BOLIGKONTORET FREDERICIA

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 16. december 2015, kl i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen Verner Zachariassen, Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Lone Jensen, direktør Finn Muus, Økonomichef Preben Lærche og Driftschef Steffen Møller Borgbjerg Gæst: Anette Billund Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 28. oktober 2015 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt 2. Godkendelse af referat fra Repræsentantskabsmødet den 19. november 2015 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt. 3. Meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: 1

2 4. Meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: 2 ledige familieboliger og 1 ældrebolig 5. Meddelelser fra formanden 2/11 Flemming og Lis har ryddet op efter bogudgivelse. 4/11 Der har været afholdt kursus i Hvem bestemmer hvad. Vellykket og velbesøgt. 5/11 Der har været afholdt kursus i Budget og regnskab. Vellykket og velbesøgt. 6/11 7/11 BL Kredsweekend på Hotel Legoland. 9/11 Der har været afholdt FU møde med status på arbejdsmarkedsområdet, beboerservice, håndværker camp, uddannelsesvejledning og lærlingeprojekt. Der skal være uddannelsesbasar d. 8/ /11 Der har været afholdt ekstraordinært sammenlæggende afdelingsmøde for den kommende afdeling 408 Axeltorv (Tidligere ) 12/11 Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde for afdeling 416 idet der ikke kunne vælges en afdelingsbestyrelse til det ordinære møde i september. Der blev ikke valgt en bestyrelse, men 2 medlemmer til repræsentantskabet. 13/11 Der har været afholdt Afslutning for håndværkerne i 311 Hasselhøj. 16/11 Der har været afholdt kursus i Syn af lejlighed. Vellykket og velbesøgt. 17/11 Der har været afholdt redaktionsmøde for bladet Lejligheden. 17/11 Der har været afholdt møde med TREFOR i forbindelse med det fremtidige serviceniveau og tilbud til beboerne i Boligkontoret Fredericia. 17/11 Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i 504 Åbrinken hvor projekt med solceller, varmepumper (og nye vinduer) blev vedtaget. 18/11 Der har været afholdt styregruppemøde 19/11 Der var ekstraordinært repræsentantskabsmøde med spændende foredrag vedr. fremtiden 20/11 Der har været besigtigelsestur til Horsens vedr. Domeas nye byggerier. Byggerierne var imponerende at læse om, men i virkeligheden kan og vil Boligfa bygge mindst på niveau i alle aspekter. 23/11 Der har været afholdt kredsmøde. 2

3 24/11 Der har været temamøde vedr. den sydlige del af Gothersgade i forhold til udvikling og fremtid Lone Jensen deltager i en fokusgruppe. 26/11 Der har været afholdt kursus i Råderet og godtgørelse. Vellykket og velbesøgt. 3/12 Der har været afholdt møde med Boli.nu vedr. samarbejder imellem køkkenerne i Medborgerhuset og i Aktivitetshuset. 3/12 Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i 312 Nestlegården vedr. valg af ny afdelingsbestyrelse i forbindelse med samarbejdsvanskeligheder. 5/12 Der har været afholdt julefrokost på Café Rustik. 6/12 Der har været afholdt 70 års fødselsdag for Flemming. 7/12 Der har været afholdt repræsentantskabsmøde i København med besigtigelse til The Turning Torso i Malmø. 8/12 Der har været afholdt BL repræsentantskabsmøde i København. 10/12 Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i 221 Vesterbro vedr. mistillidsvotum til et bestyrelsesmedlem som afdelingsmødet valgte at følge. Der vil d. 17/12 være juleafslutning i Medborgerhuset. Der vil være juleferie fra d. 23. december til d. 4. januar. Til orientering vil flygtninge i vores område blive tildelet som følger: Fredericia 147 Vejle 349 Kolding 267 Horsens Meddelelser fra direktøren Status på renoveringen af afd. 311 Hasselhøj Redegørelse: De nye nedgravede miljøstationer er monteret og der arbejdes på færdiggørelsen af belægningen. Renoveringen af boligerne indvendigt forventer vi at afslutte iht. tidsplanen den 17. december 2015 med udbedring af mangler primo januar Projektet forventes afsluttet medio maj Skurvogne og toiletvogne fjernes i løbet af uge 50 Indstilling: At orienteringen tages til efterretning. 3

