Rapport fra Arbejdsgruppen om fortegnelse over menighedsrådsmedlemmer

Rapport fra Arbejdsgruppen om fortegnelse over menighedsrådsmedlemmer

KAPITEL 1 INDLEDNING 1.1. INDLEDENDE BEMÆRKNINGER Ved de seneste valg til menighedsråd har IT været anvendt i stadig stigende omfang. I forbindelse med menighedsrådsvalget i november 2000 blev IT således brugt som hjælp til dels at opgøre valgets resultat, dels at lave en fortegnelse over menighedsrådsm edlemmer og over meni g- hedsrådenes konstituering (Menighedsrådsfortegnelsen). Denne fortegnelse har siden 3. december 2000 været tilgængelig på Kirkeministeriets hjemmeside Sogneportalen. De indberettede oplysninger dannede endvidere grundlag for Danmark s Statistiks valgundersøgelse Befolkning og valg, og oplysningerne anvendes ligeledes af kirkelige myndigheder til adress e- ringsformål. 1.2. ARBEJDSGRUPPENS KOMMISSORIUM Det er hensigten, at IT også skal anvendes ved menighedsrådsvalget i 2004, herunde r ved udarbejdelsen af menighedsrådsfortegnelsen. Med brev af 18. februar 2002 har Kirkeministeriet nedsat en arbejdsgruppe, der har fået følgende kommissorium: Med henblik på menighedsrådsvalget i 2004 ønskes det undersøgt, hvordan arbejdet med indbere t- ning, indtastning m.v. af de oplysninger, der skal bruges til fortegnelsen, kan tilrettelægges på en hensigtsmæssig måde. Der ønskes således en afklaring af, hvordan arbejdet med fortegnelsen koordineres med afviklingen af menighedsrådsvalget, ligesom d et ønskes undersøgt, hvordan blanketter ved menighedsrådsva l- get kan bruges ved fortegnelsens udarbejdelse. Der ønskes endvidere en beskrivelse af, hvilke myndigheder der medvirker ved indberetningen, hvem der har ansvaret for indtastningen, og indenfor hv ilke frister indberetningen og indtastningen skal finde sted. 1.3. ARBEJDSGRUPPENS SAMMENSÆTNING Arbejdsgruppen fik følgende sammensætning: Provst Fred Andersen, Danmarks Provsteforening. Stiftskontorchef Jørgen Christiansen, Københavns Stift. Chefkonsulent Pernille Esdahl, Kirkeministeriet ( formand ). Konsulent Elisabeth Jensen, Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer. 2

Arbejdsgruppens sekretariat: Fuldmægtig Liselotte Hartman Schöbel, Kirkeministeriet. Arbejdsgruppen har haft tilknyttet IT-chef Torben Stærgaard, Kirkeministeriet, og IT -konsulent Per B. Kristensen, Kirkeministeriet, som sagkyndig bistand. 1.4. ARBEJDSGRUPPENS ARBEJDE Arbejdsgruppen har afholdt 4 møder, ligesom det endelige udkast til rapport har været til høring hos medlemmerne. Arbejdsgruppen har afsluttet sit arbejde i august 2003. 3

KAPITEL 2 ARBEJDSGRUPPENS OVERVEJELSER OG FORSLAG 2.1. BRUG AF IT VED VALG TIL MENIGHEDSRÅD I 1992, 1996 OG 2000. Ved menighedsrådsvalget i 1992 blev IT anvendt som hjælpemiddel til opgørelsen af afstemning s- resultatet. IT blev således brugt til at beregne stemmeprocenten i de menighedsrådskredse, hvor der var afstemning. Dette var også tilfældet ved valget i 1996. Som noget nyt ønskede den daværende kirkeminister desuden en fortegnelse over menighedsrådsmedlemmer på det dengang helt nye Internet. Fortegnelsen over menighedsrådsmedlemmerne blev offentliggjort den 31. december 1996 på Ki r- keministeriets første hjemmeside, idet denne fortegnelse blev anledning til at komme på Internettet. Medlemsfortegnelsen på nettet blev etableret på grundlag af ministeriets indtastning af cpr -numre fra de til lejligheden af stiftsadministrationerne indsendte kopier af beslutningsprotokollerne. Denne fortegnelse blev aldrig fuldstæ ndig, idet der ved offentliggørelsen manglede cirka 10% m e- nighedsråd såvel som menighedsrådsmedlemmer, hvilket skyldtes, at enkeltpersoner