at det af hensyn til synlighed i søgemaskiner er vigtigt at have fokus på keywords.
Ellen mente, at ledergruppen på baggrund af drøftelserne nu skulle se på emnet igen og beskrive en proces for det videre arbejde. Emnet vil derefter blive sat på dagsordenen til et kommende institutledelsesmøde. Side 3/6 Til sidst opfordrede Ellen kredsen til, at der også skulle prioriteres på forskningsområdet, selvom det er svært og følsomt, og lagde op til en drøftelse heraf. Flemming konstaterede, at forskningsbaseret undervisning jo forudsatte forskning. Dorte pegede på, at visse områder kunne søge midler hjem, der kunne tilgodese en bredere flok. Bente mente, instituttet skulle prioritere de områder, der pt. er vibrant. Der var bred tilslutning til denne holdning. Lene pegede dog også på, at der skulle fokus på basis, og at det vil være svært rent kommunikationsmæssigt at favne begge dele. Ellen takkede for diskussionen og rundede af med at slå fast, at instituttet under alle omstændigheder var kommet langt, og at der er en hjemmeside, der kan arbejdes videre med. 3. Budgetseminar i maj Ellen fortalte, at der i går (den 12. maj) blev afholdt budgetseminar, hvor fakultetets institutledere, sekretariatsledere og controllere deltog. Hun havde der orienteret om, at instituttet havde fokus på først og fremmest at sikre minimumsbemanding og driftsikkerhed, og at der derfor ikke var højprofilerede prioriteringer i budgettet. Ellen gennemgik derefter det udsendte budgetbilag (3.1) og pegede på, at der for 2015 var krav om et positivt resultatmål, hvilket instituttet lever op til. Hun fremhævede, at transformationen fra STÅ til færdiggørelsesbonus nu kunne mærkes positivt. Tendensen er, at basismidler går lidt frem, strategiske midler falder lidt i 2017+2018. Lønudgifter stiger til 66,5 mio. i 2015 begrundet i instituttets ønske om at sikre VIP-bemanding; huslejen stiger pga. AUs praksis med solidaritet (uanset nye eller gamle bygninger): Biomedicin-byggeriet kommer derfor til at koste alle ekstra.
Udgifter til front- og backoffice er ret stabile. Side 4/6 Med afsæt i denne fremlægning lagde Ellen derefter op til at se på kommende investeringer for de år, hvor der er et overskud (fra 2017). Det udsendte bilag (3.2) er ikke udtryk for vedtagne beslutninger, men et forslag: Institutledelsen kan prioritere midlerne anderledes. Ellen gennemgik en række forslag, som var opremset på nogle plancher (vedlægges referatet). Ellen understregede, at det ikke er god drift, hvis ikke instituttet har råd til den type udgifter, som hun havde fremlagt. Og hun opfordrerede til, at kommende midler skulle forvaltes mhp. at sikre driften. Derfor var det også hendes mål med gennemgangen at vise, hvad de forskellige ting koster, og sætte gang i nødvendige overvejelser om, hvad institutledelsen er villige til at udskyde. Ellen oplyste desuden, at universitetsdirektør Jane Kraglund har meldt ud, at budgetterne skal balancere på AU næste år, hvilket blandt andet betyder, at IO ikke vil blive afkrævet midler til at dække underskud andre steder. En anden positiv melding er, at universitetets bestyrelse skal tage stilling til, om den vil tillade, at mindre overskud/ underskud kan overføres til det kommende år. Ellen rundede emnet af med at konstatere, at instituttet nu har et katalog over gode forslag og estimater til brug for planlægning af kommende investeringer. 4. Selvplagiering Ann bad Vibeke indlede orienteringen på baggrund af hendes deltagelse i Tekstlighedsudvalget. Vibeke fortalte, at der var afholdt ét møde, hvor der blandt andet blev talt om, at informationen fra ph.d.-skolen var mangelfuld, og at flere professorer har protesteret herover. AUs retningslinjer forbyder selvplagiering, og ph.d.-afhandlinger screenes via programmet Authenticate (fanger gentagelser ned til 15 ord) på Statsbiblioteket. Vibeke konkluderede: Der er behov for, at ph.d.-skolens vejledning informerer om regler og praksis. Ann supplerede: Der har visse steder været en kultur, hvor det er helt ok at kopiere egne artikler ind i ph.d.-afhandlinger. Der var enighed om, at det er vejlederens ansvar at informere om reglerne.
Man drøftede, hvornår noget er selvplagiering. Det er selvfølgelig muligt at citere sig selv i et vist omfang, men det skal kildehengives. Eva henviste til det vedlagte bilag (4.1) og særligt til afsnit om genbrug af egne besvarelser. Side 5/6 5. Status på ny studieordning Eva gav en status på arbejdet med den nye studieordning: Det er ikke muligt at få den på plads, så den som planlagt kan træde i kraft ved semesterstart september 2016. I stedet sigtes der på, at den er klar 2017. Eva fortalte, at instituttet afholder gå-hjem-møde, hvor Anne Mette Mørke vil fortælle om erfaringer fra Medicin. Inden sommerferien skal der nedsættes arbejdsgrupper, der skal arbejde med at formulere, hvad instituttet vil med den nye studieordning. De input, der allerede er kommet fra institutledelsen til den nye studieordning, indgår i arbejdet. Med henblik på at overveje konsekvenserne ved at ændre i fag, foreslog Ellen at tage udgangspunkt i en case fra PA, der var udarbejdet i forbindelse uddannelsesakkrediteringen. Hun og Rodrigo kunne med udgangspunkt i casen illustrere, hvilke aktører der inddrages, når ændringer planlægges. Eva starter med at booke diverse møder med henblik på at få input. 6. Meddelelser 1. Adjunkt Pernille Endrup Jacobsen fratræder med udgangen af maj sit adjunktur på Sektion for Pædodonti for at tiltræde stillingen som overtandlæge for Specialtandplejen Region Midt, Viborg. 2. Arbejdstilsynets kontrolbesøg. Vær opmærksom på at tilskynde alle medarbejdere til at være orienterede i det udsendte materiale. 3. Status på USM-midler til forskningsprojekter udført af unge og lovende talenter i vækstlaget. Instituttets indmeldingsfrist er 4. maj, og dekan og prodekan har møde om det den 7. maj. 4. Status på møder med kontaktgruppen kontaktgruppen har formuleret kodeks for god omgangsform, og på de næste møder formuleres stress- og trivselspolitik. 5. Møde med Institutforum den 20. maj. 6. LSU-møde den 27. maj. 7. Institutlederen deltager i ledelsesseminar med universitetsledelsen den 9-10. juni. 8. Dimission 26. juni kl. 9 i universitetets aula.
Ellen gjorde kraftigt opmærksom på, at alle skulle være opmærksomme på Arbejdstilsynets besøg: Det skal for alt i verden undgås, at instituttet får anmærkninger pga. medarbejdere, der ikke kan svare rigtigt på de spørgsmål, alle skal kunne svare på. Side 6/6 Ellen oplyste, at lønforhandlingerne næsten er overstået. Lederne får nu besked om resultatet, så de kan tale med medarbejderne herom. Det forventes, at HR udsender breve til medarbejderne mandag. Faste bilag: Oversigt over punkter til institutledelsesmøder