BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 28. oktober 2015, kl. 18.30 i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen Verner Zachariassen, Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Lone Jensen, direktør Finn Muus, Økonomichef Preben Lærche og Driftschef Steffen Møller Borgbjerg Afbud: Edvin Steiness Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 19. september 2015 Indstilling: Til godkendelse. 2. Meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: http://bl.dk/bl-informerer/ 1
3. Meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/ 4. Indstilling om økonomisk støtte til etablering af varmepumper og solceller i afd. 504 Åbrinken i Herslev Redegørelse: Husene er opført i 1982 og oprindeligt udført med elvarme. El varme er en meget dyr og ineffektiv opvarmningsform og bebyggelsen har da også energimærke G, og er dermed den af Boligkontorets afdelinger der har det dårligste energimærke. Projektet indebærer en efterisolering med ekstra 100 mm på loftet, så den samlede isoleringstykkelse kommer op på 300 mm. Hele varmeanlægget laves om, alle el-radiatorer fjernes og der monteres en varmepumpe ved hver bolig. Inde i husene laves der en helt almindelig radiatorinstallation hvor det er varmt vand der løber rundt i rør og radiatorer. Varmepumpen bruger el til at producere varmt vand, men er over 3 gange så effektiv som en el-radiator. Som supplement til elforbruget til varmepumpen er der medtaget et 3 kwh solcellepanel, også til hver enkelt bolig. I øjeblikket er det en indeklimamæssig udfordring at flere af beboerne bruger gas til opvarmning, for at spare el. Det tilfører bygningerne meget vand ( ved at bruge 11 kg. gas udvikles der 16,5 liter vand) og vinduerne er mange steder i en meget dårlig forfatning. Derfor foreslås det, at også en udskiftning af vinduerne og hoveddøre Økonomien Det samlede projekt som beskrevet ovenfor kan udføres for 3.051.000 kr. inkl. moms. Afdelingen er udfordret huslejemæssigt i forvejen, da huslejen i øjeblikket er 815 kr./m 2 Under hensyn til den besparelse man vil kunne opnå, er forslaget at afdelingen optager et almindelig realkreditlån, som afdrages på normale vilkår, men med et driftstilskud som dækkes af dispositionsfonden, således at den månedlige huslejestigning for boligerne på 67m 2 bliver 429 kr. og 545 kr. for boligerne på 86 m 2. Hvis det efterfølgende viser sig at besparelsen bliver større, kan huslejen sættes yderligere op og afdraget på lånet øges. Hele finansieringsmodellen er under forudsætning af at det samlede projekt laves, altså både vinduer og døre, solceller, varmepumper og isolering på lofterne. Det er også en forudsætning at Boligkontoret får mulighed for at følge med i produktionen på alle solcellerne og forbruget på alle varmepumperne, så vi kan få erfaringer der kan bruges i andre lignende energirenoverings sager. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender at afdelingen får et tilskud via trækningsretten til projektet på kr. 600.000. At afdelingen modtager et årligt tilskud via dispositionsfonden på ca. kr. 90.000. Der vil ske en nedtrapning af tilskuddet i takt med at afdelingen selv kan indeholde det i deres budget. 2