og nogle råd nægtede at oplyse de nødvendige cpr-numre til brug for fortegnelsen. Ministeriet havde forud for offentliggørelsen af fortegnelsen forespurgt Registertilsynet (i dag Datatilsynet) om lovligheden heraf, hvortil Registertilsynet bekræftede, at offentliggørelsen ikke var i strid med reglerne om offentlige registre. Uanset lovligheden var der en vis uvilje mod fortegnelsen, herunder usikkerhed vedrørende hjemlen samt manglende rutiner for at holde fortegnelsen opdateret, når der skete ændringer i de enkelte råd. Fortegnelsen blev derfor meget hurtigt ikke bare ufyldestgørende, men også forkert, og som følge deraf blev fortegnelsen fjernet fra hjemmesiden i foråret 1997. Ved valget i 2000 var det fortsat ministerens ønske, at der skulle være en fortegnelse over meni g- hedsrådsmedlemmer på Internettet. Mellem Kirkeministeriets IT -kontor og Registreringskontoret blev der derfor fra starten af 2000 etableret et nært samarbejde om at realisere dette mål. Fortegnelsen over menighedsrådenes medlemmer har været tilgængelig på Kirkeministeriets hje m- meside siden den 3. december 2000 (1. dag i det nye kirkeår og dermed starten på de nyvalgte m e- nighedsråds funktionsperiode). Fortegnelsen blev i løbet af december 2000 og januar 2001 suppleret med oplysninger om menighedsrådenes konstituering. Den grundlæggende idé i den nuværende fortegnelse, der siden åbningen har været mere end 90 95 % dækkende, har været registrering af de oplysninger, der i forvejen er blevet afleveret og in d- samlet i forbindelse med valget. 4

Informationerne registreres og behandles i KIS (Kirkeministeriets Informations System) og præse n- teres på Kir keministeriets hjemmeside i Sogneportalen. Menighedsrådsfortegnelsen er udover at være offentlighedens indgang til, hvem der er valgt til menighedsrådene, også Kirkeministeriets, stiftsadministrationernes og provsterne/provstiudvalgenes officielle adress edatabase, og som sådan grundlaget for korrekt adressering til menighedsrådene. KIS er et forvaltningssystem, der er knyttet til DNK/CPR-registret. 2.2. UDGANGSPUNKTET FOR ARBEJDSGRUPPENS DRØFTELSER Med udgangspunkt i de erfaringer, der er gjort ved tidligere valg, er denne arbejdsgruppe blevet bedt om at komme med forslag til, hvordan arbejdet med indsamling, indtastning osv. af oplysni n- ger, der skal bruges til fortegnelsen, kan tilrettelægges ved valget i 2004. Arbejdsgruppen skal således efter kommissoriet undersøge: 1. hvordan arbejdet med fortegnelsen koordineres med afviklingen af valget, 2. hvordan blanketterne ved valget kan bruges ved fortegnelsens udarbejdelse, 3. hvilke myndigheder der medvirker ved indberetningen, 4. hvem der har ansvaret for indtastningen, 5. hvilke frister der skal fastsættes for indberetningen og indtastningen. Arbejdsgruppen har i forlængelse heraf drøftet spørgsmålet om ansvaret for vedligeholdelse af fo r- tegnelsens oplysninger. 2.3. ARBEJDSGRUPPENS OVERVEJELSER OG FO RSLAG OM BRUG AF IT OG OM UDARBEJDELSE A F MENIGHEDSRÅDSFORTEGNELSEN VED VALGET I 2004 Reglerne om afvikling af valg til menighedsråd fremgår dels af lov om menighedsråd 2, stk. 3, jf. lovbekendtgørelse nr. 571 af 21. juni 1996, og af lov om valg til menighedsråd, jf. lovbekendtgørelse nr. 32 af 19. januar 2000. Ved valget i 2000 var der fastsat detaljerede regler om valgets afvikling i cirkulære nr. 32 af 9. marts 2000 om valg til menighedsråd den 14. november 2000 (valgcirkulæret). Endvidere var der i cirkulære af 18. oktober 2000 om udarbejdelse af fortegnelse over menighed s- rådsmedlemmer (Menighedsrådsfortegnelsen) fastsat regler om indberetning og indtastning af de oplysninger, som dannede grundlag for denne liste. Som bilag 1 findes en oversigt over frister ved menighedsrådsvalg og ved udarbejdelse af fortegnelse over menighedsrådsmedlemmer med datoer fra valget 2000. 2.3.1. FASTSÆTTELSE AF ANTAL VALGTE MEDLEMMER Antallet af valgte medlemmer af menighedsrådet fastsættes af bi skoppen på baggrund af Danmarks Statistiks oplysninger om folketallet i menighedsrådskredsen pr. 1. januar i valgåret. Antallet udgør 5

