AARHUS UNIVERSITET Møde den 8. oktober 2013, kl. 12.00-14.00 Jens Baggesens Vej 51-53, 8200 Aarhus N Bygning 5221, lokale 318 Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Dagsorden Dagsorden for ASU møde den 8. oktober 2013 1. kl. 12.00-12.05: Godkendelse af dagsorden (JJ) ASU-sekretariatet Lizzi Edlich AU HR, Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Dato: 4. oktober 2013 Punkter til drøftelse: kl. 12.05-12.45 Side 1/2 2. Evaluering af arbejdet i ASU (LG) Motivering: Iht. 18 i Forretningsorden for ASU skal udvalget evaluere sit arbejde hvert andet år. På ASU-mødet den 14. juni 2013 bad medarbejdersiden om en evaluering af arbejdet i ASU på mødet den 8. oktober 2013. Følgende spørgsmål foreslås drøftet: Hvorledes opfatter ASU s medlemmer: A) Åbenheden i udvalget? B) Samarbejdsvilligheden i udvalget? C) Beslutningskraften i udvalget? D) Relevans af temaer og drøftelser? E) Opfølgning på beslutninger og drøftelser? Punkter til orientering kl : 12.45-13.50 3. Psykisk APV (JJ) Bilag 1 og bilag 16: Status på psykisk APV samt psykisk APV-handlingsplan for AU Administration Motivering: APV-følgegruppen har holdt møde den 6. september 2013, hvor handlingsplanerne for vicedirektørområderne er blevet drøftet mhp. at samle handlingsplanerne til én APV-handlingsplan for AU Administration. Der gives en status for arbejdet med opfølgning på den psykiske APV. AU HR Organisationsudvikling og Tlf.: 87150000 arbejdsmiljøenheden Fax: 87150612 Aarhus Universitet E-mail: hr@au.dk Jens Baggesens Vej 51-53 www.au.dk/hr 8200 Aarhus N
AARHUS UNIVERSITET Side 2/2 4. Arbejdsmiljø statistikker (LG) Bilag 1-14: Arbejdsskader, sygefravær og psykologisk rådgivning Motivering: På ASU-mødet den 14. juni 2013 blev det aftalt, at der til dagens møde fremlægges statistik over arbejdsskader, sygefravær og psykologisk rådgivning. Der orienteres om tendenserne i de fremlagte statistikker. 5. Orientering om prioritering af projekter - Top12 (JJ) Bilag 15: Top-12 prioritering i 2013 (bilag uændret ift. ASU-mødet 14.6.2013) Motivering: Universitetsledelsen har foretaget en prioritering af de vigtigste projekter, som administrationen skal arbejde med, de såkaldte Top-12 projekter. Der gives en kort status for projekterne. 6. MUS på AU (LG) Motivering: Efter at det nye MUS-koncept er tilrettet i forhold til de bemærkninger, som er indkommet i høringsrunden, og systemunderstøttelsen er på plads, er MUS-processen på AU nu i gang. Der gives en status på MUSprocessen. 7. Engelsk i AU Administration (LG) Motivering: Som led i implementering af AU s sproglige retningslinjer har Universitetsledelsen afsat midler til at løfte det engelsksproglige niveau i AU Administrationen. Både skriftligt materiale herunder hjemmesider og medarbejdernes engelskkundskaber er omfattet. Udvælgelse af deltagere til sprogkurserne sker via vicedirektørerne. Der gives en orientering om ordningen. 8. Flytteplaner for AU Administration (JJ) Motivering: Der gives en status på flytteplanerne. 9. Orientering fra HSU-mødet den 19. september 2013 (JJ) Motivering: Der har været afholdt møde i Hovedsamarbejdsudvalget 19. september 2013. Der gives en orientering om mødet. 10. Opfølgning på temadrøftelser i ASU (JJ) Motivering: ASU har på møderne den 16. januar og 14. marts 2013 gennemført temadrøftelser vedrørende det rummelige arbejdsmarked. Mhp. at runde disse drøftelser af, herunder evt. igangsætte konkrete initiativer, vil punktet bliver taget op på næste møde i ASU. 11. Kl. 13.50-14.00: Eventuelt Mødedatoer i 2014: 7. januar, 27. marts, 11. juni, 11. september og 3. december. Kalenderreservation er sendt ud via Outlook.
