Energistyrelsens Tilskudsportal Vejledning for brugere Version 1.05 juli 2010 1
Velkommen til Tilskudsportalen Energistyrelsens tilskudsportal giver mulighed for oprettelse af en elektronisk ansøgning til Energistyrelsens tilskudsordninger. Du kan gemme og redigere dine ansøgninger på portalen, al nødvendig information for din ansøgning vil altid være gemt et sted. Endvidere vil tilskudsportalen fungere som en dokumentboks under ansøgningsperioden. Denne vejledning vil hjælpe dig til at oprette dig som bruger og udfylde en ansøgning på tilskudsportalen 2
Indholdsfortegnelse Velkommen til Tilskudsportalen... 2 Indholdsfortegnelse... 3 1 Adgang til Energistyrelsens Tilskudsportal... 4 2 Opret Bruger... 5 3 Log ind på Tilskudsportalen... 8 3.1 Bruger log ind... 8 3.2 Brugerside på tilskudsportalen... 9 3.3 Glemt kodeord ved log ind... 10 3.4 Brugeradministration ændre kodeord... 10 4 Projekter og projektansøgning... 11 4.1 Projektansøgning, opret ny... 11 4.2 Find projekt/projektansøgning... 11 5 Projektansøgning - ansøgningsskema, ansøgningsbudget og Gantt diagram... 12 5.1 Projektansøgningssiden... 12 5.2 Ansøgningsskema og E-blanketter... 13 5.2.1 Ansøgningsskema punkt 1 til 8 - vejledning... 14 5.2.2 Bilag til ansøgningsskema... 14 5.3 Gantt diagram... 16 5.4 Projektbudget... 17 5.5 Korrespondance... 17 5.6 Tilføj bruger til ansøgning... 18 6 Ansøgningsprocedure... 19 6.1 Hvad skal med i ansøgningen?... 19 6.2 Tilknyt et færdigt ansøgningsbudget... 20 6.3 Tilknyt et færdigt Gantt Diagram... 21 6.4 Validering af ansøgningsblanket E-blanket... 22 7 Indsendelse af ansøgning... 23 8 Partshøring... 25 3
1 Adgang til Energistyrelsens Tilskudsportal Energistyrelsens Tilskudsportal er et online ansøgningssystem. Det er derfor nødvendigt at åbne en browser for at tilgå tilskudsportalen. Skriv https://tilskudsportal.ens.dk i adresselinjen *Tilskudsportalen er optimeret til følgende browsere; explorer og firefox - som er startsiden for Tilskudsportalen, her har du mulighed for følgende: Tilskudsportal log ind Læs nyheder fra Energistyrelsens tilskudsportal 1. Opret bruger 2. Glemt kodeord 3. Vejledning 4
2 Opret Bruger På tilskudsportalens startside: https://tilskudsportal.ens.dk har du mulighed for at oprette en ny bruger. Tryk på linket Opret bruger. Opret bruger siden, ses her: Ved oprettelse af bruger skal du indtaste følgende. 1) Adgangsoplysninger a. Brugernavn b. E-mail c. Adgangskode (Adgangskoden skal bestå af min. 6 karakterer, store og små bogstaver samt min 1 tal) NB!! Alle kan oprette sig som bruger på tilskudsportalen. Men det skal være projektleder eller den projektansvarlige der opretter projektansøgningen på Tilskudsportalen. Det vil efterfølgende være muligt at tilføje brugere til den enkelte projektansøgning. (se afsnit 6.5) 5
2) Profil (kontaktinformation til brugeren) a. Fornavn b. Efternavn c. Virksomhed/Institution d. Telefonnummer Udfyld ovenstående. Husk!!! Læs og godkend vilkår og sæt kryds i Jeg har læst og accepteret ovennævnte vilkår Ellers kan du ikke godkende brugeroprettelsen og trykke OK. Trykker du OK, vil din bruger blive oprettet og du kommer til følgende side: For at blive legitimeret bruger skal du bekræfte din oprettelse i tilskudsportalen, der vil blive sendt en valideringsmail til din email. Det er derfor vigtigt at brugeropretteren er den projektansvarlige eller har ubegrænset adgang til dennes mailboks. Vi gør også samtidig opmærksom på at al fremtidig kommunikation mellem EUDP og projektansøgeren vil foregå via samme mail adresse. 6