seks for det første tusinde og yderligere et medlem for hvert påbegyndt tusinde, dog ikke over fe m- ten i alt, jf. menighedsrådslovens 2, stk. 3, 1. - 2. pkt. Ved valget i 2000 blev der anvendt forskellige fremgangsmåder i de enkelte stifter, hvilket blandt andet havde sammenhæng med, at ministeriet først på et sent tidspunkt udsendte lister, der provst i- vis redegjorde dels for menighedsrådskredse dels for folketallet i disse. I Københavns Stift var udgangspunktet for fastsættelsen af antallet af menighedsrådsmedlemmer således Danmarks Statistiks publikation Befolkningen i sogne pr. 1. januar 2000, der er dateret den 1. m arts 2000. På baggrund af denne publikations oplysninger over sognene har man manuelt udarbejdet en liste for hvert provsti med oplysning om det enkelte sogns folketal og ud fra bere g- ningsmodellen i menighedsrådslovens 2, stk. 3, herefter påført antallet af valgte medlemmer for hvert sogn. Et eksemplar af listen er herefter sendt til vedkommende provst med henblik på unde r- retning af menighedsrådene om antallet af valgte medlemmer. Arbejdsgruppen skal pege på, at arbejdet med at fastsætte a ntallet af valgte medlemmer kan lettes gennem brug af KIS. Dette system kan understøtte processen ved, at der udskrives lister provstivis med oplysning om antal indbyggere pr. 1. januar i det enkelte sogn og kirkedistrikt og antallet af valgte medlemmer. Listerne skal udskrives af biskoppen. I forlængelse heraf skal arbejdsgruppen opfordre ministeriet til i forbindelse med planlægningen af valget i 2004 at afklare med Indenrigsministeriets CPR -kontor og Danmarks Statistik, hvordan der kan skabes bedre oplysninger om kirkedistrikter herunder om indbyggertallet i disse. 2.3.2. BRUG AF KANDIDATLISTENS OPLYSNINGER Indlevering af kandidatlister til valgbestyrelsen kan tidligst ske kl. 19 syv uger før valgdagen og skal senest ske kl. 19 seks uger før valgdagen, jf. lov om valg til menighedsråd 12, stk. 2. Kandidatlisten skal indeholde oplysninger om kandidaternes og stillernes navn, bopæl og perso n- nummer. De enkelte kandidater skal skriftligt samtykke i opstillingen, ligesom kandidatlisten skal være underskrevet af mindst 5 og højst 15 vælgere som stillere, jf. lov om valg til menighedsråd 12, stk. 3. - 4. Det skal på kandidatlisten være angivet, om kandidaterne er opstillet sideordnet eller i prioriteret rækkefølge. Hvis kandidaterne er sideordnet ops tillet, og hvis listen indeholder flere navne end det antal kandidater, der skal vælges, skal det endvidere være angivet, hvilke kandidater der skal være medlemmer, hvem der skal betragtes som først valgt, og hvilke kandidater der skal være stedfortr æ- dere, hvis afstemningen aflyses, jf. valgcirkulæret pkt. 3.2. Kirkeministeriet har ved tidligere valg udarbejdet en formular til anmeldelse af kandidatlister, jf. bilag 2. Der er ikke pligt til at bruge denne formular. Erfaringen fra menighedsrådsvalget i 2000 viser, at ca. 30% af de kandidater, der på landsplan væ l- ges til menighedsråd, er nye, mens resten af de valgte kandidater er genvalgte medlemmer af det tidligere menighedsråd. Dette betyder, at der ud af ca. 18.000 menighedsrådsmedlemmer vælges ca. 5.500 nye medlemmer ved et menighedsrådsvalg. 6