4 Købmagergade skole Redegørelse: Byggetilladelsen er modtaget. Opstart på ombygning den 4. januar Stand Still er overstået og der er afholdt forhandlinger med de valgte entreprenører om besparelsesforslag og betingede entreprisekontrakter. - Skema B er godkendt af Fredericia Kommune på begge projekter. - Der er afholdt byggeudvalgsmøde den 8. december kl Det er drøftet besparelser i afdelingen: herunder solceller og fjernelse af tagterrasse. - Kommunen har forlangt indeklima undersøgelser i gymnastiksal grundet at man mener at tyskerne har brugt lokalerne til garager under krigen. Der er konstateret en poreluftforurening, som kommunen vil have afgrænset og risikovurderet. Omkostninger hertil er vurderet til kr. Mærsk fonden har godkendt at der sker en udskiftning af kældervinduerne Indstilling: Til orientering. IP Schmidts gård Redegørelse: Er overtaget pr Ejendomsforsikring aftalt med Contea, police følger. Bevaringsfondens tilsagn om støtte er forlænget til den 1. december Ejerforening?, afklares. Indstilling: Til orientering Real Dania det gode Boligliv i Sønderparken Redegørelse: På trods af at ansøgning om byggetilladelse er fremsendt i foråret 2014 har vi endnu ikke modtaget en byggetilladelse til Real Dania projektet. Det har været nødvendigt at få en fristforlængelse hos Real Dania for ikke at miste tilskuddet på kr. 2,5 millioner. Status er at vi afventer byggetilladelse fra kommunen på alle fire porte. Vi har fremsendt det materiale til kommunen som har bedt om, bland andet forenklet tegning til høring. Vi har hørt at der snarest kan forventes tilladelse på tre af portene, men det er naturligvis fint. Det er dog at fortrække at alle fire porte følges ad i processen mht. Realdanias godkendelse og udbud. 4

5 fortsat Vi kan kigge på en ny diameter på Rotunden, men bliver nød til at vide kommunens krav til afstand til skel. Denne projektændring skal ligeledes godkendes af Realdania, da vi fragår det godkendte projektforslag. Hovedprojekt har naturligvis ligget lidt på is, da kommunen ikke kunnet sige noget om processens længde. Vi mangler internt at afklare nogle få designmæssige ting, men der er sat gang i undersøgelserne; lys i campanile, udformning af afmærkning i termoplast. Eksternt mangler vi at få koordineret placering af brønd på stien ved Rotunden og hvis denne kan tilbagekobles til brandvejens afløb. Vi mangler ligeledes endelig afklaring på de trafikmæssige sikkerhedsforanstaltninger ved port vest Indstilling: Til orientering. Godkendelse af budget for afd. 214 Redegørelse: Som besluttet af bestyrelsen den 19. september 2015, er det af afdeling 214 ikke godkendte budget sendt til tilsynet i Fredericia kommune. Fredericia kommune har meddelt at de har afgjort, at administrationens udkast er retvisende. Der er dog bedt om en redegørelse på nogle spørgsmål fra afdelingsbestyrelsen. Indstilling: Til drøftelse og videre behandling Beslutning: Drøftet 7. Ombygning af Syrenparken afd Redegørelse: Efter afdelingsmødet i Nestlegården afd. 312 den 9. september, er der afholdt et besigtigelsesmøde med afdelingsbestyrelsen for at se på en ny mulighed for en placering af et fælleslokale i afdelingen. Det har vist sig ikke at være muligt inden for de nuværende rammer som afdelingen har, hvorfor der er aftalt at arkitekt Anette Billund arbejder på at indarbejde et fælleslokale i forbindelse med opførelsen af de nye 10 lejligheder. Der foreligger nu et forslag som Arkitekt Anette Billund vil præsentere for bestyrelsen. Frem til et endelig projekt foreligger og et byggeri kan igangsættes skal vi nok et år frem i tiden. Vi har i den forbindelse forhørt os om Syrenparken kan udlejes til anden side, hvilket ikke ser ud til at være en mulighed selv om der er en akut mangel på boliger til de mange arbejdere der er i byen i forbindelse med Shell projektet og Dong. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse af afdelingsbestyrelse og afdelingsmøde Beslutning: Drøftet 5

6 Fredericia C projekt Redegørelse: Der arbejdes fortsat med de private investorer. Der er fredag den 16. oktober afholdt møde med investorerne og deres revisor for en afklaring af nogle økonomiske forhold vedr. købsaftalen og vedtægter for en ejerforeningen. Vores Advokat Klavs Kaiser og Advokat for de private investorer mødes den 10. december 2015 hvor der forhåbentlig kan gøres klar til en underskrift på købsaftalen. 8. Godkendelse af årshjul for 2016 Redegørelse: Vedhæftet Indstilling: Til drøftelse og godkendelse Beslutning: Godkendt med den tilføjelse at der planlægges et ekstra bestyrelsesmøde den 27. april kl med godkendelse af årsregnskaber. 9. Effektiv drift Redegørelse: I perioden frem til nu har Boligkontoret generelt haft succes med sine strategier. De større projekter vi har påtaget os, er lykkedes, og driften har samtidigt arbejdet effektivt med en række tiltag. Hovedfokus har dog været på projektaktiviteterne, og det er ledergruppens overbevisning, at tiden nu er inde til et skærpet strategisk fokus på den driftsmæssige effektivitet. Dette motiveres samtidigt af, at omgivelserne har ekstraordinær opmærksomhed på alle landets boligorganisationernes effektivitet i disse år senest udtrykt i almennet s Almenvejledningen om en innovativ vej til effektiv drift. Hovedpointen i sektorens aktuelle fokus på effektiv drift er, at det er absolut nødvendigt at have fokus på ledelse. Ifølge Almennet inkluderer vejen til effektiv drift styrket personaleledelse, planlægning og strategisk ledelse. Dette matcher udmærket ledergruppens oplevelse af Boligkontorets driftsorganisation. Organisationen præsterer fint, men med en ledelsesmæssig opgradering forventes der at være et uudnyttet potentiale trods det gode udgangspunkt. Ledergruppen har derfor anmodet Jan Høstrup fra konsulentvirksomheden Janus om at designe et initiativ til evaluering af driftseffektiviteten i områderne, dels for at sikre at driften er ledet og organiseret bedst muligt, og dels for at identificere det yderligere effektivitetspotentiale der måtte være. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse Beslutning: Foreløbigt godkendt der vil blive udarbejdet en konkret plan inkl. økonomiske konsekvenser til bestyrelsens endelig beslutning. 6

