Referat fra 4. møde i hjemmepleje-sygehuspilotgruppen

Dato: 15.04.11 Vor ref.: DSL Referat fra 4. møde i hjemmepleje-sygehuspilotgruppen Dato: Onsdag den 30. marts 2011 Sted: Deltagere: MedCom Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland Kerstin Høgenhaus, Region Nordjylland Carsten Stanley Mortensen, Aalborg Kommune Birthe Østergård Jensen, Brønderslev Kommune Søren Peter Gunge, Frederikshavn Kommune Grethe Lomholt Nielsen, Frederikshavn Kommune Karina Borregaard Eriksen, Hjørring Kommune Alice Kristensen, Region Syddanmark Bente Falk, Region Syddanmark Hanne Gustafsson, Sygehus Lillebælt Vejle Lone Dorthe Hansen, Odense Universitetshospital Svendborg Linette Krell, Sydvestjysk Sygehus Esbjerg Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Karin Agger, Vejle Kommune Kate Aagaard Pedersen, Assens Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Jens Henning Rasmussen, Region Sjælland Anne Danborg, Region Hovedstaden Inge Ruth Fisker, Hillerød Hospital Else Marie Laursen, Frederiksberg Kommune Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune Gitte Femerling, Hillerød Kommune Jeanette Jensen, MedCom Kate Kusk, MedCom Lars Vibild, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev Kommune Helle Rossen, Sygehus Lillebælt Vejle Signe Karstoft, Vejle Kommune Lene Nielsen, Odense Kommune Lene Kjellstrøm, Odense Kommune Merete Halkjær, Københavns Kommune Pia Wisbøl, Herlev Kommune

Referat: 1. Velkomst, præsentation, dagsorden og godkendelse af referat fra sidste møde Velkomst v. Dorthe. Beklager den sene udsendelse af endelig dagsorden. Kort gennemgang af dagsordenen. Kort præsentationsrunde. Referatet fra sidste møde blev godkendt. Dorthe refererede fra en artikel i Dagens Medicin, hvor Region Syddanmark og Region Sjælland har indgået samarbejde omkring udveksling af patienter. Det bekræfter bare, hvor vigtigt det er, at vi kan udveksle oplysninger også. MedCom er i samarbejde med KMD ved at kigge på gennemløbstider for meddelelserne, og om der er noget, KMD kan regulere på. Vi har fået nyt layout på MedComs hjemmeside. Udover den sædvanlige ledergruppe i MedCom, arbejdes der nu yderligere med en udvidet ledergruppe, som kan kigge mere på tværs af alle MedComs projekter. Gruppen er udvidet med Jens Rahbek Nørgaard, som er projektleder for e-journal og med Dorthe Skou Lassen, som er projektleder for kommuneområdet. Danmark er vært for MedInfo i 2013. Dorthe uddelte lille pjece omkring konferencen og opfordrede til deltagelse og måske overvejelser omkring indlæg, posters, artikler m.m. Folk udefra vil også meget gerne se sundhedsinformatik, som er i drift, så man kan også overveje, om man vil være vært for et besøg i klinikken, hvis man har noget spændende at vise. 2. Kort opfølgning på de rettelser, som er gennemført Der er tilføjet SOR-ID i kvalifikatorliste for IdentifierCodeType. Versionsstyring på http://svn.medcom.dk/svn/drafts/ fungerer således, at sidste ny version altid ligger forrest, tidligere versioner ligger i mappen Tidligere versioner med datomarkering for forskel. XML-standarderne skifter version ved blot små rettelser, da der ændres namespace ved hver ændring. Dette bør man være opmærksom på i forhold til sin leverandør, således at leverandøren ikke kræver penge for alle versionsskift. Man bør aftale et vist niveau for omfang af rettelser/ændringer for betaling ved versionsskift. Pårørende der er tilført flere muligheder og anført forældre i stedet for mor og far. Spise er tilføjet i funktionsevneskemaet. Samtidig får drikke, spise og lave mad hvert sit selvstændige felt. Hjælpemidler/behandlingsredskaber anvendes. Angivelse af autogenereret (A) eller manuelt (M) opdateret. Der er tilføjet et ekstra felt, således at det er muligt at oplyse om A eller M. Vær dog opmærksom på, at ikke alle modtagersystemer kan vise autogeneret eller manuel i modtageroversigten. Kommentar til forventet indlæggelsesforløb er udvidet fra 350 til 3500 karakterer. Fritekstfeltet i funktionsevne ændret fra 350 felter til 500 felter i alle fritekstfelter i skemaet. Kommentar til medicin er udvidet fra 350 til 700 karakterer. Tilføjet c/o adresse for patienten i indlæggelsesrapporten. Score er fjernet ved Personlig hygiejne og Mobilitet inde, da disse er overskrifter. 3. Kort status regioner og kommuner en runde 2

