Roskilde Tennis Klub Bestyrelsesmøde - referat Tid: Mandag den 25. juni 2018 kl. 19 på Dr. Sofies Vej Deltagere: Peter, Anja, Hans-Henrik, Søren Peter og Steen. Henrik O deltog også i mødet Afbud: Jonas Referent: Henrik 1. Godkendelse af dagsorden enkelte punkter blev tilføjet og fremgår nu af referatet 2. Godkendelse af referat fra sidst - godkendt 3. Meddelelser Hans Chr. Stigaard trukket sig fra bestyrelsen og derfor er der brug for en ny konstituering se punkt 4. 4. Gennemgang og overdragelse af opgaverne fra HC og ny konstituering Anja Kostecki blev valgt som ny næstformand med applaus. Anja overtager dermed opgaverne med kontakt til trænerne og er overordnet ansvarlig for 1.-4. holdene. Anja har desuden fortsat ansvaret for talentudvikling. 5. Halprojektet - status (Peter) Arbejdsgruppen er endnu ikke dannet, men der er kontakt til politikere om at få et halprojekt ind i kommunens planlægning. 6. Økonomistatus Hans Henrik gennemgik budget og regnskab for året indtil nu og det ser fortsat tilfredsstillende ud. 7. Kontrakttimer for den kommende indendørs sæson status efter hele rokaden med afmeldinger og flytninger Der er sket en del rokeringer af indendørsbanerne, efter at flere kontraktindehavere har opsagt deres bane og efter at bestyrelsen besluttede, at der skal være mindst fire pr. kontrakttime i primetime mellem kl. 17 og 21. Rokeringerne betyder, at de fleste ønsker på ventelisten er blevet opfyldt. Der er nu kun tre på ventelisten og det er nuværende kontraktindehavere, som ønsker andre tider, end dem de har i dag. Bestyrelsen besluttede derfor: Der udbydes to nye kontrakttimer til vinter begge onsdag aften kl. 21-22. Ansøgere skal opfylde reglen om, at man skal være mindst fire pr. bane og ingen blandt ansøgerne må have del i andre kontrakttimer. Hver spiller må kun være med i et ansøgningshold. Timerne bliver kommunikeret ud til medlemmerne, og der bliver sat en frist, hvorefter der bliver trukket lod blandt de indkomne ansøgere En enkelt ledig time, mandag kl. 18-19, bliver i første omgang ikke solgt som kontrakttime, men kan evt. indgå i træningsplanlægning, hvis der bliver brug for det. Hvis ikke, tager
bestyrelsen senere beslutning, om timen skal udbydes som kontrakttime eller være en fritegningstime Bestyrelsen fastholder den tidligere beslutning om en ekstra fritegningstime, så der fremover vil være en fritegningstime hver aften mandag-torsdag i den kommende vintersæson En gruppe, der i forvejen har en time lørdag kl. 9-10, har ønsket en ekstra time, helst kl. 10-11, men alternativt kl. 8-9. Bestyrelsen besluttede at tilbyde dem timen kl. 8-9, da kl. 10-11 er meget attraktiv som fritegningstime, og fordi der er brug for tre baner lørdag formiddag, når der er holdkampe. Hvis kl. 10-11 bliver kontrakttime, vil der kun være to tilbage Det pointeres, at alle kontraktindehavere alene har deres timer for den kommende vintersæson, da bestyrelsen vil se på en ny model for kontrakttimerne, som senest skal fremlægges på generalforsamlingen i 2019 8. Planlægning af vintersæsonen Der skal skabes et overblik over aktiviteter for vintersæsonen, herunder antal hold, træning, camps, motionist- og junioraktiviteter, SLTU- og DGI-aktiviteter, klubmesterskaber samt evt. turneringer, så der på en balanceret måde både foregår gode aktiviteter i hallen for alle medlemsgrupper samtidig med, at der er et rimeligt antal baner til almindelig booking. Anja, Steen, Jonas og Henrik får til opgave at lave et oplæg til prioritering af vinterens brug af hallen. Oplægget skal ligge klar til første bestyrelsesmøde efter sommferien. 