BOLIGKONTORET FREDERICIA

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 9. oktober 2013, kl i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Johnna Hansen og Jytte Matthiesen. Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 28. august 2013 Indstilling: Til godkendelse.. 2. Diverse meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: 1

2 Udbud ved entreprenørs/leverandørs konkurs Orientering om tilmeldingsordning til trappemodel ved spildevandsbetaling Digital Tinglysning ændret praksis vedrørende dokumentation for de tegningsberettigede Pulje til helhedsorienteret boligsocial indsats Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift Udsatte boligområder værktøjskasse fra boligministeren Orientering om ændringer af bekendtgørelsen om sideaktiviteter i almene boligorganisationer og ændringer i lejelovgivningen m.v Husk at søge midler fra efterårets puljer til startboliger og energihandlingsplaner Lejeres til- og framelding af el ved flytning Beslutning: Taget til efterretning. 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: Ledige boliger pr. 1. august 2013 hos almene boligforetagender Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Region Syddanmark (346) Middelfart Assens (2) Faaborg (6) Midtfyn Kerteminde (4) Nyborg (5) Odense (17) Svendborg (29) Nordfyns (2) Langeland Haderslev (88) Billund Sønderborg (17) Tønder (28) Esbjerg (5) Varde (16) Vejen (2) Aabenraa (29) Fredericia (10) Kolding (26) Vejle (60) 3 Beslutning: Taget til efterretning 2

3 4. Evaluering af afdelingsmøder 2013 Redegørelse: Se bilag. Indstilling: Til drøftelse. Der bliver løbende arbejdet med at uddanne afdelingsbestyrelserne bedst muligt på så alle kender deres roller til afdelingsmøderne. Der vil derudover fremadrettet være fokus på at stemmesedler til afdelingsmøder samt urafstemninger markeres (eventuelt med dato eller nr.), så valghandlingernes lovlighed og troværdighed sikres. Det skal sikres at der hvor inspektøren ikke deltager i mødet er den mødeansvarlige klædt godt nok på til at kunne svare på spørgsmål vedr. vedligehold med videre. Fremadrettet vil forslag til dirigent fra hovedbestyrelsen være markeret på Flemmings liste. Beslutning: Drøftet og evalueret 5. Projekt for køb af Købmagergade skole, herunder den betingede købsaftale. Opførelse af Seniorbofællesskab. Redegørelse: I forbindelse med projektet for Købmagergadeskole er der udarbejdet en tids og handleplan der skal sikre femdriften i projektet. Nærværende tids- og handlingsplan angiver de væsentligste aktiviteter, der skal iværksættes for at aftalerne i de betingede skøder mellem Boligkontoret Fredericia og Fredericia Kommune på hhv. Købmagergade Skole kan overholdes. Bemærkninger: Tilvejebringelse af planforhold / ny lokalplan er godkendt af byrådet og er et afgørende element for fremdriften i de kommende aktiviteter. Diverse forundersøgelser samt skitseforslag er igangsat. Skema A forventes godkendt 1. december 2013, mens Skema B forventes godkendt omkring 1. juni Forventet byggestart august Afdelingsnummer for afdelingen foreslås som et 600 nummer. Eksempelvis 601. Indstilling: Til orientering / godkendelse 6. Projekt for IP Schmidts gård herunder den betingede købsaftale Redegørelse: I.P. Schmidts Gård kræver ikke ny lokalplan, men der er tilbudspligt til beboere om køb på andelsbevis. Processen er sat i gang og forventes afsluttet medio oktober. Diverse forundersøgelser samt skitseforslag er igangsat og udføres sideløbende med tilbudspligt til beboere. Skema A forventes godkendt 1. november 2013, mens Skema B forventes godkendt omkring 1. maj Afdelingsnummer for afdelingen foreslås som et 600 nummer. Eksempelvis 602. Forventet byggestart juni 2014 Indstilling: Til orientering / godkendelse Beslutning: Taget til efterretning og godkendt 3

