FORRETNINGSUDVALGET: FORRETNINGSUDVALGET FU/6 den 5. december 2012 REFERAT Stig Glent-Madsen (SGM), formand Bent Nicolajsen (BN), næstformand Jan Østergaard Bertelsen (JØB) Bent Lexner (BL) Birgit Buddegård (BB), formand for Asyludvalget Hans Henrik Lund (HHL), formand for Frivilligudvalget Peter Kellermann Brandorff (PKB) Dennis Nedergaard Larsen (DNL), DFUNK (observatør) FRA SEKRETARIATET: Andreas Kamm (AK), generalsekretær Iben Kjøller de Neergaard, journalist, under orientering om Libanon m.m. Mik Steenberger, kommunikationschef, under orientering om styrket kommunikation m.m. Anders Maegaard (AM), leder af Ressource- og Udviklingsafdelingen (under pkt. 3 og 6) Gitte Busk Grønbech (GBG), referent DAGSORDEN Orientering om Libanon v/ Iben Kjøller de Neergaard Pkt. 1. Styrket kommunikation, herunder DFH s grundfortælling m.m. v/ Mik Steenberger Pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/5 den 5. september Pkt. 3. Budgetopfølgning jan-okt 2012 samt budget 2013 Pkt. 4. Skriftlig orientering fra formanden Pkt. 5. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Pkt. 6. Orientering om skattesag i Kenya Pkt. 7. Opfølgning på generalsekretærens målsætninger 2012 samt nye strategimål for 2013-2015 Pkt. 8. Overvejelser om FU s fremgangsmåde i forbindelse med DRC registrering Pkt. 9. Eventuelt 1
Formanden bød velkommen til Iben Kjøller de Neergaard (IKN) fra Presse & Kommunikationsafdelingen. IKN orienterede forretningsudvalget om sin og en kollegas rejse til Libanon medio oktober. Siden konflikten i Syrien startede for halvandet år siden er der kommet ca. 125.000 flygtninge til Libanon. Dem hjælper Dansk Flygtningehjælp (DFH) med at indkvartere, uddele både fødevarer og non food items til. Operationen i Mellemøsten er blevet DFH s næststørste internationale operation efter den på Afrikas Horn. Derudover arbejder DFH også i Syrien og har gjort det siden 2008. Selv om bl.a. FN for nyligt delvis har trukket sig ud af landet på grund af sikkerhedssituationen bliver DFH i Syrien og regner med alene i december at uddele nødhjælp til ca. 80.000 syrere. Ad pkt. 1. Styrket kommunikation, herunder DFH s grundfortælling m.m. Mik Steenberger (MS), kommunikationschef orienterede forretningsudvalgets om tankerne bag og arbejdet med at udvikle en grundfortælling for Dansk Flygtningehjælp. Grundfortællingen skal være med til at øge kendskabsgraden til Flygtningehjælpen, sikre organisationen større synlighed/ indflydelse og dermed forbedrede indtægtsmuligheder især på fundraising/indsamlingsområdet. Flere medlemmer af forretningsudvalget udtrykte ærgrelse over ikke at være blevet inddraget i processen med grundfortællingen. For at rette op på dette forhold blev det besluttet at medtage punktet til næste møde i udvalget mandag den 28. januar 2013. Ad pkt. 2. Godkendelse af referat fra FU/5, 5. september 2012 Referatet godkendt. Ad pkt. 3. Økonomi Budgetopfølgning jan-oktober 2012 Anders Maegaard (AM), leder i Ressource og Udviklingsafdelingen, gennemgik kort budgetopfølgning for januar oktober. Den samlede omsætning for perioden ligger markant over budget, især båret af operationerne på Afrikas Horn og Syrien/Libanon. Den budgetterede omsætning for 2012 er dermed nået inden for årets første 10 måneder. 2
Regnskabsresultatet for 2012 vurderes til at blive ca. 20 mio. kr. Jan Østergaard Bertelsen (JØB) spurgte til likviditetssituationen. AM betegnede den som værende under pres, hvilket især skyldes at DFH har store vanskeligheder med at få sine donorer til at betale til tiden. Budget 2013 AM gennemgik overordnet budgetnotat 2013 for de enkelte afdelinger og deres forretningsområder. For 2013 forventes følgende: Omsætning: 1.5 mia. kr. Driftsresultat 79.4 mio. kr. Investeringer 63.2 mio. kr. Regnskabsresultat 16.2 mio. kr. JØB spurgte, om der er udarbejdet et likviditetsbudget for 2013. Til dette svarede AM at det ikke var tilfældet. Bent Nicolajsen (BN) spurgte, hvor mange midler DFUNK (Dansk Flygtningehjælps UngeNetværk) er støttet med fra Dansk Flygtningehjælps side. En lille million lød svaret. Budgetnotatet har også været gennemgået og drøftet på møde i Revisionskomitéen den 26. november. Formanden spurgte, om revisionen havde haft bemærkninger til udkastet, dette var ikke tilfældet. Forretningsudvalget vedtog budget 2013 som det lå i forslag. Ad pkt. 4. Skriftlig orientering fra formanden Inden for de seneste år har 3 medlemsorganisationer meldt sig ud af Dansk Flygtningehjælp, så kredsen af medlemsorganisationer er faldet fra 32 til 29. For at sikre DFH s fortsatte forankring i civilsamfundet traf forretningsudvalget beslutning om at dagsorden fastsætte punktet om hvad DFH kan gøre for at sikre fortsat medlemskab samt en kvalificeret debat om, hvad medlemsorganisationerne kan bidrage med til organisationen. 3