9. Strategiforløb igangsættelse med DGI som tovholder og med spørgeskemaundersøgelse som start Peter og Henrik havde lavet et oplæg til et strategiforløb i efteråret. Oplægget blev godkendt dog med den ændring, at vi går efter en strategidag lørdag den 22. september i stedet for den 15. september. Strategidagen afsluttes med en fest for alle involverede. Det er dog en forudsætning for festens gennemførelse, at der kan findes hjælpere til at arrangere. Klubbens nuværende frivillige, ansatte og nøglepersoner bliver bedt om at medvirke i en indledende spørgeskemaundersøgelse. Det er DGI s foreningstest, hvor alle ud fra deres oplevelser i Roskilde Tennis Klub skal svare på spørgsmål om forskellige forenings-emner. Ud fra disse svar vil bestyrelsen efter sommerferien udvælge nogle konkrete områder, som der så skal arbejdes konkret videre med. Bestyrelsen vil på strategidagen samt både før og efter gerne have aktiv medvirken af så mange medlemmer som muligt. Til bestyrelsesmødet var der derfor udarbejdet en liste med navne på alle medlemmer af udvalg, holdkaptajner og frivillige med andre opgaver. På listen er også potentielle nye frivillige, men listen er sandsynligvis ikke fyldestgørende, så ønsker man at være med til at deltage i spørgeskemaundersøgelsen og også deltage i strategidagen, så tag kontakt til Henrik. Bestyrelsen besluttede også, at der skal oprettes en Facebook-gruppe, hvor det er muligt at komme med forslag og debattere. På den måde får bestyrelsen masser af input til, hvilke emner vi skal gå i dybden med i efteråret. Tidsplanen for strategiforløbet er følgende: Slut juni: Mail ud med spørgeskema til alle frivillige i RTK + ansatte + nøglepersoner August: Bestyrelsen beslutter ud fra svarene, hvilke emner der skal arbejdes videre med Lørdag den 22. september: Strategieftermiddag efterfulgt af RTK-fest om aftenen Oktober: Arbejdsgrupper nedsat på strategidagen arbejder med oplæg til endelig beslutning November: Bestyrelsen behandler forslag/indstillinger
Lørdag den 1. december: Ny strategidag, hvor handlingsplanerne bliver præsenteret og vi afslutter strategiforløbet Henrik og Peter informerer om strategiforløbet på hjemmesiden og sørger i samarbejde med DGI for udsendelse af spørgeskema-undersøgelsen. 10. RTK som lokalt prioriteret sportsgren RTK har søgt om at komme med i et forløb, der senere kan munde ud i, at klubben bliver en særlig prioriteret sportsgren i Roskilde. Ansøgningen er nu indstillet til godkendelse i Kultur- og Idrætsudvalget i Roskilde Kommune. Det betyder sandsynligvis, at RTK det næste år skal stille med mindst tre personer i fire workshops og en slutpræsentation. Disse finder sted på følgende datoer: August/september 2018 tidspunktet er ikke fastsat endnu Tirsdag den 30. oktober 2018 kl. 17-20 Tirsdag den 9. april 2019 Tirsdag den 27. august 2019 Tirsdag den 29. oktober 2019 Anja har opgaven med at finde ud af, hvem fra RTK der deltager i disse seancer. 11. Anlægsudvalgets projekter og status på ansøgninger Roskilde Kommune har bevilget ca. 200.000 kr. til tætning af taget på RTK-hallen samt til nyt gulv i hallens indgangsparti samt nyt vandingsanlæg på Dr. Sofies Vej. Anlægsudvalget undersøger i den forbindelse, om det er muligt at få øget trykket på vandet, da trykket falder markant, bare der er to vandslanger i brug på én gang. Steen nævnte muligheden af at ændre tiderne på bane 5-7 fra minuttal 00 til minuttal 30 for at fordele vandingerne. Dette har imidlertid nogle uhensigtsmæssigheder i forhold til træning, kampe og aktiviteter. Peter hjælper anlægsudvalget med at tage kontakt til Fors om udfordring på vandtrykket. Søren Peter har også undersøgt mulighederne for at udskifte de gamle lamper i hallen med nyt LEDlys. Søren Peter har haft møde med Hedehusene Tennisklub, som ER gået over til nyt lys, og Søren Peter har også haft møde med en mulig leverandør. Samlet set kan der spares ca. halvdelen af udgiften i strøm i forhold til i dag, og tilbagebetalingstiden i forhold til de sparede udgifter er meget kort. Roskilde Kommune giver tilskud til strømforbruget, så bestyrelsen besluttede at tage kontakt til kommunen for at nyt lys kan blive et fælles projekt og for at finde ud af, om det er et projekt, vi kan igangsætte forholdsvis hurtigt eller om det skal vente til næste år. Peter tager kontakt til kommunen. Anlægsudvalget ønsker at nedsætte et forbedringsteam, som med jævne mellemrum kan hjælpe med småforbedringer og vedligehold på anlæg og i hallen i samarbejde med banemand Kurt Jensen og anlægsudvalget. Forbedringsteamet må gerne bestå af medlemmer, der kan tid til at hjælpe i dagtimerne. Interesserede skal kontakte Søren Peter eller andre fra anlægsudvalget. 