Du vil modtage en e-mail hvor brugeren skal bekræfte sin oprettelse på tilskudsportalen, i mailen skal du trykke på linket for at bekræfte din oprettelse. Når du klikker på linket og derved bekræfter din oprettelse som bruger på tilskudsportalen, vil du i dit browser vindue modtage en kvittering og du vil herefter kunne gå til log ind-siden https://tilskudsportal.ens.dk på tilskudsportalen. Du er nu oprettet som bruger på Energistyrelsens tilskudsportal og kan søge EUDP tilskud til ansøgningsrunden 7
3 Log ind på Tilskudsportalen 3.1 Bruger log ind Gå til log ind siden https://tilskudsportal.ens.dk. Dit login består af 2 dele. Brugernavn og Adgangskode, som du anvendte da du oprettede dig som bruger (se kap. 2) NB: Når du logger ind første gang, vil det tage et øjeblik før du kommer til din personlige side!!! Når du har logget ind kommer du til din personlige side på Tilskudsportalen, din brugerside, hvor du kan se dine eksisterende projektansøgninger, eller hvor en ny projektansøgning kan oprettes (se afsnit 3.2). 8
3.2 Brugerside på tilskudsportalen Din personlige brugerside på tilskudsportalen, ser således ud og består af følgende dele: BRUGERADMINISTRATION Ændre dit kodeord, nyttigt hvis du har glemt dit kodeord og skal have et nyt gensendt til din mail (se afsnit 3.3-3.4) VEJLEDNING OG DOKUMENTER Find hjælp til din ansøgningsprocedure og vejledning til tilskudsportalen OPRET ANSØGNING (se afsnit 4.0) MINE ANSØGNINGER/ PROJEKTER Når du har oprettet en ansøgning vil du kunne se dem i denne boks, tryk på navnet og du kommer til ansøgningen 9
3.3 Glemt kodeord ved log ind Gå til log ind siden https://tilskudsportal.ens.dk. Klik på linket Glemt kodeord Dit kodeord vil blive nulstillet og du vil modtage en mail med et nyt kodeord. Anvend det nye kodeord, sammen med dit brugernavn når du logger ind. Kodeordet har mange tegn og vil være svært at huske, det rådes derfor, at du lige så snart du har logget ind på din brugerside, ændre dit kodeord under BRUGERADMINISTRATION (se afsnit 3.4). 3.4 Brugeradministration ændre kodeord Tryk på Ændre mit kodeord Følgende browservindue åbnes: Du vil nu blive bedt om at indtaste dit gamle kodeord (eller nyt tilsendt i mail) og indtaste et nyt kodeord, dette skal indtastes 2 gange. 10
4 Projekter og projektansøgning 4.1 Projektansøgning, opret ny Gå til log ind siden https://tilskudsportal.ens.dk og Log ind på din bruger side (se afsnit 3.1-3.2). Her har du mulighed for at oprette en ny projektansøgning. 1) Vælg den ordning du vil ansøge (pt kan der udelukkende søges EUDP tilskud) 2) Vælg projekttitel (se indkaldelsesmaterialet pkt 1.1) 3) Tryk opret 4) Du vil nu kunne se et link til din ansøgning i boksen MINE ANSØGNINGER/PROJEKTER 4.2 Find projekt/projektansøgning Gå til log ind siden https://tilskudsportal.ens.dk og Log ind på din bruger side (se afsnit 3.1-3.2). Her har du mulighed for at genfinde dine projekter og projektansøgninger i nedenstående boks. Under mine ansøgninger/projekter finder du link til jeres projekter, tryk på linket og du vil komme til projektsiden/din ansøgning /dine ansøgninger 11
