Praktisk information til medlemmer af kommunalbestyrelsen September 2018 1
Kommunalbestyrelsesmøder... 4 Afbud til møder... 4 Hvem sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen... 5 Politiske udvalg... 5 Mødekalender... 6 Mødeindkaldelser... 6 Mødemateriale... 6 Afholdelse af møder i stående udvalg... 6 Lydoptagelse... 6 Vederlag... 7 Skattekort og kontooplysninger... 7 Kørselsgodtgørelse... 7 Fjernarbejdsplads... 8 Hotline til IT-teamet... 8 Opbevaring og afhentning af fortroligt materiale... 8 Forsikringer... 8 Budgetseminar... 9 Kattegat-kursus... 9 Kurser... 9 Introduktionsseminar... 9 Introduktionspakke... 9 Partoutkort til kulturelle institutioner... 10 Organisationsdiagram for Herlev Rådhus... 10 Henvendelse til forvaltningen... 10 Retningslinjer for politiske besøg på kommunale ejendomme... 11 Kontakt til rådhuset... 11 Adgang til rådhuset... 11 Rygning... 11 Post til kommunalbestyrelsesmedlemmer... 12 Direktionssekretariatet... 12 Vielser - generelle retningslinjer... 12 Her kan du finde mere information... 12 herlev.dk...12 Herlev Kommunes Facebook-side...12 Herlev Bladet og Herlev info...13 HerlevBogen...13 Nyhedsbreve fra Herlev Kommune...13 Magasinet Danske Kommuner... 13 Herlev Kommunes byvåben... 13 3
Kære kommunalbestyrelsesmedlem, Som kommunalbestyrelsesmedlem er der mange ting og oplysninger at sætte sig ind i og forholde sig til. Vi har forsøgt at gøre det lidt nemmere, hvad angår det rent praktiske, ved at samle forskellig information, som kan være nyttig at vide som medlem af kommunalbestyrelsen. Er du blevet genvalgt, kender du formodentligt til mange af områderne, men kan måske have brug for en genopfriskning fx af enkelte regler. Brug dette opslagsværk og giv meget gerne Direktionssekretariatet en tilbagemelding på indholdet: Hvad savner du, hvad skal uddybes etc. God læselyst! Venlig hilsen Thomas Gyldal Petersen Kommunalbestyrelsesmøder Der er kommunalbestyrelsesmøde én gang om måneden, undtagen i juli. Den lukkede dagsorden behandles kl. 17.30. Herefter er der fælles middag i mødelokale 326, blok C, 2. sal. Det åbne møde begynder kl. 19.00. Her er adgang for borgere og presse. Læs mere i folderen Spørgetid, som er en del af den udleverede introduktionspakke. På følgende datoer afholdes kommunalbestyrelsesmøder i 2018: 17. januar 7. februar 14. marts 11. april 16. maj 13. juni Juli: Sommerferie 22. august 12. september 10. oktober 14. november 12. december Afbud til møder Er du forhindret i at deltage i Kommunalbestyrelsesmøder og/eller spisning samt Økonomi- og Planlægningsudvalgsmøde, skal du melde afbud til Direktionssekretariatet, enten via mail til dirsekr@herlev.dk eller telefonisk på 44 52 70 08. Dette gælder også, hvis dit afbud kun gælder f.eks. det lukkede møde eller spisning. Afbud til møder i stående udvalg meddeles til Direktionssekretariatet på tlf. 44 52 70 08. 4
Hvem sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen Af oversigtskortet fremgår, hvem der sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen. Politiske udvalg Herlev Kommune har nedenstående syv politiske udvalg: Økonomi- og Planlægningsudvalget Miljø-, Klima- og Teknikudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget Familie- og Forebyggelsesudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Sundheds- og Voksenudvalget Arbejdsmarkedsudvalget 5
