D O F S N O I T O M 2018 DAG guide r ø g n Arra S N E D L O B
ARRANGØRGUIDE Denne korte manual giver et overblik over, hvad I som klub kan gøre for at optimere jeres arrangement på Motionsfodboldens Dag. Manualen er delt op i tre afsnit om henholdsvis planlægning, markedsføring og en tjekliste for et samlet overblik.
3 INDHOLD Planlægning 4 Markedsføring 5 Tjekliste 7 Kontakt 8
PLANLÆGNING 4 Det anbefales, at I finder minimum to ansvarlige i klubben, som står for planlægningen og for at dele opgaverne imellem sig. Den ene kan med fordel være kontaktpersonen eller tovholderen for Motionsfodbold-/Fodbold Fitnessholdet. Jo flere, der byder ind og tager ansvar, jo bedre. Hvem gør hvad? Læg en plan for forberedelserne af arrangementet, og sæt deadlines. Inddrag og informér nuværende motionsfodboldmedlemmer, frivillige og andre personer. Alle bør kende deres rolle i planlægningen og afviklingen. Motionsfodboldens Dag som et socialt arrangement i klubben Ved at gøre Motionsfodboldens Dag til et socialt arrangement viser I både fodboldens og klubbens sociale side. Er klubbens medlemmer en del af Motionsfodboldens Dag, bliver I desuden mindre afhængige af et stort opbud af nye mennesker udefra for at gøre dagen til en succes. Skab opmærksomhed omkring Motionsfodboldens Dag i jeres klub, og udnyt potentialet! Sørg for, at alle nuværende motionsfodboldmedlemmer kommer til den åbne træning. Få medlemmerne til at invitere venner og familie med. Benyt dagen til at gøre noget for klubbens sponsorer og samarbejdspartnere og forsøg eventuelt at tiltrække nye. Aktiviteter på dagen Det er helt op til jer selv, hvad I som klub laver af aktiviteter på Motionsfodboldens Dag så længe de, der møder op, får en god og gratis oplevelse med motionsfodbold. Vi anbefaler, at jeres arrangement som minimum indeholder en åben Motionsfodbold-/ Fodbold Fitnesstræning, hvor jeres nuværende spillere kommer for at træne med. Men I kan også sagtens planlægge alternative aktiviteter udover den åbne træning. Tænk gerne alle sanser ind i oplevelsen, så der fx spilles hyggelig stemningsmusik, laves små konkurrencer og lotteri. Bemærk, hvis I anvender musik, som ikke er radio, så bør der betales kodaafgift, hvilket typisk koster mellem 800-1000 kr. for et event. Se mere på www.koda.dk. Under og/eller efter de sjove aktiviteter er det en god idé at tilbyde lidt mad og drikke eller give mulighed for at købe det. Hvis vejr og vind tillader det, kan der være tændt op i grillen, og hvis jeres klub har et cafeteria, så sørg for, at dette er åbent. Tilbyd også gerne en form for souvenir, så folk husker dagen. Det kan fx være et gavekort til en måneds gratis træning, et infohæfte om klubben eller lignende. Husk at informér om, hvornår næste Fodbold Fitness-/Motionsfodboldtræning ligger, så de nye kan komme og være med til den almindelige træning. Præsentér jeres klub Det er vigtigt, at deltagerne også bliver introduceret for klubben generelt. Præsenter klubbens faciliteter og nogle af nøglepersonerne i klubben især de personer, som deltagerne kommer til at have kontakt med, hvis de melder sig ind i klubben. Alle skal kunne melde sig ind i klubben på dagen og vide præcis, hvilke tilbud klubben har til dem som medlemmer. Det er en rigtig god idé at dedikere en person til at svare på spørgsmål om indmeldelse og aktiviteter i klubben. Regnvejr, hvad så? Hvis vejrudsigten ser ustadig ud, så tydeliggør gerne med et opslag på klubbens hjemmeside og Facebookside, hvilke muligheder der er for deltagerne udover træningen, som selvfølgelig stadig kan gennemføres, i tilfælde af regnvejr. I kan blandt andet byde på kaffe og kage og en hyggelig uformel snak om klubben, motionsfodboldtilbuddet og også gerne klubbens mange andre tilbud til forskellige målgrupper.