Arbejdet med indtastning af oplysninger til brug ved Menighedsrådsfortegnelsen kan eventuelt le t- tes, hvis det bliver tilrettelagt, så man ikke skal indtaste kandidater, der allerede er medlemmer af menighedsråd, men kan genbruge de allerede registrerede oplysninger om disse kandidater. Arbejdsgruppen er imidlertid principielt betænkelig ved denne sammenblanding af oplysninger om nuværende medlemmer og kommende medlemmer og kan derfor ikke anbefale, at kandidatliste n skal indeholde oplysninger om medlemskab af det nuværende menighedsråd. Arbejdsgruppen har endvidere overvejet, om der ved valget i 2004 skal være pligt til at anvende en af Kirkeministeriet fremstillet formular ved anmeldelse af kandidatlister. Blanke ttvang forudsætter, at der skabes lovhjemmel til dette. Arbejdet med indtastning af oplysninger til brug ved Menighedsrådsfortegnelsen vil efter arbejd s- gruppens opfattelse blive væsentligt lettet, hvis der anvendes ens kandidatlister. Arbejdsgruppen skal derfor anbefale, at der udarbejdes en blanket, som skal anvendes ved anmeldelse af kandidatl i- ster ved menighedsrådsvalget. 2.3.3. INDBERETNING OG INDTASTNING AF KANDIDATERNE/DE VALGTE MEDLEMMER 2.3.3.1. Frist for indberetning om de opstillede kandidater Fristen for indlevering af kandidatlister udløber kl. 19 seks uger før valgdagen. Herefter har valgb e- styrelsen en uge til at gennemgå kandidatlisterne og til at give listens kontaktperson oplysnin g om mangler ved listen, som skal afhjælpes. Eventuelle mangler skal være afhjulpet senest fire uger før valgdagen. Fire uger før valgdagen vil det således være afklaret, om der skal være afstemning eller ej, ligesom det i tilfælde af afstemningsvalg er afklaret, hvem der er kandidater, og hvis afstemningen er bortfaldet, hvem der er valgt til menighedsrådet. Ved valget i 2000 skulle valgbestyrelsen senest den 1. november - dvs. ca. to uger før valgdagen - indsende kandidatlisterne til stiftsøvrigheden således, at disse kunne indtastes i KIS. Da det allerede fire uger før valgdagen er afklaret, hvem der er kandidater - og i langt de fleste m e- nighedsrådskredse tillige hvem der er valgt til menighedsrådet - skal arbejdsgruppen anbefale, at fristen for va lgbestyrelsens indsendelse af kandidatlisterne rykkes frem således, at kandidatlisterne skal indsendes umiddelbart efter udløbet af fristen for at afhjælpe mangler. 2.3.3.2. Hvilken myndighed indtaster oplysninger om de opstillede kandidater, og hvornå r skal indtastningen være afsluttet Arbejdsgruppen har overvejet, hvilken myndighed der skal varetage opgaven med indtastningen af kandidaterne. 7

Af hensyn til valgstatistikken er det nødvendigt at indtaste oplysning om alle kandidater også hvor afstemningen bortfalder, og det derfor på et tidligt tidspunkt er afklaret, hvem der er valgt til m e- nighedsrådene. Traditionelt afholdes der afstemning til ca. 340 menighedsråd, og til de øvrige menighedsråd vil der derfor alene være tale om indtastning af en kandidatliste. Under hensyn hertil og til, at KIS siden 1. kvartal 2003 har været tilgængelig på provstikontorerne, har arbejdsgruppen overvejet, om indtastningen af kandidater til menighedsrådsvalget kunne var e- tages af provsten. Under hensyn til at repræsentanten for Danmarks Provsteforening har tilkendegivet, at indtastningsopgaven efter foreningens opfattelse ikke bør placeres hos provsten, skal arbejdsgruppen anbefale, at denne opgave også i fremtiden varetages af stiftsøvrighederne. Arbejdsgruppen skal samtidig anbefale, at indtastningen skal være afsluttet inden valgdagen. 