Politiske gruppemøder Herlev Kommune sørger gerne for lokalereservation, opdækning med papir, blyanter, pastiller, glas og blandede vand til politiske gruppemøder. Partierne sørger selv for koordinering af disse møder. For ønske om lokalereservation kan Direktionssekretariatet kontaktes. Kontakt: Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, tlf. 44 52 70 08 Mødekalender Der udarbejdes en mødekalender med alle møder for kommunalbestyrelsen, Økonomi- og Planlægningsudvalget og de stående udvalg. Hvert efterår uploades en mødekalender med det kommende års møder på www.herlev.dk. Mødeindkaldelser Når den politiske mødekalender er endelig tilrettelagt indkalder Direktionssekretariatet til de politiske møder (Kommunalbestyrelse, Økonomi- og Planlægningsudvalg og stående udvalg) elektronisk via Outlook. Indkaldelsen sendes til kommunalbestyrelsesmedlemmets @herlev.dk mail. Mødemateriale Du kan finde alle politiske dagsordener på kommunens hjemmeside (til brug for læsning fra pc) og via Prepare (til brug for læsning og materialebehandling via ipad). Afholdelse af møder i stående udvalg Møder i de stående udvalg afholdes i 2018 således: Mandage kl. 16:30 Miljø-, Klima- og Teknikudvalget Mandage kl. 19:00 Arbejdsmarkedsudvalget Tirsdage kl. 16:30 Børne- og Uddannelsesudvalget Tirsdage kl. 19:00 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdage kl. 16:30 Sundheds- og Voksenudvalget Onsdage kl. 19:00 Familie- og Forebyggelsesudvalget lokale 324, blok C, 2. sal lokale 325, blok C, 2. sal lokale 324, blok C, 2. sal lokale 325, blok C, 2. sal lokale 324, blok C, 2. sal lokale 325, blok C, 2. sal Fra kl. 18:00 er der spisning i Kantinen der anrettes som buffet. Under udvalgsmøderne er kaffe, te og vand i mødelokalerne. De specifikke datoer fremgår af den politiske mødekalender. Der afholdes ikke politiske møder i juli. Lydoptagelse Kommunalbestyrelsesmøderne, både den åbne og lukkede del, optages digitalt. Du har mulighed for at høre optagelsen ved at kontakte Direktionssekretariatet. 6
Vederlag Der ydes et fast vederlag for hvert udvalg, det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem er medlem af. Alle vederlagene udbetales månedsvis forud. Der ydes således ikke særskilt vederlag for tabt arbejdsfortjeneste, børnepasning, mødediæter m.v. i forbindelse med hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Beløbet fordeles ligeligt mellem udvalgsmedlemmerne dog ikke udvalgets formand. Det månedlige vederlag til udvalgsmedlemmer er pr. 1. april 2018. Vederlag, borgmester 75.995,75 Vederlag, viceborgmester 7.599,58 Vederlag, kommunalbestyrelsen 7.742,83 (udbetales til alle andre end borgmester) Vederlag, udvalgsformand Stående udvalg 11.019,38 Børn og Ungeudvalget 4.103,77 Vederlag, udvalgsmedlemmer Økonomi- og Planlægningsudvalget 1.545,25 Miljø-, Klima- og Teknikudvalget 1.253,93 Børne- og Undervisningsudvalget 1.253,93 Kultur- og Fritidsudvalget 1.253,93 Familie- og Forebyggelsesudvalget 1.253,93 Sundheds- og Voksenudvalget 1.253,93 Arbejdsmarkedsudvalget 1.253,93 Børne og Ungeudvalget 607,97 (pr. udvalgsformand pr. mdr.) (pr. udvalgsmedlem pr. mdr.) I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse 16, stk. 5. kan et medlem af Kommunalbestyrelsen vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for deltagelse i møder i kommunalbestyrelsen og underudvalg. Der vil i så fald ske reduktion i det faste vederlag. Valget skal foretages med virkning for et regnskabsår ad gangen. Kontakt: Center for IT, Personale og Økonomi, Claus Chammon, tlf. 4452 70 71 Skattekort og kontooplysninger Herlev Kommune får automatisk de nødvendige oplysninger til brug for udbetaling af vederlag mv. Vederlag udbetales via det enkelte medlems NemKonto. Kontakt: Center for IT, Personale og Økonomi, Claus Chammon, tlf. 44 52 70 71. Kørselsgodtgørelse Afregning af udgifter til kørsel i egen bil sker måneds/kvartalsvis bagud gennem indsendelse af bilag eller kilometeropgørelse på en særskilt kørselsrapport, der kan rekvireres hos Personale. Hvis Personale modtager indberetningsskemaet inden den 6. i hver måned, vil afregningen ske sammen med udbetaling af vederlag for den følgende måned. Kontakt: Center for IT, Personale og Økonomi, Claus Chammon, tlf. 44 52 70 71. 7
