Til medlemmerne af bestyrelsen for VUC Syd Hermed udsendes refer af møde i VUC Syds bestyrelse torsdag den 5. april 2018. Mødet fandt sted på afdelingen i Haderslev fra kl. 8.00 11.00 i lokalet Lykkepers Rejse på 4. sal. Med venlig hilsen Vinnie Lerche Konstitueret direktør Chr. X s Vej 39, Haderslev Telefon: 7361 3333 E-post: post@vucsyd.dk www.vucsyd.dk
Refer 1. Afgørelse fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet Styrelsen for Undervisning og Kvalitet har den 7. marts 2018 fremsendt vedlagte afgørelse til bestyrelsen for VUC Syd i forbindelse med Styrelsens undersøgelse af forvaltningen af udgifter og dispositioner foretaget af VUC Syd. VUC Syd skal på baggrund af afgørelsen indsende følgende vedlagte meriale til Styrelsen: - skema med oplysninger om faglig og pædagogisk kompetence for institutionens hf-lærere, - erklæring fra revisor om faglig og pædagogisk kompetence for hf-lærere, - detaljeret genopretningsplan med tidsangivelse for, hvornår de formelle faglige kompetencer hos de af institutionens nuværende hf-lærere, som institutionen forts vil have til varetage hf-undervisning vil stemme overens med de fag, som den enkelte lærer underviser i, og planen skal tillige indeholde angivelse af, hvornår de enkelte lærere vil opfylde gældende krav til pædagogikum, og - ajourførte tilskudsadministrive procedurer inkl. handlingsplan for opfølgning på eventuelle bemærkninger og forslag til ændrede procedurer og arbejdsgange, som den nye revisor måtte anbefale. Tidsfristen for aflevering af merialet er i afgørelsen angivet til den 28. marts 2018. På baggrund af det omftende arbejde med udarbejdelsen af merialet har VUC Syd fået uds afleveringsfristen hos Styrelsen for Undervisning og Kvalitet til fredag den 6. april 2018. Merialet, der skal indsendes til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet vedlægges, og for god ordens skyld er bestyrelsens høringssvar af 19. februar 2018 også vedlagt. Der gøres særligt opmærksom på, merialet til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet vedrørende hflærerkompetencer er omftet af fortrolighed. skemaer med oplysning om faglig og pædagogisk kompetence for institutionens hf-lærere testeret af revisor godkendes, detaljeret genopretningsplan vedrørende hf-lærerkompetencer godkendes, og ajourførte procesbeskrivelser vedrørende aktivitetsindberetninger og tilskudsadministrion samt optagelse af kursister, og handlingsplan for opfølgning på anbefalinger fra ny revisor til ændrede procedurer godkendes. - Afgørelse fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet af 7. marts 2018 - Følgebrev vedrørende skemaer med oplysning om faglig og pædagogisk kompetence for institutionens hf-lærere samt detaljeret genopretningsplan for hf-lærerkompetencer - Skemaer med oplysning om faglig og pædagogisk kompetence for institutionens hf-lærere - Udkast til erklæring fra revisionsfirmaet PwC vedrørende faglig og pædagogisk kompetence for hf-lærere - Ledelseserklæring om indberetning af hf-lærernes faglige og pædagogiske kompetencer - Detaljeret genopretningsplan for hf-lærerkompetencer - Følgebrev vedrørende procesbeskrivelse for aktivitetsindberetninger og tilskudsadministrion samt optagelse af kursister inkl. handlingsplan for opfølgning på ændrede procedurer - Procesbeskrivelse - aktivitetsindberetninger og tilskudsadministrion 2
- Procesbeskrivelse - optagelse af kursister - Bestyrelsens høringssvar til Styrelsen af 19. februar 2018 Ledelsen udleverede følgebrev af 6. april 2018 vedrørende ajourførte tilskudsadministrive procedurer mv. til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet. 2. Redegørelse fra Revisionspartnerselskabet Ernst & Young Styrelsen for Undervisning og Kvalitet har i den påtænkte redegørelse af 29. januar 2018 pålagt VUC Syd anmode den tidligere revisor Ernst & Young om sende bestyrelsen en redegørelse, der kan indgå i vurderingen af, om revisors opgavevaretagelse for institutionen skal indbringes for revisornævnet. Bestyrelsen skal