2.3.3.3. Indberetning om og indtastning af de valgte medlemmer Som nævnt afholdes der traditionelt afstemning i ca. 340 menighedsrådskredse. Kirkeministeriet har udarbejdet et autoriseret skema til beslutningsprotokollen vedrørende valgets opgørelse, når afstemningen aflyses, fordi der kun er indkommet en gyldig liste, og et autoriseret skema til beslutningsprotokol, når der holdes afstemning. Disse skemaer skal bruges. Skemaerne er optrykt som bilag 3-4. Afstemningen afholdes den anden tirsdag i november, og valgbestyrelsen foretager umiddelbart efter afstemningens afslutning optælling af stemmerne. Optællingen er offentlig i det omfang, pladshensyn gør det muligt. Når valget er endeligt opgjort, tilfører formanden for valgbestyrelsen menighedsrådets beslutning s- protokol oplysninger om, hvorledes stemmerne fordelte sig på de forskellige kandidatlister, i hvi l- ken nummerorden mandaterne tilfa ldt disse, hvilket fordelingstal, der blev lagt til grund for hver kandidatliste, hvor mange personlige stemmer, der blev afgivet for kandidaterne, hvorledes list e- stemmerne fordeltes på kandidaterne, hvilke kandidater der blev erklæret for valgt, samt det medlemsnummer, der tilfaldt enhver af de valgte. Navnene på de kandidater, der ikke har opnået valg, anføres i beslutningsprotokollen, og den underskrives af hele valgbestyrelsen. Optællingen foretages i praksis på valgdagen. Arbejdsgruppen skal derfor foreslå, at udskrift af beslutningsprotokollerne skal være stiftsøvrigh e- den i hænde senest to dage efter afstemningsdagen. Arbejdsgruppen skal endvidere foreslå, at stiftsøvrigheden senest en uge efter afstemningsdagen skal ajourføre de tidligere indtas tede oplysninger således, at oplysningerne om de valgte medle m- mer af menighedsrådene er tilgængelige i KIS og på Sogneportalen ved funktionsperiodens start dvs. den første søndag i advent. 8

Arbejdsgruppen er opmærksom på, at det af hensyn til valgundersø gelse er nødvendigt at bevare oplysningerne om alle de opstillede kandidater i en kortere periode efter funktionsperiodens start. 2.3.3.4. Stedfortrædere Arbejdsgruppen har drøftet, om der tillige bør indtastes oplysninger om stedfortrædere. Arbejdsgruppen kan ikke anbefale, at KIS også indeholder oplysninger om stedfortrædere, hvilket primært beror på det praktiske problem, der er knyttet til, at stillerne, når der ikke holdes afste m- ning, kan indlevere særlige stedfortræderlister, hvor en eller flere af stedfortræderne kan være pe r- sonlige for en eller flere af medlemmerne. 2.3.4. INDBERETNING OG INDTASTNING AF OPLYSNINGER OM MENIGHEDSRÅDENES KONSTITUERING 2.3.4.1. Udsendelse af liste over de valgte medlemmer Klager over valget skal indgives skrift ligt til provsten senest ugedagen efter valget, jf. lov om valg til menighedsråd 30, 1. pkt. Provsten sender sagen til biskoppens afgørelse efter at have indhentet valgbestyrelsens udtalelse, jf. lov om valg til menighedsråd 30, 2. pkt. Såfremt der ikke inden denne frist indgives klager, vil valget således på dette tidspunkt være end e- ligt. Traditionelt kommer der meget få klager over valget. For at lette indberetning og indtastning af oplysninger om menighedsrådenes konstituering foreslår arbejdsgruppen, at stiftsøvrigheden senest ugedagen efter valget sender en udskrift fra KIS over de valgte kandidater til det først valgte medlem af det nyvalgte menighedsråd. 