Notat Vedrørende: Sygefravær 1. kvartal 2015 Sagsnavn: Sygefravær 2013-2015 Sagsnummer: 81.28.00-A00-2-13 Skrevet af: Bjarne Vejrup E-mail: bjarne.vejrup@randers.dk Forvaltning: HR team Dato: 18-05-2015 Sendes til: Direktionen og Hoved-Med Sygefravær 1 1 kvartal 2015 Sygefraværet bliver opgjort kvartalsvis inden for de enkelte direktørområder. Opgørelserne i Tabel 1A-1C viser den generelle udvikling i sygefraværet for 1. kvartal 2015 i forhold til 1. kvartal 2014. Tabel 2 viser udviklingen i sygefraværet opgjort i sygefraværsdage (kalenderdage) i forhold til antal helårsansatte. Tabel 3 viser udviklingen løbende 12 måneder bagud. Tabel 4 viser udviklingen opgjort i fraværsårsager og Tabel 5 viser, hvordan udviklingen har været inden for kort sygefravær (1-14 dage) og langt sygefravær (>= 15 dage). 1. Sygefravær med og uden fleks og skånejob (Tabel 1A- 1C) Sygefraværet i Randers Kommune er for 1 kvartal 2015 opgjort til 6,27 %. Der er tale om en betydelig stigning i forhold til 1. kvartal 2014, med 0,62 %, hvor sygefraværet var på 5,65 %. Der er stigning i sygefraværet inden for alle direktørområder. Størst har stigningen været inden for Administrationen med 1,40 % og Miljø og Teknik med 1,16 %, mens den mindste stigning har været inden for Børn, Skole og Kultur med 0,33 %. Sundhed og Ældre har den højeste sygefraværsprocent på 6,71 %. Sygefraværet for ansatte i fleks- og skånejob er opgjort særskilt i Tabel 1C, og viser fortsat et væsentlig højere sygefravær end for øvrige ansatte, men der har været en mindre stigning i sygefraværet fra 1. kvartal 2014 1. kvartal 2015 på 0,29 %. 2. Afdækning af årsager og initiativer til nedbringelse af sygefraværet på de respektive direktørområder Den pæne stigning i sygefraværet fra 1. kvartal 2014 1 kvartal 2015 er blevet undersøgt nærmere inden for de enkelte direktørområder. Børn Skole og Kultur er kommet med følgende kommentarer: Chefgruppen i børn og skole drøftede på chefmødet den 4. maj den fremsendte statistik over udviklingen i sygefraværet i Randers kommune. Chefgruppen kunne ikke finde frem til en forklaring på stigningen i sygefraværet, men besluttede fremefter at have mere fokus på udviklingen i sygefraværet i børn og skole. 1 Sygefraværet omfatter: Almindeligt sygefravær, fravær pga. arbejdsskade og sygdom i forbindelse med en 56-erklæring (langvarige eller kroniske syge), og der regnes med det faktiske antal fraværstimer. 1
Chefgruppen vil derfor hvert kvartal blive præsenteret for en sygefraværsstatistik opdelt på de 3 sektorområder i børn og skole. Administrationen(Stabene) tæller samlet set i alt 214 medarbejdere, og blot få medarbejderes fravær har derfor stor indflydelse på fraværsprocenten. Der har i den pågældende periode været et par medarbejder, der har haft et længevarende sygdomsforløb, hvilket har været en af årsagerne til det stigende sygefravær. Miljø og Teknik: Der er konkrete områder i Miljø og Teknik, nærmere bestemt Rådhusservice, Kantine og Affaldsterminalen, hvor sygefraværet giver anledning til at der bliver fulgt op ledelsesmæssigt