12. Anvendelse af overskuddet fra ITF-turneringen i februar Da RTK afholdt en international juniorturnering i hallen i februar, blev det i bestyrelsen aftalt, at et eventuelt overskud skulle gå til juniorafdelingen. Repræsentanter fra ITF-gruppen, juniorudvalget og cheftræner Sisse har holdt møde om mulige ønsker. Det er bl.a. et musikanlæg til hallen, der kan benyttes under træning, et nyt bordtennisbord med bats og net, indkøb af brætspil og lignende til juniorrummet i hallen samt nogle penge til kørsel, is, pizza eller lignende i forbindelse med forskellige fællesarrangementer for juniorerne. Dette blev godkendt af bestyrelsen.
Der er også kommet et ønske om at lave en juniortræningstur med overnatning finansieret af både deltagerbetaling og af ITF-penge. Sisse udarbejder et budget, og bestyrelsen besluttede, at formand Peter og kasserer Hans-Henrik skal have dette budget til godkendelse. 13. Orienteringssager: Samarbejdsaftalen med SLTU om RTK som regionscenter for Midtsjælland: Peter arbejder sammen med SLTU s aktivitetsansvarlige på at færdiggøre aftalen Lukning af banerne i Darup ved Roskilde Festival: Vi har i år ikke fået ordentlig besked om lukning, men det er nu lykkedes at få kontakt til festivalen. Banerne i Darup er derfor lukket fra lørdag den 30. juni til og med tirsdag den 10. juli. Der er allerede i denne uge vagter på i Darup og flere af parkeringspladserne derude er afspærret, men RTK-medlemmer må altså gerne spille på banerne og parkere på den del af parkeringspladsen, der ikke er spærret. Banemand Kurt Jensen får adgang til området under festivalen, og vi får yderligere to ekstra adgangs-bånd, hvis der skulle blive brug for det. Kurt har desuden fået kontaktnavne til festivalens vagtansvarlige, hvis der opstår udfordringer før, under eller efter festivaldagene Majkampagnestatus: Ud af 65 deltagere i majkampagnen har 46 meldt sig ind. Hertil kommer tre deltagere, der var medlemmer i forvejen. Så alt i alt et meget flot resultat af begynderudvalget for voksne og deres mange hjælpere. Begynderudvalget tænker at holde et arrangement for majkampagne-deltagerne efter sommerferien, men de nye medlemmer har også fået besked om, at de ligesom andre medlemsgrupper gerne selv må sætte aktiviteter i gang Klubmesterskaber: Steen Lindegaard prøver sammen med Kurt Jensen et nyt koncept, hvor spillerne selv skal aftale de indledende kampe. Der bliver lavet en ordning, så deltagerne selv kan booke baner til klubmesterskabskampe. Tilmelding bliver slået op hurtigst muligt med tilmeldingsfrist i starten af august. Tanken er at få endnu flere til at deltage i klubmesterskaberne og samtidig sikre, at klubben ikke booker mange baner, der kommer til at stå tomme, fordi spillerne flytter deres kampe. Semifinaler og finaler bliver dog afviklet på bestemte datoer for at sikre god stemning og mange på anlægget, når de afgørende kampe skal spilles. Steen vil også starte forfra med klubranglisten, så den fremover kun kommer til at bestå af spillere, der aktivt spiller kampe. Ved siden af klubranglisten er der også en officiel rangliste for både kvinder og mænd, som bliver indmeldt til Dansk Tennis Forbund og Sjællands Tennis Union. De officielle ranglister består af alle spillere på RTK s senior- og veteranhold trænerne står for disse i samarbejde med næstformanden og