2.3.4.2. Indberetning om menighedsrådets konstituering Det først valgte medlem medbringer denne udskrift fra KIS til menighedsrådets konstituerende m ø- de. Dette møde skal afholdes inden funktionsperiodens start, jf. lov om menighedsråd 6, stk. 1. På det konstituerende møde vælger menighedsrådet formand og næstformand, ligesom der foretages valg til enkeltmandsposter og til de lovpligtige udvalg. Menighedsrådets formand er forpligtet til at underrette provstiudvalget og stiftsøvrigheden om valg til formand, næstformand og til enkeltmandsposter, jf. lov om menighedsråd 11, stk. 2. Arbejdsgruppen skal pege på, at arbejdet med indtastning af alle enkeltmandsposter er ganske bet y- deligt. Samtidig skal man pege på, at andre kirkelige myndigheder typisk kun har behov for oply s- ninger om formanden, kassereren herunder kassereren for præstegårdskassen - kirkeværgen og kontaktpersonen, hvilket dels hænger sammen med, at formanden, kassereren og kirkeværgen og med virkning fra 1. januar 2004 kontaktpersonen - honoreres, dels med at der adresseres brev til disse enkeltmandshverv. Det anbefales derfor, at lov om menighedsråd 11, stk. 2, ændres således, at der i fremtiden alene skal ske indberetning om, hvem der varetager hvervet som formand, kasserer herunder kasserer for præstegårdskassen, kirkeværge samt kontaktperson. 9

Under hensyn til, at konstitueringen skal finde sted inden funktionsperiodens start - den første sø n- dag i advent - skal arbejdsgruppen anbefale, at der skabes lovhjemmel til at fastsætte en frist for menighedsrådets forpligtelse til at underrette provstiudvalget og stiftsøvrigheden om disse valg. Arbejdsgruppen foreslår, at denne frist fastsættes til den 1. tirsdag efter kirkeårets start. 2.3.4.3. Indtastning af oplysninger om menighedsrådenes konstituering Ved valget i 2000 indtastede stiftsøvri ghederne i løbet af december 2000 og januar 2001 oplysni n- ger om menighedsrådenes konstituering. Arbejdsgruppen finder, at denne indtastningsopgave også ved valget i 2004 bør placeres hos stift s- øvrighederne. Arbejdsgruppen skal samtidig pege på, at der med fastsættelse af en frist for menighedsrådenes indberetning om konstitueringen tillige bør fastsættes bestemmelser om, at stiftsøvrighedens indtas t- ning af oplysningerne om menighedsrådets konstituering bør være afsluttet senest ved udgangen af december i valgåret. 2.4. VEDLIGEHOLDELSE AF MENIGHEDSRÅDSFORTEGNELSEN Såfremt der i funktionsperioden sker ændringer i menighedsrådets valg til enkeltmandsposter, skal menighedsrådet indberette dette til provstiudvalget og til stiftsøvrigheden, jf. lov om menig hedsråd 11, stk. 3. Som nævnt i afsnit 2.3.4.3. anbefaler arbejdsgruppen, at Menighedsrådsfortegnelsen alene indeho l- der oplysninger om menighedsrådets medlemmer og om, hvem der er formand, kasserer - herunder kasserer for præstegårdskassen - kirkeværge og kontaktperson. Arbejdsgruppen skal anbefale, at lov om menighedsråd 11, stk. 3, ændres, så menighedsrådet al e- ne er forpligtet til at indberette ændring i menighedsrådets sammensætning og ændring af, hvem der varetager de nævnte enkeltmandsposter. Det anbefales samtidig, at ajourføringen af Menighedsrådsfortegnelsen som følge af disse indbere t- ninger foretages af stiftsøvrighederne. 2.5. OPGØRELSE AF STEMMEPROCENTEN VED VALGET Kirkeministeriet foretager dagen efter valget en opgørelse over st emmeprocenten i de menighed s- rådskredse, hvor der har været afstemning. Denne opgørelse er hidtil foregået ved, at provsten inden kl. 12 dagen efter valgdagen telefonisk, pr. telefax eller pr. e-post har indberettet valgbestyrelsens oplysning om antal ste mmeberettigede, antal afgivne stemmer og antal ugyldige stemmer til Kirkeministeriet. Kirkeministeriet har herefter indt a- 10

