Referat af ledelsens evaluering Deltagere: Jan Holmsgaard, Chrestina Munkholm Ib, Lars Ib. Dato: 19.09.18 Offentlig version 1. Status for handlinger fra tidligere ledelsesevalueringer Referat for den 11.01.18 blev gennemgået. Alle aktioner og indsatser er gennemført. 2. Ændringer i eksterne og interne forhold, der er relevante for kvalitetsledelsessystemet: Jævnfør strategidokumentet stiger mængden af leads markant mens optaget af studerende er stagnerende/nedadgående. Konsekvensen heraf er, at der skal udvikles nye platforme for hvordan konverteringsgraden af leads kan øges. 3. Information om kvalitetsledelsessystemets præstation og effektivitet, herunder tendenser med hensyn til: 3.1 Procespræstation, produkter og ydelser i overensstemmelse med krav (interessentanalyse): Business Institute har følgende interessenter: - Kunderne (de studerende) - Sponsorerne (de virksomheder, som finansierer de studerende) - Underviserne - Medarbejdere hos Business Institute - Lovgivning - Teknologi - Bank Interessentanalysen er lavet i strategidokumentet, hvor der især er følgende forhold: Kunderne: Fjernet af konkurrencehensyn
3.2 Kundetilfredshed og tilbagemeldinger fra relevante interessenter: Via modulevalueringer tegner der sig et billede af en meget stor kundetilfredshed. I perioden har der været 4 modulevalueringer, som har været på kant af kravene fra overvågningsmålene. Disse er korrigeret, og dermed forventes disse forhold ikke at optræde i fremtiden. I perioden har der ikke været nogen klager. Interessenter giver udtryk for, at Business Institute i den forløbende periode har sikret sig en meget systematisk synlighed via content fra Inspiration i form af ugentlige mailkampagner til alle leads, nuværende og tidligere studerende samt en markant eksponering på de sociale medier. Resultatet er bl.a., at antallet af unikke besøgende på vores website er gået fra ca. 2.000 per måned til ca. 3.800 per måned. I perioden aug. 17 til aug. 18 har BI haft 3,5 mio. visninger på de sociale medier I et kundeperspektiv har opfordringen været, at Business Institute skulle lancere en fleksibel MBA for at ramme tidsånden blandt kernesegmentet erhvervsledere. Denne feedback har resulteret i lanceringen af MyMBA, MyXBA, XBA samt MyCareer og Accreditation Board. Hermed er opfordringerne fra interessenterne fulgt, og der er taget skridt til at imødekomme nedgangen i optaget af MBA studerende. Bestyrelsens vurdering er, at ovenstående udviser en proaktiv adfærd i henhold til interessenternes feedback. 3.3 Opfyldning af kvalitetsmål: A. Overvågningsmål
Vurdering: Overordnet kvalitetsmål er 0 klager fra studerende. Gennemførelsesprocent hos vores studerende på min. 95 %. Tilfredshed over middel på den samlede vurdering: mindre end eller lig med 2 på en 5- punkts skala i samtlige afsluttende uddannelsesevalueringer. Karaktergennemsnit på afsluttende projekter min. 8,5 efter 7-trinsskalaen. Antal klager i 2018: 0 Karaktergennemsnit: Nedenfor vises en oversigt over karaktergennemsnit og gennemførelsesprocent i perioden: Hold Karaktergennemsnit Gennemførelsesprocent Pre MBA 27-28 8,5 91 % MBA 25 8,78 82 % MBA2 25 7* 100 % premba Arctic 10 78 % MBA2 BS afspejler 1 studerende. Dermed er resultatet tilfredsstillende. Gennemførelsesprocenter kvalitetsmål 95 %: - premba 27-28 har et frafald på 1 person - MBA 25 to studerende, som ikke har færdiggjort deres specialer, men de har stadig 4 år hertil - premba Arctic 5 personer, hvoraf de 4 har fået udsat deres