4 7. Godkendelse af budget 2014 for Medborgerhuset Korskær Redegørelse: Budget er vedhæftet som bilag. Indstilling: Til godkendelse 8. Henvendelse fra afd. 217 vedr. uorganiseret arbejdskraft Redegørelse: Brev fra afd. 217 er vedhæftet som bilag. Afdeling 406 og 214 har besluttet at de ikke ønsker en bestemt underleverandør i deres afdeling. Der bliver indkaldt til møde med de pågældende afdelingsformænd og 3F hvor sagen drøftes. Boligkontoret Fredericia ønsker at sikre ordentlige arbejdsforhold for alle der arbejder for os. Tekst der fremadrettet vil blive brugt i vore udbudsbetingelser vil være følgende: Entreprenøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som entreprenøren og eventuelle underentreprenører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er dårligere end de løn- og ansættelsesforhold, der er gældende på den egn, hvor arbejdet udføres. Overholder entreprenøren ikke denne forpligtelse, og medfører dette et berettiget krav fra de ansatte, kan bygherren tilbageholde vederlag til entreprenøren med henblik på at tilgodese dette krav. Beskæftigelsesministeriet har tilkendegivet, at denne klausul tilgodeser kravene i ILOkonvention nr. 94, som ministeriet har henvist til i forbindelse med de statslige bygge- og anlægsarbejder. Indstilling: Til beslutning 9. Bedst på nettet 2013 og 2014 Redegørelse: I forbindelse med BL s konkurrence om at være den bedste på nettet vandt Østerbo Vejle konkurrencen. Vi har fra Rambøll modtaget en oversigt over vores screening og de point vi har opnået. Danline er indstillet på med baggrund i Screeningen at tilføje de foreslåede forbedringer og i den forbindelse at betale halvdelen af udviklingsudgifterne. Pris i alt kr som deles ligeligt mellem Danline og Boligkontoret Fredericia. Herudover vil der være en mulighed for at deltage igen i 2014 med de forbedringer hjemmesiden vil have gennemgået. Pris ca. kr Indstilling: Til drøftelse og beslutning 4

5 10. Karenstid i forbindelse med permanente genhusninger Redegørelse: I forbindelse med den permanente genhusning af beboerne i Sønderparken og Korskærparken har beboere der er blevet genhuset, forespurgt om karens tiden på et år vil være gældende for dem. Argumentationen går på, at de er ikke nødvendigvis blevet placeret i en bolig de stod på venteliste til, hvorfor en genhusning vil sætte dem et år tilbage i forhold til deres muligheder. Bestyrelsen skal tage stilling til om der i forbindelse med permanente genhusninger skal gives lov til at slette karenstiden for disse lejere. Indstilling: Til beslutning 11. Indstilling til beboerklagenævnet i Fredericia Redegørelse: Fredericia kommune har bedt om en indstilling til personer Boligkontoret ønsker udpeget til beboerklagenævnet. Indstilling: Oplæg vil blive givet på mødet af organisationsformanden Lis Gregersen Beslutning: Lis Gregersen ønsker ikke at fortsætte i Beboerklagenævnet. Steffen Møller Borgbjerg udpeges til Beboerklagenævnet, Preben Lærche udpeges til som suppleant. 12. Vedtægtsændringer Redegørelse: Som besluttet af bestyrelsen er der udarbejdet et forslag til vedtægtsændringer til behandling på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 21. november Der er fremsendt forslag til bestyrelsens størrelse i 2015, samt en ændring af de nuværende muligheder for at suppleanter kan deltage i repræsentantskabsmøderne uden at der er varigt forfald. Indstilling: Til beslutning Beslutning: Forslag til vedtægtsændringer med 9 medlemmer i hovedbestyrelsen fra 2015 blev godkendt. Forslag til suppleanters deltagelse i repræsentantskabsmøderne arbejdes der videre med til det ordinære repræsentantskabsmøde i Godkendelse af låneoptagelse for afdeling 206 Redegørelse: Boligkontorets afdeling 206, har besluttet at der udføres renovering af vinduer samt radiatorer, hvortil der optages et 30-årigt realkreditlån til delvis finansiering af arbejderne samt en årlig lejeforhøjelse på ca. 13,81 % af nuværende leje. 5