Fjernarbejdsplads Medlemmer af Herlev Kommunalbestyrelse 2018-2021 får udleveret en standard ITpakke, der indeholder en ipad med cover og tastatur. Der er trådløst netværk (HKKBnettet) på hele Rådhuset. På den udleverede ipad har du adgang til Prepare via en præinstalleret app, og skal således være opkoblet til internettet. På Prepare finder du dagsordner, bilag og referater for Kommunalbestyrelsen og Økonomi- og Planlægningsudvalget. Du får også adgang til dokumenter for de politiske udvalg, som du måtte være repræsenteret i. Adgang til Prepare og rettigheder i øvrigt styres af Direktionssekretariatet i samarbejde med IT. På ipad en er der installeret Herlev mail, som giver dig adgang til e-mail og kalender på din personlige @herlev.dk-mailkonto. ipad en må bruges i Danmark og i EU samt Norge, Island, Liechtenstein og Schweiz, hvor EU-regler har gjort det billigt for europæere at bruge mobildata. I andre lande må man ikke bruge ipad en grundet de meget høje afgifter på mobildata dér. Hvis man når en forbrugsgrænse på 360 kr., får man en SMS-advarsel om, at man har brugt dette beløb. Denne SMS skal man aktivt besvare, for at kunne fortsætte med at benytte data ud over de 360 kr. Hvis man ikke besvarer SMS en, vil data-delen ophøre med at virke i udlandet, indtil forbrugstælleren nulstilles (dette sker hver måned, omkring den 15.) Hvis man når et forbrug på 1.000 kr., vil abonnementet blive spærret, indtil forbrugstælleren nulstilles (dette sker omkring den 15. i hver måned). I begge tilfælde vil ipad en dog fortsat kunne benyttes via en WiFi-forbindelse. Kontakt: IT, tlf. 44 52 70 30 eller Direktionssekretariatet, tlf. 44 52 70 08. Hotline til IT-teamet Får du problemer med at koble dig kommunens trådløse netværk, til personlig mail eller kalender, kan du kontakte IT på tlf. 44 52 70 30 eller sende en mail til 2.level@herlev.dk. Opbevaring og afhentning af fortroligt materiale Fortroligt materiale skal behandles med omtanke. Ønsker du at skille dig af med fortroligt materiale, bedes du medbringe det ved førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, hvor det vil blive indsamlet og destrueret. Kontakt: Intern Service, tlf. 44 52 70 35. Forsikringer Der er tegnet en kollektiv ulykkesforsikring, der dækker alle kommunalbestyrelsesmedlemmer. Der er desuden tegnet en bestyrelses- og direktionsansvarsforsikring. Kontakt: Center for IT, Personale og Økonomi, Tanja Michelsen tlf. 44 52 64 07. 8
Budgetseminar Hvert år i august holdes der budgetseminar, som udgangspunkt forud for kommunalbestyrelsens møde. Kattegat-kursus Herlev Kommune tilbyder alle nye kommunalbestyrelsesmedlemmer at deltage i et Kattegat-kursus arrangeret af COK (Center for Offentlig Kompetenceudvikling). Kattegat-kurset er et introduktionskursus for nye kommunalbestyrelsesmedlemmer til rollen som kommunalbestyrelsesmedlem og giver en grundlæggende og intensiv introduktion til arbejdet i en politisk valgt bestyrelse og samspillet med det omgivende samfund. Kattegat er en fiktiv kommune, der bruges som eksempel i undervisningen. Kurser Kommunalbestyrelsen har besluttet, at det kun er til faste og tilbagevendende KL-kurser, at udgiften afholdes af Herlev Kommune. Dette være sig for eksempel Kommunaløkonomisk Forum (KØF), Kommunalpolitisk Topmøde for delegerede, jobcamp, Børn & Unge Topmøde, Social- og Sundhedspolitisk Forum, Teknik- og Miljø Konference samt Kultur- og Fritidskonference. Der skal gøres opmærksom på, at såfremt der i et af ovennævnte kurser i KL regi indgår fællesarrangement med spisning, deltager hele udvalget i dette, idet udgiften hertil er en del af den samlede kursusudgift. Såfremt andet ønskes, dækkes udgiften af medlemmerne selv. For øvrige kurser er det besluttet, at medlemmerne selv afholder kursusudgiften. Introduktionsseminar I starten af en ny valgperiode bliver der afholdt introduktionsseminar ved direktionen. Introduktionspakke I starten af en ny valgperiode udleveres følgende: Vejledning fra Økonomi- og Indenrigsministeriet og KL: Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg Budget Udvalgsfortegnelse Udvalgsposter m.v. Pjece vedr. spørgetid Praktisk information til Kommunalbestyrelsens medlemmer Brev vedr. IT-udstyr og mailadresse Partoutkort Politisk mødekalender Invitation til introduktionsseminar Brev fra KL vedr. sammensætningen af de fem KKR i den nye valgperiode 9
Partoutkort til kulturelle institutioner Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer får sammen med introduktionspakken ved starten af hver valgperiodeudleveret et partoutkort, som udformes af Team Kommunikation. Kortet kan benyttes som adgang til arrangementer, når kommunen er arrangør. Gammelgaard Kunst- og Kulturcenter Herlev Hallerne Herlev Stadion Herlev Medborgerhus Herlev Skøjtehal Herlev Teaterbio Hjortespringbadet Kildegårdshallen Skinderskovhallen Kontakt: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf. 44 52 70 12. Organisationsdiagram for Herlev Rådhus Henvendelse til forvaltningen Al henvendelse fra kommunalbestyrelsesmedlemmer til forvaltningen skal gå via Direktionssekretariatet eller den enkelte direktør. Kontakt: Kommunaldirektør: Jesper Zwisler, tlf. 44 52 70 02 Direktør Charlotte Wieth-Klitgaard, tlf. 44 52 64 02 Direktør Mette Riegels, tlf. 44 52 60 00 Direktionssekretariatet, Ulla Filtenborg, tlf. 44 52 70 08 10
Retningslinjer for politiske besøg på kommunale ejendomme Som hovedregel kan besøg fra politiske partier og religiøse samfund ikke finde sted på de kommunale ejendomme i Herlev Kommune. Undtagelser fra hovedreglen samt besøg af ministre, folketingsudvalg og delegationer fra andre lande skal godkendes af kommunaldirektøren efter anmodning fra det relevante center. I forbindelse med valgkamp kan møder for elever finde sted, hvis alle opstillingsberettigede partier er indbudt, dog fortsat efter aftale med kommunaldirektøren. Undtaget fra disse regler er borgmesteren, som øverste chef for kommunen. Kontakt til rådhuset På herlev.dk kan man finde rådhusets telefonnumre, lokale telefon- og åbningstider samt mailadresser. Åbningstider for personlige og telefoniske henvendelser: Mandag: kl. 9.00-14.00 Tirsdag: kl. 8.00-14.00 Onsdag: Lukket Torsdag kl. 9.00-15.00 samt 15.30-17.00 (Borgerservice dog til kl. 18.00) Fredag: kl. 9.00-14.00 Mailadresser: Herlev Kommune Borgmester Kommunaldirektør Direktionssekretariatet herlev@herlev.dk borgmester@herlev.dk komdir@herlev.dk dirsekr@herlev.dk Via borger.dk kan du med din NemId let underskrive og kryptere dine mails til Herlev Kommune. På herlev.dk kan du læse mere om sikker post. Kontakt: Borgerservice, Nabila Tayyab, tlf. 44 52 70 69 Adgang til rådhuset Du får et adgangskort og en nøgle, og du skal kvittere for modtagelse af begge dele. Adgangskort og nøgle leveres til dig privat af en rådhusbetjent. Skulle du være uheldig at miste adgangskort eller nøgle, skal du kontakte Intern Service, tlf. 44 52 70 35. Rygning Herlev Rådhus er røgfrit. Det er dog tilladt at ryge i området ved cykelskuret over for indgang B og ved cykelparkeringen overfor indgang C. 11
Post til kommunalbestyrelsesmedlemmer Direktionssekretariatet samler alt ekstern post og sender til medlemmerne én gang om ugen. Post, der er samlet forud for et kommunalbestyrelsesmøde, lægges på det enkelte kommunalbestyrelsesmedlems plads i kommunalbestyrelsessalen. Henvendelser til kommunalbestyrelsen besvares som hovedregel af borgmesteren på vegne af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsens medlemmer får kun tilsendt sådanne henvendelser, såfremt den pågældende borger udtrykkeligt anmoder om det. Direktionssekretariatet opdaterer løbende en oversigt over stamdata (f.eks. adresse, mailadresse og telefonnummer) for kommunalbestyrelsesmedlemmer. Det er derfor vigtigt, at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem straks orienterer Direktionssekretariatet ved ændringer. Direktionssekretariatet Direktionssekretariatet er sekretariat for borgmester og direktionen. Direktionssekretariatets hovedopgaver er betjening af kommunalbestyrelsen og Økonomi- og Planlægningsudvalget, varetagelse af vielsesområdet, kommunal-, regions- og folketingsvalg herunder folkeafstemninger samt sekretariatsfunktioner for borgmester og direktion. Direktionssekretariatet er ansvarligt for dagsorden og referat til Økonomi- og Planlægningsudvalget, Herlev Kommunalbestyrelse samt alle stående udvalg. Vielser - generelle retningslinjer Borgmesteren kan vælge at bemyndige et kommunalbestyrelsesmedlem som giftefoged. Bemyndigelsen kan være stående eller gives som enkeltstående bemyndigelse i særlige tilfælde. Alle borgere, der ønsker vielse på Herlev Rådhus, skal aftale de praktiske detaljer med Direktionssekretariatet. Det er således ikke muligt for et kommunalbestyrelsesmedlem at aftale en vielse direkte med en borger. Borgerlige vielser foregår på Herlev Rådhus, og kun i særlige tilfælde (sygdom eller lignende) i eget hjem, på plejecenter eller hospital. Her kan du finde mere information herlev.dk På herlev.dk kan du under Om kommunen finde en masse faktuelle oplysninger om kommunen, dens historie etc. Fire indgange Borger, Erhverv, OplevHerlev og Om kommunen giver sammen med en række visuelle indgange besøgende et godt udgangspunkt for at finde relevante kommunale informationer. Herlev Kommunes Facebook-side På Herlev Kommunes facebook-side kan du følge med i stort og småt om, hvad der rører sig i byen. Du finder siden på facebook.com/2730herlevkommune. 12
Herlev Bladet og Herlev info I anden sektion på næstsidste side i Herlev Bladet annoncerer Herlev Kommune hver uge. HerlevBogen HerlevBogen udarbejdes og uddeles i samarbejde med Herlev Bladet i juni, og består af et kommunalt afsnit (de røde sider), som Herlev Kommunes kommunikationsteam indsamler, bearbejder og ajourfører fra år til år. Nyhedsbreve fra Herlev Kommune Herlev Kommunes generelle nyhedsbrev, Nyt fra Herlev Kommune, indeholder små notitser og nyheder, der linker videre til hjemmesider samt artikler om kommunens virke, kommende og igangværende projekter og andre emner af interesse for borgerne. Du finder og abonnerer på nyhedsbrevet under herlev.dk/nyheder. Du kan også abonnere på nyhedsbrevet Erhvervsnyt hvor notitser, nyheder og artikler er målrettet det lokale erhvervsliv. Kontakt: Direktionssekretariatet, Mette Østerdal, tlf. 44 52 70 12. Magasinet Danske Kommuner Som kommunalbestyrelsesmedlem får du automatisk tilsendt magasinet Danske Kommuner til din privatadresse. Kontakt: Intern Service, tlf. 44 52 70 35. Herlev Kommunes byvåben Herlevs kommunevåben/byvåben er delt i to: Herlev og Hjortespring, som er symboliseret af en rist og en hjort. I kommunevåbnets venstre halvdel ses den rist, martyren Skt. Laurentius blev brændt på i Rom i år 258. Relationen til Herlev består i, at klokken i Herlev Kirkes tårn er indviet til Skt. Laurentius. Den springende hjort symboliserer naturligvis Hjortespring, kommunens nordlige del. Kommunevåbnet er registreret i 1949 og er tegnet af Aage Wulff med heraldisk bistand af statens daværende heraldiske konsulent, arkivar i Rigsarkivet, P.B. Grandjean. 1998 blev kommunevåbnet moderniseret af grafisk designer Jakob Kühnel. 13