5. Effektiv drift Redegørelse: I januar 2011 iværksatte Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter arbejdet med at formulere retningslinjer for boligorganisationers arbejde med øget effektivitet via egenkontrol. Der har i det seneste år været øget fokus på de almene boligorganisationers driftsomkostninger, og i den forbindelse har også arbejdet med egenkontrol og forvaltningsrevision været inddraget i overvejelserne. Udkast til den samlede rapport blev fremlagt på et møde i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter den 24. juni 2014. God Almen Drift har til formål at sikre, at beboerne får mest muligt ud af deres husleje kroner. Det betyder, at driften både skal være omkostningsbevidst og af høj kvalitet. God Almen Drift skal samtidig understøtte, at den særlige almene model, hvor driftspersonalet er med til at skabe tryghed og sociale relationer i boligafdelingerne, fastholdes som en forudsætning i driften. Det er vigtigt at holde sig for øje, at regeringen nu stiller krav til effektiv drift. Link til God Almen Drift : http://almennet.dk/emner/effektiv-drift/ Indstilling: At bestyrelsen drøfter en proces for det videre arbejde med effektiv drift. Beslutning: At der administrativt igangsættes en proces der skal arbejde med de anbefalinger der er kommet fra Almennet. At der udarbejdes en procesplan. Der indarbejdes en involvering af afdelingsbestyrelserne i forbindelse med forslag til en effektiviseringsplan. Bestyrelsen er opmærksom på at der allerede er gennemført en mængde af de tiltag der nævnes i anbefalingerne. 6. Ændring af praksis på lejekontrakter og venteliste Redegørelse: På nuværende tid praktisere Boligkontoret at det er muligt at få 2 navne på et venteliste nr. (pt 2.804 ud af 8.325) og at vi foretrækker der kommer 2 navne på lejekontrakt, hvis der er 2 personer som flytter ind. Ingen umiddelbare fordele at der kan stå 2 på venteliste nr. for Boligkontoret kun en service for vores kunder. Venteliste nr. er personligt og bør ikke kunne deles. Fordelen ved en praksis hvor der på lejekontrakten er 2 lejere er, at der er så er to der hæfter for en evt. gæld ved fraflytning, og vi kan afvise begge personer fra at flytte ind så længe der er uafklaret gæld. Nemt at foretage overdragelse i systemet ved dødsfald eller den ene fraflytter. Ulempen er primært i forbindelse afregning af flytteafregningen, hvis den skal deles i 2 og afregning misligholdes. Hvilket kan være administrativt tungt. Der kan snydes med tildeling af lejemål, hvis tildeles til medlem på venteliste og anden flytter ind og bliver selvom første fraflytter inden for kort periode. BL anbefaler at der kun står en person på lejekontrakt men de fleste af vores kollegaer har 2 navne på. 3
fortsat Indstilling: At der kun er en der har et venteliste nummer da det er personligt at der ved indflytning af par, påføres begges navne og underskrifter på Lejekontrakten. At der i Lejekontrakterne påføres hvem der afregnes til i forbindelse med en flytning. 7. Budgetopfølgning for 2015 herunder kapital forvaltning Redegørelse: Ved økonomichef Preben Lærche. Vedhæftet budget opfølgning pr. den 1. september 2015. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 8. Ombygning af Syrenparken i afd. 312. Redegørelse: Efter afdelingsmødet i Nestlegården afd. 312, er der afholdt et besigtigelsesmøde med afdelingsbestyrelsen for at se på en ny mulighed for en placering af et fælleslokale i afdelingen. Det har vist sig ikke at være muligt inden for de nuværende rammer som afdelingen har, hvorfor der er aftalt at arkitekt Anette Billund arbejder på at indarbejde et fælleslokale i forbindelse med opførelsen af de nye 10 lejligheder. Når et forslag foreligger vil afdelingsbestyrelsen blive inddraget forinden det forelægges organisationsbestyrelsen og et afdelingsmøde. Frem til et projekt foreligger og et byggeri kan igangsættes skal vi nok et år frem i tiden. Vi har i den forbindelse forhørt os om Syrenparken kan udlejes til anden side, hvilket ser ud til at være en mulighed da der et akut mangel på boliger til de mange arbejdere der er i byen i forbindelse med Shell projektet og Dong. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse under forudsætning af at afdelingsbestyrelsen accepterer projektet. 9. Evaluering af de afholdte afdelingsmøder i 2015 / herunder afdelingsmøder afholdt den 12. september 2015 på Messe C. Redegørelse: Som opfølgning på afdelingsmøderne i 2015 vil vi i administrationen gerne have en tilbagemelding i forhold til den praktiske afvikling af afdelingsmøderne. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Drøftet og taget til efterretning 4