med fokus på årsager, herunder fraværskultur. Generelt dagsordenssættes emnet i Miljø og Tekniks samlede ledergruppe, med det formål at dele gode erfaring fra driftsafdelingen og vores miljøsektion med systematisk tilgang og opfølgning med henblik på at skærpe ledelsen fokus på at selv lave fraværsprocenter også kan bringes yderligere ned. : Det er vores vurdering, at der har været tale om en hård og lang influenza. Der er i hele forvaltningen fokus på at nedbringe sygefraværet. Det relativt nye advis-system sikrer, at ledelsen tidligt bliver opmærksom på fraværet og kan handle derpå. På socialområdet er de i gang med at indarbejde dele af "Esbjerg-modellen". Sundhed og Ældre: Der er tre faktorer som årsag til det stigende sygefravær: Afskedigelsen af 32 medarbejdere har betydet ekstra fravær hos de afskedigede, hvor flere ansattes ansættelse ophører pr. 30. april. Der er flere langtidssygemeldte, som er opsagt, men som fortsat er i systemet Der har været 2 gange influenza/omgangssyge i januar til marts, som påvirker tallene. Personale og HR har været i kontakt med de andre kommuner i 6 byerne. Opgørelserne varierer fra om man opgør fraværet i sygedage eller fraværsprocenter. Tendensen i svarene er den samme med et større sygefravær i 1. kvartal 2015 i forhold til 1. kvartal 2014. Odense kommune udtrykker det således: Vores formodninger for stigningerne er forandringer og organisationsændringer samt den nye skolereform. Aalborg kommune har haft et sygefravær i 1. kvartal 2014 på 5,18 % (inkl. selvejende institutioner), der er steget til 5,95 % (ekskl. selvejende institutioner) i 1. kvartal 2015. Årsagen til ændring i opgørelsesmetoden er skift fra KMD til Silkeborg Data fra 1. januar 2015. På trods af dette skifte er vurderingen, at der også i Aalborg har været en betydelig stigning i sygefraværet. Esbjerg kommune har haft et sygefravær på 4,2 sygedage i 1. kvartal 2015 mens i 1. kvartal 2014 var på 4,0 sygedage og Esbjerg Kommunes måltal er på 3,7 sygedage. Fravær i procent er for Esbjerg kommune steget fra 4,85 % i 1. kvartal 2014 til 5,24 % i 1. kvartal 2015 eller en stigning på 0,39 %. 2
Konklusion Det er ikke kun Randers Kommune, der har haft et stigende sygefravær i 1 kvartal 2015, det gør sig også gældende for 6 byerne. Årsagerne til det stigende sygefravær er flere langtidssyge inden for Administrationen og Miljø og Teknik, influenza og omgangssyge på arbejdspladser med borgerkontakt samt organisatoriske tilpasninger. Tabel 1A: Sygefravær 1. kvartal 2015 Helårsansatte Helårsansatte Helårsansatte Helårsansatte Ændring i pct. Direktørområder 1. kvartal 2014 1. kvartal 2014 1. kvartal 2015 1. kvartal 2015 point Børn Skole og Kultur 3.488,51 5,76% 3.585,58 6,09% 0,33% Administrationen 215,06 3,19% 214,42 4,59% 1,40% Miljø og Teknik 321,52 4,59% 320,50 5,75% 1,16% 1.220,61 5,33% 1.307,29 6,27% 0,94% Sundhed og Ældre 2.415,35 6,03% 2.357,11 6,77% 0,74% Randers Kommune 7.661,04 5,65% 7.784,91 6,27% 0,62% Tabel 1B: Sygefravær 1. kvartal 2015 ekskl. fleks- og skånejob Helårsansatte Helårsansatte