MARKEDSFØRING Bevæg dig for livet Fodbold, som er et samarbejde mellem Dansk Boldspil Union og DGI Fodbold, markedsfører Motionsfodboldens Dag via landsdækkende medier. Kampagnen er med til at skabe kendskab i befolkningen. Den mest effektive markedsføring er dog klubbens egen! Her følger en gennemgang af nogle af de forskellige muligheder, klubben har for at promovere jeres eget Motionsfodboldens Dag-arrangement. Dette skal ikke ses som en facitliste. Tiltag, hvor der tænkes ud af boksen, er typisk dem, der giver de bedste resultater. Så brug fantasien, og find gerne alternative måder at skabe opmærksomhed på. Netværk Få medlemmerne til at støtte op om arrangementet ved selv at deltage og invitere deres familie og venner. I kan give medlemmerne et incitament til at medbringe deltagere, hvor de fx belønnes for at tage deltagere med på dagen, der ender som nye medlemmer. Der kan også være en større præmie til den, der skaffer flest nye medlemmer på dagen. Husk også at markedsføre Motionsfodboldens Dag-arrangementet over for klubbens sponsorer og samarbejdspartnere. Internet Brug webbanneret om Motionsfodboldens Dag på jeres hjemmeside. Måske kan jeres arrangement nævnes på kommunens hjemmeside i en sektion om lokale aktiviteter. Stort set alle lokalområder har hjemmesider, der er interesserede i indhold om lokale aktiviteter (Som med andre lokalmedier kan det være en fordel at have et færdigskrevet indlæg klar til at blive lagt på hjemmesiden helst med billeder). Lav en nyhed på jeres hjemmeside om jeres arrangement på Motionsfodboldens Dag Sociale medier Hvis klubben har en Facebookside, er det oplagt at sætte en eller flere optaktsnyheder på siden og oprette en begivenhed. I kan opfordre medlemmerne til at dele det, I lægger på de sociale medier. Husk at invitér flest mulige til begivenheden, og tilføj gerne nogle billeder og optaktsnyheder her, så det når ud til flere. Husk at tilføje klubnavnet i begivenhedens titel. Derudover kan man for et relativt lille beløb få vist (boostet) et reklameopslag på Facebook, som er henvendt specifikt til folk, der bor i området. Det samme gælder med annoncer på Google og Instagram. Derudover kan I også dele de opslag, som Bevæg dig for livet Fodbold vil lave, som en del af den nationale online markedsføringskampagne. Den vil blandt andet indeholde informationer om motionsfodbold og sjove reklamevideoer, der har til formål at promovere Motionsfodboldens Dag. Plakater og postkort Ved deltagelse i Motionsfodboldens Dag kan klubben kvit og frit få tilsendt plakater og postkort, som er tilrettet specielt til jeres klub og arrangement. Plakaterne kan hænges op på diverse aktivitetstavler i lokalområdet. Det kan fx være i supermarkeder eller i fritidsinstitutioner eller lignende. Postkort er gode at lægge i fx venteværelser hos læger eller i fritidscentre. Det kræver blot en tur rundt i byen, hvor man forinden har gjort sig nogle tanker om, hvor man bedst muligt kan fange folks opmærksomhed. I kan også give en lille stak postkort til hver nuværende motionsfodbold-/fodbold Fitnessspiller, som kan dele dem rundt i deres netværk. 5