6 fortsat Der er afholdt ordinært afdelingsmøde den 20. september 2012, hvor projektet samt lejeforhøjelser blev godkendt jf. lov om almene boliger 37. Overslagsmæssigt er udgifterne til arbejderne opgjort til kr. der agtes finansieret således: Nyt 30-årigt lån Egne midler I alt kr kr kr. fortsat De årlige ydelser på lånet er beregnet til kr. dette medfører en årlig lejeforhøjelse på 13,81 % af nuværende leje (70 kr. pr. m2 pr. år). Det er en forudsætning for relativ fordeling af lejeforhøjelsen, at projektet medfører den samme relative forøgelse af boligernes værdi. Indstilling: Til godkendelse 14. Godkendelse af låneoptagelse for afd. 205 Redegørelse: Boligkontorets afdeling 205 har besluttet at der udføres renovering af vinduer, udvendigt murværk og radiatorer, og der i den forbindelse optages et 30-årigt realkreditlån til delvis finansiering af arbejderne samt en årlig huslejestigning på 15,89 % af nuværende leje. Der er afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 12. marts 2013, hvor projektet samt lejeforhøjelser blev godkendt jf. lov om almene boliger 37. Fredericia Kommune er opmærksom på, at sagen tidligere har været behandlet på et ordinært afdelingsmøde, men at man der ikke var opmærksomme på de formelle regler vedr. urafstemning jf 37. De påtænkte arbejder er beskrevet i ansøgningen. Overslagsmæssigt er udgifterne til arbejderne opgjort til kr. der agtes finansieret således. Nyt 30-årigt lån Egne midler I alt kr kr kr. De årlige ydelser på lånet er beregnet til ca kr. Arbejderne medfører en årlig lejeforhøjelse på 15,89 % af nuværende leje (85 pr. m2 pr. år). Det er en forudsætning for relativ fordeling af lejeforhøjelsen, at projektet medfører den samme relative forøgelse af boligernes brugsværdi. Indstilling: Til godkendelse 6

7 15. Ændring af regler for tilskud til sociale aktiviteter På bestyrelsesmødet den 6. april 2011, godkendte bestyrelsen et regelsæt vedr. tilskud til afdelingers jubilæer og sociale aktiviteter. Formandsskabet og direktør indstiller til bestyrelsen at der bliver foretaget nogle få rettelser der gør det muligt at flere søger midler der har et socialt sigte.. En pulje hvor afdelingerne kan søge om midler til socialt arbejde / aktiviteter. (her foreslås enkelte tilretninger som markeres med gult) Tilskud til frivilligt socialt arbejde. (Tilskud til sociale arrangementer) Hvem kan få tilskud? Økonomisk tilskud kan søges af Boligkontoret Fredericia s afdelinger. Hvad kan man få tilskud til? Nye initiativer der retter sig mod det sociale liv i en afdeling. (Foredrag m.v.) Tilbagevendende eller igangværende initiativer kan få tilskud ud fra en konkret vurdering. (markedsdage m.v.) Konkrete projekter med et socialt sigte. (udflugter for børn og familier.) Hvilke krav skal i øvrigt være opfyldt? Projekterne skal rette sig mod beboere, der bor i Boligkontorets Fredericia s afdelinger Projekter der dækker flere afdelinger, kan ligeledes få tilskud. En afgørende del af den indsats, der søges støtte til, skal være ulønnet. Hvordan får man tilskud? Afdelingerne skal sender en ansøgning til Boligkontoret Fredericia, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af det projekt, der søges støtte til. Det skal oplyses hvor mange penge, der søges om. (Der skal medsendes et budget) Indstilling: Til drøftelse og beslutning 7

8 16. Meddelelser / punkter til beslutning fra formanden Valg til kredsrepræsentantskabet i BL s 7 kreds Redegørelse: I 2014 skal der foretages nyvalg til kreds repræsentantskabet i 7 kreds. Som reglerne er i dag skal bestyrelsen indstille boligorganisationen medlemmer til valg. I dag sider undertegnede sammen med Flemming Lorenzen, Else-Marie Gøhns, Bent Klindt Andersen og Finn Muus i Kredsrepræsentantskabet. Indstilling: Det foreslås at bestyrelsen indstiller de nuværende medlemmer til en ny periode gældende fra april Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Else-Marie Gøhns, Bent Klindt Andersen og Finn Muus indstilles til en ny periode fra Bladet Lejligheden Redegørelse: I 2012 besluttede bestyrelsen at Boligkontoret Fredericia s blad Lejligheden som et forsøg skulle udgives 4 gange i Da forsøgsperioden udløber ved udgangen af 2013 skal bestyrelsen tage stilling til om forsøget skal gøres permanent så der også i 2014 og fremadrettet vil blive udgivet et blad 4 gange om året / en gang i kvartalet. Indstilling: Bladudvalget indstiller at udgivelsen gøres permanent til 4 gange om året. Økonomichefen foreslår, at udgiften fordeles forholdsvis mellem afdelingerne fra Boligsocial konference Redegørelse: Der er afholdt Boligsociale dage på Hotel Nyborg Strand den 23. og 24. september I konferencen deltog undertegnede og vores direktør Finn Muus sammen med vores boligsociale sekretariat og de kommunale medarbejdere i områderne. Der var workshops på konferencen der skal munde ud i en bog med gode eksempler på indsatser. Fredericia var i øvrigt meget i fokus på grund af vores boligsociale indsatser. Beslutning: Taget til efterretning. Generalforsamling i Fredericia Fjernvarme Redegørelse: D. 2. oktober 2013 var der generalforsamling i Fredericia Fjernvarmen. Bestyrelsen blev genvalgt uden modkandidater. Jens Christian Lybecker fra boli.nu blev valgt ind som 1. suppleant. På et efterfølgende konstituerende bestyrelsesmøde blev Finn Muus valgt som bestyrelsesformand og Flemming Lorenzen som næstformand. Beslutning: Taget til efterretning. 8