Helårsansatte Helårsansatte Ændring i pct. Direktørområder 1. kvartal 2014 1. kvartal 2014 1. kvartal 2015 1. kvartal 2015 point Børn Skole og Kultur 3.290,38 5,66% 3.370,03 6,03% 0,37% Administrationen 198,06 3,22% 196,42 4,59% 1,37% Miljø og Teknik 302,52 4,39% 302,02 5,58% 1,19% 1.134,87 5,30% 1.201,29 6,11% 0,81% Sundhed og Ældre 2.310,67 5,93% 2.250,37 6,71% 0,78% Randers Kommune 7.236,49 5,56% 7.320,12 6,19% 0,63% Tabel 1C: Sygefravær 1. kvartal 2015 fleks- og skånejob Helårsansatte Helårsansatte Helårsansatte Helårsansatte Ændring i pct. Direktørområder 1. kvartal 2014 1. kvartal 2014 1. kvartal 2015 1. kvartal 2015 point Børn Skole og Kultur 198,13 8,65% 215,55 7,81% -0,84% Administrationen 17,00 2,48% 18,00 4,60% 2,12% Miljø og Teknik 19,00 9,58% 18,49 10,54% 0,96% 85,74 6,15% 106,00 10,02% 3,87% Sundhed og Ældre 104,68 9,73% 106,74 9,10% -0,63% Randers Kommune 424,55 8,24% 464,78 8,53% 0,29% 3
Måltal for sygefraværet i Randers Kommune fra 2014, besluttet af byrådet juni 2013. 0-4,5 % 4,5-6,5 % 6,5 < % 3 Sygefraværsdage pr. helårsansat 2 Dette er en ny statistik der viser antallet af sygefraværsdage pr. helårsansat. Oversigten har været efterspurgt, da andre kommuner laver tilsvarende opgørelser fx. Esbjerg Kommune. Tabel 2 Sygefraværsdage pr. helårsansat Helårsansatte Direktørområder 1. kvartal 2014 Børn Skole og Kultur Administrationen Fraværsdage 1. kvartal 2014 Fraværsdage pr. helårsansat 1 kvartal 2014 Helårsansatte 1. kvartal 2015 Fraværsdage 1. kvartal 2015 Fraværsdage pr. helårsansat 1 kvartal 2015 Ændring 1 kvartal 2014-2015 3.488,51 16.437 4,7 3.585,58 17.508 4,9 0,2 215,06 505 2,3 214,42 758 3,5 1,2 Miljø og Teknik Sundhed og Ældre Randers Kommune 321,52 1.234 3,8 320,50 1.547 4,8 1,0 1.220,61 5.234 4,3 1.307,29 7.125 5,5 1,2 2.415,35 11.910 4,9 2.357,11 13.237 5,6 0,7 7.661,04 35.320 4,6 7.784,91 40.175 5,2 0,6 Antallet af sygefraværsdage 1. kvartal 2015 er opgjort til 5,2 og der er tale om en stigning i 0,6 fraværsdag i forhold til 1. kvartal 2014. Administrationen og har haft den største stigning i antallet af fraværsdage på 1,2 mens Miljø og Teknik har haft en stigning på 1,0 fraværsdag pr. helårsansat. 4. Løbende 12 måneder Udviklingen i sygefraværet, løbende 12 måneder (april 2014 marts 2015) fremgår af Tabel 3. Tendensen i sygefraværet løbende 12 måneder viser en klar stigning på 1,64 % for Randers Kommune. Der er stigning inden for alle direktørområder med de største stigninger inden for Administrationen med 3,28 % og Miljø og Teknik med 2,41 % over løbende 12 måneder. For de tre øvrige direktørområder har der været tale om stigninger i sygefraværet omkring 1,50 % over de seneste 12 måneder. Tabel 3: Sygefravær løbende 12 måneder i pct. 2 Fravær opgøres i kalenderdage pr. helårsansat. Kalenderdage betyder at fraværet bliver opgjort som det faktiske antal dage i fraværsperioden uanset om der er tale om arbejdsdage eller dage hvor medarbejdere har fri. Helårsansatte betyder, at der er taget højde for, hvor stor en periode en medarbejder har været ansat. Derfor kan antallet af helårsansatte være mindre end 1. Derimod tages der ikke hensyn til om en medarbejder er ansat på fuldtid eller deltid. 4