7 10. Godkendelse af revideret fælles Personalepolitikker / herunder håndbog Redegørelse: Virksomhedsnævnet har gennem det seneste år arbejdet med en revideret udgave af Personalehåndbogen hvor der nu kun er én Personalepolitik gældende for alle medarbejdere i Boligkontoret Fredericia. Herudover er der indarbejdet nye politikker samt foretaget en revidering af eksisterende. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse. Beslutning: Godkendt. 11. Budgetopfølgning for 2015 herunder kapital forvaltning Redegørelse: Ved økonomichef Preben Lærche. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 12. Aftale med HCK & Partners Redegørelse: Boligkontoret Fredericia har i øjeblikket en rigtig stor mængde likvide midler der kræver stor bevågenhed for at få det optimale ud af pengestrømmene. Direktør og Økonomichefen har på den baggrund haft et møde med HCK & Partners som er et rådgivningsfirma der arbejder med blandt andet Cash Management, altså at flytte likviditet der hen hvor man har brug for den. HCK & Partners har hjulpet andre større boligorganisationer med at optimere deres pengestrøm til gavn for den samlede indtjening på blandt andet renten. Firmaet tilbyder at gennemføre en proces hvor det eneste vi binder os til er en udgift på kr Firmaet vil udarbejde en rapport med en optimeret forretningsgang på de områder hvor der er et potentiale. Der arbejdedes herefter med et indtjeningshonorar der betyder at firmaet vil få første års besparelse som betaling for arbejdet. Indtjeningshonoraret vil kun blive udbetalt til firmaet i de tilfælde hvor vi har accepteret igangsætningen af processen og kun på de områder vi vælger. Set fra HCK & Partners side kan det i værste fald betyde, at vi ikke ønsker at gøre brug af nogle at deres forslag og så får de 0 kr. i indtjeningshonorar. Det er alene os der afgør dette. De har ingen indsigelsesret iflg. aftalen. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendt oplægget og betaling af grundbeløbet på kr Når firmaet har udført arbejdet med optimerede forretningsgange fremlægges resultatet for bestyrelsen til endelig godkendelse. 7

8 13. Minihelhedsplaner for afdelingerne Redegørelse: Redegørelse vil blive givet på mødet. Indstilling: Der iværksættes en mini-helhedsplan i afdeling 210 som fremlægges for bestyrelsen eksempel på hvad sådan en plan vil kunne anvendes til, herunder hvad den koster at lave. Planen skal ses i sammenhæng med den 10-årige D og V plan. Beslutning: Godkendt 14. Godkendelse af layout for Vision, Målsætning og Handleplan Redegørelse: Se vedhæftede forslag til layout. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt 15. Godkendelse af Kapitaltilførsel til afd. 318 Ryes Plads Redegørelse: Ved Almenboliglovens 92 stk.1, er der etableret støttemulighed for Boligafdelinger med alvorlige vanskeligheder. Landsbyggefonden har som en del af finansieringen i afdeling 318 Ryes Plads godkendt en kapitaltilførsel på kr Kapital tilførslen finansieres som følger. Kommune lån kr Realkreditlån kr Landsdispositionsfonds lån kr Landsdispositionsfonds tilskud kr Tilskud fra dispositionsfonden i BK kr Indstilling: At bestyrelsen godkender kapitaltilførslen på kr Beslutning: Godkendt 16. Lukkede punkter 8

9 17. Eventuelt Flemming udtrykte tak for opmærksomheden i forbindelse med sin 70 års fødselsdag. Der vil pr. d. 1. januar 2016 påbegyndes en ny rengøringsaftale med eksisterende rengøringsselskab. Efter endt udbud har det været muligt at indeholde de timer som før blev leveret af en køkkenmedarbejder i tilbuddet. Således vil der fremadrettet ydes en stabil køkkenindsats i administrationen. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 9