9 Boligselskabernes Landsforenings hjemmeside Redegørelse: BL får en ny hjemmeside pr. november 2013 Beslutning: Taget til efterretning. Kredsweekend den 8. og 9. november 2013 Der afholdes kredsweekend konference den 8. og 9. november i Billund. Der er tilmeldt 14 personer fra hovedbestyrelsen samt direktør, økonomichef og driftschef. Der bestilles en minibus til transport. Beslutning: Taget til efterretning. Valg til repræsentantskabet i TREFOR 2014 Redegørelse: I 2014 skal der foretages nyvalg til TREFOR s repræsentantskab. I dag sidder Lis Gregersen, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness og Hans Henrik Seehausen på vores mandater. Bent Klindt Andersen blev ikke valgt i 2010 på grund af ændrede valgregler. Indstilling: At bestyrelsen drøfter og beslutter en indstilling af kandidater til valget i Beslutning: Det blev besluttet at støtte opstillingen af Bent Klindt Andersen, Else-Marie Gøhns, Steffen Møller Borgbjerg, Finn Muus og Edvin Steiness. Edvin Steiness udbad sig dog betænkningstid for sit kandidatur. Uddeling af midler til sociale aktiviteter Redegørelse: Vores afdeling Regnbuen har i september måned søgt om tilskud til en udflugt med et socialt sigte for alle afdelingens beboere. Formand, næstformand og direktør har med baggrund i afdelingens ansøgning om tilskud bevilliget kr. 200 i tilskud pr. lejemål eller i alt kr hvis alle lejemål deltager. Indstilling: At formand, næstformand samt direktør fremadrette kan træffe beslutning om tilskud. 9

10 17. Meddelelser fra Direktøren Ny Boligsocial Helhedsplan for Sønderparken og Korskærparken 2014 til 2018 Redegørelse: Vore afdelinger og boli.nu s i Sønderparken og Korskærparken er blevet prækvalificeret til en ny 4 årig periode, hvorfor der i øjeblikket arbejdes på en ny boligsocial Helhedsplan for Sønderparken og Korskærparken. Den nye helhedsplan vil i højere grad sætte fokus på en håndholdt indsat hvor lang de fleste midler vil være afsat til Manpower. Der er foreløbig afsat kr. 13. millioner hvilket ikke helt rækker hvis vi skal fortsætte og udvide den indsats vi allerede gør i dag. Vi håber, at vi gennem en udvidet indsats med inddragelse af alle vore renoveringsopgaver som værktøjer til beskæftigelse kan få overbevist Landsbyggefonden om at der i Fredericia er gang i en særlig indsats der fortjener at få flere midler til indsatserne. Det skal i øvrigt bemærkes, at Sønderparken ud fra den foreløbige screening vil komme på Ghettolisten i Beslutning: Taget til efterretning. Der var en opfordring fra Edvin Steiness om at undersøge tallene nøje. Ny ansøgning om midler til en boligsocial helhedsplan for Korskær- og Sønderparken. Redegørelse: Der er udarbejdet og fremsent en ansøgning om prækvalifikation til en ny boligsocialhelhedsplan for årene 2014 til Den nye plan er blevet prækvalificeret med et beløb på kr. 13 millioner hvor der i ansøgningen er ansøgt om kr. 23 millioner. Der er afholdt møde med Landsbyggefonden med henblik på få lidt flere penge, da det nuværende beløb ikke lever op til den målopfyldelse som planen lægger op til når vi taler om uddannelse og beskæftigelse. Der afholdes møde med Fredericia Byråd den 12. november. Indstilling: Til godkendelse Udarbejdelse af dokumentationspakke til Fredericia Kommune Redegørelse: Bilag med dokumentationspakken er fremsendt på mail Indstilling: Til Godkendelse 10