afsluttende eksamen I et samlet perspektiv er det tilfredsstillende og der skal ikke igangsættes forebyggende initiativer. Bestyrelsens vurdering er, at gennemførelsesprocenten er meget tilfredsstillende. Karaktergennemsnittet er på nogle områder under kvalitetsmålet, men der er en forklaring, som IKKE skyldes kvalitetssystemet. Dermed er bestyrelsens vurdering, at der ikke skal igangsættes særskilte handlinger herfor. Der har været 2 afvigelser på modulevalueringer i 2018, og disse har medført korrigerende handlinger og vil ikke udgøre et risikomoment fremadrettet. Den samlede vurdering er, at overvågningsmålene er indfriet, hvormed det vurderes, at Business Institutes leverancesystem fungerer tilfredsstillende. Vurderingen er desuden, at der ikke er grundlag for at ændre overvågningsmålene fremadrettet. Fremdriftsmål for perioden 2018 - Sigte mod en international akkreditering ACEEU i 2018 - MBA 2 mere end 10 nye studerende i 2018 - Lancering af en fleksibel MBA uddannelse - Etablering af eget akkrediteringsråd
- Øget synlighed på digitale platform samt øget brug af egne videoer og podcast - Øget spredningseffekt af indhold fra Inspiration Grøn = betyder at målene er nået eller i drift FORSLAG TIL NYE KVALITETSMÅL FOR PERIODEN NOVEMBER 2018 TIL NOVEMBER 2019: Sigte mod en international akkreditering ACEEU 2018/2019 alternativt AMBA MBA2 mere end 10 nye studerende i 2019 MyXBA mere end 20 studerende i 2019 Lancering af MBA Færøerne i 2019 MyCareer virksomhedsaftaler mere end 10 aftaler i 2018/2019 Øge konverteringen af Leads til studerende med 30% via ny platform for servicekald til emner Etablering af kontor i København samt gennemførelse af uddannelser i København fra medio 2019 Formaliseret samarbejde med HR-partner/ne, der har Karriereplanlægning som kerneydelse ift. større virksomheder, som supplement til MyCareer virksomhedsaftaler. Konklusion: Bestyrelsen besluttede ovenstående fremdriftsmål for den kommende periode. Samtidig var der enighed om, at årsagerne til at fastholde målet om en international akkreditering ACEEU skyldes positiv feedback fra akkrediteringsorganet om, at Business Institute i foråret 2018 vil blive tilbudt at igangsætte akkrediteringsprocessen. Dette er der endnu ikke kommet feedback på og derfor skal alternativet AMBA undersøges. 3.4 Afvigelser og korrigerende handlinger: Afvigelsesskemaer fordelt på kategorier: Forbedringsskemaer fordelt på årstal for oprettelse og kategori Der er i alt oprettet 90 skemaer pr. 20. 08-2018 Kategori 2018 2013 2014 2015 2016 2017 Fejl i materiale Rettelse til KH eller bilag 2 1 Manglende service til translokation 1 Utilfredshed med restaurant 1 1 1 Klage 1 Uddannelsesevaluering 1 1 1 Glemt hattemål i god tid 1 Hotelværelser i London 1 Modulevaluering 2 34 25 1 4 4 Bogpakker 2 2 38 27 8 6 4 2 igangværende Underviser emner og vurdering af eksisterende undervisere:
I 2018 er der oprettet i alt 2 forbedringsskemaer og disse er relateret til undervisningsmetoder, litteraturvalg og undervisers orientering om flow i uddannelsen. Aktiviteter er igangsat og det vurderes at forholdende er bragt i orden ved gennemførelse af undervisernes afvikling af kommende moduler. Generelt vurderes høj leverancekvalitet hos alle undervisere Bestyrelsen er enig i ovenstående vurdering af den samlede undervisningskompetence. 3.5 Resultater af overvågning og måling: Ovenfor er gennemgået antal og type af korrigerende handlinger. Nedenfor er der fokus på relevante målinger vedrørende optag og antal leads: De kvalitative opgørelser er fjernet af konkurrencemæssige hensyn. 