Møde Organisationsbestyrelsesmøde A/B Frydenhøjparken Dato 2. maj 2017 kl. 17:00 Sted Pavillonen ved Materielgården Deltagere Kaj Emil Stauning Carl W Jensen Abbas Ghalkhani Bo Andersen Formand Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem udpeget Hvidovre kommune Afbud Morten Mørck Bestyrelsesmedlem/Kasser Brian Steinmetz Næstformand Erik Frølund Thomsen Bestyrelsesmedlem udpeget Hvidovre kommune Administrator Gregers Andersen UBSBOLIG A/S Iben Koch UBSBOLIG A/S Lars Randrup Frydenhøjparken - Varmemester Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden og valg af referent 2. Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 4. april 2017 3. Revisionsprotokol 4. Orientering om den daglige drift fra driftskontoret 5. Habilitet 6. Administrationsaftale med UBSBOLIG A/S 7. Sager til behandling 8. Meddelelser a. Fra administration b. Fra formandskabet c. Fra bestyrelsesmedlemmer KES CWJ AGH BAN MMØ BST EFT GAN IKO LRA 9. Forslag til mødekalender 2017 10. Eventuelt / Næste møde Referat - Organisationsbestyrelsen
Ad 1 Godkendelse af dagsorden og valg af dirigent Kaj Stauning fungerede som dirigent i sin egenskab af formand, Gregers Andersen blev valgt som referent. Dagsorden blev godkendt, dog med den rettelse, at punkt 6 blev rykket ned som sidste punkt, da Abbas Ghalkhani blev betragtet som inhabil, grundet sit ansættelsesforhold på ejendomme administreret af UBSBOLIG A/S. Ad 2 Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 4. april 2017 Referatet havde været sendt ud til organisationsbestyrelsen til kommentering inden mødet og blev godkendt uden kommentarer. Ad 3 Revisionsprotokol Det blev besluttet, at revisionsprotokollen fremover skal medbringes til hvert organisationsbestyrelsesmøde, så bestyrelsesmedlemmerne har mulighed for, at se om der er kommet nogen tilføjelser, og i øvrigt har mulighed for at orientere sig om tidligere hændelser. Ad 4 Orientering om den daglige drift fra driftskontoret Det blev besluttet, at dette punkt for fremtiden kun vil være på dagsorden til afdelingsbestyrelsesmøderne, da punktet kun vedrører afdelingens drift. Lars Randrup (LRA) omdelte en budgetkontrol, diverse materiale til budget kontrol samt en oversigt over beboerhenvendelser i april måned 2017. I gennemsnit er der afsat kr. 37.000,- til forbrug på konto 115 pr. måned i 2017, og i første kvartal er der forbrugt 33% af budgettet. LRA havde lavet en beregning på, hvad beboerhenvendelserne i april måned kunne have for forbruget på konto 115, beregningen udviste et forbrug på kr. 90.000,-. Organisationsbestyrelsen konkluderede ud fra oversigten over henvendelsernes art, at man samlede sammen og ikke henvendte sig i tide, men følte sig ellers trygge ved budgettet, da der sagtens kan være et højere forbrug i en måned og stor set intet for i de efterfølgende måneder. LRA spurgte ind til proceduren for skift af håndværkere og organisationsbestyrelsen gjorde det klart, at håndværker skift var en beslutning, som blev taget af organisationsbestyrelsen og administrationen i fællesskab. På konto 114 er der i 2017 afsat kr. 130.000,- til snerydning og driftsaftale. Der er allerede forbrugt kr. 128.000,- som LRA oplyste, primært vedrører december 2016, men at fakturaerne var indkommet så sent, at de ikke kunne komme med i regnskabet for 2016. Det blev slået fast, at hvis håndværkere og leverandører ikke kan fakturere i ordentlig tid, skal de slet ikke bruges i Frydenhøjparken, så hvis det ofte sker, at en håndværker ikke fakturere i ordentlig tid, skal administration og bestyrelse orienteres, så det kan blive besluttet, om der skal ske et skift. Aftalen med Grøn Entreprise skal genforhandles når dette er muligt, så aftalen kommer til at følge kalenderåret.