11 Udarbejdelse af værdisæt for Sønderparken og Korskærparken Redegørelse: I forbindelse med den nye Helhedsplan vil der til styregrupperne blive indstillet, at der udarbejdes et værdisæt der skal sikre en ordentlig omgangstone i Korskærparken og Sønderparken. Målet med et værdisæt er, at der udvises respekt for hinanden i den måde man omgås og taler med hinanden. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Taget til efterretning Kommunegarantier for ustøttede lån Redegørelse: I forbindelse med låneoptagelsen i vore Landsbyggefond sager i Sønderparken og Korskærparken skal vi over for Fredericia Kommune redegøre for de arbejder der er delvis finansieret som u-støttede og støttede arbejder. Dette i henhold til 98 i almen boligloven hvor arbejder der udføres som ekstraordinære forbedringsarbejder ikke vil påvirke Fredericia Kommunes låneramme. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Taget til efterretning Udarbejdelse af værdier for Boligorganisationen Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Personalet i administrationen har hen over foråret og sommeren 2013 arbejdet målrettet med at udarbejde et værdisæt for Boligkontoret Fredericia. Værdierne skal nu behandles på en temadag den 22. november af vore Ejendomsfunktionærer. Når det endelige forberedende arbejde er færdig vil bestyrelsen blive præsenteret for værdierne til endelig godkendelse. Indstilling: Til drøftelse Beslutning: Taget til efterretning 18. Meddelelser og punkter til beslutning fra Økonomichefen Afkast prognose for depoter Redegørelse: På nuværende tidspunkt er boligorganisationens frie midler placeret i fire depoter hos henholdsvis Arbejdernes Landsbank, Nordea, Danske Bank og Sirius. Økonomichefen vil på mødet give en status på afkastet. 11

12 Indstilling: At indstillingen tages til efterretning og der i den forbindelse drøftes en ændring af portofølgeplejen. Budgetopfølgning Redegørelse: Budgetopfølgning fremsendt på mail. Budget for hovedforeningen 2013 er i balance. Indstilling: At redegørelsen tages til efterretning 19. Meddelelser fra Driftschefen Redegørelse: - Arbejdet omkring indkøbsforeningen er igangsat, forventet opstart pr. 1. januar i Skærbæk har besluttet sammenlægning pr. 1. januar Der er stor tilslutning til kurserne for afdelingsbestyrelser i oktober og november Der afholdes kurser i: Hvem bestemmer hvad? Budget og Regnskab og Råderet, vedligeholdelsesreglement og husorden. - De større sager vedtaget i 2013 er: o 305 Elevatorprojekt 5 blokke o 407 Altaner etableres på 10 lejemål o 505 Vinduer og døre udskiftes i hele afdelingen o 220 Renovering af vaskeriet o 219 Udskiftning af ventilationsanlæg o Dørtelefonanlæg o 205 Vinduesudskiftning / om fugning af facader o 206 Vinduesudskiftning / om fugning af facader o 209 Nyt Dørtelefonanlæg og nøgle / låse system o 213 Nye altan- og terrassedøre. Forbedring af elinstallation. o 212 Udskiftning af kældervinduer. - Der er ikke problemer med tomgang, dog skal det i denne forbindelse nævnes at et stort antal boliger er udtaget til genhusning i forbindelse med helhedsplanerne Indstilling: Til drøftelse. Beslutning: Taget til efterretning 12

13 20. lukkede sager FredericiaC Henvendelse fra Socialpsykiatrien i Fredericia Praksis ved henstand på betaling af huslejer Gebyr på rykker af flytteopgørelse Etablering af Dankort Terminal Diverse mails fra Jimmy Rasmussen 21. Eventuelt Redegørelse: At der ved fremtidige bestyrelsesmøder bliver holdt en pause når møderne næsten varer 4 timer Indstilling: At det tages til efterretning Beslutning: Tages til efterretning Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 13