AARHUS UNIVERSITET Følgeseddel ASU møde d. 8. oktober 2013 Ifølge aftale Til videre foranstaltning Ønskes retur Til orientering Til underskrift Tak for lån Til godkendelse Ring venligst Til kommentering Kan beholdes AU HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljøenheden Dato: 02. oktober 2013 Status på psykisk APV: Hovedområderne og AU Administrations APV handlingsplaner indsamles med deadline d. 10. oktober 2013, hvorefter de videregives i samlet form til det fælles HA- MU/HSU møde d. 14. november. Målet med fællesmødet mellem HSU og HAMU er at sikre bottom-up processen, således at de udfordringer og tiltag, som udtrykkes i hovedområdernes handlingsplaner, indarbejdes i en fælles AU handlingsplan. APV handlingsplanen for AU Administration vil den 10. oktober blive tilgængelig for alle ansatte i AU Administration via hjemmesiden. Der vil ligeledes komme nyheder i diverse nyhedsbreve. Status på handlingsplansarbejdet vil ske i februar 2014. Forinden dette vil APV følgegruppen for AU Administrationen indsamle bidrag og status på Psykisk APV handlingsplansarbejdet fra lokale samarbejdsudvalg og lokale arbejdsmiljøudvalg i AU Administration. Arbejdsskadestatistik Team arbejdsmiljø laver arbejdsskadestatistik ved årsskiftet, hvorfor tallene er fra 2012. Der er sket 15 arbejdsskader i 2012 i AU ADM, hvoraf 12 af dem er blandt rengøringspersonalet. Skaderne omhandler ofte fald, vrid, forstrækninger og forstuvninger, og det er oftest også disse skader, der medvirker til langtidssygemeldinger. På landsplan er der ca. 55.000 arbejdsulykker. Universiteterne ligger generelt lavt trods mange forskellige arbejdsfunktioner. AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk http://www.au.dk
AARHUS UNIVERSITET Side 2/2 Sygefraværsstatistik Der er trukket tilgængelige data på registreret sygefravær i 2011 og 2012. Vær opmærksom på, at data for 2011 er behæftet med større usikkerhed end for 2012 på grund af organisatoriske forandringer. Generelt skal AU s sygefraværsstatistik læses med det forbehold, at data afspejler registreret fravær, som ikke nødvendigvis er identisk med reelt fravær. Vær opmærksom på, at der er faneblade for hvert kvartal samt samlet for årene 2011 og 2012. Psykologisk rådgivning AU s ordning om psykologisk rådgivning fungerer i samarbejde med rådgivningsfirmaet Prescriba. Ordningen er beskrevet på medarbejderservice under HR, og der er lavet postkort, der kort beskriver ordningen på både dansk og engelsk. Disse er fordelt på AU via HR partnerne og kan fortsat rekvireres. Generelt ligger AU lavt i antal henvendelser i forhold til andre universiteter. Tallene er fra 2012 samt 2013 pr. 27. september. I AU ADM var der i 2012 43 henvendelser fordelt på syv vicedirektørområder. I 2013 har der indtil nu været 26 henvendelser fordelt på otte vicedirektørområder. Tendensen er, at ca. 2/3 af henvendelserne omhandler stressrelaterede problematikker. Derudover henvender medarbejderne sig med samarbejdsproblemer, funktionsproblemer og voldsomme hændelser. Vær opmærksom på, at sygefraværsstatistikkerne og statistikkerne over henvendelser til Prescriba ikke er direkte sammenlignelige.