5 Projektansøgning - ansøgningsskema, ansøgningsbudget og Gantt diagram 5.1 Projektansøgningssiden Når du har klikket på linket til dit projekt på din brugerside (se afsnit 4.1-4.2) kommer du til projektansøgningssiden, her har du mulighed for at oprette/redigere din ansøgning, finde relevant materiale til din ansøgning, tilknytte brugere til ansøgninge. Det er vigtigt at følge de enkelte punkter i ansøgningsproceduren (se www.ens.dk/eudp) og de følgende kapitler. Ansøgningsskema, udfyldes (se afsnit 5.2) Følg ansøgningsproceduren punkt for punkt Gantt diagram (se afsnit 5.3) Vejledninger og dokumenter Gantt diagram, udfyldes og tilknyttes ansøgning (se afsnit 5.4) KORRESPONDANCE kommunikation mellem EUDP og ansøger (se afsnit 5.5) Ansøgningsbudget (se afsnit 5.3) TILFØJ BRUGER TIL ANSØNING ønskes flere brugere til ansøgningen kan de tilføjes. (se afsnit 5.6) Ansøgningsbudget, udfyldes og tilknyttes ansøgning (se afsnit 5.4) 12
5.2 Ansøgningsskema og E-blanketter Ansøgningsskemaet, der skal udfyldes inden afsendelse til EUDP, findes på projektansøgningssiden. Du får adgang til det elektroniske ansøgningsskema ved at trykke på linket Ansøgningsskema i nedenstående boks Her finder du det elektroniske ansøgningsskema, som løbende kan blive redigeret, bare man trykker Gem, inden man lukker browservinduet. Ansøgningsskemaet består af 10 afsnit, der skal udfyldes, inden ansøgningen indsendes. Vejledning til ansøgningsskemaet finder du i Indkaldelse af ansøgninger, juni 2010 (2010-II), som du finder under dokumenter og vejledninger på projektansøgningssiden eller på www.ens.dk/eudp Ansøgningsskemaet kan udfyldes løbende, og det behøves ikke at udfyldes kronologisk fra 1 til 10, de enkelte sider kan udfyldes enkeltvis over en længere periode. HUSK!!! tryk GEM, inden du lukker browservinduet ellers går data tabt Dog skal alle obligatoriske felter i ansøgningsskemaet være udfyldt ellers kan skemaet ikke indsendes til EUDP. 13
5.2.1 Ansøgningsskema punkt 1 til 8 - vejledning Vejledning til ansøgningsskemaet finder du i Indkaldelse af ansøgninger, juni 2010 (2010-II), som du finder under dokumenter og vejledninger på projektansøgningssiden eller på www.ens.dk/eudp 5.2.2 Bilag til ansøgningsskema Der vil kunne tilknyttes bilag til ansøgningsskemaet, og det skal gøres i ansøgningsskemaet afsnit nr. 9 Klik på Click here to attach a file Find bilaget på eget drev ved at trykke på Gennemse. Det anbefales at uploade filerne kronologisk efter hvilke afsnit i angsøgningsskemaet de tilhører og at benytte en navngivning i beskrivelsesfeltet efter følgende systematik: Afsnitnr. Bilag nr. X titel på bilag Eksempel: 4. Teknologi - bilag 1 - titel 4. Teknologi bilag 2- titel 6. Markedet bilag 1 titel Osv. 14
Vil du tilføje eller fjerne dine filer under bilag, kan det gøres således: Flyt musepilen over filen og tryk på knap, du får nu følgende muligheder, enten 1) vedhæfte Attach en fil, 2) downloade en fil eller 3) Fjerne Remove en fil. 15