Ad pkt. 5. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Til orienteringen fra Integration bemærkede formanden, at der havde været afholdt en vellykket konference om Familieliv i eksil. Formanden understregede, at forretningsudvalget gerne fremtidigt vil have tilsendt invitationer til større arrangementer i Dansk Flygtningehjælps regi. Til orienteringen fra Asyl & Repatriering var der glæde over at Dansk Flygtningehjælp har indstillet 19 personer til Flygtningenævnet. Det nye Flygtningenævn træder i kraft pr. 1. januar 2013. Forretningsudvalget bad om at få listen med Flygtningehjælpens nævnsmedlemmer tilsendt. Formanden anbefalede Hans Henrik Lund (HHL) at kontakte Eva Singer, chef i Asyl & Repatriering med henblik på at få vendt HHL s spørgsmål vedrørende konvertitter. Forretningsudvalget havde en kort drøftelse af Landsindsamling 2012 og følgende betragtninger kan bringes med videre i evalueringsarbejdet: - Tidspunktet for indsamlingen (både årstid og klokkeslæt) - Folk har ikke rede penge og ingen eller meget få ønsker at indscanne beløb via sin mobil - dankortteminaler med på ruten - Skabe en god stemning/sammenhold om indsamlingen (udlevering af fx kasketter (de udleverede badge faldt af) evt. i samarbejde med Tiger butikkerne) - De frivilliges inddragelse, potentiale - Medlemsorganisationernes inddragelse, herunder AI relationer skaber resultater. AK supplerede, at et af Dansk Flygtningehjælps fokusområder er en koordineret indsats mellem indsamling og kommunikation for bl.a. at sikre bedre landsindsamlingsresultater og øgede fundraisingsindtægter. Ad pkt. 6. Orientering om skattesag i Kenya AM orienterede forretningsudvalget om den seneste udvikling i skattesagen i Kenya. Det forventes at sagen lukkes i indeværende 4
år inden for et beløb af 10 mio. kr. (worst case.) Dermed skulle der være regnet af for fortiden. Dansk Flygtningehjælp forventer qua sit samarbejde med Den Danske Ambassade i Nairobi fremtidigt at få status som Flyktningehjelpen i Norge. Formanden understregede, at forretningsudvalget vil holdes tæt orienteret om sagen. Ad pkt. 7. Opfølgning på generalsekretærens målsætninger 2012 samt nye strategimål for 2013-2015 AK informerede om, at notatet om de overordnede strategiske mål 2013-15 er et papir i proces og altså ikke et endeligt notat. BN roste udkastet,og kunne nikke genkendende til en del områder, herunder revision af Dansk Flygtningehjælps brands. BN savnede dog noget mere om bl.a. DFUNK og inddragelse af civilsamfundet (relationer skaber resultater.) Birgit Buddegård (BB) fandt at dagsordenen til møder i forretningsudvalget oftest var for lang med det resultat at møderne blev for pressede og der ikke blev tid til de væsentlige diskussioner som bl.a. strategidrøftelserne. Der blev stillet forslag om at lægge et ekstra møde ind i oktober/november 2013 til drøftelse af Dansk Flygtningehjælps strategiske arbejde. Forretningsudvalget enig heri. GBG koordinerer og finder en dato. Ad pkt. 8. Overvejelser om FU s fremgangsmåde i forbindelse med DRC registrering BB havde rejst spørgsmålet om, hvor langt DFH vil gå for at opnå en registrering i et andet land. BB føler sig utryg ved at udlevere kopi af pas og andre personlige oplysninger. Konklusionen på drøftelsen blev, at DFH er opmærksom på det rejste spørgsmål og vil prøve at påvirke tilbage og undersøge om registreringen kan klares med mindre formalia. Der var anerkendelse af at BB havde rejst spørgsmålet. 5
Ad pkt. 9. Eventuelt Tidligere har forretningsudvalget truffet beslutning om at egenkapitalen i Dansk Flygtningehjælp skal være mellem 8-10 % af omsætningen men den seneste tids likviditetsproblemer har rejst spørgsmålet, om det i virkeligheden er for lidt. På den baggrund besluttede forretningsudvalget at egenkapitalens størrelse skal drøftes på næste møde i Revisionskomitéen og der efterfølgende kommer et oplæg med anbefalinger til dens fremtidige størrelse til behandling på møde i forretningsudvalget. FU-møder 2013 FU/1 28. januar (bemærk bestyrelsesseminar 15-17/18 og efterfølgende FU-møde) FU/2 24. april FU/3 + Repræsentantskabsmøde 23. maj FU/4 4. juni (bemærk kombineres med et besøg på Lærdansk Århus) FU/5 3. September FU/6 OKTOBER DATO UNDERSØGES FU/7 4. december 6