BOLIGKONTORET FREDERICIA

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 25. februar 2015, kl i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga og Finn Muus. Afbud: Allan Deluga Connie Lauridsen og Lone Jensen Gæst: Anette Billund Referat fra bestyrelsesmøde 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 21. januar 2015 Indstilling: Til godkendelse. 2. Meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: 1

2 3. Meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: 4. Ombygning af Syrenparken i afd. 312 Nestlegården. Redegørelse: I forlængelse af Fredericia Kommunes opsigelse af lejeaftalen på bo institutionen for psykisk syge i afd. 312 Nestlegården, er der udarbejdet et overordnet forslag til en ombygning af intuitionen til almene familieboliger. Projektet blev fremlagt på mødet af arkitekt Anette Billund fra Billund / Hansen. Indstilling: Til drøftelse med henblik på det videre arbejde med afdelingen Beslutning: Drøftet og godkendt som oplæg. 5. FredericiaC projekt Redegørelse: Der bliver arbejdet tæt sammen med interesserede investorer om at finde en selskabsform hvorunder de private investorer kan indgå en aftale med Boligkontoret Fredericia. 6. Købmagergade skole Redegørelse: Med baggrund i den samlede plan for Købmagergade skole, hvori der er godkendt en ombygningen af skolens tidligere gymnastiksale til et fælleshus for afdelinger under Boligkontoret Fredericia, kan det oplyses at der nu foreligger en godkendelse fra Fredericia Byråd med en dertilhørende kommunal garanti. Herudover forligger der en godkendelse af skema A for boligdelen. Bilag: Tillæg til betinget skøde med overtagelse d. 1. juni For inden underskrift vil punkt 9.1 i aftalen blive rettet så det fremgår det rigtige tal skrevet med bogstaver. Bestyrelsen har godkendt købsaftalen på det ordinære bestyrelsesmøde den 22. maj Indstilling: Til bestyrelsens godkendelse med ny overtagelse dato pr. 1. april

3 7. IP Schmidts gård Redegørelse: Byrådet i Fredericia kommune har på et møde den 2. februar 2015 godkendt Boligkontoret Fredericias købstilbud på IP Schmidts gård. Bilag: Følgeskrivelse skema A for projektet. Bestyrelsen har godkendt den betingede købsaftale på det ordinære bestyrelsesmøde den 22. maj Ny overtagelsesdato 1. juni Indstilling: Til bestyrelsens godkendelse 8. Bestyrelsens godkendelse af vedtægter / driftsaftale for Medborgerhuset i Korskærparken Redegørelse: Som en del af aftalen om et fælleshus for flere afdelinger skal der foreligge en driftsaftale der forpligtiger afdelingerne til i fællesskab at sikre såvel betalingen af lånene samt driften af huset. Der er på den baggrund udarbejdet en vedtægt / driftsaftale som beskriver organiseringen af huset samt den økonomiske fordelingsnøgle. Se bilag. Vedtægten er tidligere godkendt af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde den 16. august 2012 i forbindelse med opførelsen af Medborgerhuset Korskær. I den fremsendte vedtægt er der nu indføjet at vedtægten er godkendt af hovedbestyrelserne i henholdsvis boli.nu og Boligkontoret Fredericia. Fordelingsnøglen er udarbejdet med baggrund i antal m2 i de enkelte afdelinger. Udgiften for den enkelte afdeling er indarbejdet i den huslejestigning der er udmeldt for afdelingen i forbindelse med renoveringen / ombygningen af afdelingen. Vedtægten skal underskrives af afdelingsformændene i Sønderparken. Indstilling: Til godkendelse 9. Bestyrelsens godkendelse af vedtægter / driftsaftale for Aktivitetshuset i Sønderparken. Redegørelse: Som en del af aftalen om et fælleshus for flere afdelinger skal der foreligge en driftsaftale der forpligtiger afdelingerne til i fællesskab at sikre såvel betalingen af lånene samt driften af huset. Der er på den baggrund udarbejdet en vedtægt / driftsaftale som beskriver organiseringen af huset samt den økonomiske fordelingsnøgle. Se bilag. Fordelingsnøglen er udarbejdet med baggrund i antal opgange i de enkelte afdelinger. Udgiften for den enkelte afdeling er indarbejdet i den huslejestigning der er udmeldt for afdelingen i forbindelse med renoveringen / ombygningen af afdelingen. Vedtægten skal underskrives af afdelingsformændene i Sønderparken. Indstilling: Til godkendelse 3