stet oplysningerne i et regneark og derefter beregnet stemmeprocenten på landsplan og i de enkelte menighedsrådskredse. Indsamlingen af oplysningerne vil blive lettere, hvis der laves en formular (Antal stemmeberettig e- de, antal afgivne stemmer, antal ugyldige stemmer, antal blanke stemmer, antal sognebåndsløsere med stemmeret i menighedsrådskredsen og antal sognebåndsløsere, der har flyt tet stemmeretten til anden menighedsrådskreds), som valgbestyrelsen skal indsende til provsten, som herefter indtaster oplysningerne i KIS. Fristen for provstens indtastning skal fortsat være inden kl. 12 dagen efter valgdagen. 11

KAPITEL 3 INTENSIV BRUG AF IT Med etableringen af IT -skrivebordet må det forventes, at de menighedsråd, der har tegnet abonn e- ment på dette skrivebord, også har et ønske om at bruge skrivebordet i videst muligt omfang ved afviklingen af valget i 2004. Arbejdsgruppen har under hensyn hertil drøftet, hvordan man kan tilrettelægge valget således, at de menighedsråd, der ønsker det, i videst muligt omfang kan udføre det arbejde, der er forbundet med indtastning og vedligeholdelse af oplysningerne i Menighedsrådsfortegnelsen. Ved at opgaven varetages af det enkelte menighedsråd, bliver Menighedsrådsfortegnelsen et anli g- gende, der varetages af menighedsrådene selv, og som derfor vil sikre fuldstændighed og kvalitet i de oplysninger, der via DNK/CPR -registret og KIS gør det mulig t at opstille og vedligeholde fo r- tegnelsen. På baggrund af oplægget om Intensiv brug af IT i forbindelse med menighedsrådsvalget 2004 (bilag 5) har Kirkeministeriets leverandør udarbejdet oplægget Valgsystem til Kirkeministeriet (bilag 6), der beskriv er, hvordan valgbestyrelsen kan få den optimale brug af IT ved menighed s- rådsvalget i 2004. Det er en forudsætning for etableringen af systemet, at en digital signatur er tilgængelig. Systemet baseres på opslag og abonnementer i DNK/CPR sikret mod offentliggørelse og videregivelse. -registret. Cpr-oplysninger er (som nu) 3.1. ELEKTRONISK UNDERSTØTTELSE AF MENIGHEDSRÅDSVALGET Kandidatlister skal indleveres til valgbestyrelsen senest 6 uger før valgdagen. Kandidatlisterne in d- leveres på en papirblanket, jf. afsnit 2.3.2. Valgbestyrelsen skal senest 5 uger før valgdagen give listens kontaktperson oplysning om mangler ved listen. I den forbindelse skal valgbestyrelsen blandt andet kontrollere valgbarhed hos kandidater og stillere. Denne kontrol foretages typisk ved henvendelse til folkeregistrene. Ved valgbestyrelsens indtastning af kandidater og stillere i systemet kan der foretages kontrol af valgbarhed for kandidater og stillere med bopæl i menighedsrådskredsen. Kontrol af valgbarhed hos sognebåndsløsere skal fortsat foretages manuelt ved brug af valgbestyrelsens protokol over sogn e- båndsløseres valgret/valgbarhed. Det vil herudover være muligt at understøtte valgbestyrelsen med oplysninger om kandidater, still e- re, anmeldte listeforbund, bestilling af va lgkort, udskrift/indsendelse til lokalpressen af bekendtg ø- relse om kandidater og listeforbund. 12

Endvidere vil systemet ved afstemningsvalg kunne udskrive stemmesedler, der enten kan bruges direkte, eller som kan sendes til trykkeriet, ligesom der kan udskr ives diverse opslag til valgstedet og foretages opgørelse af valgets resultat og udskrives beslutningsprotokol. Ministeriets pressemeddelelse om antal valg og om valgets resultat kan baseres på online udtræk. Indtastning af oplysninger om konstitutionen efter valget og ændringer i funktionsperioden af sa m- mensætning og i valg til formand, kasserer herunder præstegårdskasserer - kirkeværge og ko n- taktperson, foretages af menighedsrådet og vil herved automatisk blive tilført den offentligt tilgæ n- gelige Menighedsrådsfortegnelse. 3.2. ØKONOMI 3.2.1. UDGIFTER Prisen for udvikling af systemet er estimeret til 720-910 timer. Det giver en pris på mellem 882.000 og 1.114.000 kr. inklusive moms. Driftsomkostninger vil skønsmæssigt udgøre ca. 15% pr. efte r- følgende valg. 3.2.2. BESPARELSE Udgifterne til afholdelse af menighedsrådsvalg afholdes af kirkekasserne, jf. lov om folkekirkens økonomi 2, stk. 1, nr. 2. Kirkekassernes samlede udgifter ved valget i 2000 er opgjort til 17,3 mio. kr. Det er ikke på det foreliggende grundlag muligt at udrede, hvor meget der anvendes på de enkelte udgiftsområder, der væsentligst er: - køb af Landsforeningens valgpakke - annonceringer, trykning af brochurer og plakater - udgifter ved orienteringsmøder - trykning af stemmesedler og opslag - valgkort - diæter til tilforordnede. Nedenfor er skønsmæssigt opgjort de udgifter, kirkekasserne finansierer, og som vil falde bort, hvis systemet anvendes: menighedsrådenes udgifter antal kr. samlet omkostning Anskaffelse af "valgpakker" 2.100 stk 475 pr. pakke 997.500 Tryk af stemmesedler m.m. 250 valg 1.000 pr. råd m/valg 250.000 lokalt afholdte omkostninger pr. valgperiode 1.247.500 Det bemærkes, at udgiften til trykning a f stemmesedler fuldt ud er baseret på et skøn. Dette hænger sammen med, at den kirkelige økonomistatistik kun indeholder en opgørelse over de samlede val g- udgifter. Samtidig er det indgået i skønnet, at nogle menighedsråd fortsat vil få stemmesedlerne trykt hos et trykkeri. I forbindelse med valget og til den løbende vedligeholdelse af adressedatabasen medgår arbejdstid i ministeriet, stifterne og provstierne, som også vil falde bort/blive reduceret ved systemets ibrugta g- ning. Besparelsen opgøres nedenfor: 13

fællesfondens udgifter antal minutter pr. handling minutter i alt timer i alt timepris samlet omkostning Registrering af kandidater 22.000 kandidater 1 22.000 367 135 49.500 Konstitution af råd 2.200 råd 30 66.000 1.100 135 148.500 Rettelser i stifter/uge/valgperiode 200 uger 300 60.000 1.000 135 135.000 Tidsforbrug til forberedelser og opgørelser i ministeriet 200 timer 100 135 13.500 fællesfondens omkostninger pr. valgperiode 2.567 346.500 Arbejdsgruppen skal understrege, at opgørelsen af fællesfondens udgifter beror på et meget usikkert skøn, og at det næppe vil være muligt at opnå en besparelse af det nævnte omfang. Den samlede udgift, der kan spares i menighedsrådene og i administrationen, udgør med disse usikre - skøn i alt 1,6 mio. kr. for en funktionsperiode. Antages det, at 60% af menighedsrådene anvender systemet ved det førstkommende valg vil udgi f- ter og indtægter balancere. Det bemærkes, at en væsentlig del af besparelsen sker på kirkekasserne, mens udgiften til syste m- etablering afholdes af fællesfonden. 3.3 TIDSPLAN Af hensyn til muligheden for at få systemet udviklet i god tid før menighedsrådsvalget finder sted, er det væsentligt, at der hurtigt træffes beslutning om, hvorvidt man vil give menighedsrådene m u- lighed for at bruge IT som beskrevet her ved valget i 2004. Det må forventes, der skal bruges ca. et halvt år på at udvikle systemet. 3.4. ARBEJDSGRUPPENS ANBEFALINGER Arbejdsgruppen skal anbefale, at der til næste menighedsrådsvalg etableres et system, der i videst muligt omfang kan understøtte menighedsrådenes brug af IT ved valgets afvikling. Arbejdsgruppen skal pege på, at der i forbindelse med udarbejdelsen af cirkulæ ret om menighed s- rådsvalgets afvikling bør beskrives en procedure, hvor det afklares, hvilke menighedsråd, der ø n- sker at anvende IT og dermed overtager ansvaret for og arbejdet med at indtaste oplysningerne om kandidaterne, menighedsrådets konstituering og ændring i rådets sammensætning i funktionsperi o- den. 14