Periode apr-14 maj-14 jun-14 jul-14 aug-14 sep-14 Direktørområder Børn Skole og Kultur 4,99 5,03 4,97 4,97 5,02 5,04 Administrationen 2,41 2,58 2,63 2,59 2,72 2,88 Miljø og Teknik 3,68 3,56 3,45 3,52 3,74 3,9 4,8 4,88 4,84 4,83 4,86 4,86 Sundhed og Ældre 5,26 5,29 5,27 5,23 5,24 5,18 Randers Kommune 4,9 4,94 4,9 4,89 4,93 4,93 Periode okt-14 nov-14 dec-14 jan-15 feb-15 mar-15 Direktørområder Børn Skole og Kultur 5,06 5,06 5,09 5,90 5,81 6,55 Administrationen 2,92 3,03 3,14 3,91 4,17 5,69 Miljø og Teknik 4,01 4,07 4,15 5,18 6,01 6,09 4,56 4,64 4,67 5,82 6,62 6,39 Sundhed og Ældre 5,08 5,11 5,22 6,98 6,57 6,75 Randers Kommune 4,87 4,91 4,96 6,12 6,13 6,54 Måltal for sygefraværet i Randers Kommune fra 2014, besluttet af byrådet juni 2013. 0-4,5 % 4,5-6,5 % 6,5 < % 5. Årsager Sygefravær fordelt på årsager er vist i tabel 4. Langt den overvejende del af sygefraværet udgør sygdom. Ser man på udviklingen i sygefraværet på de enkelte årsager viser det, at sygefraværet i forbindelse med arbejdsskader er faldet med 0,02 % og med 0,03 % for 56 ansatte, mens sygefraværet er steget med 0,66 % for almindeligt sygefravær fra 1. kvartal 2014 1. kvartal 2015. 5
Tabel 4. Sygefravær fordelt på årsager 1. kvartal 2015. 1 kvartal 2014 Direktørområde Arbejdsskade Sygedage 56 sygdom I alt Børn Skole og Kultur 0,08% 5,44% 0,24% 5,76% Administrationen 0,00% 2,77% 0,41% 3,19% Miljø og Teknik 0,29% 4,18% 0,12% 4,59% 0,04% 5,07% 0,22% 5,33% Sundhed og Ældre 0,08% 5,88% 0,08% 6,03% Sum 0,08% 5,38% 0,19% 5,65% 1 kvartal 2015 Direktørområde Arbejdsskade Sygedage 56 sygdom I alt Børn Skole og Kultur 0,04% 5,88% 0,17% 6,09% Administrationen 0,03% 4,43% 0,13% 4,59% Miljø og Teknik 0,00% 5,55% 0,19% 5,75% 0,10% 5,93% 0,24% 6,27% Sundhed og Ældre 0,09% 6,58% 0,11% 6,77% Sum 0,06% 6,04% 0,16% 6,27% Ændring i pct. point -0,02% 0,66% -0,03% 0,62% 6. Kort og langt Opgørelsen for 1. kvartal 2015 viser en pæn stigning i det korte sygefravær på 0,29 % point Alle direktørområder har haft en stigning i det korte sygefravær fra 1. kvartal 2014 1 kvartal 2015 størst inden Administrationen med 0,66 %. For det lange sygefravær (sygefravær i % af timer >= 15 dage) har der i 1. kvartal 2015 været en pæn stigning på 0,33 % point i forhold til 1. kvartal 2014. Alle direktørområder har haft en stigning i det lange sygefravær, højest inden for Miljø og Teknik med 0,96 %. Tabel 5. Sygefravær kort og langt 1. kvartal 2014 og 2015 1 kvartal 2014 1 kvartal 2015 Ændring Direktørområde Fravær i % timer Fravær i % timer Fravær i % timer Fravær i % timer Kort Langt (1-14 dage kort (>=15 dage lang (1-14 dage kort (>=15 dage lang sygefravær sygefravær Børn Skole og Kultur 3,01% 2,75% 3,30% 2,80% 0,29% 0,05% Administrationen 2,10% 1,09% 2,76% 1,83% 0,66% 0,74% Miljø og Teknik 2,93% 1,65% 3,14% 2,61% 0,21% 0,96% 2,70% 2,64% 3,13% 3,14% 0,43% 0,50% Sundhed og Ældre 2,73% 3,30% 2,92% 3,85% 0,19% 0,55% I alt 2,85% 2,80% 3,14% 3,13% 0,29% 0,33% 6