Der er blevet sat wirelåse på de 3 målerskabe. Carl W Jensen (CWJ) undersøger, hvad det vil koste, at få sat MS låse på skabene i stedet, da alle elektrikere har en specielnøgle, der kan skaffe adgang til disse låse. LRA oplyste, at der har været flere henvendelser fra beboere, som er uforstående over at der stadig er varme på radiatoren, når denne er lukket. Kaj Emil Stauning (KES) oplyste, at da Frydenhøjparken har et enstrenget varmesystem, vil der altid være lidt varme i bunden af radiatoren. LRA spurgte ind til nogle retningslinjer for overdækning og overdækkede terrasser. KES omdelte en godkendelse fra Hvidovre kommune fra 1987, hvoraf det fremgår, hvorledes en terrasse/overdækning skal opføres. Denne godkendelse skal indtil der bliver udarbejdet et nyt råderetskatalog benyttes som retningslinje for opførsel af overdækninger og terrasser. Der har været lidt tvivl fra administrationens side omkring, hvem der vedligeholder emhætter. KES slog fast, at der er afsat kr. 15.000,- i budgettet til reparation og udskiftning af emhætter. LRA spurgte ind til gulvbelægningen i gæstetoiletterne, som forefindes i en del af boligerne. KES oplyste, at der i gæstetoiletterne pålægges vinyl på gulvet. LRA oplyste, at der er en del spørgsmål omkring brug af vedligeholdelseskontoen, til brug af lægning af vinyl i køkkener m.m. Der må på nuværende tidspunkt godt bruges af vedligeholdelseskontoen til pålægning af vinyl, men kun når lejemålet er i fuldstændig vedligeholdt stand, for så vidt angår vægge og gulve og kun efter forhåndsgodkendelse fra ejendomskontoret. Hvis der pålægges vinyl skal undergulvet være ny slebet og lakeret og vinylen skal pålægges løst og ikke limes fast, så det kan fjernes ved fraflytning. Herudover havde LRA en del opklarende spørgsmål til forskellige vedligeholdelsesmæssige opgaver, som organisationsbestyrelsen svarede på. Ad 5 Habilitet Der var sammen med dagsorden udsendt en stor del af driftsbekendtgørelsen, og organisationsbestyrelsen var blevet bedt om, at fokusere på afsnittet omkring habilitet. Det blev besluttet, at UBSBOLIG A/S udarbejder en tro og love erklæring omkring habilitet, som hvert organisationsbestyrelsesmedlem kan underskrive. Ad 6 Sager til behandling KES oplyste, at der var indgået en henvendelse fra Region Hovedstaden omkring forurening, da der på parkeringspladsen foran pavillonen er nedgravet to gamle olietanke, som er nedlagt. Det blev besluttet, at UBSBOLIG A/S udarbejder et notat med en anbefaling, som bestyrelsen kan tage stilling til.
Ad 7 Meddelelser a. Fra administration UBSBOLIG A/S oplyste, at man har indgået et samarbejde med Penneo, således at lejekontrakter fremover kan underskrives elektronisk med NemID. Herudover er UBSBOLIG A/S lige ved at være klar til, at etablere elektronisk ind- og fraflytningssyn. b. Fra formandskabet KES oplyste, at processen omkring en ny hjemmeside er igangsat. c. Fra bestyrelsesmedlemmer Der var ingen meddelelser fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Ad 8 Forslag til mødekalender 2017 Der var sammen med dagsorden udsendt et forslag til mødekalender for 2017, forslaget blev godkendt og mødekalenderen for 2017 er fastlagt således: 6. juni 2017 organisationsbestyrelsesmøde 27. juni 2017 generalforsamling 5. september 2017 organisationsbestyrelsesmøde 26. september 2017 afdelingsmøde 7. november 2017 organisationsbestyrelsesmøde Ad 10 Eventuelt / Næste møde Næste møde afholdes den 6. juni 2017 kl. 17:00 i pavillon i Frydenhøjparken. Punkter på dagsorden vil være udarbejdelse af nye vedtægter, så de lever op til normalvedtægterne, samt henvendelse fra Region Hovedstadig omkring forurening. Ad 9 Administrationsaftale med UBSBOLIG A/S Abbas Ghalkhani (AGH) forlod mødet, men blev bedt om at komme tilbage når bestyrelsen havde drøftet administrationsaftalen, da bestyrelsen ellers ikke ville være beslutningsdygtig. Udkast til administrationsaftale var udsendt til organisationsbestyrelsen sammen med dagsorden og KES havde endvidere bedt organisationsbestyrelsesmedlemmerne om at kommentere på udkastet inden mødet. Herudover havde hovedparten af organisationsbestyrelsesmedlemmerne været til møde hos UBSBOLIG A/S for en drøftelse af et fremtidig samarbejde. De 3 tilbageværende organisationsbestyrelsesmedlemmer drøftede herefter udkastet og besluttede, at indstille til indgåelse af den fremsendte aftale med tilhørende bilag. AGH blev herefter bedt om at komme tilbage, hvorefter aftalen blev sendt til afstemning og enstemmigt vedtaget.
Det blev endvidere aftalt, at der inden aftalen træder i kraft den 1. juli 2017 skal udarbejdes forretningsgange for henholdsvis beboerhenvendelser samt drift/henvendelse til ejendomskontoret/varmemesteren. Aftalen med bilag bliver inden ugens udgang sendt til elektronisk underskrift med NemID via Penneo. Herefter blev mødet afsluttet kl. 19:15. Dato: Kaj Emil Stauning Dirigent Dato: Gregers Andersen Referent
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. nes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Gregers Andersen På vegne af: UBSBOLIG A/S Serienummer: CVR:34892776-RID:26919371 IP: 91.215.163.166 2017-06-07 05:54:22Z Brian Steinmetz Serienummer: PID:9208-2002-2-826669559425 IP: 109.59.4.40 2017-06-07 09:08:30Z Morten Phaff Mørck Serienummer: PID:9208-2002-2-565031230215 IP: 2.104.21.84 2017-06-07 17:19:53Z Erik Frølund Thomsen Serienummer: PID:9208-2002-2-251336073140 IP: 5.186.125.169 2017-06-08 10:22:02Z Carl Wilhelm Jensen Serienummer: PID:9208-2002-2-661606637323 IP: 176.20.93.4 2017-06-11 13:46:54Z Kaj Emil Stauning Serienummer: PID:9208-2002-2-720614298270 IP: 2.104.21.34 2017-06-07 19:41:19Z Abbas Chashtkhoreh-Ghalkhani Serienummer: PID:9208-2002-2-289205600830 IP: 109.57.242.71 2017-06-09 12:33:21Z Bo Henrik Andersen Serienummer: PID:9208-2002-2-960623559066 IP: 81.23.128.30 2017-06-12 18:24:21Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate