Danmarks Statistik, Forskningsservice 20. august 2010 ITH /JKP/FLP Akt.nr. Til Forskningsudvalgsmødet den 20. november 2009 Udkast Udvidet forskeradgang til projektdatabaser under Danmarks Statistiks forskerordninger. Baggrund Siden 2002 har enkelte storbrugere, dvs. registerforskningsmiljøer, der årligt gennemfører mange registerbaserede projekter, opbygget deres egne projektdatabaser på Danmarks Statistiks forskermaskiner. Ved projektdatabaser forstås en kompleks samling af mange forskellige mikrodata, som over tid anvendes til flere forskellige forskningsprojekter i samme forskningsmiljø. Disse projektdatabaser er typisk blevet opbygget gennem flere år og indeholder meget store datamængder. Herunder fuld population, adgang til mange registre og data tilbage til 1980 erne. Omkring et dusin forskningsmiljøer har i dag projekter med så store datamængder, at de kan betegnes som projektdatabaser. Ifølge meldinger fra forskningsverden er det meget vigtigt for større, dynamiske forskningsmiljøer, at data er velkendte, overskuelige og hurtigt kan bruges og genbruges i nye projekter eller problemstillinger. Danmarks Statistik vil gerne imødekomme disse behov så langt det er muligt i forhold til de datasikkerhedshensyn, som skal tages af hensyn til landets borgere og virksomheder. Derfor ønsker DST, at etablere særlige projektdatabaser som vil give forskere især i større, dynamiske forskningsmiljøer lettere adgang til data, der indgår eller skal indgå i flere projekter over tid. Det er vigtigt for Danmarks Statistik, at ordningen udformes på klar og konsistent måde, så den både på kort og langt sigt medvirker til at skabe større ensartethed og gennemsigtighed i de ydelser og vilkår, som forskerordningen tilbyder forskerne. Endelig er det vigtigt for Danmarks Statistik, at en ordning om brug af projektdatabaser indebærer en rimelig betalingsordning, så alle DSTs omkostninger - såvel med at oprette, drive og vedligeholde data som med at rådgive og vejlede de forskere, der benytter projektdatabasen - dækkes eksternt. Danmarks Statistik kan ikke påtage sig udækkede ekstraudgifter med ordningen. Projektdatabase-ordningens indhold Af ovennævnte grunde er det hensigten, at alle autoriserede institutioner, der ønsker at anvende en projektdatabase til brug for deres forskningsprojekter, fra 2010 skal have mulighed for at oprette en sådan database under en række nærmere defineret betingelser. Ordningen omfatter i første omgang udelukkende offentlige forskningsmiljøer o. lign. For at kunne oprette og drive en forskningsdatabase skal der derfor på forhånd indgås en skriftlig Projektdatabaseaftale mellem den pågældende institution og Danmarks Statistik. Aftalen skal klargøre følgende betingelser: 1. Institutionen pålægges at udpege en databaseadministrator, der skal fungere som fast kontaktperson til Forskningsservice. Kun databaseadministratoren får adgang til selve projektdatabasen. Henvendelser til Danmarks Statistik fra forskere skal primært gå gennem databaseadministratoren. 2. Forskernes adgang til data for de enkelte forskningsprojekter, som oprettes med data fra projektdatabasen (dvs. adgangen til de data fra databasen, som får et selvstændigt projektnummer og kopieres til et selvstændigt areal på forskermaskinen) skal fortsat styres g:\k13\forskningsudvalget\bilag til mødet 20. nov 2009\forskerpapir om projektdatabaser_v3.doc
efter need to know princippet. Det vil sige, at alle nye projekter, der anvender data fra databasen, skal godkendes af Forskningsservice, inden de enkelte forskere får adgang til de relevante data. Der skal således udarbejdes og godkendes projektbeskrivelse for de alle nye projekter, så DST ved og kan forklare omverden - hvad vores data bruges til. 3. Den enkelte kunde skal betale for alle de omkostninger på DST, der er forbundet med såvel at oprette, drive og vedligeholde de pågældende databaser, som med at rådgive og vejlede forskere på projekter, der gør brug af databasen. 4. En projektdatabase kan opretholdes så længe den anvendes til konkrete projekter, men kan nedlægges eller begrænses, hvis den ikke anvendes i et omfang, der står i et rimeligt forhold til mængden af de data, der er stillet til rådighed i projektdatabasen. Aftalen skal for kunden underskrives af såvel databaseadministrator, som af den ansvarlige leder af den autoriserede institution, som ønsker aftalen. Overgangsordning I en del af de institutioner, der allerede i dag gør brug af en slags projektdatabase, har mange af deres forskere adgang til hele databasen. For disse projektdatabaser aftales en overgangsordning, så forskere på aktive projekter gradvist flyttes fra databasen over til selvstændige og mere velafgrænsede projekter, der oprettes på forskermaskinen eller på en hostet maskine. Forskningsservice vil kontakte de miljøer, der i dag har projekter som skal overgå til projektdatabaser. Hvis en institution allerede har adgang til så store datamængder, at det må betragtes som en projektdatabase, men institutionen ikke ønsker at indgå en aftale efter de nye regler, skal der aftales en periode, hvor institutionen afvikler den nuværende database. Efterfølgende kan institutionen fortsætte sine aktiviteter på normal vis, dvs. ved oprettelse af enkeltprojekter efter need to know princippet. I alle tilfælde træffes beslutningen om indgåelse af aftale om anvendelse af database af Forskningsservice i samråd med forskningsinstitutionen. Institutionernes betaling for brugen af projektdatabaser Det er afgørende for etableringen af den beskrevne ordning, at der indføres en betalingsordning, som sikrer at Danmarks Statistik fremover får dækket alle sine omkostninger med projektdatabaserne. Tidligere har der ikke væres opkrævet betaling for en stor del af den rådgivning, som Forskningsservice har ydet disse kunder. Hvordan en sådan betalingsordning konkret skal udformes er imidlertid et åbent spørgsmål, som vi meget gerne vil tale nærmere med forskerne om i den kommende tid. Der er i hvert fald tre muligheder, men andre ideer og forslag er meget velkomne. De tre muligheder er: 1. Betalingen fastlægges som efterfølgende betaling for det faktiske timeforbrug af rådgivning af de relevante forskere 2. Betalingen aftales som et fastpristilbud for hver projektdatabase. Det vil sige, at der ved opstarten af den enkelte projektdatabase aftales en fast årlig pris for arbejdet med databasen, på baggrund af et kvalificeret skøn over opgavens omfang 3. Betalingen fastlægges som et fast årlig database-tillæg, der betales af alle de institutioner, der bruger ordningen. Dette tillæg fx kan være et fast beløb eller et fast beløb pr. projekt der oprettes med tilknytning til databasen. 2
Man kan også forestille sig en betalingsordning, der indeholder andre elementer, eller som indeholder flere af ovennævnte elementer på en gang. Vurdering af ordningens konsekvenser for forskningsinstitutionerne For langt de fleste institutioner vil ordningen kunne få omfattende positive data- og analysemæssige konsekvenser. Først og fremmest vil det give mulighed for at samle en grundstamme af fællesdata, som ligger ét sted, og som nemt kan bruges igen og igen på nye projekter. Endvidere bliver det igennem institutionens datakoordinator muligt at foretage en væsentlig del af arbejdet med populationsudtræk m.v. af koordinatoren selv. Forskningsservice behøver i yderste konsekvens udelukkende at godkende projektbeskrivelse og dataudtræk. De økonomiske konsekvenser er for disse institutioner, dels at de, såfremt de ønsker at bruge ordningen, selv skal aflønne deres koordinator for den tid, vedkommende skal bruge på koordineringsopgaven, og dels at de skal betale for Danmarks Statistiks ydelser, i overensstemmelse med de betalingsregler, der fastsættes for brug af ordningen. Til gengæld vil institutionerne forventeligt spare en væsentlig del af de udgifter, de i dag har til betaling for dataudtræk til deres konkrete forskningsprojekter. Jo flere projekter en institutioner sætter i gang, desto større