10. Opfølgning på formandsmødet den 19. september 2015 Redegørelse: Vedhæftet opsamling fra Strategi seminar den 19. september 2015. Indstilling: Til drøftelse og videre planlægning frem til repræsentantskabsmødet den 19. november 2015. Beslutning: Formand, næstformand arbejder videre med en opfølgning sammen med direktøren. Forinden forslaget sendes til repræsentantskabet mailes det til bestyrelsen for en kommentar. 11. Fredericia C projekt Redegørelse: Der arbejdes fortsat med at få finansieringen på plads med de private investorer. Der er fredag den 16. oktober afholdt møde med investorerne og deres revisor for en afklaring af nogle økonomiske forhold vedr. købsaftalen og ejerforeningen. 12. Købmagergade skole Redegørelse: Stand still perioden er nu afsluttet. Udbuddet er afsluttet renoveringen udføres i fagentreprise. Vedlagt er licitationsresultatet for de enkelte fagentreprenører. Fagentreprenørerne er indkaldt til en gennemgang af tilbudslister for at afklare mulige besparelses forslag. Disse vil blive gennemgået med byggeudvalget inden skema B ansøgningen vil blive lavet. Fagentreprenørerne får i næste uge et udkast til en betinget entrepriseaftale. Miljøafdelingen i Fredericia kommune har bedt om en undersøgelse af gymnastiksalen da gymnastiksalen under krigen skulle have været brugt til værksted og hermed en risiko for forurening. Der arbejdes med sagen. Indstilling: Til orientering 13. IP Schmidts gård Redegørelse: Boligkontoret Fredericia har overtaget ejendommen 1. oktober 2015. Indstilling: Til orientering 5
14. Real Dania det gode Boligliv i Sønderparken Redegørelse: På trods af at ansøgning om byggetilladelse er fremsendt i foråret 2014 har vi endnu ikke modtaget en byggetilladelse til Real Dania projektet. Det har været nødvendigt at få en fristforlængelse hos Real Dania for ikke at miste tilskuddet på kr. 2,5 millioner. Indstilling: Til orientering 15. Godkendelse af budget for afd. 214 Redegørelse: Som besluttet af bestyrelsen den 19. september 2015, er det af afdeling 214 ikke godkendte budget sendt til tilsynet i Fredericia kommune. Fredericia kommune har nu bedt afdelingsbestyrelsen redegøre for baggrunden for deres afvisning. Vi er i processen blevet gjort opmærksom på, at afdelingsbestyrelsen den 18. september har omdelt en skrivelse til beboerne i afdelingen, uden at aflevere en kopi til administrationen. Vedhæftet er skrivelsen. Der afholdes mandag den 2. november møde med afdelingsbestyrelsen vedr. køb af Grønningen i Korskærparken. Indstilling: Til drøftelse og videre behandling 16. Meddelelser / punkter til beslutning fra formanden D. 21/9 var der styringsdialogmøde vedr. styringsdialog med Fredericia Kommune / dokumentationspakke / årshjul /tvillingværktøjet D. 21/9 var der kredsrepræsentantmøde i Billund hvor kommende weekend seminar blev drøftet. Der blev drøftet events fra sidste møde, og der blev nedsat en gruppe til at arbejde videre med ideerne. (Til orientering vil der pågå en fusion mellem Bræstrup boligforening og Odinsgården i Horsens). D. 23/9 afholdt Fredericia Fjernvarme Generalforsamling hvor der skete genvalg på alle poster. Der blev udtrykt kritik af at mange stemmer er samlet på få hænder. D. 24/9 var der orienterende møde på IP Smidth med nuværende og kommende beboere. Det var en god orientering, stor spørgelyst, orientering om anslået huslejeniveau m.v. 6