veteranholdskoordinatoren Pokaler og medaljer: Steen har fundet et firma, som kan levere pokaler og medaljer til en langt lavere pris, end vi hidtil har betalt. Steen giver beskeden videre til juniorudvalget, der primært har brug for dette Sommerfest for frivillige: Se under punktet om strategi i det forløb er der indsat en frivillighedsfest lørdag den 22. september Samarbejde med DGI i den kommende vintersæson: Sisse og Henrik har holdt møde med tenniskonsulenten for DGI Midt- og Vestsjælland om flere emner, blandt andet skumstævner, tider i hallen til DGI-motionistaktiviteter, skoletennis og lignende. Der blev også talt om afholdelse af et møde, hvor DGI/SLTU fortæller juniorer og forældre om stævnetilbud og turneringer. RTK vender tilbage med muligheder for evt. at stille baner til rådighed for DGI s motionistaktiviteter en gang om måneden (typisk fredag aften). Dette skal med i den samlede plan for hallen. DGI vender tilbage omring evt. møde for juniorer og forældre Persondataforordning og mails til medlemmer: Peter og Henrik arbejder videre med RTK s retningslinjer. Det viser sig, at medlemmerne skal godkende deres mailadresser i bookingsystemet to gange om året for at man kan sende mails til medlemmer via bookingsystemet og for at RTK kan integrere bookingsystemets mailoplysninger med vores mailprogram og dermed sikre, at af- og tilmeldinger til mails fungerer. Imidlertid har over halvdelen af klubbens juniorer ikke bekræftet deres mailadresse inden for det sidste halve år, sikkert fordi de eller forældrene aldrig logger ind. Den udfordring skal vi have løst. Henrik tager i første omgang kontakt til Globus Data for at høre, hvorfor brugerne skal aktivere deres mail to gange om året
14. Datoer for kommende bestyrelsesmøder frem mod generalforsamlingen Vi laver enkelte ændringer af datoerne, så de kommende møder afholdes på følgende datoer: Onsdag den 22. august fastholdes Tirsdag den 18. september flyttes til torsdag den 27. september Tirsdag den 30. oktober flyttes til torsdag den 25. oktober Tirsdag den 27. november flyttes til tirsdag den 20. november Onsdag den 9. januar fastholdes Tirsdag den 5. februar fastholdes, Anja har fødselsdag, måske inviterer hun på boller og kakao Tirsdag den 5. marts generalforsamling - fastholdes Alle bestyrelsesmøder afholdes kl. 17.30-20.30 med spisning med mindre andet aftales fra gang til gang. 15. Eventuelt Kommunikation: Steen foreslog, at alle indlæg på hjemmesiden følges op med et opslag på klubbens Facebook-side, så flere bliver opmærksomme på, når der er ændringer. Henrik har hidtil prioriteret antal indlæg på Facebook, så der ikke kom for mange, men han øger nu antallet af opslag. Årshjul: Via DGI har vi fået et tilbud om et års gratis abonnement på et system til forenings-årshjul. Tilbuddet gælder kun denne uge med. Bestyrelsen vurderer, at det ikke er noget, vi aktuelt har behov for. Indkøb af udstyr til trænerne: Trænerne ønsker at indkøbe forskelligt udstyr til almindelig træning, fysisk træning og camps i alt ca. 4000 kr. Det blev godkendt. Åbning af Kildegården skal RTK være med: Kildegården som kultur- og idrætsområde bliver indviet officielt fredag den 7. september kl. 15-19, og RTK er blevet indbudt til at være til stede med noget streettennis. Der er taler og musik kl. 16.30-17.30, og både før og efter er der forskellige foreningsaktiviteter bl.a. tennis, hvis vi vil være med. Bestyrelsen syntes, det var en god idé. Anja taler med Sisse og juniorudvalget om deltagelse. Henrik giver DGI besked. Lån af kommunale lokaler til skumtennis til vinter: Træningschef Sisse Folmø har et ønske om at få minitennis fast på programmet i en kommunal idrætshal + i samarbejde med SLTU at arrangere et par skumstævner i løbet af vinteren. Henrik og Sisse er derfor i gang med at høre Roskilde Kommune om mulighederne. Det er der ikke en afklaring på endnu.