a. Hvor langt er man nået lokalt? Region Hovedstaden: Pilotimplementering skulle være startet 1. april, startende med de 2 meddelelser plejeforløbsplan og udskrivningsrapport. De øvrige meddelelser leveres i juni måned. Har haft et udviklingssamarbejde med Region Nordjylland og Region Sjælland samt kommuner i forhold til CSC. Der er lavet nogle Topica-billeder, som man kunne arbejde med. Har holdt møde med både regioner og kommuner, hvor man har talt om, hvordan man gerne vil have det til at se ud, og hvad man skriver i de enkelte felter. Anne er i gang med at få oprettet et lokationsnummer i regionen, hvorfra de nye meddelelser skal sendes. Kan teste med Halsnæs Kommune (Avaleo) til maj. Der laves en film, og der afholdes undervisningscaféer. Personalet undervises inden påske, og så laver man tæt opfølgning, når man går i gang med Halsnæs Kommune. Man starter ud på 5 afdelinger på Frederikssund Hospital. Lokationsnummeret kommer som enhedstype til at ligge under Koncern IT, da det ikke hører til noget bestemt sygehus. Vil ligeledes få flyttet GOP-lokationsnummeret ind under samme enhedstype. Korrespondancemeddelelsen bliver taget med sammen med de nye standarder, så den kan køre mellem kommuner og hospitaler. Halsnæs Kommune: Er en lille testgruppe på 4 personer, der tester i starten, før man breder ud til resten af kommunen. Som nævnt pilottestes der i maj 2011. Kommunen har godt samarbejde med leverandøren og klare kontraktaftaler om leverancer. Hillerød Hospital: Her starter man med at være 4 personer på Frederikssund Hospital, hvor de udvælger nogle patienter, som følges i test og opstartsfasen. Frederiksberg Kommune: Har været med i Topica-arbejdet i Region Hovedstaden. Er begyndt at tage standarderne i brug via fax, således at man starter den organisatoriske implementering ved papirudveksling i samarbejde med Frederiksberg Hospital. Ville gerne pilotteste fra maj 2011, men dette er desværre ikke muligt. Afventer melding fra leverandør i forhold til leverancer. Bispebjerg Hospital skulle begynde at teste korrespondancemeddelelser med kommunen, men det er meddelt, at man alligevel ikke vil gøre det, da de ikke har så mange patienter fra Frederiksberg Kommune. Hillerød Kommune: Er i gang med at lave arbejdsgange på standarderne, selvom de formentlig først kommer i gang til august sammen med Hillerød Hospital. Gitte vil helt klart anbefale alle kommuner at begynde at arbejde med det organisatoriske, da det vil give ændrede arbejdsgange. Aalborg Kommune: Planlægningen er blevet flyttet én gang og bliver nu muligvis flyttet igen. Den 1. november vil de køre en kort pilottest i ca. 3 uger, hvorefter det var planen at udrulle til resten af kommunerne i regionen. Har planer om at indkalde til et møde med både kommune- og sygehusleverandører. MedCom må meget gerne deltage. Region Nordjylland: Er ved at lave en implementeringsorganisation. Vedtages på møde den 7. april. Organisationen skal ikke kun tage sig af MedCom-standarder, men alle ITrelaterede ting, som ligger i den kliniske arbejdsplads. Ruller ud i løbet af eftersommeren. Skal have leveret korrespondancen fra CSC. Får 1. leverance på fredag, hvorefter brugergrænsefladen kan testes. Får næste leverance i juni/juli. Odense og Fredericia kommuner er også testkommuner for Rambøll. 3