5.3 Gantt diagram Udfyldelse af Gantt diagrammet er obligatorisk, og du kan finde skabelon på portal forsiden. Download filen til eget drev ved at klikke på filen Gantt Chart Vigtigt!!! Gem på eget drev Rediger og færdigbehandl Gantt diagrammet på egen computer. Du finder vejledning til udfyldelse i form af et eksempel på portal projektsiden. Når Gantt diagrammet er færdigredigeret, skal du tilknytte til ansøgningsskemaet i afsnit 3.2 i ansøgningskemaet: Tryk på Gennemse. og find det færdige budget på egen computer. Når filen er fundet, trykkes på Tilknyt gantt diagram. Den fil, der ligger under ansøgningsbudget, er den seneste version og vil blive overskrevet hver gang, der tilknyttes en ny projektbudget-fil. Vigtigt!!! Kun filen fra projektansøgningssiden kan anvendes, egne ganttdiagram filer kan ikke anvendes. 16
5.4 Projektbudget Udfyldelse af projektbudget er obligatorisk. Skabelonen for projektbudgettet skal downloades fra projektansøgningssiden, download filen til eget drev ved at klikke på filen Ansøgningsbudget. Vigtigt!!! Gem på eget drev Rediger og færdigbehandl ansøgningsbudget på egen computer. Du finder vejledning til udfyldelse i Indkaldelse af ansøgninger, juni 2010 (2010-II) afsnit C, under vejledninger og dokumenter på projektansøgningssiden eller på www.ens.dk/eudp. Når projektbudgettet er færdigredigeret, skal du tilknytte det til ansøgningsskemaet på projektansøgningssiden. Tryk på Gennemse. og find det færdige budget på egen computer. Når filen er fundet, trykkes på Tilknyt budget. Den fil, der ligger under ansøgningsbudget, er den seneste version og vil blive overskrevet hver gang, der tilknyttes en ny projektbudget-fil. Vigtigt!!! Kun projektbudget-filen fra projektansøgningssiden kan anvendes, egne budgetfiler kan ikke anvendes. 5.5 Korrespondance Vigtig korrespondance mellem EUDP og ansøger vil blive lagt under afsnittet Korrespondance. For eksempel vil projektansøgningen, når den er sendt, blive lagt her. 17
5.6 Tilføj bruger til ansøgning Det er muligt at tilføje brugere til ansøgningen, hvilket kan være til gavn for projekter med f.eks eksterne konsulenter. Det vil kun være muligt for den bruger, der har oprettet projektansøgningssiden at tilknytte andre brugere. Øvrige deltagere har ikke mulighed for at tilknytte andre brugere. Det er således den bruger, der har oprettet en projektansøgning, der alene afgør, hvem der kan se ansøgningen. Således tilføjes en bruger til din ansøgning: 1) Sørg for at brugeren selv har oprettet sig som bruger på Tilskudsportalen (se afsnit 2) 2) Modtag brugernavnet 3) Indskriv brugernavnet i nedenstående felt på projektansøgningssiden og tryk på Tilføj bruger De brugere, der har adgang til projektansøgningen, kan efterfølgende ses i nedenstående fane på projekansøgningssiden: 18
6 Ansøgningsprocedure 6.1 Hvad skal med i ansøgningen? Udfyldelse af ansøgningsskemaet omfatter tre aktiviteter på Tilskudsportalen, nemlig en tekstblanket (ansøgningsskemaet), et budgetskema og en tidsplan i form af et GANTT diagram. Herudover skal der som minimum ligges et CV for projektleder (tilknyttes som bilag). Herudover kan der efter behov indsendes yderligere bilag til supplering af ansøgningsskemaet. Obligatoriske emner til ansøgningen: 1. Udfyldelse af ansøgningsskema (Elektronisk ansøgningsskema) 2. Udfyldelse af Budgetskema 3. Udfyldelse af Gantt diagram 4. Minimum CV for projektleder Ansøgningsskemaet. Hvordan du får adgang til ansøgningsskemaet se afsnit 5.2 i denne vejledning, hvorledes ansøgningsskemaet skal udfyldes kan du læse mere om i Indkaldelse af ansøgninger, juni 2010 (2010-II) Budgetskema. Skal downloades fra projektsiden se afsnit 5.4, hvorledes budget skal udfyldes kan du læse mere om i Indkaldelse af ansøgninger, juni 2010 (2010-II) Gantt Diagram. Skal downloades fra projektsiden se afsnit 5.3 Minimum CV for projektleder. Tilknyttes som bilag til ansøgningsskemaet se afsnit 5.2.2 19