fortsat D. 25/9 og 26/9 var der besigtigelsestur med Kuben til Ålborg, Sæby og Frederikshavn. Det handlede om Fremtidens digitale plejehjem, Kennedy kolligiet, Musikkens hus, Sæby strand som har fået NBO prisen 2014, Energi renovering Højbo Frederikshavn D. 28/9 var der seminar om Almen net, København, God almen drift, Effektivisering. D. 30/9 var der indvielse af elevatorer i Afd. 305 hvor borgmesteren var og klippe den røde snor. D. 6/10 holdt Arken jubilæum. Hilsen fra Arken med tak for gaven Der har været afholdt Kaffe på kontoret i anledning af Helle Ganzel og Inge Lauridsens 50 års fødselsdage. D. 13/10 var der møde Beboerdemokratiudvalget D. 15/10 var der 65 års jubilæum og Indvielse af Døvehuset ombygning D. 15/10 var der kursus for nyvalgte (introaften) D. 19/10 var der Urbanisering på Nyborg Strand. Panel omkring Danmarks yderområder lokal planlægning i større byer. lokal planlægning af yderområder D. 19/10 var der ekstraordinært afdelingsmøde i 306 med valg af Formand, 2 bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Kirsten Nielsen blev valg til formand (igen). D. 20/10 var der Afskedskaffe hvor Lene fik overrakt Dronningens fortjeneste medalje efter 40 års arbejde. D. 26/10 var der forvaltningsudvalgsmøde D. 28/10 var der optælling af urafstemning i Afd. 315 hundehold (forslaget om husdyrhold faldt) D. 28/10 var der møde med formænd med evaluering af afdelingsmøder i Messecenteret d. 22/9 Der er d. 12/11 indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde i 416 Mosegårdsvej idet der ikke kunne vælges en afdelingsbestyrelse på det ordinære afdelingsmøde. Der vil i år blive afholdt julefrokost lørdag d. 5. december på Café Rustik. 7
17. Meddelelser og punkter til beslutning fra Direktøren Pendlerordning Redegørelse: I forlængelse af vores reklame kampagne vil vi i administrationen gerne udvide vores kampagne med virksomhedsbesøg i byens større virksomheder. Vi forestiller os at vi får lov til at besøge udvalgte virksomheder, hvor vi med vores personale kan fortælle om vores boligorganisation og de boliger vi har. I samme forbindelse uddele vores brochure med pendlerordningen. En forespørgsel til Carlsberg bryggeriet har vist at det vil de meget gerne være med til at arrangere et besøg. BL Talent akademiet Redegørelse: Den nye uddannelse i BL - Alment Talent Akademi - udbydes i 2016, fordi mange almene boligorganisationer oplever et pres, der kræver udvikling af nye tiltag på tværs af den enkelte organisation. Uddannelsen går på at udvikle talenter i de almene boligorganisationer, der kan gennemføre de nødvendige forandringsprocesser i stedet for at hyre dyre eksterne konsulenter. Eksempelvis i forhold til effektiv drift, ændret servicekoncept, fremtidssikring, øget digitalisering, alment samfundsansvar, tilpasning af boligudbuddet, helhedsplaner og styrkede beboer(demokratiske) processer etc. Da vi i Boligkontoret Fredericia skal i gang med en proces vedr. effektivisering i driften vil det passe fint ind at vi får sendt vores Driftschef Steffen Møller Borgbjerg på uddannelsen. Beslutning: Bestyrelsen fandt uddannelsen særdeles relevant. Taget til efterretning Energi og bæredygtighed: Ansøgning om midler til Bæredygtige Almene Bebyggelser Redegørelse: Under Udlændinge- Integrations- og Boligministeriet er det nu muligt at søge om midler til et pilotprojekt om Bæredygtige almene bebyggelser. I den holistiske tilgang til bæredygtigheden ligger den økonomiske del, derfor som en naturligt vil berøre effektiviseringen på ejendomsdriften. Hvordan bliver vi som boligorganisation og branche klædt på til at kunne arbejde med bæredygtige almene bebyggelser, herunder med en holistisk tilgang hvor også den økonomiske del inddrages i forhold til et generelt fokus på effektivisering i ejendomsdriften. Projektet skal ansøges nu og afvikles i 2016. Vi har i et samarbejde med Ringgaarden Aarhus, Østerbo Vejle, Boligkontoret Fredericia, Bovia Kolding og Civica Odense arbejdet på en ansøgning. Der ansøges om kr. 1 million 8
fortsat Projektets idé og formål: - At lave et alment brugbart værktøj der kvalificerer vores ønsker og krav, som bygherre, til at få en helheds orienteret tilgang til bæredygtigheden i vores renoveringer, nybyggeri og efterfølgende drift Projektets målsætninger/succeskriterier: - At skabe overblik og fælles fodslag indenfor bæredygtigt byggeri for derigennem at få byggeriets parter til sammen at arbejde hen mod bæredygtigt byggeri som en kendt præmis i det almene (inspiration til bæredygtighed til byggesags beskrivelse m.v.). - At lave en evaluering af de sidste mange års bæredygtigheds tiltag indenfor den almene branche, med fokus på energi, indeklima og totaløkonomi, for derigennem at identificere og inspirere til gode løsninger. - Der skal laves en dynamisk værktøjskasse hvor det, opstillet i skema form, er muligt at sammenligne bygningskomponenter ud fra hvilke miljømærker de har. Værktøjskassen kan også bruges i den daglige drift. - Gennem idekatalog, workshops, foredrag og anden information at udbrede kendskabet, potentialet og nødvendigheden i den bæredygtige tilgang, så det bliver alment accepteret, også blandt ikke fagfolk, at vi må ændre vores økonomiske tankegang fra den lineære hvor vi producerer, forbruger og kasserer, til den cirkulærer hvor værdien af det producerede ikke devalueres. - At lave et pres bagud i producent leddet, ved at efterspørge bæredygtige produkter og i det hele taget at være mere kritiske med hensyn til hvilken dokumentation og kvalitet vi vil kræve. Indstilling: Til godkendelse Anmodning om lokalplanlægning for boligområdet Sønderparken Redegørelse: Boligkontoret Fredericia og boli.nu har fremsendt en skrivelse til Fredericia kommune og anmodet om, at der udarbejdes en ny lokalplan for Sønderparken, som skal afløse Byplanvedtægt 24, der har vist sig utidssvarende og uhensigtsmæssig i den fremtidige udvikling af boligområdet. Det er især kommet til udtryk ved Natur- og Miljøklagenævnets underkendelse af byggetilladelse til etablering af aktivitetshuset, men også ved realiseringer af mindre initiativer i området som etablering af nyttehaver, vaskeplads for biler, carporte, mindre servicebygninger mv. Vi har derfor fra de to boligforeningers administration i Boli.nu og Boligkontoret Fredericia, et ønske om, at der snarest kan igangsættes udarbejdelsen af en ny, samlet lokalplan for Sønderparken, der muliggør realisering af helhedsplanen for udvikling og 9
fortsat omdømmeforbedringer i Sønderparken samt lettere sagsbehandlingen for de mindre tiltag i områdets daglige drift. En ny lokalplan skal udgøre rammerne omkring boligområdets fortsatte modernisering i årene fremover og tilgodese boligorganisationernes langsigtede investeringer i området. Indstilling: At bestyrelsen godkender indstillingen 18. Lukkede punkter 19. Eventuelt Bestyrelsens årshjul blev drøftet, herunder tidpunkter for bestyrelsesmøder. TREFOR vil snarest fortælle om nye muligheder i forbindelse med at der er indgået et samarbejde med Yousee. Hele bestyrelsen vil blive inviteret til denne seance. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 10