herefter indsende revisors redegørelse til Styrelsen sammen med oplysning om, hvorvidt bestyrelsen finder grundlag for indbringe sagen for Revisornævnet. Ernst & Young har afleveret vedlagte redegørelse til VUC Syd den 8. marts 2018, og fristen for indsendelse af redegørelsen til STUK sammen med bestyrelsens stillingtagen er den 5. april 2018. Direktionen har forsøgt indhente en ekstern ekspertvurdering/responsum om, hvorvidt der skønnes grundlag for indbringe Ernst & Young for Revisornævnet. Det har på grund af sagens kompleksitet sammenholdt med den korte svarfrist til Styrelsen, samt det faktum der er forholdsvis få eksperter med indsigt i revisoransvar, desværre ikke været muligt for direktionen få indhentet den ønskede ekspertvurdering i sagen forud for bestyrelsens møde. bestyrelsen på baggrund af redegørelsen fra Ernst & Young drøfter, hvorvidt bestyrelsen finder grundlag for indbringe sagen for revisornævnet. - Redegørelse af 7. marts 2018 fra revisionspartnerselskabet Ernst & Young Bestyrelsen drøftede den fremsendte redegørelse af 7. marts 2018 fra Ernst & Young, herunder hvorvidt bestyrelsen finder grundlag for indbringe sagen for Revisornævnet. Det er bestyrelsens vurdering, bestyrelsens medlemmer, sammen med institutionens øverste ledelse, på det foreliggende grundlag - i form af dels kritikken fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og dels redegørelsen fra Ernst & Young - ikke er i besiddelse af den fornødne faglige indsigt og kompetence til kunne vurdere spørgsmålet om revisors ansvar i sagen, herunder hvorvidt der foreligger et juridisk grundlag for indsende en konkret klage til Revisornævnet. Bestyrelsen for VUC Syd ønsker på denne baggrund, inden bestyrelsen træffer en endelig afgørelse i sagen, komme i dialog med Styrelsen for Undervisning og Kvalitet om, hvorvidt der på grundlag af redegørelsen fra Ernst & Young skal indgives en konkret klage til Revisornævnet. Dette anføres i følgebrevet til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet i forbindelse med indsendelsen af redegørelsen fra Ernst & Young. 3
3. Ipad i fjernundervisning, læringsplaner og nyt IT-system Bestyrelsen godkendte på mødet den 4. april 2016, sag nr. 2, et forslag til modernisering af fjernundervisning og undervisningsmerialer ved VUC Syd. Noter af 16. marts 2016 vedrørende henholdsvis modernisering af fjernundervisning samt økonomiske konsekvenser ved modernisering af fjernundervisning fra bestyrelsesmødet den 4. april 2016 vedlægges til orientering. Baggrunden for sagen var de ændrede økonomiske forudsætninger inden for fjernundervisning, som trådte i kraft med virkning fra 1. januar 2016, og som skabte behov for en modernisering af VUC Syds fjernundervisning, samt behov for løfte kvaliteten i undervisningsmerialer til både hold- og fjernundervisning. Der er i vedlagte not af 27. marts 2018 vedrørende læringsplaner og nyt IT-system redegjort for et forslag til en revideret stregi inden for området. VUC Syd ikke indfører brug af ipad i fjernundervisningen, VUC Syd ikke indfører et app- baseret IT-system og læringsplaner inden for hold- og fjernundervisning, VUC Syd alene anvender et app-baseret IT-system inden for LæsE, og den fortste tilpasning af økonomien inden for fjernundervisningen indgår i budgetlægningen for 2019 mv. - Not af 16. marts 2016 vedrørende modernisering af fjernundervisning og undervisningsmerialer ved VUC Syd - Not af 16. marts 2016 vedrørende økonomiske konsekvenser ved modernisering af fjernundervisning og indførelse af 1:1 med ipads i fjernundervisningen - Not af 27. marts 2018 vedrørende læringsplaner og nyt IT-system 4. Forslag til budget 2018 Der er udarbejdet vedlagte not inkl. underbilag vedrørende forslag til budget for 2018. Bestyrelsen blev på mødet den 12. september, sag nr. 8, orienteret om konsekvenserne af Finanslovsforslaget for 2018, jf. vedlagte brev fra Undervisningsministeriet af 31. august 2017. Ministeret har endvidere orienteret om ændringsforslag til Finanslovsforslaget for 2018 i vedlagte brev af 14. december 2017. Finansloven for 2018 er endeligt vedtaget den 22. december 2017. forslag til budget 2018 godkendes. 4