3.6 Auditresultater: Konklusionen fra den interne audit udført af Jens Brobjerg er følgende: Audit har afdækket 4 forhold, heraf 2 afvigelser og 2 bemærkninger. Afvigelserne skyldes manglende overensstemmelse mellem system og faktiske forhold (IT) og manglende dokumentation i forhold til auditplanlægning. Afvigelserne er ikke alarmerende. Auditor vurderer, at der generelt er god overensstemmelse mellem Business Institute s kvalitetsstyringssystem og faktiske forhold. Alle auditerede medarbejdere har været engageret i processen og har udvist godt kendskab til brugen af systemet. Udarbejdelse af strategidokumentet er overbevisende i forhold til forståelse for virksomhedens rammer og vilkår, interessenter og fremtidig fokus. Afvigelserne og bemærkninger fra intern audit er gennemført og fulgt efterfølgende. Bestyrelsens vurdering er, at direktionen har fulgt alle forslag omkring audit og dermed har et tilfredsstillende niveau for den kommende eksterne audit vedrørende DS/EN ISO 9001:2015. 3.7 Eksterne leverandørers præstation: Underviserne: Jævnfør de tidligere behandlede afvigelser, hvor der 2018 var 2 afvigelser rettet mod modulafvikling. Disse forhold er korrigeret, så ambitionsniveauet kan fastholdes og udvikles. Der er samtidig en alternativ underviseroversigt såfremt der skal skiftes underviser, så der ikke opstår tvivl om Business Institutes evne til at levere aftalt undervisning. Andre:
Leverancer, pris m.v. fra øvrige underleverandører fungerer problemfrit. F.eks. RUSK, Papegøjehaven, Scandic Hotel og Labtech Data. Bestyrelsens vurdering er, at de eksterne leverandører præsterer i henhold til vores forventninger. Vurderingen er desuden, at der ikke er nogle risikoforhold, der fremadrettet skal arbejdes med. 4. Tilstrækkeligheden af ressourcer Med sin forholdsvis lille organisatoriske størrelse er Business Institute forholdsvis umoden. For at sikre Business Institute mod risikoen ved denne umodenhed, arbejdes der løbende med at sikre en videns lagring i form af: Kvalitets- og ledelsessystemet Tjeklister og processer samt årshjul Studieordninger og studiemanualer Samtidig sikres en løbende sidemandsoplæring, så alle kan bestride minimum 2 eller flere funktioner. Bestyrelsens vurdering er, at ressourcerne er til stede i et strækkeligt omfang i forhold til opgaverne og organisationens størrelse. Samtidig vurderer bestyrelsen, at den daglige ledelse løbende arbejder med en formalisering af organisationen, så der formelt sikres en stor grad af videns lagring. 5. Effektiviteten af iværksatte handlinger til adressering af risici og muligheder Det er bestyrelsens vurdering, at kvalitets- og ledelsessystemet i samspil med strategidokumentet sikrer det rette fundament for at adressere risici og muligheder. Den løbende drøftelse i bestyrelsen sikrer, at relevante forhold fra interessentanalysen sammenholdt med input/output målingerne sikrer hurtig og agil handlekraft. I perioden 2017/18 har lanceringen af XBA, MyXBA, MyCareer, Accretation Board samt den øgede synlighed vist, at der er et handlekraftigt samspil. 6. Muligheder for forbedring Bestyrelsen vurdering for nuværende er, at det på sigt kunne være ønskværdigt at opnå en større indsigt i konverteringsgraden på leads. Direktionen skal i løbet af det næste kvartal komme med et bud på, hvordan man via input/output kan følge øge konverteringsgraden. Bestyrelsen, Aalborg, den 19. september 2018.