Frederikshavn Kommune: Går og venter på, at CSC bliver klar. Det forlyder, at meddelelserne er klar til udgangen af juni. Kommer som en del af en release. Man har dog tidligere erfaringer med, at nye releases gav problemer. Har lagt stort pres på CSC også politisk. Brønderslev Kommune: Har købt standarderne, men mangler en tilbagemelding fra leverandøren, hvorefter de vil påbegynde undervisning. Der forventes en klarmelding inden sommerferien. Hjørring Kommune: afventer melding fra leverandøren. Region Syddanmark: Bruger korrespondancen, og det kører rigtig fint. IT-staben i regionen er underlagt store omstruktureringer, hvilket de er hårdt ramt af. Der er endnu ikke engang lavet kravspecifikation til Logica. Logica forventer at kunne levere standarder til test i deres efterårsrelease. Sygehus Lillebælt har IPJ, som man kører med til 31/12 2013. Man er ved at forhandle om, hvorvidt man vil putte penge i et EPJ-system, som skal fases ud, men dette er endnu heller ikke afklaret. På det organisatoriske område er personalet i alle kommuner og på alle sygehuse dog klar, da man i forvejen sender standarderne i korrespondanceformat, så samarbejdet er formaliseret. Region Sjælland: Er med i gruppen som observatører. Har haft medarbejdere med i Hovedstadsgruppen. Lytter. Er lige ved at skrive fællesaftale om IT-understøttelse af sundhedsaftalerne. Udbredelse i 2012, hvor også investeringerne ligger. Assens Kommune: Er organisatorisk fuldt på plads, da de har brugt korrespondancen i flere år. Har udvalgt et par grupper, der skal være pilotgrupper. Afventer levering fra Avaleo. Kan ikke rigtigt gå videre, før OUH er klar. Vejle Kommune: afventer region og klarmelding fra leverandør b. Erfaringer med fortolkning, når standarderne omsættes til drift - punktet udsat for tidligt i processen at spørge om dette c. Input til standarderne - ikke relevant, endnu ikke piloterfaringer i praksis 4. Brugen af det fælles projektsite i kommunestatistikdatabasen 30 min fælles workshop Tidligere har man kunnet logge på via fælles log-in, men denne mulighed er lukket nu, således at man skal have en personlig log-in. a. Statistikdel MedCom præsenterer nogle udtræk i hønsestrik, men her kan man komme med input til, hvilke lister man gerne vil have repræsenteret. b. Fælles projektsite - ønskes at sitet anvendes til koordinering og vidensdeling i forbindelse med test og piloterfaringer. MedCom arbejder med at forbedre sitet i brugervenlighed. c. Projektopfølgning via databasen Der er et projektsite vedr. national sygehus-kommunesamarbejde, hvor man meget gerne 4

må dele sin viden, så andre kan drage nytte af det. Man får kun vist de fora, man selv er medlem af. Der efterspørges mulighed for advisering, så man ikke selv skal holde øje med opdateringer. Tilføjelse til referatet: er under udarbejdelse Hvis man ikke har et log-in, skal man blot gå ind på http://medcom.medware.dk og registrere sig som ny bruger. 5. Testforløb drejebog og status på certificering af leverandør og VANS MedCom har lavet testværktøj for VANSEnvelope og har testet med KMD (siden januar) og CSC. Der blev afholdt hastemøde med leverandørerne i februar, da en leverandør ønskede nogle ændringer. Der blev aftalt nogle ændringer på teknisk niveau. KMD har gennemført ændringerne og er næsten færdigtestede, og CSC er ligeledes godt på vej. MedCom har endnu ikke været kontaktet omkring test og certificering af selve XML-hjemmeplejesygehusstandarderne, men om nogen selv har testet, ved vi ikke (testsite er http://xml.medcom.dk/). MedCom holder internt møde mandag og onsdag omkring VANSEnvelope- og XMLstandardtestværktøjerne, hvorefter der skrives ud til leverandørerne. Vi talte lidt om forsinkelser på specielt kommuneområdet, hvor mange skulle have været i gang med pilot her i foråret, men hvor det nu viser sig, at man formentlig først kommer i gang efter sommerferien. Det er aftalt i både pilotgruppen og leverandørgruppen, at vi kun laver 3 versioner af standarderne i 2011. Den første version er lavet i januar/februar. Herudover kommer der formentlig en version, når leverandørerne kører test og certificering hos MedCom før sommerferien 2011. 3. version sidst på året, når der er kørt nogle pilotafprøvninger. Det er ligeledes aftalt, at leverandørerne ikke sender meddelelserne ud til deres kunder, før de er testet og certificeret hos MedCom. Dette skal foregå inden sommerferien. De enkelte kommuner, som har samme leverandør, bør stå sammen og lægge pres på leverandørerne omkring overholdelse af aftaler. Det er væsentligt, at regioner og kommuner lokalt kikker hinanden i øjnene og aftaler fælles tidsplaner for test og implementering. 