6.2 Tilknyt et færdigt ansøgningsbudget Når ansøgningsbudgettet som du hentet fra projektsiden er færdig, bedes filen at blive færdig redigeret og skjule Excelark der ikke anvendes. I excel 2007 gøres følgende: Marker de ark der ikke anvendes i ansøgningen og højre klik på arkene, vælg derefter Skjul og arkene vil ikke blive set. I excel 2003 gøres følgende. Marker de ark der ikke anvendes i ansøgningen, gå til menuen Formater, vælg Ark og vælg Skjul. 20
Når filen er færdigredigeret følges nedenstående vejledning: Når filen er tilknyttet kan du se hvornår seneste version er tilknyttet under ændringsdato, se ovenstående. 6.3 Tilknyt et færdigt Gantt Diagram Når Gantt Diagram som du hentet fra projektsiden er færdig tilknyttes den til projektsiden. Når filen er tilknyttet kan du se hvornår seneste version er tilknyttet under ændringsdato, se ovenstående. 21
6.4 Validering af ansøgningsblanket E-blanket Når ansøgningsskemaet er udfyldt, og alle punkterne fra 1. til 9. er udfyldt korrekt, kan ansøgningsskemaet valideres ved at gå til afsnit 10. Indsend. Her vises det samlede udfyldte ansøgningsskema. Såfremt der konstateres fejl, vil en liste med fejl i blanketten vil blive vist. Indsendelse kan ikke foregå, før alle felter er udfyldt korrekt. Gå til afsnit 10: Nederst på siden findes indsend knappen Hvis der skulle være mangler på siderne der er blevet udfyldt vil du efterfølgende modtage rød tekst, hvor der står en fejlmeddelelse og hvor der skal tilrettes. 22
7 Indsendelse af ansøgning Når du nøje har gennemgået ansøgningen og fulgt alle punkterne i vejledning i kapitel 6, tilknyttet alle filer og bilag, tilrettet alle felter i ansøgningsskemaet. Kan du indsende ansøgningen til EUDP. Åben ansøgningsskemaet og gå til nederst i afsnit 10, som da du validerede din ansøgning (afsnit 6.4 i vejledningen) Tryk indsend Endnu en validering for om du vil indsende din ansøgning. Har du tilknyttet alt korrekt til din samlede ansøgning, trykker du Ja -Indsend 23
Du modtager nu dette skærmbillede som er et kvitteringsbrev for din indsendelse til EUDP, som har modtaget din ansøgning. Inden for en kort periode efter denne kvittering vil du kunne se din samlede ansøgning på din projektside i boksen KORRESPONDANCE, hvor den er samlet i en PDF. EUDP vil efter ansøgningsfristens udløb gennemgå ansøgningerne 24
8 Partshøring Ansøgninger til EUDP om tilskud vurderes som hovedregel af eksterne sagkyndige. Vurderingerne kan ses på Tilskudsportalen på ansøgers personlige side. Her findes endvidere en blanket, hvor ansøger kan kommentere vurderingerne. Ansøger vil få besked per mail, når vurderingerne kan kommenteres, og om frist for kommentarer. Vurderingerne sendes til ansøger per mail og til tilskudsportalen, hvor de kan ses under korrespondance: Partshøringen bliver beskrevet i brev sendt per mail og på tilskudsportalen, evt. kommentarer skal gives i partshøringsblanketten, der findes under ansøgningsskemaer og E-blanketter: Partshøringsblanketten udfyldes og indsendes via tilskudsportalen: 25