Anmeldte arbejdsskader i 2012 Hovedområde ARTS BSS ST HE ADM AU Antal anmeldte arbejdsskader 2012 0 0 18 8 15 41 Fravær ARTS BSS ST HE ADM Under 1 dag 0 0 7 3 4 1-3 dage 0 0 6 1 4 4-6 dage 0 0 2 2 0 7-13 dage 0 0 2 0 2 14-20 dage 0 0 0 0 0 21-29 dage 0 0 1 2 2 1-3 måneder 0 0 0 0 3 Skadens art ARTS BSS ST HE ADM AU Overfladiske sår eller skader 0 0 2 1 2 5 Åbne sår 0 0 5 2 1 8 Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 0 0 8 2 6 16 Forgiftning, infektion 0 0 0 0 0 0 Tandskader 0 0 1 0 0 1 Hjernerystelse 0 0 0 0 0 0 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 0 0 0 1 1 2 Trafikuheld 0 0 1 0 0 1 Fald 0 0 1 2 5 8 Andet 0 0 0 0 0 0 I ALT 0 0 18 8 15 41
Generelle kommentarer til Sygefraværs-udtræk 1) Datagrundlaget er baseret på udtræk fra ISOLA (indberetninger til Moderniseringsstyrelsen) 2) Årsværk er opgjort i forhold til den periode udtrækket dækker, dvs. kvartalsvis eller årligt 3) Kolonnen 'Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk' gælder indenfor den periode udtrækket dækker, dvs. kvartalsvis eller årligt 4) Medarbejdere, hvor det ikke har været teknisk muligt at finde enheden i perioden, er blevet placeret i 'AU Administration' - 'Øvrige' 5) Medarbejdernes indplacering på enheder er opgjort i forhold til ultimo perioden 6) På grund af AU organisatoriske forandringsproces er indplacering på enheder i 2011 behæftet med større usikkerhed end for 2012 7) Datakvaliteten på fraværsregistrering KAN i 2011 være usikker grundet de mange ændringer i ansvar i forbindelse med Forandringsprocessen 8) Fravær for medarbejdere med Socialt Kapitel (f.eks. Fleksjobbere) er medtaget i oversigterne
Sygefravær 1. kvartal 2011 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7049 9452 1,3 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1021 1310 1,3 Health 1255 1244 1 School of Business and Social Sciences 910 1128 1,2 Science and Technology 2497 2729 1,1 AU Administration 1367 3040 2,2 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 64 42 0,6 AU HR 104 230 2,2 AU IT 242 483 2 AU Kommunikation 67 44 0,7 AU Studieadministration 237 383 1,6 AU Viden 37 89 2,4 AU Økonomi og planlægning 460 1207 2,6 Øvrige 157 564 3,6
Sygefravær 2. kvartal 2011 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7127 7682 1,1 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1017 1117 1,1 Health 1273 1255 1 School of Business and Social Sciences 907 783 0,9 Science and Technology 2468 1944 0,8 AU Administration 1461 2583 1,8 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 84 163 1,9 AU HR 107 131 1,2 AU IT 246 396 1,6 AU Kommunikation 79 63 0,8 AU Studieadministration 246 295 1,2 AU Viden 40 48 1,2 AU Økonomi og planlægning 509 1208 2,4 Øvrige 151 280 1,9
Sygefravær 3. kvartal 2011 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7146 7902 1,1 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1018 845 0,8 Health 1279 1160 0,9 School of Business and Social Sciences 919 729 0,8 Science and Technology 2499 2344 0,9 AU Administration 1432 2824 2 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 86 70 0,8 AU HR 107 179 1,7 AU IT 248 323 1,3 AU Kommunikation 79 34 0,4 AU Studieadministration 244 360 1,5 AU Viden 40 50 1,2 AU Økonomi og planlægning 507 1625 3,2 Øvrige 120 183 1,5
Sygefravær 4. kvartal 2011 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7220 8665 1,2 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1049 1508 1,4 Health 1334 1211 0,9 School of Business and Social Sciences 938 611 0,7 Science and Technology 2445 2287 0,9 AU Administration 1454 3048 2,1 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 98 201 2 AU HR 110 224 2 AU IT 252 578 2,3 AU Kommunikation 81 104 1,3 AU Studieadministration 249 513 2,1 AU Viden 40 105 2,6 AU Økonomi og planlægning 517 1175 2,3 Øvrige 106 148 1,4
Sygefravær hele 2011 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7059 34560 4,9 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1022 4859 4,8 Health 1286 5140 4 School of Business and Social Sciences 915 3442 3,8 Science and Technology 2402 9302 3,9 AU Administration 1434 11816 8,2 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 88 543 6,2 AU HR 107 760 7,1 AU IT 247 2002 8,1 AU Kommunikation 79 253 3,2 AU Studieadministration 245 1434 5,9 AU Viden 40 295 7,3 AU Økonomi og planlægning 508 5410 10,6 Øvrige 120 1121 9,3
Sygefravær 1. kvartal 2012 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7294 11577 1,6 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1002 1890 1,9 Health 1342 1500 1,1 School of Business and Social Sciences 927 740 0,8 Science and Technology 2420 3021 1,2 AU Administration 1603 4425 2,8 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 105 282 2,7 AU HR 123 334 2,7 AU IT 236 507 2,2 AU Kommunikation 110 222 2 AU Studieadministration 279 681 2,4 AU Viden 45 69 1,5 AU Økonomi og planlægning 601 2221 3,7 Øvrige 105 110 1,1
Sygefravær 2. kvartal 2012 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7013 7699 1,1 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1003 1331 1,3 Health 1381 1056 0,8 School of Business and Social Sciences 935 413 0,4 Science and Technology 2101 2028 1 AU Administration 1594 2871 1,8 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 103 181 1,8 AU HR 119 78 0,7 AU IT 223 312 1,4 AU Kommunikation 109 167 1,5 AU Studieadministration 296 428 1,4 AU Viden 47 28 0,6 AU Økonomi og planlægning 596 1539 2,6 Øvrige 101 139 1,4
Sygefravær 3. kvartal 2012 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7401 10504 1,4 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 998 1904 1,9 Health 1367 1306 1 School of Business and Social Sciences 934 996 1,1 Science and Technology 2433 2528 1 AU Administration 1669 3770 2,3 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 104 167 1,6 AU HR 133 295 2,2 AU IT 247 561 2,3 AU Kommunikation 112 139 1,2 AU Studieadministration 291 351 1,2 AU Viden 47 49 1 AU Økonomi og planlægning 633 2088 3,3 Øvrige 103 121 1,2
Sygefravær 4. kvartal 2012 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7540 12685 1,7 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1009 1964 1,9 Health 1388 1686 1,2 School of Business and Social Sciences 936 1238 1,3 Science and Technology 2454 2962 1,2 AU Administration 1754 4835 2,8 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 111 210 1,9 AU HR 135 343 2,5 AU IT 296 735 2,5 AU Kommunikation 115 207 1,8 AU Studieadministration 297 639 2,2 AU Viden 55 47 0,8 AU Økonomi og planlægning 634 2543 4 Øvrige 111 112 1
Sygefravær hele 2012 Hele Aarhus Universitet Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk 7312 42464 5,8 Fordelt på Hovedområde Hovedområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk Arts 1003 7089 7,1 Health 1369 5549 4,1 School of Business and Social Sciences 933 3387 3,6 Science and Technology 2352 10538 4,5 AU Administration 1655 15902 9,6 AU Administration Vicedirektørområde Årsværk Fravær i dage Gennemsnitligt antal sygedage pr. årsværk AU Forskning og Talent 106 840 7,9 AU HR 127 1050 8,2 AU IT 250 2114 8,4 AU Kommunikation 112 736 6,6 AU Studieadministration 291 2099 7,2 AU Viden 48 193 4 AU Økonomi og planlægning 616 8390 13,6 Øvrige 105 481 4,6
Prescriba timeopgørelse AU - afsluttede sager Afdelinger Antal sager 2012 AU Administration - AU Studieadministration 15 AU Administration - AU HR 4 AU Administration - AU Viden 2 AU Administration - AU Kommunikation 4 AU Administration - AU IT 4 AU Administration - AU Økonomi og Planlægning 8 AU Administration - AU Forskning og Talent, inklusive Internationalt Center og Forskningsstøtteenheden 6 I alt i AU ADM 2012 43 Pr. 27. september 2013 AU Administration - AU Forskning og Talent, inklusive Internationalt Center og Forskningsstøtteenheden 1 AU Administration - AU HR 2 AU Administration - AU IT 6 AU Administration - AU Kommunikation 1 AU Administration - AU Studieadministration 10 AU Administration - AU Viden 1 AU Administration - AU Økonomi og Planlægning 3 AU Administration - Universitetsledelsens stab, inklusive presseenheden 2 I alt i AU ADM pr. 27. september 2013 26
ASU-møde 8. oktober 2013 Bilag 15 Prioritering af TOP 12 Godkendt i Universitetsledelsen den 13.05.13 Følgende projekter har højeste prioritering og tilføres ekstra midler 1. Eddi studieordningsdel af STADS 2. Migrering af AU Herning og ASE til STADS 3. Migrering af ASE s Navision til AU s fælles regnskabskreds 4. SPARTO, herunder anskaffelse af organisationssystem
Følgende top12-projekter videreføres med nuværende ressourcer: 5. Ledelsesrapportering for Navision og Stads. Fokus på projektøkonomirapportering 6. AUHRA (Fraværsregistrering, MUS, HR-rapportering). 7. Undervisnings- og eksamensplanlægning. Pilotprojekt BSS og Arts samt opsamling af erfaringer til senere udbud 8. Learning Management. BSS pilot + organisering af fælles projekt 9. Digital eksamen, udbud af fællesløsning for 5 universiteter 10. Mailprojekter: Mailadresser gennemføres, studentermail i AU s Exchange løsning udsættes til 2014 11. ASE fusion øvrige (mail, net, telefoni) 12. Ph.d.-planner
Udarbejdet af APV følgegruppen for AU Administration, september 2013 Psykisk APV handlingsplan for AU Administration Målet med handleplansarbejdet er at skabe en god arbejdsplads i AU Administrationen. For at lykkes med dette har APV følgegruppen udvalgt ét indsatsområde; stress og arbejdspres. Indsatsområder Tiltag Ansvar og evt. hjælper Stress og arbejdspres Stress og arbejdspres er et indsatsområde, der går igen i alle handlingsplaner fra vicedirektørområderne. Indsatsområdet er prioriteret, idet den Psykiske APV 2012 viste, at 20 % af medarbejderne i AU Administration havde tilkendegivet, at arbejdet altid, næsten altid eller ofte gav stærke stresssymptomer. For at sikre trivslen, det gode arbejdsmiljø og produktivitet i AU Administration er det vigtigt at prioritere netop dette indsatsområde. Nogle af midlerne til at opnå succes med at reducere stressniveauet og skabe et godt arbejdsmiljø i AU Administration er bl.a. at fokusere på ledelse og kollegialitet. Individ Bidrage til en inkluderende kultur, hvor der er plads til forskellighed, og bidrage til en god arbejdsplads ved at have en anerkendende adfærd. Medarbejderne har ansvar for at opsøge nærmeste leder for at få hjælp til at prioritere arbejdsopgaver. Fokus på åben dialog om fordeling af opgaver samt hvor der er behov for oplæring/kompetenceudvikling. Være opmærksom på personlige stresssymptomer og have kendskab til handlemuligheder i stressede situationer. Gruppe (Enheder i AU ADM): Beslut og efterlev god mødekultur og mailkultur. Anvend videndeling og korte sparringsmøder som middel til at skabe klarhed og forventningsafstemning om mål og indsatser. Vær opmærksom på respektfuld kommunikation og konstruktiv kritik. Anerkend og støt hinanden også i pressede situationer. Ledelse (FALK) Opgør med hastekultur og brandslukning. Lederne skal rammesætte og prioritere arbejdsopgaver i samarbejde med medarbejderne samt ressourcesætte realistisk. Feedback og evaluering af arbejdet skal indarbejdes. Bedre sammenhængende processer på tværs i AU ADM samt tydelig forventningsafstemning til resten af organisationen. Lederne skal støtte målrettet og relevant kompetenceudvikling. Organisation (AU og universitetsledelsen) Alle medarbejdere Alle enheder FALK og mellemlederne Prioritet Prioritering og operationalisering af tiltagene foregår i vicedirektørområ derne. Status Status på handlingsplanen sker i februar 2014, hvor APV følgegruppen vil drøfte bidrag fra SU og AMO i AU ADM.
Udarbejdet af APV følgegruppen for AU Administration, september 2013 Realistisk planlægning og prioritering af arbejdsopgaver under hensyn til de givne ressourcer. Styrke AU fællesskab og den gode arbejdsplads med både faglige og sociale arrangementer. Indtænk og anerkend administrative processer i udviklingen af Aarhus Universitet. Inddrag relevante medarbejdere og brugere. Helhedsorienteret, tydelig, anerkendende og retningsskabende kommunikation fra universitetsledelsen om visioner og retning samt klarhed om beslutninger. Fokus på italesættelse af hvorfor de enkelte opgaver er vigtige for AU. Skabe bedre muligheder for klare karriereveje, herunder jobrotation. Universitetsledelsen og FALK