6. Guide til hjemmepleje-sygehusstandarder - er der input eller rettelser? Guiden er næsten færdig og dermed klar til respons. Har fået rigtig mange positive tilbagemeldinger, men også konstruktive kommentarer. Der opfordres til at bruge projektsitet til vidensdeling. Nogle efterspørger lidt vejledning i brugen. Vi modtager meget gerne ændringsønsker til sitet, da det er brugerne, der bedst kan vurdere dette (der kan sendes ønsker ind, når man er logget ind på databasen). Det overvejes at afholde åben seminar/temadag i efteråret med fokus på understøttelse af udbredelsen af de kommende hjemmepleje-sygehusstandarder. Der har været nogle centrale omdrejningspunkter i guiden: Funktionsevnevurderingen, lovgivning og samtykke i forbindelse med IT-kommunikation i sundhedsvæsnet, varsling og færdigmelding samt opsamling fra tilsendte respons. Funktionsevnevurderingen: Begrænsninger tab af funktionsevne. Der er lavet bilag til guiden med eksempler på udfyldelse af funktionsevnevurderingen. Anne spørger, om der findes en definition i gradueringen. Jeanette og Lars har taget dele fra litteratur, sygehusverdenen og kommuneverdenen og slået det sammen i vejledningen i brugen af gradienterne. MedCom modtager meget gerne respons fra gruppen på dette. Gruppen blev enige om, at bilag 40 prøves af i pilotfasen, da der er en række organisatoriske udfordringer, og man har nogle forventninger til hinanden. Inge Fisker oplyser, at Hillerød Hospital vil lave et projekt omkring ADL. 5

Bodil oplyser, at man i Rambøll kan lave en før-, under- og eftermåling ved en personlig opsætning. Funktionsevnevurderingen i indlæggelsesrapporten skal afspejle habitualtilstanden og ikke nødvendigvis det nuværende niveau ved indlæggelse. Lovgivning og samtykke i forbindelse med IT-kommunikation i sundhedsvæsnet: Jeanette uddelte notat vedr. henvendelser til Datatilsynet og Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Notatet sendes ud sammen med referatet. Alice gør opmærksom på, at svaret afhænger af, hvilken jurist man spørger, men vi fastholder at bruge svaret fra vores kontaktperson i Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Varsling og færdigmelding: Hvorledes sikres det, at sundhedsaftalerne overholdes? Skal vi bruge begrebet varsling? Der er bred enighed i gruppen om, at det er nu, vi skal afskaffe begrebet. Varslingen ligger som en del af plejeforløbsplanen. Der mangler stadig guide til implementering i region/kommune i guiden samt nødprocedurer, hvis IT går ned. KL har tilbudt at udarbejde en pjece omkring standarderne og organisatorisk implementering. Implementeringsdelen kan derfor indgå i denne pjece og fjernes derfor fra guiden. Den lille guide (pixi-udgaven) forventes færdig i september måned. Der er planlagt møde 2. maj og 9. juni, men maj-mødet bliver sikkert aflyst, så man kunne jo præsentere en mere færdig udgave af guiden til juni-mødet. 7. Tidsplaner - hvad er realistisk at nå i forhold til RSI-pejlemærke år 2012 og KLdigitaliseringsstrategi år 2015 fælles input til RSI? Kort orientering. Hovedbudskabet er, at tiltagene indenfor hvert område passer godt sammen i forhold til vores projekt. ERFA udveksling fra kl. 13.00-8. Monitorering af MedCom-meddelelser v. Mette Harbo, Region Hovedstaden Man har i Region Hovedstaden lavet et monitoreringsværktøj, hvor man kigger på en række MedCom-meddelelser hvor mange % der bliver sendt, og hvor mange der bliver sendt elektronisk. Man har bl.a. kigget på epikriser, udskrivningsadviser, henvisninger og ambulante notater. Nogle af meddelelserne måler man på helt ned på afdelingsniveau og sender til hospitalsledelserne. Endda kan man måle helt ned på daghold, aftenhold og nathold på de enkelte afdelinger. Man vil også prøve at måle på de forskellige ugedage, for at se om der er forskel på mandag og søndag fx Det er et godt værktøj til målretning af undervisningsindsats - se præsentation. Der skal dog gøres opmærksom på, at der er lavet et rul på tallene efterfølgende, så man skal ikke hænge sig i tallene, men mere tanken og opsætningen bagved. I Nordsjælland har man haft central visitation i flere år, og på tallene kan man se, at det har stor betydning for %-delen af elektroniske henvisninger. Der kommer central visitation i hele regionen fra 1. maj. De ambulante notater er straks sværere at måle på, da man i regionen ikke har nogen målkrav. Men det har bevirket, at der er igangsat et arbejde omkring en fælles vurdering af, hvornår man skal sende en ambulant epikrise. Der er afsat penge på også at monitorere på plejeforløbsplanen og udskrivningsrapporten. Disse er dog også svære at måle på. Fremadrettet: Der indføres central visitation. Bookingsvar skal implementeres (har aldrig rigtig været taget i brug i Region Hovedstaden). Plejeforløbsplan, udskrivningsrapport og fødselsanmeldelse. Når man får hævet andelen af udskrivningsadviser, vil man afskaffe opringning/faxning på de ikke komplicerede borgere. Har ikke monitoreret på indlæggelsessvar, da de trigges automatisk, men man har fokuseret på 6

indholdet i svaret (kontakttelefonnummer til kommunen (udenfor alm. arbejdstid). Gitte tror, at FMK kommer til at betyde meget for udskrivningsregistrering, da lægen skal opdatere medicinkortet, inden det frigives, og dette kan ikke gøres, hvis patienten er udskrevet så de 2 registreringer vil sandsynligvis komme til at hænge meget sammen. 9. Alice Kristensen, Region Syddanmark sammen med repræsentanter fra kommune og sygehuse a. Virkeliggørelse af fælles strategi hvordan kom vi i gang? I 2007 blev der lavet en IT-strategi for tværsektoriel sundhedskommunikation. I strategien ligger der 2 skal -projekter hjemmepleje-sygehusmeddelelserne og genoptræningsplanen. Herudover nogle kan -projekter lægepraksis-hjemmepleje, elektronisk fødselsanmeldelse og telemedicin. Man er i øjeblikket ved at skrive en ny IT-strategi. Plejeforløbsplanen var ikke med i strategien, men er blevet skrevet ind i samarbejdsaftaler efterfølgende, og heldigvis ville både kommuner og regionen gerne være med til dette. Har siden juni 2009 kørt med indlæggelses- og udskrivelsesrapport samt forløbsplan via korrespondancemeddelelse. Hvis man vil læse mere om SAMBO http://regionsyddanmark.dk/default.asp?id=258038. Der er lavet en 80-90 sider lang vejledning og herudover en pixi-udgave, som kan ligge i en kittellomme. Pixi-udgaven blev uddelt. Er ved at inddrage nogle midtjyske kommuner, som helt eller delvist har accepteret Region Syddanmarks SAM:BO. Man har nu valgt også at lave en SAM:Sund, som er en samarbejdsaftale mellem sygehusene og kommunernes sundhedspleje, som meget tager udgangspunkt i SAM:BO. Se i øvrigt præsentation! b. Erfaringer fra implementeringsprocessen, undervisning og hvorledes der følges op Hanne fortalte om implementeringsprocessen se præsentation! c. Erfaringer med eksisterende brug af elektronisk udveksling, er det en hjælp i hverdagen i samarbejdet mellem hjemmeplejen og sygehusets plejepersonale? Ja, der er stor opbakning omkring brugen af meddelelserne hos både sygehuse og kommuner. d. Hvor er RSD og kommuner lige nu, hvilke opgaver og udfordringer er der ved at implementere XML-standarderne som afløsning for korrespondanceformatet? Se tidligere noter i referatet. e. Indikatorer kan vi udveksle erfaringer på dette område? Region Syddanmark og kommuner udfører audits, Region Nordjylland og kommuner har aftalt Organisatoriske og faglige indikatorer for god opfølgning, og Region Hovedstaden kan monitorere anvendelse og udbredelse af MedCom-meddelelser på de enkelte sygehusafdelinger. Der er ikke nogen, som arbejder med førmålinger. 10. Infomøder 1-dags seminarer landet rundt 7

Omtalt under guiden 11. Adviskommunikationen kommende arbejde - KMD-fejl i advis synlig ved annullering, rettes via KMD helpdesk - Gennemløbstider Ikke noget nyt aktuelt - Flere fejlmeddelelser Behandles af MedCom 12. Evt. Advisstandarden bliver nu ændret, således at det er muligt at sende adviser på personer under 18 år. Det er så op til den enkelte region, om man vil bruge det eller ej. MedCom har fået lavet en plakat, som netop er revideret, og som vi har fået trykt i 100 eksemplarer til uddeling til regionerne. Plakaterne skulle have været leveret i dag, men er desværre forsinkede. Plakaten kan rekvireres via sekretariatet. 8