- Forslag til budget 2018 af marts 2018 inkl. underbilag - Orientering fra Undervisningsministeriet af 31. august 2017 om Finanslovsforslaget for 2018 - Orientering fra Undervisningsministeriet af 14. december 2017 om ændringsforslag til Finanslovsforslaget for 2018 Ledelsen udleverede følgende meriale: - rettelsesblad (side 15) til forslag til budget 2018 - kopi af mail af 4. april 2018 fra TR for GL med kommentarer til forslag til budget 2018 - kopi af mail af 4. april 2018 fra TR for henholdsvis Uddannelsesforbundet, HK og 3F med fælles udtalelse til forslag til budget 2018 inkl. bilaget Karakter og Årsværk. 5. Refer af møde i Uddannelsesudvalget Der har været afholdt møde i Uddannelsesudvalget den 30. januar 2018. Refer af mødet vedlægges. Forelægges til orientering. - Refer af møde i Uddannelsesudvalget den 30. januar 2018 Taget til efterretning. 6. Evaluering af FVU- og ordblindeindssen i 2017 og plan for indssen i 2018 Region Syddanmark estimerer, der er ca. 144.000 læsesvage i Region Syddanmark. For mange af regionens borgere er forberedende voksenundervisning eller FVU et vigtigt skridt på vejen for opnå de nødvendige forudsætninger, som de har brug for i forhold til kunne gennemføre en kompetencegivende uddannelse samt forts begå sig på arbejdsmarkedet. Regionsrådet har den koordinerende opgave i forhold til udbydelsen af FVU til borgere med utilstrækkelige skrive- læse- og memikfærdigheder. Regionsrådet skal ifølge bekendtgørelsen årligt høres om VUC ernes FVU-planer. FVU-planerne bruges til sikre, der er et tilstrækkeligt og varieret udbud af forberedende voksenundervisning. Region Syddanmark har på denne baggrund anmodet VUC Syd om, indsende FVU-plan for 2018 senest den 13. april 2018. De årlige FVU-planer behandles på Regionsrådets udvalg for uddannelse og arbejdskraft den 6. juni 2018, og VUC Syd modtager herefter høringssvar på den fremsendte plan. Der er udarbejdet vedlagte evaluering fra marts 2018 af FVU- og ordblindeindssen i 2017. Evalueringsrapporten indeholder en opsamling af den samlede FVU- og ordblindeindss i Sønderjylland i 2017. Rapporten er udarbejdet på baggrund af talmeriale fra indberetningerne til Ministeriet, samt på baggrund af elektroniske deltagerevalueringer. Planen for FVU- og ordblindeindssen fremgår af afsnit 3 i evalueringsrapporten. 5
planen for FVU- og ordblindeindssen i 2018 godkendes. - Evaluering for FVU- og ordblindeindssen i 2018 og plan for indssen i 2018 7. Orientering om stus på udpegning af medlemmer til ny bestyrelse for VUC Syd Processen med udpegning af medlemmer til den nye bestyrelse for VUC Syd er ved være afsluttet, og der gives på mødet en orientering om stus på udpegningerne, herunder valg af kursist- og medarbejderrepræsentanter. Den nye bestyrelses funktionsperiode træder i kraft med virkning fra den 1. maj 2018, og der planlægges aktuelt med et konstituerende møde for den nye bestyrelse i den første uge af maj måned (uge 18), hvor også den nye direktør for VUC Syd er tiltrådt. Forelægges til orientering. Taget til efterretning. 8. Tiltrædelsesprotokoll vedrørende ny revisor Bestyrelsen har valgt revisionsfirmaet PricewerhouseCoopers til indtil videre forestå revisionen af årsregnskabet for 2017, samt de supplerende revisionsydelser som følger af de pålæg VUC Syd har fået af Styrelsens for Undervisning og Kvalitet. I den forbindelse vedlægges tiltrædelsesprotokoll af 1. marts 2018 til underskrift i bestyrelsen. tiltrædelsesprotokollet underskrives. - Tiltrædelsesprotokoll af 1. marts 2018 fra revisionsfirmaet PricewerhousCoopers 9. Gensidig orientering Bestyrelsesformanden orienterede om den lokale proces i forhold etablering af den Ny Forberedende Grunduddannelse (FGU). 10. Eventuelt Der blev aftalt et sidste møde i den nuværende bestyrelse mandag den 30. april 2018, kl. 8 10, hvor bl.a. regnskabet for 2017 behandles. 6