6 Lokalpresse Helt grundlæggende kan man gøre lokalpressen opmærksom på arrangementet ved at udsende en pressemeddelelse. Bevæg dig for livet Fodbold har udarbejdet to presseskabeloner, som kan inspirere til nyhedsindlæg for hhv. optakt og opfølgning. Konkurrencer og tilbud En konkurrence eller gratis forplejning kan tiltrække opmærksomhed til arrangementet. Kun fantasien sætter grænser for disse virkemidler. Eventuelle præmier kan afstemmes med, hvad klubben har råd til/kan skaffe. Gør det nemt for lokalavisen ved selv at skrive en artikel. Hvis man samtidigt kan skaffe billedmaterialet, er det nemt for dem at trykke. Det skal selvfølgelig være relevant for avisens læsere, så hvis I kan finde en interessant vinkel og har én i klubben, der skriver godt, er det forsøget værd. Hvis I har en aftale med den lokale sportsforretning, kan de måske reklamere med tilbud i forbindelse med klubbens arrangement og samtidigt reklamere for arrangementet. I kan også annoncere med attraktive medlemstilbud til nye medlemmer i forbindelse med Motionsfodboldens Dag. Det kan eventuelt være, at deltagere i arrangementet kan få rabat på kontingentet. Det kan for flere være et stærkt incitament til at deltage i Motionsfodboldens Dag. Sådan skaber I kontakt til lokalpressen To uger før arrangementet: Find mailadresser på alle lokalmedier. Send en kort mail/pressemeddelelse, der ridser situationen op: Arrangement, dato, tid osv., og bliv inspireret af skabelonen fra Bevæg dig for livet Fodbold. Følg op dagen efter over telefon. Forsøg at få en journalist og/eller fotograf til at kigge forbi på dagen Lok med forplejning Få eventuelt arrangeret, at I selv tager billeder fra arrangementet
TJEKLISTE FIND ANSVARLIGE OG LÆG EN PLAN I GOD TID LÆG EN PLAN FOR MARKEDSFØRINGEN Hvem skal inkluderes i planlægningen, og hvem har en rolle på selve dagen? Hvilke sociale tiltag vil vi lave? Hvilke aktiviteter skal der foregå på dagen? (træning, konkurrencer, mad og drikke, musik mv.) Hvem skal inviteres særligt? (nuværende medlemmer, sponsorer og samarbejdspartnere) Hvor mange ressourcer har vi til rådighed? (Økonomiske, fysiske, menneskelige?) Hvilke tiltag vil vi benytte? (Netværk, plakater, postkort, lokalpresse, annoncer, hjemmeside, Facebook, mv.) Hvornår skal de forskellige tiltag eksekveres, og hvordan passer de sammen? Find ansvarlige for de forskellige markedsføringstiltag Støt jer op ad den overordnede nationale kampagne, som Bevæg dig for livet Fodbold står for 7
Denne arrangørguide er ment som en inspiration og er bestemt ikke en facitliste, og der er intet krav om, at I igangsætter alle de nævnte tiltag. Vi håber, at I med denne manual føler jer inspirerede til at gøre jeres for, at Motionsfodboldens Dag bliver til en succes med mange tilfredse deltagere. Bevæg dig for livet Fodbold står til rådighed i forhold til råd og vejledning under hele processen med at planlægge, afholde og evaluere jeres Motionsfodboldens Dag-arrangement. Hvis I som klub har spørgsmål eller input til Motionsfodboldens Dag, som vi og/ eller andre klubber kan drage nytte af, hører vi meget gerne fra jer. Husk også at tilmelde jer vores Facebookgruppe for arrangører Motionsfodboldens Dag 2018 arrangørgruppe, hvor vi kommer med flere gode råd, og der kan sparres på tværs af klubberne. I er altid velkomne til at kontakte os. Sarah Hoffmann Kommunikationsansvarlig Telefon: 29 42 50 05 E-mail: saho@dbufyn.dk Bevæg dig for livet Fodbold er et samarbejde mellem DBU og DGI Fodbold. Bevæg dig for livet Fodbold Hører under den overordnede Bevæg dig for livet-vision, som er et samarbejde mellem DIF, DGI, TrygFonden og Nordea-Fonden. Visionen handler om, at flere danskere skal være fysisk aktive, og at flere skal være medlem af en idrætsforening. Formålet med Bevæg dig for livet Fodbold er at bidrage til den fælles Bevæg dig for livet-vision ved at styrke, hjælpe og udvikle fodboldklubberne.