4 10. Real Dania det gode Boligliv i Sønderparken Redegørelse: I forbindelse med ansøgningen til Real Dania om midler fra deres pulje det gode Boligliv, er der nu gennem det seneste år arbejdet ihærdigt sammen med afdelingsbestyrelserne i Sønderparken at finde frem til et samlet projekt for området. Helhedsplanens overordnede indgreb for Sønderparken baseres på et centralt forløb med 2 nye klare forbindelser hvor det er de 2 hovedakser, der skal skabe orientering, tilgængelighed, social transparens og nye attraktive mødesteder i området. De 2 hovedakser skal munder ud i 4 entrépunkter, mod nord, øst, syd og vest, der rummer potentialet til at koble hovedaksernes fysiske forbindelser til omverdenen udenfor boligområdet. Det er dette potentiale, der nu bliver realiseret via kampagnen Det Gode Boligliv hvor vi fra Real Dania modtager 2,5 millioner. Egen finansieringen i afdelingen på 2,5 millioner frembringes via en ansøgning om midler fra Landsbyggefondens infrastruktur midler, hvorfra vi er indstillet til at få midlerne bevilliget. Bilag: Projekt er vedhæftet. Processen er nu at orienteret beboerne om udviklingen i udearealerne. Indstilling: Til drøftelse 11. Seniorordning Redegørelse: Med bagrund i Seniorordningens indførelse i stort set alle overenskomster har det været ledelsens holdning at der skal ske en tilretning af seniorordningen. Seniorordningen er drøftet på et møde i Virksomhedsnævnet mandag den 23. februar hvor endelig forslag er fremsendt til bestyrelsen. Indstilling: Til beslutning 12. Indførelse af begrænset parkering på Administrationens parkeringsplads Redegørelse: Mulighederne for at parkere på vor egen parkeringsplads på Vesterbrogade 4, er efterhånden ved at være begrænsede på baggrund af andres brug af pladsen. Det foreslås derfor at der indgås en samarbejdsaftale med et parkeringsfirma. Udgangspunktet skal være, at det skal være muligt at parkere en halv time uden ekstra tilladelse. At en godkendelse til at parkere på arealet kan ske elektronisk således at vi administrativt kan indtaste hvilke biler der har tilladelse til at parkere på arealet. Indstilling: Til beslutning 4

5 13. Reklamekampagne for Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Gennemgang af PowerPoint præsentation med dertilhørende økonomi Indstilling: Det indstilles til bestyrelsen at man godkender projektet og der i den forbindelse nedsættes et udvalg der skal være med i den videre planlægning af såvel indhold som proces. Det indstilles desuden at der godkendes en samlet investeringsramme på kr. 1 million. der blev nedsat et udvalg der sammen med administrationen skal arbejde videre med kampagneindholdet. Udvalget består af: Lis Gregersen, Edwin Steiness, Else-Marie Gøhns og Karin Grønning. 14. Forberedelse af repræsentantskabsmødet den 18. maj 2015 Redegørelse: På bestyrelseskonferencen i november måned blev det aftalt at der på det første ordinære bestyrelsesmøde 2015 skulle tages hul på en drøftelse af proces og opstillingsform til repræsentantskabsmødet den 18. maj På den baggrund skal bestyrelsen have drøftet følgende: Åbenhed om hvem der stiller op Opstillingsformen: Rækkefølgen (alfabetisk, anciennitet, lodtrækning, alder?) Den personlige præsentation grafisk Den personlige præsentation mundtligt Kommunikationen til baglandet/repræsentantskabet/beboerdemokratiet? Hvordan skal repræsentantskabet bedst muligt informeres om kandidaterne på repræsentantskabsmødet? Her mangler en endelig og præcis afklaring! Hvordan skal de mest hensigtsmæssigt præsenteres for den beslutning, I træffer om udvalgsstrukturen i dag? Her mangler en endelig og præcis afklaring! Vedhæftet tids og procestidsplan Indstilling: Til beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendte tids og procestidsplanen og besluttede at rækkefølgen af kandidater i den grafiske præsentation skal foregå ved lodtrækning blandt de opstillede bestyrelsesmedlemmer. 5