må institutionens økonomiske gevinst forventes at blive. I forskningsinstitutioner, som af historiske årsager allerede i dag har erhvervet sig en meget liberal adgang til data, er situationen en noget anden. På en del af disse institutioner er man gennem årene blevet vant til at institutionens forskere selv har direkte adgang til meget store datamængder, man har ikke indsendt nye projektbeskrivelser, og man har ikke betalt for den rådgivning m.v. som Forskningsservice har ydet i forholdt til databasen. For disse forskningsinstitutioner vil ordningen kunne opleves som en betydelig stramning. Nogen vil mene: at det er både besværligt og fordyrende at skulle ansætte en koordinator at det er bureaukratisk, tidskrævende og besværligt at alle deres forskere ikke længere frit har adgang til databasen at det er meget besværligt, at der skal skrives projektbeskrivelser for nye projekter at det bliver dyrt for dem, at skulle betale for den rådgivning de modtager i Forskningsservice, da denne rådgivning tidligere har været gratis Disse indvendinger er både forståelige og delvis rigtige. Det bliver mere omstændeligt for disse miljøer at arbejde med deres store datamængder. Men begrundelserne er gode: nemlig, at disse opstramninger vedrørende datasikkerheden og betalingen for denne måde at bruge data på, er helt nødvendige, for at vi kan forsætte med at tilbyde projektdatabaser fremover og for at ordningen kan bredes ud til at omfatte mere end det dusin institutionen, som af historiske grunde har erhvervet sig deres nuværende, temmelig liberale dataadgang. Det er vigtigt at understege at disse institutioner fortsat kan få adgang til store datamængder fra Danmarks Statistiks registre. Institutionen vil med andre ord stadig kunne anvende samme data som hidtil. Ordningen sigter primært på at begrænse antallet af personer, der får adgang til de store projektdatabaser typisk indeholder. I dag har flere personer adgang til disse store datamængder, men fremover begrænses adgangen til et mindre antal datakoordinatorer, som derved får en central rolle i arbejdet med projektdatabaserne. I bilag 1 findes udkast til aftale om anvendelse af projektdatabaser under forskerordningen. 3
Bilag 1 Aftale om anvendelse af projektdatabaser under Danmarks Statistiks forskerordning AFTALE Mellem Danmarks Statistik og Navn på databaseadministrator er indgået aftale om anvendelse af database Aftalen om brug af database omfatter data, der er placeret under projektet Navn og projektnummer Der gælder følgende bestemmelser: Institutionen forpligtes til at udpege en databaseadministrator for projektets database. Databaseadministratoren varetager kontakten med Forskningsservice i forbindelse med institutionens projekter Databaseadministratoren har adgang til databasen, men ikke til institutionens øvrige projekter. Undtaget er projekter hvor databaseadministratoren ligeledes er forsker Databaseadministratoren må danne udtræk af databasen til nye og eksisterende projekter Database og projektdata skal være adskilt ved forskellige projektnumre Der skal indsendes en indstilling til godkendelse i forbindelse med nye projekter Forskningsservice overfører data fra databasen til institutionens projekter Der skal indsendes publikationer/artikler fra de enkelte godkendte projekter Adgangen til databasen tages op til revidering af Forskningsservice ud fra indsendte publikationer Der må ikke gøres forsøg på at samkøre data fra forskellige projekter Databasen kan ikke indeholde data fra Lægemiddeldatabasen med mindre der foreligger en særlig godkendelse fra Lægemiddelstyrelsen Databaseadministratoren sikrer, at alle forskeres adgang til et projekt, som indeholder database efter gammel ordning er ophørt senest 6 måneder efter aftalens indgåelse Forskningsservice skal orienteres hvis databaseadministratoren fratræder 4
Underskrifter og datering: København, den Ivan Thaulow XXXX, den Databaseadministrator XXXX, den Forskerens chef (der har underskrevet autorisationsaftalen) 5