6 15. Meddelelser / punkter til beslutning fra formanden D. 22. jan. var der stormøde i Sønderparken hvor det blev drøftet hvad der skal være af aktiviteter i det nye aktivitetshus og hvordan status er for interesserede frivillige. Mødet var pænt besøgt og en del frivillige meldte sig. Der har været beboermøde for afdeling 214 Korskærparken vedr. orientering om genhusning. Der var ikke genhusning med i det oprindelige forslag og i den oprindelige godkendelse, men omfanget af de aktuelle planer nødvendiggør genhusning. D. 4. februar var der stormøde i Medborgerhuset. Der var et overraskende stort fremmøde, heriblandt mange unge mennesker. På dagsordenen var blandt andet en præsentation af hvad de forskellige grupper arbejder med samt et oplæg om samarbejde. Der er valgt en ny formand for sundhedsprojektet. D. 9. februar var der FU møde. LBF har bedt områdesekretariatet om milepælsplaner som er en beskrivelse af 20 aktiviteter der foregår over et år. Milepælsplanerne er Ikke sendt ind til LBF endnu hvor de vil skulle godkendes. Der er startet drøftelser om Socioøkonomisk virksomhed omkring køkkenet i Medborgerhuset som vil kunne indgå i sådanne kommende projekter. Der er forelagt et foreløbigt regnskab for Områdesekretariatets drift, hvilket viser en fornuftig balance. Der var d. 10. februar møde for beboerne på I.P. Schmidts Gård hvor vores direktør Finn Muus gav beboerne og ældrerådet en information om der skal ske i forbindelse med kommende renovering og hvilken betydning det har, at Boligkontoret Fredericia vil komme til at eje bygningen. Vi oplever stor interesse fra beboerne som ser meget frem til den forestående renovering. D. 10. februar fyldte Anker 80 år og d. 13. februar fyldte Jane Findahl 60 år Der var styregruppemøde d. 18 februar hvor? Mange ting blev løftet fra FU der skal udpeges 2 nye kommunale repræsentanter til styregruppen, idet Mogens Bak Hansen ikke mere er arbejdsmarkedschef men direktør for Vækst. Tidligere styregruppemedlem Vibeke Klindt har fået nye stillinger som kommunaldirektør på Fanø. Der er mange unge som har meldt sig til at hjælpe med at afholde lektiecafe. Aktivitetshuset i Sønderparken er planmæssigt færdigt d. 4. marts derefter pågår ca. 1 måned med indretning mv. Herefter forventeligt en officiel indvielse. Der skal d. 12. marts være ekstraordinært afdelingsmøde i 312 med valg af afdelingsbestyrelsesformand på dagsordenen. 6

7 Der er aftalt Bestyrelses- og personalefest d. 9. maj yderligere information herom vil tilgå. D. 9. marts kommer BLs Kreds 7 på besøg hos os kl for at se på og tale om kontanthjælpsreformens afledte problemer med at kunne finde boliger til dem der er ramt af reformen. Herunder vil der blandt andet blive drøfte hvor vidt vi som boligorganisationer bare skal renovere, eller om vi har et ansvar for at stille billige boliger til rådighed m.v. 16. Meddelelser og punkter til beslutning fra Direktøren Lene Sølyst 40 års jubilæum 1. maj 2015 Redegørelse: Lene Sølyst har 40 år jubilæum den 1. maj Indstilling: Til orientering Overenskomst med Teknisk Landsforbund Redegørelse: Efter nu at have forhandlet med Teknisk Landsforbund i en periode på mere end et år, er der nu fundet frem til et udkast som efter bestyrelsens godkendelse er gennemgået og godkendt af formand, næstformand og direktør. Udkastet skal nu behandles på et hovedbestyrelsesmøde i TL hvorefter medarbejderne i teknisk afdeling skal have det i urafstemning. Når dette forhåbentligt er på plads medio marts måned kan overenskomsten underskrives. Indstilling: Til orientering Bedst på nettet Redegørelse: Boligselskabernes Landsforening invitere igen i år til konkurrencen om bedst på nettet. Betalingen er sat op fra kr til kr Konkurrencen bliver anderledes end de tidligere år hvor man blev bedømt ud fra nogle målepunkter. For 2015 bliver det et panel der skal vælge den bedste hjemmeside. 7

8 Fortsat Indstilling: Direktørens indstilling er at vi ikke deltager da det nok mere bliver tilfældigheder der afgør om man vinder. Herudover skal vi fremadrettet have set på om der inden for en overskuelig årrække skal have set på en omlægning af vores hjemmeside da motoren bag hjemmesiden vil blive forældet. 17. Afd. Meddelelser fra Økonomichefen Redegørelse: Overordnet gennemgang af regnskaber for hovedforening og afdelinger, at hovedforeningen kommer ud med et overskud på ca. kr og at der alene er to afdelinger ud af 67 afdelinger der kommer ud med et underskud efter regulering af opsamlet overskud på konto 140. Indstilling: Til orientering 18. Meddelelser fra Driftschefen Redegørelse: Opdateret overblik over større sager 2015/2016 Ny teknologi, herunder smart Phones til varmemestre Status på deltagere og foreløbig plan for fælles afdelingsmøde d. 12. september Afdelinger der er interesserede i sammenlægning 2015/2016 Diverse 19. Lukkede punkter Ansættelse af medarbejder i projektafdelingen i vikariat for Stefan Weihrauch Redegørelse: 20. Eventuelt Der blev spurgt til hvorfor det er nødvendigt at modtage breve med post, når der kunne sendes s. Dette er en fejl som bliver rettet snarest vi kan og vil fremsende stort set alle informationer til bestyrelsen pr. og vil gøre dette fremadrettet. 8

9 Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 9